5事务文书.ppt

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第五节事务文书普遍使用的法定公文以外的所有文书。

事务文书种类繁多，使用频率高：

计划、总结、调查报告，便函、条据、守则一、简报简要报道

（一）用途：

通报情况、交流信息，反映日常工作和业务活动，互相沟通等等。

适用范围广、使用频率高、行文方向多样：

又称为“简讯”、“信息”、“内部参考”、“情况反映”、“情况交流”等。

工作范围内的重要政策的贯彻落实情况、重大问题的处理意见、效果、经验评价与推广。

（二）固定格式：

1.报头：

（1）简报名称：

套红、大字，第一页上方居中醒目；（增刊在名称后或下面加上“增刊”字样）

（2）编号：

简报期数顺序号。

一般按年度排：

“2005年第五期”，也可加上总期号：

“2005年第五期总第62期”。

（3）编印单位：

期号左下。

（4）印发日期：

期号右下。

（5）密级：

如果需要，则可分为“绝密”、“秘密”、“内部参考”之类，印在名称左上方。

（6）分隔线：

在编印单位和印发日期下，即报头和报身之间，用双红细线条或单粗红线隔开。

如：

秘密会议简报2005年第五期总第62期共青团科技学院委员办公室主编2005.10.25编者按我院团代会、学代会进入选举阶段内容提要我院双代会自开幕以来，发送：

院党委、校团委、校学生处、各分院团学办共印100份2.报身（正文部分）：

（1）标题：

准确概括简报正文的中心意思。

字体小于报头，大于其他文字。

（2）编者按语：

可选项，也叫“按语”、“编者按”。

是对正文内容的评述；在标题之上，字体小于标题。

（3）内容提要：

可选项，提示正文内容。

在标题之下，字体与正文有别。

（4）正文：

通常按照新闻或消息的写法。

（5）撰稿或供稿人：

用括号署于正文尾的右下方。

3.报尾：

报尾与报身用通栏黑线隔开。

（1）发送范围：

报：

（上级机关名称）送：

（平级机关名称）发：

（下级机关名称）也可一律写“发送”，印在报尾的左上角。

（2）印发份数：

印在报尾的右下角。

（三）特点：

1.快：

简报十分讲究时效。

及时、迅速，抢时间、争速度。

2.简：

与工作报告、调查报告、总结等相比，更加简明扼要，千字以内，不超过两千；开门见山、单刀直入，去掉废话、套话、空话；内容应简练，提炼观点，防止罗列现象；一文一事，字斟句酌，用语精当。

3.新：

新思想、新情况、新问题、新经验、新措施，新启发、新借鉴、新感觉。

新情况正是人们注意力集中之处，应成为简报中心。

“新”是简报的生命力。

4.密：

内容不同，密级不同，规定的读者对象不同。

在一定时间和一定范围内具有保密性质，编印机关级别越高，机密程度越高。

（四）种类：

1.工作简报：

（1）动态简报：

使用数量最大。

汇报进展情况、进展中暴露的问题、发展趋势、成效估计、群众反映等。

有的有保密要求。

（2）小结性简报：

一项工作大体告一段落，及时向上级汇报。

内容比动态简报全面，比总结简略，提纲式展开。

（3）快报：

快速反应工作中的重大问题新动向、重大事故、重大案件、自然灾害等。

特快、特短，争分夺秒地、最简要地说明事情的细节，原因分析等等留待后报。

（4）经验性简报：

介绍某项工作中取得的经验或值得肯定之处，通过交流，促进工作。

具有通报表扬性质（通报是正式的表扬文件，简报暂时没有奖励内容）。

要求文如其事、实实在在、具体明确。

（5）揭露性简报：

揭露工作中的弊端或问题、阴暗面。

一般只在内部印发，面不宜过宽。

2.会议简报：

会议文件之一，对“工作报告”、“讲话”起辅助作用。

（1）内容：

会议进展情况、分组讨论情况、较好的个人发言、临时性决议等。

（2）作用：

便于领导随时掌握会议进展，及时将会议引向深入，使会议健康地向前发展；交流情况，互相启发，集思广益，促进会议向纵深发展，使会开得更有成效。

（五）写法：

1.报道式：

用新闻报道的形式，反映局部或全局情况、动态、经验、问题等。

2.转发式：

如会议过程中将某人的发言全文或节录刊登，通常要加简短的“按语”。

（六）要求：

1.标题：

尽可能简洁、鲜明、生动、新颖，以增强阅读吸引力。

正题之上加引题，或在其下加副题。

标题相当重要，必须精心拟定。

如：

“省政府批准成立宁波大学科学技术学院”2.正文：

（1）开头：

简洁语言概括全文内容，包括时、地、人、事、结果等，与新闻消息开头的导语相似。

（2）主体：

用典型事例或数据将“导语”具体化。

注意恰当安排结构，做到层次分明。

主要用顺序（时间或逻辑顺序）手法。

（3）结尾：

对主干内容进行概括性小结，以加深读者印象；对文件、问题进行分析，肯定成绩、总结经验、找出差距、指明方向、提出要求、发出号召；也可以随主体自然结束。

（七）简报的编辑：

1.选稿：

根据当前工作需要，精心挑选内容新颖，有指导意义、借鉴作用、参考价值的稿件，或有目的地组稿，编发简报。

2.改稿：

反复阅读，在保持原意的情况下，反复修改，使之主题突出、层次分明、结构严谨、语言简洁。

如果修改之处涉及到内容，应和原作者联系核对，以免失实。

3.加按语：

重要稿件应根据领导意见，说明刊登原因、目的，作必要的提示和评议；结合当前形势和工作实际，提出希望和要求。

按语要简明扼要、准确精炼。

（八）常见问题：

1.不真：

（1）有意作假：

迎合上级，虚饰、浮夸成绩，隐瞒、掩盖问题，缺点错误轻描淡写、避重就轻。

总之，作假就是编造假情况。

（2）无意失真：

到手的材料不真实，或者主观将某事实拔高或贬低。

产生于缺乏调查或调查不深入、不细致，反映情况片面。

注意（不真的表现）：

a.“合理想象”：

“凭经验想点子，凭印象找例子”，属于闭门造车。

b.“以偏概全”：

把现象当作本质，把偶然当作必然，把个别当作一般，把片面当作全面。

如：

“大家一致认为”、“多数同志建议”、“与会者普遍认为”之类。

c.“移花接木”：

比如将去年的成绩并入今年、把别单位的事例说成本单位的、把未发生或可能发生的事说成已经发生，不顾客观事物发展过程随意调动情节、变换角度、错置因果、强加条件、断章取义等等。

2.不实：

指文章不具体、不实在。

无事例，只有空洞观点。

注意（不实的原因）：

a.“懒”：

作风不过硬，缺乏深入细致的工作作风；b.“怕”：

缺乏勇气和开拓精神，怕担风险，追求四平八稳；c.“无”：

无东西可写，缺少第一手材料。

3.不简：

（1）内容太多，想面面俱到；（可分成若干篇）

（2）枝蔓杂陈，对大量材料缺乏精心取舍和提炼，或者不能忍痛割爱；（3）求全，套话、空话太多：

比如“国际、国内、企业历史、近况”。

4.不通：

遣词造句，语法不通；布局谋篇，结构欠缺；内容芜杂，中心不明；用语不通俗等等。

（作业：

以“校园动态”为名称，以“”为内容，代院团委或学生会的宣传部门设计一份报道性简报，包括报头、标题、正文、报尾，供稿人为本人）二、调查报告以马列毛思想、邓小平理论为指导，运用辩证唯物主义的观点和方法，对某一工作、某些情况、某个问题、某方面经验，有目的地调查研究后，透过现象揭示事物本质和规律，而写出的书面报告。

又叫“调查记”、“调查”、“信访调查”、“考察报告”。

1.用途：

（1）为领导提供情况，作为决策依据；

（2）传播经验、揭露时弊，推动各项工作的开展；（3）克服官僚主义积习，培养干部实事求是的好作风。

2.特点：

（1）真实性：

人物、事件要真实，细节不得虚假和浮夸，真实性是其生命。

（2）针对性：

针对性越强，调查效果越好，调查报告的作用和价值才越大，针对性是其灵魂。

（3）典型性：

以局部反映全局、以点带面，对工作有指导意义。

3.种类：

（1）基础型：

较为系统、深入地解剖某一方面的情况。

比如恩格斯英国工人阶级状况，毛泽东兴国调查、湖南省农民运动考察报告等。

（2）经验型：

总结经验、揭示规律、展现新生事物。

（3）揭露型：

将长期隐蔽的真相揭露出来，公之于众，达到澄清事实、教育群众的目的。

（4）科研型：

属学术论文，不是事务文书。

4.调查的态度：

（1）认识调研的重要意义，端正对调研的态度：

俗话说：

“不怕乱如麻，就怕不调查”，毛主席说：

“没有调查研究，就没有发言权”。

材料来自调查，结论产生于调查情况的结尾，所以调查研究是写好调查报告的基础和前提。

人们常说，“写调查报告，首先不是如何写的问题，而是如何去调查的问题”。

（2）虚心向群众学习，端正对调研对象的态度：

群众是调研工作的最好老师，调研过程是一个向群众学习的过程；相信和依靠群众，取得群众的信任和合作，了解实情的真相和事物的全貌。

5.调查方法：

（1）明确目的：

调查前必须学习和熟悉有关的方针、政策，根据目的和任务拟定出调查计划，时间、地点、单位、对象，确定调查重点、步骤、方法，调查人员的分工以及注意事项等；

（2）开调查会：

与会对象应为真正有经验的群众和基层干部，人数不宜过多，事先给予调查提纲，并给足准备时间。

座谈会中应口说手写，切忌采用问答式你说我记。

（3）个别访谈：

访谈对象要有所选择，尽快熟悉对象，并建立感情；谈一次，总结、分析一次。

注意：

座谈会适用于基础型、经验型调查，个别访谈更适用于揭露型。

（4）蹲点和跑面相结合：

从跑面中找问题，从蹲点中找答案。

跑面：

向被调查对象的上级主管部门了解总体情况、从座谈会上了解事件概貌；蹲点：

去部门核实、调研。

跑面是蹲点的准备，蹲点是面上了解的深入。

（5）精确统计数据：

要严肃谨慎，防止浮夸。

（6）查阅档案和有关资料：

经被调查单位领导同意，查阅档案、计划总结，现场参观。

注意：

调查中必须先取得被调查单位领导的支持配合，调查结果应交其审阅。

6.研究方法：

既不能主观武断，又不能偏听偏信，也不能罗列现象。

抓住主要矛盾或矛盾的主要方面，抓住事物的本质和主流，进行科学总结，找出规律性。

（1）剔除法：

鉴别材料，分析真假，加以取舍。

材料要反复核实、辨别真假、去伪存真。

注意防止主观。

（2）筛选法：

去粗取精、分析主次。

筛选出具有普遍意义的经验或反映实质的典型材料。

（3）求实法：

把表面现象作为入门的向导，努力抓其实质，做到实事求是。

（4）二分法：

不做简单的肯定和否定，恰如其分地肯定成绩。

（5）比较法：

“有比较才能有鉴别”。

纵向比较，横向比较。

不能将风马牛不相及的东西进行硬比。

对比要求有助于表现主题，有助于说明作者观点。

7.写法：

（1）标题：

标明调查对象、内容范围或调查主题、文种。

“关于调查对象的调查报告”。

如上海郊区农民生活状况调查。

多行标题中，正题一般揭示调查的主题，副题标明调查范围和文种。

如：

稳定农村基本政策是群众的愿望苏皖部分地区农村调查报告基础型多行标题中，眉题一般是正题的具体化，如：

生产深度加工提高产品附加值小商品出口大有潜力可挖经验型多行标题中，眉题、主题一般揭示目的，副题指明具体做法。

如：

管好市场制止暴富福佑路福民街潇洒很难果品市场亟需整顿改变税收单线作战，实行“五管齐下”综合治理揭露型

（2）正文：

A.前言：

亦叫引言、开头。

a.说明式：

简要介绍基本情况。

如时间、地点、对象、范围、主题、效果等。

b.根据式、目的式：

先说明缘由和目的。

c.提问式：

先提出问题，再交待时间、对象、主题、效果等。

注意：

总体要求是言简意赅，使人一目了然，对报告内容有初步了解。

B.主体：

这是调查报告的核心，不同类型有不同要求。

a.经验型：

要求对提出的经验和做法进行具体的阐述和说明。

如“创新优质生存与发展”、“才智管理兴旺与效益”b.基本型与揭露型：

要求提供典型事例，基础型要求事例是正面的，揭露型侧重于阴暗面；事例之后要加以分析，必要时提出具体建议。

注意：

详细、具体，有情况介绍、有透彻分析，观点鲜明、材料确凿、层次分明。

（3）结尾：

总括全文，深化主题；提出希望，以资鼓励；提出问题，发人深省。

注意：

防止画蛇添足，弄巧成拙。

三、计划对完成一定时期的工作或特定任务做出安排打算的文书。

“规划”适用于规模较大、时间较长、范围较广、内容较概括、展示发展远景的粗线条计划。

“要点、意见、部署”布置工作、交代政策、明确任务，提供制定具体计划的原则和依据。

“安排、打算”适用于规模较小、时间较短、范围较窄、内容较具体的计划。

俗话说：

“长计划，短安排”。

“方案”，对某项工作从目的、要求、方式、方法、进度等作细致要求。

政策性强，内容较完整。

“设想”，初步的、单项工作，需要征求上下级意见的未定稿。

注意：

计划不是法定公文，但在辖内也具有一定的权威性。

1用途：

（1）指导、推动、保证作用。

减少盲目性，掌握主动权。

“凡事预则立，不预则废”