相城区档案馆服务指南.docx
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相城区档案馆服务指南
服
务
指
南
苏州市相城区城建档案馆
目录
1、服务承诺
2、办理建设工程档案移交、竣工备案手续流程
3、关于建设工程档案移交归档有关要求的通知
4、附件1：
建设工程竣工归档联系单
5、附件2：
竣工图章示例
6、附件3：
照片粘贴表
7、建设工程档案归档目录
8、建设工程档案接收证明书
9、建设工程竣工验收备案需提供资料目录
10、房屋建筑工程质量保修书（示范文本）
11、查档须知
12、相建档[2009]1号《关于进一步加强相城区建设工程声像档案资料归档工作的通知》
13、苏价房地字[2007]208号《关于明确城建档案资料综合服务收费问题的通知》
服务承诺
1、接待用户，语言亲切、态度和蔼、耐心解答有关政策规定；
2、业务熟练、查找迅速准确，对查询人员的正当要求不准推诿、不扯皮；
3、收到竣工档案（单项工程）三个工作日内提出初步审核意见；
4、按章办事，履行手续，按规定收费；
5、工作时间不擅自离岗，做到岗位不脱人。
办理建设工程档案移交、竣工备案手续流程
到相城区市民服务中心（庆元路168号）“住建局窗口”提取“竣工验收备案表”及“关于建设工程档案移交归档有关要求的通知”。
到相城区建设工程质量监督站（阳澄湖东路8号相城区行政中心6号楼“住建局”南三楼）由负责该项目的质量监督员签署“建设工程竣工归档联系单”。
凭“建设工程竣工归档联系单”及该项目的所有竣工归档资料到相城区城建档案馆（相城区行政中心北嘉元路3号相城区档案局405室）办理建设工程档案移交手续。
归档资料经审核通过后，由相城区城建档案馆出具“建设工程档案接收证明书”。
凭“建设工程档案接收证明书”及其它所需提供的资料到相城区市民服务中心（庆元路168号）“住建局窗口”办理竣工备案手续。
凭“通过竣工备案告知书”及其它所需提供的资料到房产登记部门办理房屋权属证手续
咨询电话：
办理竣工归档手续：
65752806
办理竣工备案手续：
67591831
关于建设工程档案移交归档
有关要求的通知
各建设单位、施工企业：
为进一步规范我区建设工程档案的归档整理工作，统一建设工程档案移交归档的要求，建立完整、准确的工程档案，根据《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）和《苏州市城市建设档案管理办法》等有关规定，结合相城区建设工程实际情况，现将建设工程档案移交归档的有关要求通知如下：
一、凡在本行政区域内新建、扩建、改建的各类房屋建筑工程（包括设备安装工程和装修工程）和市政基础设施工程，在竣工验收后3个月内，建设单位必须向相城区城建档案馆移交一套印章齐全，签署手续完备，并由相城区建设工程质量监督站审核符合要求的、完整的建设工程档案。
二、建设单位在向相城区城建档案馆移交建设工程档案时，需凭由相城区建设工程质量监督站项目监管员签字认可的“建设工程竣工归档联系单”（见附件1）办理移交手续。
在取得相城区城建档案馆出具的“建设工程档案接收证明书”后，方可到市民服务中心住建局窗口办理竣工备案手续。
三、移交的建设工程档案应按每个单位工程以江苏省建设工程质量监督站编印的“建筑工程施工质量验收资料”内目录顺序排列，统一以A4规格整理装订后，移交相城区城建档案馆。
对超出A4规格的建设工程文件，在不影响资料的完整和不损坏字迹的条件下，可酌情进行剪裁；不能剪裁的资料，须进行折叠。
对破损、卷角、折皱和小于A4规格的建设工程文件，要用A4规格的白纸进行裱糊。
四、移交的建设工程档案必须为原件。
如果几个单位工程使用的建材合格证、检测报告、试验报告等为同一份原件的，应在其它单位工程的复印件上注明原件存放在某某单位工程施工技术文件内，并加盖印章。
如经销单位提供的建材质量合格证、检测报告、试验报告等是复印件，则需在复印件上加盖经销单位公章，并注明原件存放单位。
五、建筑节能归档资料按江苏省苏建质[2007]371号《建筑节能工程施工质量验收资料》内目录顺序和内容要求收集、整理、移交。
六、移交的所有竣工图都应盖有“施工图审查专用章”及竣工章。
竣工章的尺寸、基本内容见附件2。
竣工图章使用不褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。
七、利用施工图改绘竣工图，必须在变更处盖上变更章并标明变更修改依据、改绘人等；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。
八、不同幅面的工程竣工图应按手风琴折叠法，统一折成A4幅面（297mmX210mm），图签外露于右下角，图纸不应露白。
九、竣工图应以单位工程按专业分类（建施、结施、水施、电施等）组卷，并按图纸编号依次排列。
移交的竣工图必须应有图纸目录。
十、所有的建设工程项目，建设单位必须按规定向相城区城建档案馆报送建设工程声像档案资料。
建设单位应对建设项目全过程形成的声像档案进行收集和归档，一并和其它载体形式的工程档案报送相城区城建档案馆。
声像档案资料报送的范围、内容及要求按相建档[2009]1号执行。
照片应一律洗成5吋至7吋的彩色照片，并贴在《照片粘贴表》（见附件3）中，下方书写该照片的文字说明。
重点（实事）工程开、竣工前，应及时通知相城区城建档案馆到现场进行声像拍摄，联系电话：
65752806。
十一、凡未取得“建筑工程消防验收意见书”和“建设工程规划验收合格证”以及未提供声像档案资料的建设工程，相城区城建档案馆将不出具“建设工程档案接收证明书”。
苏州市相城区城建档案馆
二0一0年一月
附件1
建设工程竣工归档联系单
建设单位名称
项目名称
竣工验收日期
施工企业名称
竣工资料内容：
□施工组织设计
□图纸会审
□设计变更
□桩基竣工资料
□土建竣工资料
□钢结构竣工资料
□给排水竣工资料
□电气竣工资料
□装饰竣工资料（内外装饰、建筑幕墙等分部工程、商品房精装修等）
□建筑节能竣工资料
□分户验收资料
□通风与空调安装竣工资料
□智能建筑电气安装竣工资料
□人防工程竣工资料
注：
1、“竣工资料内容”由相城区建设工程质量监督站负责此项目的质量监督员，根据实际情况在对应“□”内打“√”。
2、此表经相城区建设工程质量监督站负责此项目的质量监督员签字认可后，与竣工归档资料一起移交相城区城建档案馆。
质量监督员：
站长：
年月日
附件2
←---------------------------------80------------------------------------→
竣工图
↑15
↓
施工单位
↑7
↓
编制人
审核人
↑7
↓
技术负责人
编制日期
↑7
↓
监理单位
↑7
↓
总监
现场监理
↑7
↓
←------------→
20
←---------------→
20
←--------------→
20
←----------→
20
竣工图章示例
（单位：
mm）
附件3
照片粘贴处
主题：
拍摄者：
拍摄地点：
拍摄时间：
照片粘贴处
主题：
拍摄者：
拍摄地点：
拍摄时间：
建设工程档案归档目录
序号
建设单位提供资料
序号
施工单位提供资料
1
工程立项报告、立项批复（发改局或外经局批文）（原件。
复印件一份）
1
施工组织设计、技术交底、技术核定单
2
建设项目选址申请表、意见书（原件。
复印件一份）
2
设计交底、图纸会审记录、设计变更通知单、
3
拆迁安置意见、协议、方案等
3
桩基、土建、钢结构施工资料、竣工图
4
建设用地规划许可证及规划定点申请书（原件。
复印件一份）
4
水、电安装施工资料、竣工图
5
国有（或集体）土地使用证（复印件，需盖建设单位公章）
5
人防工程施工资料、竣工图
6
岩土工程勘察报告（需盖有“施工图审查专用章）
6
内（外）装饰工程施工资料、竣工图。
7
建设工程勘察合同（需盖有合同备案专用章）、合同备案表
7
精装修（商品房、商业用房）施工资料、竣工图
8
建设工程设计合同（需盖有合同备案专用章）、合同备案表
8
建筑节能施工资料。
分户验收资料（住宅项目）
9
施工承包合同（含分包合同）、合同备案表
9
小区（厂区）总平面图（需盖有规划审核专用章）,水（含消防）、电总平面图
10
监理委托合同（需盖有合同备案专用章）、合同备案表
10
通风与空调安装施工资料、竣工图
11
建筑工程消防设计审核意见书（原件。
复印件一份）
11
智能建筑电气安装施工资料
12
建设项目环境影响申报（登记）表、审批意见、环境影响报告表或环境影响报告书、环保验收意见
12
电梯安装施工资料、竣工图
13
房屋白蚁预防合同（复印件，需盖建设单位公章）、白蚁预防工程竣工报告（原件。
复印件三份）
13
小区（厂区）市政工程施工资料、竣工图
14
卫生许可及其它部门批准文件
14
道路、桥梁、涵洞、驳岸、地下管线等施工资料、竣工图
15
建设工程规划许可证及建设项目报建申请表、联系单（原件。
复印件三份）
16
中标通知书、备案表（或直接发包申请及审批表、批准直接发包通知书）
监理公司提供资料
17
防雷装置设计审核申请书、核准、审查意见书、竣工验收申请书、合格证、综合检测检验报告
1
监理规划、实施细则、监理月报、会议纪要中的有关质量问题
18
工程质量监督申报表、建筑工程安全受监登记表
2
工程开工/复工审批表。
工程开工/复工暂停令
19
单位工程竣工验收证明书
3
监理工程师联系单、通知单、回复单、签证单
20
建筑工程施工许可证（原件。
复印件三份）
4
不合格项目通知。
质量事故报告及处理意见
21
建筑工程消防验收意见书（原件。
复印件三份）
5
工程竣工决算审核意见书
22
建设工程规划验收合格证（原件。
复印件三份）
6
工程延期报告及审批
23
人民防空工程竣工验收单（民用建筑需提供）
7
合同争议、违约报告及处理意见。
合同变更材料
24
施工图审查意见书（含复审意见书）（原件。
复印件三份）
8
工序质量报验单
25
照片、录像、录音等资料（根据相建档[2009]1号文要求提供）
9
桩基、基础、主体、钢结构、、建筑节能、竣工预验收质量评估报告
26
施工编号与公安编号对照单（住宅项目）
10
监理总结、工程竣工报告
咨询电话
电子、声像电话：
66188793；城建档案馆电话：
65752806
注：
1、提交的建设工程归档文件必须为原件（除注明“复印件”外）。
2、以上文件资料提交相城区城建档案馆（相城区行政中心嘉元路3号相城区档案局405室）。
建设工程档案接收证明书
相城档接字（）号
报送建设工程档案单位：
建设工程项目名称：
建设工程规划许可证号：
工程地点：
工程总投资：
万元，工程建筑面积（长度）：
开工时间：
年月日；竣工时间：
年月日
报送建设工程档案共计卷（盒），其中：
文字材料卷（盒），图纸卷（盒），照片张，录像带盒，其他材料张。
附：
建设工程档案移交目录份，共张。
报送单位（单位印章）：
报送人（签字）：
法定代表人：
接收单位（单位印章或“城建档案接收专用章”）：
接收人（签字）：
接收时间：
年月日
注：
本证明书一式四份（城建档案馆一份、备案机构一份、报送单位二份）。
建设工程竣工验收备案需提供资料目录
1、建设工程档案接收证明书
2、工程竣工验收备案表（一张施工许可证一式二份）
3、施工图审查意见书（含复审意见书）（盖有相城区城建档案馆章的复印件）
4、建设工程规划许可证（盖有相城区城建档案馆章的复印件）
5、建筑工程施工许可证（盖有相城区城建档案馆章的复印件）
6、建筑工程消防验收意见书（盖有相城区城建档案馆章的复印件）
7、建设工程规划验收合格证（盖有相城区城建档案馆章的复印件）
8、人民防空工程竣工验收单（民用建筑需提供）
9、房屋建筑工程室内环境检测报告
10、施工单位签署的工程质量保修书（示范文本）
11、《住宅使用说明书》、《住宅质量保证书》（商品住宅需提供。
一次备案不管多少个单位工程，只需提供壹套。
《住宅使用说明书》中住宅结构平面图、住宅水、电、网络示意图应按套型提供，即多少个套型就应提供多少份。
）
12、建设工程质量监督报告
13、苏州市相城区新建房屋白蚁预防工程竣工报告（盖有相城区城建档案馆章的复印件）
注：
1、以上提交的资料必须为原件（除注明复印件外）
2、以上资料提交相城区住房和城乡建设局竣工备案机构（庆元路168号相城区市民服务中心住建局窗口）
3、咨询电话67591831
苏州市相城区住房和城乡建设局备案小组
查档须知
1、建设单位人员须持本单位的介绍信和查阅者身份证复印件查阅本单位的工程档案；施工单位须持本单位的介绍信和查阅者身份证查阅工程施工档案。
2、个人查档须持房产证、购房合同或发票查阅相关档案（商品房须提供正确的施工编号）。
3、司法人员查阅相关档案，须持单位介绍信和查阅者有效工作证件。
4、查档人员应提供正确的工程名称，由工作人员先查明工程档案存档号后，由查档人员办理查阅登记手续。
5、工程档案一般不得外借，特殊情况外借仅限于：
更改许可证名称或补面积。
具体须持单位介绍信、查阅者身份证及人民币1000元（押金）进行登记。
借期不得超过一周，逾期需缴纳滞纳金10元/天。
查档人员严禁擅自涂改、污损或转借档案。
6、查档人员应爱惜档案，自觉遵守本规则，保证档案资料的安全、完整和保密。
苏州市相城区城建档案馆
房屋建筑工程质量保修书（示范文本）
发包人（全称）：
_______________________________
承包人（全称）：
_______________________________
发包人、承包人根据《中华人民共和国建筑法》、《建设工程质量管
理条例》和《房屋建筑工程质量保修办法》，经协商一致，对__________
____（工程全称）签定工程质量保修书。
一、工程质量保修范围和内容
承包人在质量保修期内，按照有关法律、法规、规章的管理规定和双
方约定，承担本工程质量保修责任。
质量保修范围包括地基基础工程、主体结构工程，屋面防水工程、有
防水要求的卫生间、房间和外墙面的防渗漏，供热与供冷系统，电气管线
、给排水管道、设备安装和装修工程，以及双方约定的其他项目。
具体保
修的内容，双方约定如下：
_______________________________________________
___________________________________________________
__________________________。
二、质量保修期
双方根据《建设工程质量管理条例》及有关规定，约定本工程的质量
保修期如下：
⒈地基基础工程和主体结构工程为设计文件规定的该工程合理使用年
限；
⒉屋面防水工程、有防水要求的卫生间、房间和外墙面的防渗漏为__
________年；
⒊装修工程为________年；
⒋电气管线、给排水管道、设备安装工程为______年；
⒌供热与供冷系统为________个采暖期、供冷期；
⒍住宅小区内的给排水设施、道路等配套工程为______年；
⒎其他项目保修期限约定如下：
________________________________________________
____________________________________________________
______________________________________。
质量保修期自工程竣工验收合格之日起计算。
三、质量保修责任
⒈属于保修范围、内容的项目，承包人应当在接到保修通知之日起7天
内派人保修。
承包人不在约定期限内派人保修的，发包人可以委托他人修
理。
⒉发生紧急抢修事故的，承包人在接到事故通知后，应当立即到达事
故现场抢修。
⒊对于涉及结构安全的质量问题，应当按照《房屋建筑工程质量保修
办法》的规定，立即向当地建设行政主管部门报告，采取安全防范措施；
由原设计单位或者具有相应资质等级的设计单位提出保修方案，承包人实
施保修。
⒋质量保修完成后，由发包人组织验收。
四、保修费用
保修费用由造成质量缺陷的责任方承担。
五、其他
双方约定的其他工程质量保修事项：
______________
__________________________________________________
____________。
本工程质量保修书，由施工合同发包人、承包人双方在竣工验收前共
同签署，作为施工合同附件，其有效期限至保修期满。
发 包 人（公章）：
承 包 人（公章）：
法定代表人（签字）：
法定代表人（签字）：
年 月 日年 月 日
承诺书
相城区住房和城乡建设局：
我单位提交的建筑工程竣工验收备案材料中，《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案表》内，盖的所有单位公章，均真实、合法、有效，如有虚假，我单位愿承担一切法律责任。
特此承诺
建设单位（公章）
年月日
苏州市建设局文件
苏建办〔2009〕6号
关于苏州市建设工程竣工档案文件
电子化报送的通知
各市、区建设局，苏州工业园区规划建设局、苏州高新区建设局，市各有关单位：
根据国家档案局《全国档案信息化建设实施纲要》、建设部《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》、《建设电子文件与电子档案管理规范（CJJ/T117—2007）》、《江苏省城建档案信息化建设纲要（2008~2015）》、《苏州市城市建设档案管理办法》等文件的要求，必须加快推进我市城建档案信息化建设，将建设工程电子文件和电子档案的接收作为信息资源建设的重点，扩大接收进馆档案中电子文件（档案）所占比重，逐步实现建设工程文件（档案）的电子化报送。
根据我市建设工程竣工档案管理现状，各建设单位自2009年1月1日后领取建设工程规划许可证的项目，在提请苏州市城乡建设档案馆或各市（区）城建档案馆对工程纸质竣工档案进行预验收的同时，应当提请对工程电子竣工档案进行预验收。
此范围内的建设工程，在向苏州市城乡建设档案馆或各市（区）城建档案馆移交工程纸质竣工档案时，必须同时移交相应的工程电子竣工档案。
各建设单位要切实按照《建设电子文件与电子档案管理规范》的要求，指定具有“城建档案管理员”资质的专职人员做好工程电子文件的收集、整理、归档工作，保证工程电子文件（档案）的真实、准确、完整和有效，将工程电子文件（档案）与工程纸质竣工档案一起向苏州市城乡建设档案馆或各市（区）城建档案馆移交。
对2008年12月31日以前还没有移交城建档案的建设工程项目,有条件的,也应按此文件要求,将工程电子文件（档案）与工程纸质竣工档案一起向苏州市城乡建设档案馆或各市（区）城建档案馆移交。
苏州市城乡建设档案馆及各市（区）城建档案馆应对建设工程电子文件的收集、整理、归档工作进行监督、检查、指导和预验收，并加强对电子档案移交工作的培训。
该通知不影响张家港市城建档案馆数字化城建档案馆建设的试点。
各市、区建设主管部门可按通知要求，制定具体的建设工程电子文件（档案）报送要求和措施。
附：
苏州市建设工程电子文件归档的技术要求和操作程序
二○○九年六月十日
苏州市建设局办公室二○○九年六月十日印发
打印：
蒋震谊校对：
王强份数：
35份
附：
《苏州市建设工程电子文件归档的技术要求和操作程序》
根据国家档案局《全国档案信息化建设实施纲要》、建设部《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》和《江苏省城建档案信息化建设纲要（2008~2015）》的要求，以建设部制定发布的行业标准《建设电子文件与电子档案管理规范（CJJ/T117—2007）》、《苏州市城建档案管理办法》为主要依据，根据苏州市的具体情况制定本规定。
一、收集前的准备
1．建设单位在签订《建设工程档案报送责任书》的同时，填写“项目登记卡”，并从城建档案馆获取项目编号。
2．建设单位应指定具有《城建档案管理员》资质的专职人员做好纸质档案、电子档案的收集、整理、移交工作。
3．建设单位应购置《城建档案管理员》电子印章、电子档案收集器软件和收集器加密狗。
二、电子档案的收集
1．收集范围：
与纸质档案相同。
2．电子档案的类型：
可输出打印型电子文件，纸质文件扫描型电子文件。
3．电子档案的格式：
可输出打印型电子文件，直接用苏州市城乡建档案馆委托研发的电子档案收集器的专用格式（SDF）保存。
纸质扫描型电子文件按JPEG格式保存，然后用专用格式（SDF）保存。
三、电子档案的质量要求
1．可打印型电子文件的质量
按专用的电子档案收集器的使用说明书的要求操作，通过专用浏览器观察图像与打印件一致即可。
2．纸质扫描型电子文件的质量
（1）文件选用JPEG格式。
（2）分辨率一般大于等于200DPI，彩色深度24位。
（3）图像清晰、完整，无偏斜、失真。
（4）扫描图像的排列顺序与档案原件一致。
（5）对一份文件进行分区扫描的，应进行图像拼接处理。
四、电子档案的整理
1．电子档案的整理：
整理纸质档案和整理电子档案同步进行。
电子档案与纸质档案的内容要一致并建立相应的对应关系。
2．电子档案的存贮：
按“项目”、“工程”、“案卷”、“文件”的次序，分别建立相应的目录结构。
可通过使用电子档案收集器，自动建立电子文件的目录结构。
五、电子档案的检查
1．电子档案的检查：
移交前，档案管理员要逐一检查电子文件，保证电子文件的真实、完整以及与纸质档案的相应对应关系，并加盖电子印章。
2．应该填写纸质档案、电子档案移交清单，供城建档案馆验收,并有利于编制进入城建档案管理系统。
六、电子档案的移交
1．电子档案的移交：
由建设单位具有城建档案管理员资质的专职人员办理移交手续。
电子档案采用光盘为归档载体，一式二份，城建档案馆与建设单位各保存一份。
归档载体应做防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层。
2．经城建档案馆验收，纸质档案和电子档案合格后，开出档案接收证明书。
七、电子档案的保管
1．电子档案与纸质档案同时入库。
2．采用城建档案管理系统的专门软件管理电子档案。
3．电子档案纳入城建档案馆的备份计划，保证电子档案永久保存。
八、电子档案的利用
1．城建档案馆应完善电子档案专用管理软件，用以接收、检验、管理、利用、统计电子档案。
2．城建档案馆应能满足直接利用电子档案的要求，能提供复制光盘、U盘拷贝等方式以提供利用，能输出相应规格的纸质拷贝提供利用。
3．城建档案馆应配
升级会员 