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采购业务管理规范

菏泽市卓越皮业有限公司

采购与付款业务内部管理规程

（讨论稿）

2016.3.25

菏泽市卓越皮业有限公司

采购与付款业务内部管理规程（讨论稿）

为保障公司合理采购，满足生产经营需要、规范采购行为、防范采购风险，制定本规程。

第一章总则

第一条本规范所称采购，是指购买货物（或接受劳务）及支付款项等相关活动。

包括采购预算、请购审批、供应商评价、采购招标、物品验收、付款审批、预付款管理、采购退货等一系列活动。

第二条公司采购业务至少应当关注下列风险：

（一）采购计划审批不合理，市场变化趋势预测不准确，造成库存积压或短缺，可能导致公司生产停滞或资源浪费。

（二）供应商选择不当，采购方式不合理、招投标或定价机制不科学、授权审批不规范，可能导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈。

（三）没有将不相容的职务岗位分离，可能导致失去制约和监管，容易发生有意或无意的错误。

第三条公司应当结合实际情况，全面梳理采购业务流程，完善采购业务相关管理制度，统筹审批采购计划，明确请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等环节的职责和审批权限，按照规定的审批权限和程序办理采购业务，建立价格监管机制，定期检查和评价采购过程中的薄弱环节，采取有效措施，确保物资采购能够满足公司生产经营需要。

第二章采购管理一般要求及相关业务流程

第四条为避免多头采购和分散采购，提高采购业务效率，降低采购成本，堵塞管理漏洞，公司的采购业务集中由供应部负责。

重要和技术性较强的采购业务，须组织相关专家论证，实行集体决策和审批。

第五条公司根据年度经营目标，编制年度采购预算。

对预算采购项目，各需求部门应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。

对于超预算和预算外采购项目，必须履行预算调整程序，由具备相应审核、审批权限的部门或人员审批后，再履行办理请购手续。

（★）采购预算业务流程

1.各生产单位根据年度生产目标预测生产计划，据此编制《年度物资需求计划》和本部门《采购预算》；仓储部根据公司相关规定和生产用料计划编制仓储《采购预算》；行政各部根据实际需求编制各自的《采购预算》。

2.供应部负责汇总，整理各部门提交的采购预算。

3.财务部对供应部提交的汇总采购预算资料进行审核，并根据上年度材料单价、当年度汇率、利率等各项预算基准，编制公司《年度采购预算表》，财务部经理签字确认后报财务总监审核，总经理审批后严格执行。

4.各请购部门根据实际需求提出货物采购申请，供应部根据市场价格填报采购金额，并依据公司相关规定以及生产需求情况判断采购申请是否合理，如果采购申请合理，则提交相关领导审批，不合理则退回请购部门。

5.采购预算调整的原因有预算外采购和超预算采购两种情况。

由于市场环境变化可能引起采购物资价格上涨，导致实际采购金额超出采购预算；生产突发事件也可能导致采购预算外支出，所以发生预算外采购和超预算采购时，供应部应提出《采购预算调整申请》追加采购预算。

6.财务部接到供应部的预算调整申请后，根据实际情况并参照公司的相关规定，编制《采购预算调整方案》，提交财务总监审核，总经理审批。

7.需要完善的相关规范性制度

①《采购预算管理制度》

②《采购申请制度》

③《请购审批制度》

8.责任部门：

供应部、财务部

9.责任人：

总经理、财务总监、财务经理、供应部经理、采购专员。

第六条公司建立《采购申请制度》，依据购买物资和接受劳务的类型，确定归属管理部门，授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序。

供应部对需求部门提出的采购需求进行审核，并进行归类汇总，统筹安排公司的采购计划。

具有请购权的部门对预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。

对于超预算和预算外采购项目，应首先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续。

（★）请购与审批业务流程

1.生产部、仓储部、实验室（研发部）和行政各部等物资需求部门根据相关规定及实际需求提报采购申请。

2.各部门请购人员根据库存基准量、用料预算填写《采购申请单》，列明请购物资的名称、数量、需求日期、质量要求以及预算金额等内容。

3.供应部在核查采购物资库存情况的基础上，检查该项请购是否在执行后又重复提出，以及是否存在不合理的请购品种和数量。

4.如果采购专员认为采购申请合理，则根据所掌握的市场价格在《采购申请单》上填写采购金额后呈报相关领导审批。

5.采购事项在预算范围之内的，供应部按照预算执行进度办理采购审批手续。

6.采购事项在预算范围之外的，应按照《采购预算》管理程序，编制《采购预算调整方案》，供应部经理、财务部、财务总监逐级审批，最终由总经理审批。

7.采购事项在采购预算之内，但实际采购金额超出预算范围的，经供应部经理、财务部、财务总监审核后，总经理审批。

8.采购专员按照审批后的《采购申请单》进行采购。

9.需要完善的相关规范性制度：

①《采购申请制度》

②《请购审批制度》

10.责任部门：

公司各请购部门

11.责任人：

总经理、财务总监、供应部经理、采购专员

第七条公司要建立科学的供应商评估和准入制度，确定合格供应商清单，与选定的供应商签订质量保证协议。

建立供应商信息管理系统，对供应商提供货物或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件、资信及经营状况等进行实时动态管理和综合评估。

根据评估结果，对供应商进行合理选择和调整，必要时，公司可委托具有相应资质的中介机构对供应商进行资信调查。

（★）供应商评选的业务流程

1.供应部通过各种途径收集、整理供应商信息。

主要内容要包括供应商信誉、产品质量、供货能力等方面的信息，对新的供应商要以面谈、调查问卷等方式对供应商进行调查。

2.供应部和使用部门依据收集到的供应商信息，参照公司《比质比价采购制度》等相关文件，对供应商进行比质比价分析。

3.供应部根据比质比价分析结果，参照《供应商选定标准》，提出《候选供应商名单》报供应部经理审批。

4.供应部通过采购物资分类，组织请购部门进行评审。

5.评审后，供应部汇总评审结果，编写《评审报告》，拟定供应商等级排序名单，报供应部经理审批。

6.供应部根据供应部经理审核结果，确定《供应商名单》，并报供应部经理审核，总经理审批。

7.需要完善的相关规范性制度

①《采购管理制度》

②《供应商选定标准》

③《供应商评价制度》

④《比质比价采购制度》

8.责任部门：

供应部、各请购部门

9.责任人：

总经理、供应部经理、采购专员

第八条公司根据市场情况和采购计划合理选择采购方式。

大宗采购需要用招标方式，合理确定招投标的范围、标准、实施程序和评标规则；一般物资或劳务等的采购可以采用询价或定向采购的方式并签订合同协议；小额零星物资或劳务的采购可采用直接购买的方式。

（★）采购招标业务流程

1.对需要进行招标的采购业务，供应部征询物资需求部门意见，准备招标文件。

2.供应部编制《采购招标书》报供应部经理审批。

3.供应部发布招标广告，说明招标方式，招标项目的名称、用途、规格、质量要求及数量或规模，履行合同的期限与地点、投标保证金、投标截止时间及投标书投递地点、开标的时间与地点、对投标单位的资质要求以及其他必要内容。

4.供应部收到供应商的资格审查文件后，对供应商资质、信誉等方面进行审查。

5.供应部通过审查供应商各方面指标，确定符合要求的供应商。

6.供应部向合格的供应商发售标书，供应商填写完毕后递交供应部。

7.供应部对供应商的标书进行初步审核，剔除明显不符合要求的供应商，报供应部经理。

8.供应部经理组织需求部门、技术、财务部门等相关人员或专家对筛选通过的投标书进行论证，选出最终的中标单位。

9.最终中标者经总经理签字确认后，由供应部宣布中标单位。

10.供应部经理代表公司与中标单位签订《采购合同》。

11.需要完善的相关规范性制度

①《采购管理制度》

②《采购招标管理制度》

12.责任部门：

供应部、请购部门

13.责任人：

总经理、供应部经理、采购专员

第九条公司要逐步建立和完善采购物资的议价定价机制，采取协议采购、招标采购、谈判采购、询价采购、比价采购等多种方式合理确定采购价格，最大限度的减少市场变化对公司采购价格的影响。

大宗采购等采用招标方式确定采购价格，其他物资或劳务的采购，可根据市场行情制定最高采购限价，并对最高限价适时调整。

建立价格档案和价格评价体系。

供应部门要对所有采购材料建立价格档案，对每一批采购物资的报价，应首先与归档的材料价格进行比较，分析价格差异的原因。

如无特殊原因，原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平，否则需要作出详细说明。

对重点、大宗材料价格要建立价格评价体系，由公司有关部门组成价格评价组，定期收集有关的供应价格信息，分析评价现有的价格水平，并对归档的价格档案进行评价和更新。

第十条公司根据确定的供应商，采购方式、采购数量、采购价格、质量标准、采购费用等情况拟定采购合同。

采购合同必须准确描述各项条款，明确双方权利、义务和违约责任，按照规定权限签订采购合同。

各类采购合同、资料，供应部负责整理归档。

第十一条公司建立严格的采购验收制度，确定检验方式，由专门的验收机构和验收人员对采购项目的品种、规格、数量、质量等相关内容进行验收，出具验收证明。

涉及大宗和新特物资采购，必要时可委托专业测试。

验收过程中发现异常情况，负责验收的机构和人员应当立即向负责采购的机构报告，采购机构应当查明原因并及时处理。

（★）采购验收业务流程

1.根据采购合同约定，供应商按时发货、采购专员接到供应商的《发货通知单》后，通知仓储部或请购部门准备接收货物。

2.仓储部（或请购部门）依据合同订单对供应商随货同行的《送货单》认真进行货物品种、规格、数量的核对查实。

3.清点核对如不存在问题，采购专员组织质检部和使用部门对货物进行质量检验（必要时，可委托专门检测结构检测），看是否符合合同订单以及生产工艺技术要求等，质量检验完毕后，质检部或委托机构应出具《质量检验报告》，送交供应部经理审核。

4.清点核对如与《送货单》不符，采购专员、仓储部应会同参与清点核对的供应商业务人员共同签字确认，并报供应部经理审批，联络供应商及时解决。

5.若《质量检验报告》显示货物质量存在问题，采购专员应依据合同、订单规定提出具体解决办法，报供应部经理审批后，联系供应商作退换货处理。

6.《质量检验报告》所购货物不存在质量问题，则由仓储部门负责入库，填写《入库单》，并与财务部协作进行账务处理。

7.需要完善的相关规范性制度

①《采购管理制度》

②《采购验收制度》

③《采购物资质量检验报告制度》

8.责任部门：

供应部、财务部、使用部门、质检部

9.责任人：

供应部经理、采购专员、质检部经理、质检员、仓储部、保管员

第十二条加强物资采购供应过程的管理，要依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况，对有可能影响生产或工程的异常情况，应出具书面报告并及时提出解决方案。

供应部应当做好采购业务各环节的记录，实行全过程的采购登记制度，或进行信息化管理，确保采购过程的可追溯性。

第三章付款管理的一般要求及相关业务流程

第十三条公司要加强采购付款管理，完善付款流程，明确付款审核人员的责任和权力，严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审核程序等相关内容，审核无误后按照合同规定及时办理付款。

在付款过程中，应当严格审核采购发票的真实性、合法性与有效性，发现虚假发票，要查明原因及时报告处理。

公司重视采购付款的过程控制和跟踪管理，发现异常情况时，应当拒绝付款，避免出现资金损失；选择合理的付款方式，并严格遵循合同规定，防范付款方式不当带来的资金风险。

（★）付款审批业务流程

1.采购专员定期汇总采购合同及采购订单

2.采购专员对采购合同约定的付款条件以及采购发票、结算凭证、检验报告、计量验收入库单等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审查，并核对合同执行与付款情况。

3.采购专员依据采购发票、质检报告、入库单等有关凭证，填写《付款申请单》提交供应部经理审核，确保数据准确无误。

4.财务部按照采购合同相关条款、发票等对供应部经理复核后的《付款申请单》进行审核后，提交总经理审批。

5.财务部按照总经理的审批意见，办理付款。

6.需要完善的相关规范性制度：

①《采购管理制度》

②《付款审批权限的规定》

7.责任单位：

供应部、财务部

8.责任人：

总经理、供应部经理、采购专员、出纳

第十四条加强预付账款和定金的管理。

涉及大额或长期的预付款项，要定期进行跟踪核查，综合分析预付款的期限，占用款项的合理性及回收风险等情况，发现有疑问的预付款，要及时向财务总监、总经理报告，及时采取措施。

（★）预付账款审批业务流程

1.采购专员与选定的供应商就采购方式、付款方式、采购项目、货品价格等进行协商谈判，双方达成一致意见后，确定采购付款方式为预付款的，提交供应部经理和财务部审核后，总经理审批。

2.供应部经理按总经理批准后的意见，与客户签订采购合同，详细注明采购货品的数量、质量、技术指标、价格和交货日期、交货地点、运输费用等内容。

3.采购专员依照采购合同，根据公司生产经营的实际需求，签发《采购订单》。

4.采购专员依据采购订单，计算预付款金额，填写《预付款申请单》交供应部经理，财务部审核，总经理审批。

5.财务部按照总经理批准的《预付款申请单》将货款划入供应商账户（或将票据背书交给供应商业务人员签收），并对汇款或付款凭证入账，同时告知采购专员。

6.采购专员接到供应商发货通知后，通知仓储部门接受货物。

7.仓储部、质检部按照《采购验收业务流程》执行，清点核对和质量检测。

8.经过验收确定货品不存在数量、质量问题后，采购专员应向供应商索取发票。

9.采购专员依据采购合同、购货发票、质检单、入库单，填写《付款申请单》报请支付应付的余额或结算预付账款。

10.财务部接到总经理审批后的《付款申请单》后，支付余额，并对发票和付款凭证做相应的会计处理。

11.需要完善的相关规范性制度

①《采购管理制度》

②《预付款和定金授权审批制度》

12.责任部门：

供应部、财务部

13.责任人：

总经理、供应部经理、采购专员、出纳

第十五条公司要建立退货管理制度。

对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等作出明确规定，并在与供应商签订的合同中明确退货事项，及时收回所退货物价款。

涉及符合索赔条件的退货应在索赔期限内办理索赔。

（★）采购退货业务流程

1.供应部经理组织相关人员编写拟定《退货管理制度》，明确退货条件、退货手续，货物出库的退货款项回收等内容，经总经理审批后严格执行。

2.采购货物在公司未支付货款之前，在仓储部门清点核对和质监部门质量检测中发现数量、质量问题，采购专员按《采购验收业务流程》提出解决方案，报总经理审批后办理退货换货等事项。

3.采购货物在已付款或收到购物发票后，在仓储部清点核对和质监部门质量检测中存在数量、质量问题的，采购专员《退货方案》报供应部经理和财务部审核，总经理审批。

4.采购专员根据审批的《退货方案》与供应商协商，确定具体货物退回、赔偿事宜。

5.采购专员依据协商结果，通知仓储部门退货，并开具《退货单》，通知供应商接货。

6.供应商核对信息后，取回不合格货物，根据协商结果，退回退货款和赔偿金额。

7.财务部查收供应商的退款及赔偿金额，同时告知采购专员。

8.财务部依据公司相关规定，对退货款项进行账务处理，对购货发票依税收法规办理。

9.需要完善的相关规范性制度

①《采购管理制度》

②《采购退货管理制度》

10.责任部门：

供应部、仓储部、财务部

11.责任人：

总经理、供应部经理、采购专员、仓储保管员

第四章采购与付款业务的不相容职务分离

第十六条不相容职务分离要求公司全面系统的分析、梳理业务流程中所涉及的不相容职务，实施相应的分离措施，形成各司其职、各负其责、相互监管、相互制约的工作机制，避免相关机构或人员串通舞弊、滥用职权、牟取不当利益的事件。

（一）采购与付款业务的不相容岗位

1.请购与预算审批

2.询价与确定供应商

3.采购合同的订立与审批

4.采购与验收

5.采购、验收与付款

6.采购、验收与相关会计记录。

（二）采购与付款业务不相容的分离

1.办理请购与审核机构分别设立

2.采购价格征询与确定供应商的人员不可一人兼任

3.采购合同的订立与合同审批不可一人兼任

4.采购、验收应由不同机构、不同人员分别执行

5.采购、验收人员及其配偶、子女不能经办货款支付和退货货款的收取

6.采购、验收人员的配偶及子女不能经管“应付账款”等相关的会计处理业务。

第五章附则

第十七条本规程自2016年月日实行。

附件：

相关各环节《业务流程与风险控制图》