学校保健室的档案管理.pptx

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学校保健室的档案管理n档案整理的一般程序和方法n学校保健室档案管理一、档案整理的一般程序和方法1.拟定归档文件分类方案2.收集鉴定应归档的文件材料3.归档文件分类清理4.划分期限5.归档文件的装订6.给归档文件编页号7.加盖归档章和填写项目内容8.归档文件的排列与编写件号9.归档文件装盒10.加盖档案盒背项目11.归档文件目录的编制12.排列上架

（一）拟定归档文件分类方案1.按机构（部门）分类按机构分类注意的几个问题：

一是在排列时把党的机构排在前面，再按单位内部机构自然排列顺序进行排列；二是如果个别机构产生的文件数量特别少时可以合并到职能相近的机构，再拟定类目名称。

2.按问题分类法按问题分类注意的几个问题：

一是在设类目时每一类目要有一定数量的归档文件，同时，各类之间的归档文件数量不能相差太大，更不能设空类。

二是所设置的类目要突出本单位的主要职能活动相符合，不能脱离单位主要职能活动的范围。

三是如果单位某一职能形成的文件太少时，与相近的职能合并设类。

如：

（人事劳资类、宣传教育类、党群工作类等）。

（二）收集鉴定应归档的文件材料应归档的文件材料：

总的讲有以下四个方面的文件材料：

一是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作，国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；二是本机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；三是本机关需要贯彻执行的上级机关，同级机关的文件材料，下级机关报送的主要文件材料。

四是其他对本机关工作具有查考利用价值的主要文件材料。

“以我为主，对我有用”（三）归档文件分类清理1.文件归类：

就是按照拟定的机构或问题分类法，对归档文件进行归类分别放置。

在归类的同时要注意清理缺张少页的找齐，有破损纸张时要修复，尤其是要清理有请示或报告，即没有批复的，有批复却没有请示或报告的，有正文即没有底稿的，有底稿而没有正文的，有转发文却没有被转发文的等这些情况，要保证每份文件齐全完整。

2.文件清理就是确定以“件”为单位，因为很多文件是由几部分组成的，必须装订在一起，才能成为完整的一份文件。

（四）划分期限由过去的“永久”、“长期”、“短期”三种保管期限改为现在“永久永久”、“定期”两种，定期又分为3030年年和1010年年。

（五）归档文件的装订1.1.装订前的几项工作装订前的几项工作

（1）检查归档文件是否齐全，有太破损的要修补，不宜永久和30年保存的个别文件要复制；

（2）在“永久”和“30年”归档文件上的订书针和金属物要拨掉。

2.2.装订方法：

装订方法：

（1）装订时每份文件的左边和下沿对齐（如果出现个别文件纸张左边没有装订位置，装订后压字时左边需要粘贴）

（2）不锈钢夹装订时，每份文件装订的位置要磋开，不要装订在每份文件的一个位置上，这样便于装盒。

（3）太厚的归档文件用线绳“三孔法”或用钢夹两头夹的办法装订，太薄的归档文件（五页以下的）用胶水粘贴。

（4）10年保管期限的归档文件用订书订装订。

（六）给归档文件编页号1.以每份文件为单位，在文件首页（包括文件处理单）右上角（也可以是右下角）空白处用铅笔编写，每份文件从“1”开始，如果文件背面有文字、图表、印章时按顺序编写在左上角空白处，每份文件编完为止。

2.如果文件正文没有文件处理单，而且有自然页号时不需要再编写页号，如果一份文件是由几部分组成时正文自然页号后再开始续编就可以了。

“以件代卷”以“件”为单位保管档案（七）加盖归档章和填写项目内容1.在每份文件的首页（包括文件处理单），右上角空白处加盖归档章，如右上角有领导的鉴字或其他文字时加盖的位置要错开，不能加盖在文字上。

2.加盖归档章里面项目内容全宗：

全宗是一个立档单位全部档案的总称，它是档案馆给立档单位档案移交进馆时统一确定的单位档案的代号，没有移交进馆的立档单位也就没有全宗号，有全宗号的就加盖，没有全宗号的就不加盖。

年代：

它是归档文件形成的公元纪年，以文件最后的落款时间为准，用四位数来体现年代。

机构（问题）：

按照分类方案中的类目名称统一刻制印章进行加盖（如办公室、综合类）保管期限：

它是我们在整理归档文件时划定的应保存的保管年限（永久、30年、10年）（八）归档文件的排列与编写件号1.归档文件的排列就是对同一年度，同一机构或问题，同一期限的归档文件按先后顺序进行排列，一般按照文件的上下隶属关系和重要程度进行排列，上级文件在前，本级文件在后，再排同级和下级的文件。

2.编写件号按照划分的保管期限（永久、30年、10年）把同一年度和同一期限的归档文件按机构或问题对每份文件在室编栏内排列的顺序号。

排列室编件号有二种方法一种是接续已前的顺序号，永久接原永久的序号，30年接原长期的序号，10年接原短期的序号。

另一种是断号，重新从“1”开始起号。

重新起号的前提是“永久”、“30年”“10年”保管期限中期中两部分超过四位数时次年可以断号，重新起号。

（九）归档文件装盒1.装盒的方法步骤在同一年度内，按机构或问题和永久、30年、10年三个室编件号顺序分别装合，装满为止。

2.填写备考表盒内文件情况说明：

主要填写文件的齐全完整程度，损坏情况以及整理归档后修补、文件移出等有关情况，如果没有以上这些问题就不填写。

（十）加盖档案盒背项目（十一）归档文件目录的编制1、根据立档单位归档文件材料的分类、排列、编号的顺序，按照永久、30年、10年三个序列分别逐件编制文件目录。

2、不同年度和保管期限的归档文件不能混合编制目录，要分开。

不同机构（问题）但同一期限的归档文件要另新起页，但件号接续。

3、在目录表格的右上方注明年度机构（问题）保管期限。

二、学校保健档案管理学校保健档案是在学校卫生保健过程中形成的，它记录和反映学校卫生保健工作环境和设施，学生健康状况、生长发育、常见病防治和监督、监测及健康教育的开展状况等，具有一定的保存价值，对推动学校卫生工作至关重要。

它既有利于促进学校卫生保健专业工作的规范化，也有利于各级学校卫生保健机构的系统管理，促进工作的规范化。

学校保健档案分类1.学校基础档案2.学生健康档案3.卫生监督档案*4.健康教育档案5.调查研究及学术档案6.药品器材档案1.学校卫生基础档案基本情况：

班数、学生数（男、女）、住宿人数体育卫生机构体育卫生经费医疗药品、卫生设施制度、文件、计划、总结、大事记、日志、考核、课程表2.学生健康档案健康检查卡片体质健康标准常见病统计传染病检查与防治有关登记统计因病缺课登记统计门诊登记统计运动损伤和死亡登记统计高危和体残登记女生月经情况生长发育调查预防接种资料中小学生健康检查标准3.卫生监督档案*教学卫生体育卫生教室采光和照明课桌椅设施食品和饮水卫生环境和厕所卫生劳动卫生学生眼镜合格学习用品卫生学生教学卫生基本标准学生重游设施基本标准4.健康教育档案学校开展健康教育的记录健康活动图片和资料手稿学生红十会卫生培训记录学生健康知识检查和卫生习惯检查5.调查研究及学术档案业务学习资料专题调查记录学术论文交流资料学习笔记和文摘有关学校卫生管理的工作总结6.药品器材档案药品建账，进出记录，有效期器材项目建账，完好程度