会议制度知识讲解.docx

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会议制度知识讲解

会议制度

会议制度

1、总则

为确保公司工作顺利进行，加强会议纪律，提高会议质量，确保会议精神的有效落实，特制定本会议制度。

2、会议内容及要求

2.1、会议类型

类别

时间

具体说明

周例会

每周一

上午9：

30分

（时长不超过1H）

出席人员：

各部门主管级别以上人员。

会议内容：

上周公司各部门工作总结、本周工作计划；其他工作事项。

主持人：

副总经理

记录人：

办公室主任

会议结果：

形成会议纪要，并呈送有关人员

月总结例会

每月最后一天

上午9：

30分

（时长不超过2H）

出席人员：

各子公司负责人、各部门负责人

会议内容：

本月公司各部门工作总结、下月工作计划；其他工作事项。

主持人：

常务副总经理

记录人：

综合办主任

会议结果：

形成会议纪要，并呈送有关人员

年度总结大会（员工大会）

每年一次（原则上定为12月底，或临时见“通知”）

出席人员：

公司全体员工。

会议内容：

公司经营、管理情况总结通报；公司新年度的发展规划；讨论员工关心的切身利益问题、讲座、培训、时事或与公司前景有关的合理化建议，娱乐、会餐、颁奖等会务。

主持人：

公司总经理或常务副总经理

记录人：

办公室主任、办公室文员（至少2人）

会议结果：

形成会议纪要，并呈送有关人员

股东大会

不定期

（原则上每年至少一次以上）

出席人员：

公司全体股东

会议内容：

公司经营状况汇报，利润分配决定等内容。

主持人：

记录人：

会议结果：

形成会议纪要，并下发给各位股东

总经理

办公会议

不定期

总经理根据会议内容需要指定参加人员（由总经理召集、副总经理及有关部门负责人参加，时间及议程由总经理助理通知）。

公司重大决策、新的工作计划、近期工作总结、其他相关内容。

主持人：

总经理

记录人：

办公室主任或总经理助理或指定

会议结果：

形成会议纪要，并根据要求呈送有关人员

董事会

不定期（原则上

每年至少一次以上）

出席人员：

公司全体董事

公司经营决策制定，重大工作变动决定，公司重大经营问题解决探讨

主持人：

董事长或董事会秘书

记录人：

董事会秘书

会议结果：

形成会议纪要，并下发给全体董事

项目工程

研讨会

不定期召开，

视公司业务需要

出席人员：

与会议内容有关的相关人员

项目工程专业知识研讨，正在开发项目问题研究解决，其他相关内容。

主持人：

项目负责人

记录人：

指定专人记录

会议结果：

形成会议纪要，并下发给与会人员

其他会议

原则上谁提议谁召开

出席人员：

与会议内容有关的相关人员

会议内容：

由提议者负责会议主题

主持人：

原则上谁提议，谁主持

记录人：

指定专人记录

会议结果：

形成会议纪要，并下发给与会人员

2.2、工作例会：

每周召开一次工作例会，星期一早9：

30召开，时长不超过1小时。

要求公司领导班子、各职能部门负责人参加，（特殊情况以实际通知时间为准）。

形成会议纪要存档备查。

（路桥公司施工期间施工队负责人参加，具体时间内容根据实际情况自行制定）。

2.2.1、例会由副总经理主持，各职能部门汇报工作，副总经理做例会总结，并对下周工作进行安排。

2.2.2、会议主要目的：

各职能部门（施工队负责人）汇报各自的工作进展，结合本周工作计划安排，共同发现工作中存在的问题，并对此提出整改措施。

2.2.3、参加会议有关人员，会前应准备好有关资料和书面发言提纲，尽量用数据说话，要超前思维，有的放矢，尽量把隐、显性的矛盾和问题暴露出来，并要有解决办法，时间一般不得超过5分钟。

2.2.4、生产会议应力求简短，注重实效，本着协调关系，解决问题为目的，避免走过场、扯皮推诿，只提困难和问题，找客观、不提解决办法。

2.2.5、会议决定的涉及企业重大利益的问题，有保密时效性的，应保守秘密，会上未作决定的重大问题，不得谣传，凭主观臆测以讹传讹。

2.2.6、各种临时性会议，组织部门须及时通知，并明确会议时间、地点、参加人员范围及相关要求。

2.2.7、各与会部门或人员应将书面汇报材料上报办公室一份存档。

2.2.8、会议组织部门要做好准备和善后工作，备好《会议签到簿》，并及时形成会议纪要，技术性、专业性例会由技术部门形成会议纪要。

3、会议召开说明

3.1如参会人员空间距离很近，容易集中，则由主持人直接组织召开。

3.2如果参会人员空间距离较远，无法集中，则通过公司视频会议系统，由主持人提前知会参会人员进入指定视频会议室召开会议。

3.3凡是采用视频会议系统召开的会议，所有会议准备人需提前半小时调试准备好一切视频会议工具，保障会议正常进行。

所有与会人员于会议开始时分别在视频摄像头前露脸，表示正常出席会议。

4、会场纪律

4.1重大会议，会议前行政管理中心下发开会通知，并说明主持人、会议的目的和主题，以及应到会人员名单。

4.2所有会议的到会人员须签到填写《会议、培训签到表》，相关人员必须做好会议记录，不能到会的必须事先说明原因，否则视作旷工一天。

4.3注意会场纪律，与会人员应提前10分钟到会，不得迟到、早退，会议期间不得随意外出。

到会人员必须关掉手机，有紧急业务的，需开振机。

4.4任何会议，参会人员不得喧哗，绝对不允许藐视任何一位上级、主讲者或是主持者。

4.5任何会议，必须实行畅所欲言、人人平等、民主、自由的发言权利，不得会上不说，会下乱说；当面不说，背后瞎说。

4.6任何会议，不得因意见分歧而出言伤人、人身攻击，绝对禁止出言不逊和出手伤人的行为。

4.7任何会议，严禁吸烟。

4.8任何会议，任何人员需要发言，必须站立以立正标准规范姿势，进行发言，以示对大家的尊重。

4.9任何会议，任何人员必须坐姿端正，不得东倒西歪，需集中精力，目视主讲人（发言者），注意做好会议主要内容的记录。

4.10任何会议，任何人员必须携带纸制规范笔记本、电脑笔记本，绝对禁止带一两张纸、不带记录工具进入会议。

4.11任何会议，任何人员绝对禁止摇头晃脑、玩转笔、坐姿不雅、玩小动作，禁止做一些不尊重他人讲话的语言形象动作等。

4.12任何会议，任何人员绝对不允许因观点分歧、当场批评等情况，而中途离场拒绝参会，或是找其他任何理由而拒绝参会等。

5、相关处罚

5.1、无故缺席者每次罚款100元。

5.2、请假未得到批准，不到会者每次罚款200元。

5.3、请假得到批准但未指定合适人员参加者，每次罚款50元。

5.4、会议组织部门，未能做好组织准备和善后工作，每次罚款50-200元。

5.5、开会迟到、早退、随意外出或开会期间通讯工具响铃一次者，应自觉站立，会议期间通讯工具响铃两次者，第二次开始计算，每响一次罚款50元。

5.6、会议期间不认真，大声喧哗、交头接耳者罚款50元。

5.7、会议期间吸烟者，每次罚款50元。

5.8、所有罚款现场缴纳，进入乐捐基金，用于员工日常福利支出。

6.0会议管理技巧

6.1控制出席人数，与会无关者不参加。

6.2每次会议须明确主题，禁止漫无边际的泛泛而谈。

6.3对重大或有分歧的议题，有关人员应在会前单独联络、沟通，当在会议上争执不下时，主持人应及时制止且搁置该问题，会后再议。

6.4会议发言应言简意赅，相对控制发言时间。

对发言精彩者可适时延时，对发言啰嗦或情绪不稳定者应艺术、巧妙地处理。

7.0参会者与会技巧

7.1事先仔细阅读分发的会议资料，如有疑问可咨询主办人；

7.2细心准备自己的发言提纲，突出重点、留有弹性，并根据会议实况调整、补充；

7.3发言或演讲时尽量使用投影、幻灯、录像等设备和图表、报表工具；

7.4发言不要过分激动，要有幽默感，对提问不能敷衍或强词夺理，有些问题可会后切磋；

7.5学会敏锐地倾听各种发言意见，兼收并蓄；　

7.6不要做出轻敲铅笔、剪指挖耳等小动作；

7.7正式会议上衣着打扮不能过于随便；

7.8视会场气氛可直截了当或委婉地提问；

7.9不急于发言表现自己，不妨让别人先发表意见，然后整合后提出看法或补充遗漏之处；

7.10对每一议题的发言或提问，前后不超过两三次，每次一到两分钟；

7.11任何发言者，发言结束时，应该表明：

我的发言结束。

8.0会议记录

8.1所有会议都应由记录人按《会议纪要》格式做好相关记录，每次会议的会议纪要都需报公司办公室备案。

8.2会议记录员应遵守以下规定：

8.2.1以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要。

8.2.2会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。

8.2.3对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。

8.2.4会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名。

8.2.5做好会议原始记录的日常归档、保管工作，及时将经主持人核准的会议签到表的考勤记录报考勤人员。

8.3下列情况下，应整理会议纪要：

8.3.1公司各类临时行政会议；

8.3.2须会后对会议精神贯彻落实进行跟进的会议；

8.3.3其它主持人要求整理会议纪要的会议。

8.4会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定

所有与会人员须在会议纪要上签字确认，所有签字后的会议纪要原件由办公室统一备案。

公司各类临时行政会议的会议纪要须报总经办一份存档备查。

8.5会议原始记录的备档按以下规定：

8.5.1公司各类行政会议的会议记录，由常设会议记录员负责日常归档、保管，用完后的记录本应作为机要档案及时转办公室统一归档备查。

8.5.2本部门会议记录由本部门常设会议记录员统一归档备查。

用完后的记录本应作为机要档案及时转办公室统一归档备查。

8.6会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。

其调阅应严格按公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。

8.7会议跟进：

8.7.1会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵照“谁组织，谁跟进”的原则；会议主持人另有指定的，从主持人指定。

8.7.2公司总经理主持的会议的会后跟进工作原则上由总经办负责落实，公司总经理另有指定的，从公司总经理指定。

8.7.3会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准。

8.8会后会场管理：

8.8.1除公司召开的行政会议或培训，会议室由行政部负责清洁整理外，其他各部门或个人主持召开的会议、培训，使用完会议室后需指定人员对会议室所有设备设施、环境卫生进行清洁，如发现使用完未清洁会议室、对使用的设备设施未进行关闭，将追究主持人或召开人责任，第一次违反给予口头警告，第二次违反，一律乐捐100元。

9.0作业记录

9.1《会议、培训签到表》

9.2《会议纪要》

会议纪要

编号：

XXX字[20XX]XXX号

日期：

地点：

主持人：

记录人：

参会人：

会议主题：

（正文）

呈送：

抄送：

下发：

备档：

打印：

审核：

签发：

会议、培训签到表

会议（培训）主题：

时间：

主持单位（人）：

地点：

序号

部门

参加人员

签名

备注

序

号

部门

参加人员

签名

备注