机关公文文种运用与行文规则(讲课用).ppt
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机关公文基础知识机关公文基础知识机关公文基础知识机关公文基础知识试讲：
江津区委党校试讲：
江津区委党校吴伟业吴伟业2013201320132013年年年年4444月月月月12121212日日日日机关公文基础知识机关公文基础知识格式与写作格式与写作一、公文的功能二、公文的文体、结构、格式与稿本三、党政机关公文格式（重点）四、常用公文文种及其选用（重点）五、行文规则（重点）六、公文写作的语言运用七、评析部分公文一、公文的功能一、公文的功能
（一）公文的涵义与特点
（一）公文的涵义与特点公务文书，又叫公务文件，简称公文，是法公务文书，又叫公务文件，简称公文，是法定机关与社会组织在公务活动中为行使职权、实定机关与社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理而制作的具有法定效用和规范体式的书面施管理而制作的具有法定效用和规范体式的书面文字材料（包括电报，下同），是传达和贯彻党文字材料（包括电报，下同），是传达和贯彻党和国家的路线、方针和政策，发布行政法规和规和国家的路线、方针和政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，指示答复问题，指导、布置章，施行行政措施，指示答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。
和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。
公文分类按公务文书的自身性质及使用范围，可以把我国现行的公务文书分为两大类：
1通用文书
（1）法定公文
（2）事务文书2专用文书财经文书、司法文书、科技文书、军事文书等等公文的主要特点：
1法定性（有法定的作者有法定的作者有法定的作者有法定的作者）2政策性（有鲜明的政治性和政策性有鲜明的政治性和政策性有鲜明的政治性和政策性有鲜明的政治性和政策性）3实用性（有法定的权威性和行政约束力有法定的权威性和行政约束力有法定的权威性和行政约束力有法定的权威性和行政约束力）4时效性（有严格的时效性有严格的时效性有严格的时效性有严格的时效性）5规范性（有特定的体式有特定的体式有特定的体式有特定的体式）
（二）公文的作用（功能）
（二）公文的作用（功能）1决策与领导作用（领导和指导）决策与领导作用（领导和指导）2强制执行和处理的作用（规范和准绳）强制执行和处理的作用（规范和准绳）3依据和凭证作用依据和凭证作用（基本的功能）（基本的功能）4公务联系与沟通作用（联系与关照）公务联系与沟通作用（联系与关照）5宣传与教育作用宣传与教育作用二、公文的文体、结构、格式与稿本二、公文的文体、结构、格式与稿本
（一）公文的文体
（一）公文的文体公文的文体是指公文的表达方式。
属应用文体，但它又不同于一般的应用文，具有自身的特殊属性：
1公文被规定以现代汉语的书面形式（即白话文）作为必须使用的符号系统。
2公文兼用说明、叙述、议论三种表达方式。
（二）公文的结构
（二）公文的结构公文的结构是指公文的组织结构，具有规范性和相对确定性。
公文一般由份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、页码等部分组成。
（四）公文的稿本（四）公文的稿本文稿与文本合称稿本。
文稿即起草文件过程中形成的历次稿子，包括草稿和定稿。
草稿按形成的先后顺序分为初稿、二稿、三稿等，按用途分为修改稿、修正稿、讨论稿、征求意见稿、送审稿、报批稿等。
定稿又称正稿、原稿、底稿。
它是印刷文件的标准依据，也是日后工作查考凭证。
文本可分为正本、副本、存本、暂行本（也叫试行本）、各种文字文本。
三、党政机关公文文种及其适用三、党政机关公文文种及其适用三、党政机关公文文种及其适用公文文种即公文的名称，用以表明公文的性质、适用范围和作者职能权限以及制发公文的目的要求等。
党政机关的15种主要公文：
（一）命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
类别有：
公布令、任免令、授勋令、嘉奖令、指挥令、否决令、通缉令、特赦令、戒严令、动员令、通令、手令等。
命令（令）一般由标题（包括发文机关、事由、文种）、发文字号、正文、签发人、日期等几个主要部分。
（二）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
决定可以分为：
法则性决定、重大事项决定、机构、人事决定、具体工作决定。
决定一般由标题（包括发文机关、事由、文种）、受文单位、正文、发文机关、日期等几个主要部分。
如：
国务院关于授予巴金“人民作家”荣誉称号的决定。
（三）公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
发文机关级别较高（多为省、部级以上机关）。
发布的方式一般不张贴，而是通过通讯社、电台、报刊等。
如：
中华人民共和国国家发展和改革委员会公告2004年第5号（四）通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
注意不要把通告写成通知或公告。
通告的范围比公告小，各种机关单位都可以发布通告，内容有时具有专门性（如银行、交通方面的），事项可以一般化。
发布方式多种多样，可张贴，也可以报刊、电台发布。
报纸发布可以省略日期，因报纸有日期。
（五）通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
通知属发布、知照文告，针对的对象有特定范围，一般是限于有关单位有关人员，所以叫它“限知性”公文。
它的发布方式，多是内部印发张贴，有的也可以公开张贴或公开发表于电台、报刊。
通知的种类有：
通知的种类有：
11发布性通知发布性通知。
用于发布法规规章。
用于发布法规规章。
22批转性通知批转性通知。
用于批转或转发文件。
用于批转或转发文件。
33事项性通知事项性通知。
用于告知某一事项，如会。
用于告知某一事项，如会议通知等。
重要会议的通知属正式公文，标题写议通知等。
重要会议的通知属正式公文，标题写明什么单位召开什么会议的通知，要编发文号。
明什么单位召开什么会议的通知，要编发文号。
一般会议的通知属日常事务文书，用得最多，标一般会议的通知属日常事务文书，用得最多，标题可以只写题可以只写“通知通知“二字，不编发文号。
二字，不编发文号。
44任免通知任免通知。
如：
关于香港特别行政区政。
如：
关于香港特别行政区政府曾荫培等府曾荫培等22人职务任免的通知。
人职务任免的通知。
55指示性通知指示性通知。
对下级机关有所指示，如。
对下级机关有所指示，如认为其内容不宜用命令或指示发布的，可以用认为其内容不宜用命令或指示发布的，可以用“通知通知”发布。
发布。
（六）通报（六）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或告知重要情况。
通报多限在机关体系内部使用，属于限知性公文。
与通知相比，并非都是以上对下，不能有所部署，只能用于批评表扬和通报重要情况。
通报有三种：
11表彰性通报表彰性通报。
表扬好人好事的，正文应包括事实、意义、表彰决定、希望与要求等内容；表扬先进典型、介绍先进经验的，正文应包括事迹、经验、决定等内容。
如：
国务院关于表彰国家科委等单位长年深入基层开展扶贫工作的通报。
22批评性通报批评性通报。
批评事故，正文要包括经过情况、原因和决定（包括防止办法）；批评坏典型的通报，要有清楚的情况介绍、合理的因果分析和正确的指示决定。
一般有附件。
如：
国务院办公厅关于浙江省兰溪市非法成立金融机构并引发挤兑事件的通报。
33情况通报情况通报。
传达重要情况和要各机关知道的事项。
以情况为主，可以有分析、提要求。
如：
中共广东省委、广东省人民政府关于全省林业大检查的情况通报。
（七）议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
格式包括标题（发文机关、事由、文种都不能省略）、格式包括标题（发文机关、事由、文种都不能省略）、原由、事项、结语（用原由、事项、结语（用“提请审议提请审议”字样结尾）。
如：
字样结尾）。
如：
国务院关于提请审议国务院关于提请审议中华人民共和国劳动法（草案）中华人民共和国劳动法（草案）的议案。
的议案。
（八）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
包括情况报告、工作报告、答复报告。
级机关的询问。
包括情况报告、工作报告、答复报告。
格式包括标题、原由、事项、结语（用格式包括标题、原由、事项、结语（用“特此报告特此报告”、“专此报告专此报告”字样结尾）。
如：
关于农村中小学教育字样结尾）。
如：
关于农村中小学教育收费专项检查情况的报告。
收费专项检查情况的报告。
（九）请示（九）请示适用于向上级机关请求指示、批准。
写作请示必须符合的规则：
一文一事、单头请示、不越级请示、不得抄送下级机关、不得用“请示报告”字眼作标题。
请示的格式包括标题、原由、事项、要求（结尾）。
标题一般由事由和文种构成。
原由应有理有据、具体明白。
事项应具体，如需要多少钱、多少人等。
结尾应写上“以上请示，请批复”、“以上请示，请审批”等专用公文术语。
“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
（十）批复（十）批复适用于答复下级机关的请示事项。
批复必须针对请示予以答复。
格式要求：
1标题。
写成“关于的批复”或者“关于的批复”。
如：
国务院关于同意广东省设立茂名市茂港区的批复（国函200111号）2原由。
应用类似“你省关于茂名市设置茂港区的请示（粤府200038号）收悉”、“你局关于上报信宜市第三中学扩建项目可行性研究报告的请示（信计字2003132号）收悉”作为原由。
3批复事项。
表明批复的态度与意见。
关于“批示”：
与“批复”相近又直接有关的是“批示”。
它是机关领导人对文件处理所批的意见。
应该写在批示单上，有时批在文头空白处。
一般很简单，如：
“同意”、“中肯”、“送同志阅处”等，不单独行文。
内容多的往往据以起草为“批复”或“通知”等公文，但有时也以“批示”发文。
“批示”因是随文而发，其写法除了开头不必写是关于何文的批示外，基本与“批复”相同。
（十一）意见（十一）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。
“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。
作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理，须经上级批转。
所提意见如涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致意见时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签报请上级机关决定。
上级机关应对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。
作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。
作为平行文，提出的意见供对方参考。
格式要求：
1标题。
一般采用“发文机关+事由+文种”的模式。
如：
中共中央国务院关于做好2001年农业和农村工作的意见。
2原由。
讲明发布意见的背景和根据。
3事由。
具体对工作指导的办法和措施。
4结尾。
一般为提出要求。
（十二）函（十二）函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
“函”作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法律效力。
函有商洽函、问答函、审批函、答复函。
函的格式（在信函式格式中提到）与书信大体相同，因为是郑重的公务，所以要有一定的格式，用语要得体，要讲礼貌，不亢不卑，不能用命令的口吻、粗暴的语气。
主要格式：
主要格式：
1函头。
印有“名头”的发函纸，单编发函号，“发文字号”中加“函”字。
函号在武文线下一行版心右边缘顶格标识。
（注意：
文号有函字的不一定都是“函”，如国务院的批复用“国函”字样）2标题。
有两种写法：
机关事由复函对象文种，事由文种。
文种要写明是函还是复函。
标题在函号下空一行居中标识。
3上款。
受函机关或领导人。
4正文。
“发函”大体是开头提出问题，说明是什么事或针对、根据什么。
主体表示要求，商洽什么，告知什么，请求什么，即要对方做什么。
结尾要求何时答复及得体的礼貌用语，如“请大力协助为盼”，“望准予是荷”，“望能同意”，“请即函复”，“盼复”，“
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