办公室管理规定1239474205.doc

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办公室管理规定

第一章总则

一、为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情况，特制订本制度。

二、本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。

第二章办公室工作规范

办公室工作规范包括：

仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范，办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。

1、员工着装管理规定：

（1）、为树立和保持公司良好的社会形象，进一步规范化管理，本公司员工应按本规定的要求着装。

（2）、服装正规、整洁、完好、协调、无污渍，扣子齐全、不漏扣、错扣。

（3）、鞋、袜保持干净、卫生，鞋面洁净，在工作场所不打赤脚，不穿拖鞋、不穿短裤。

（4）、仪容自然、大方、端庄，头发梳理整齐，不染彩色头发，不戴夸张的饰物。

（5）、男职工修饰得当，头发不覆额、侧不掩耳、后不触领，嘴上不留胡须。

（6）、女职工淡妆上岗，修饰文雅，且与年龄、身份相符。

工作时间不能当众化妆。

（7）、部门副经理以上的员工，办公室一定要备有西服，以便有外出活动或重要业务洽谈时穿用。

2、员工岗位管理规定：

（1）、遵守上班时间，因故迟到和请假的时候，必须事先通知直属上级，来不及必须用电话联络。

（2）、工作中不扯闲话，工作要做到有计划，有步骤，迅速踏实地进行。

工作中不要随便离开自己的岗位。

（3）、不打私人电话，接听私人手机离开办公区域，以不影响其他同事工作为宜。

不从事与本职工作无关的私人事务。

（4）、下班离开自己的座位时要整理桌面，保持整洁，椅子归位。

（5）、员工有履行保守公司商业机密的义务，不与家人及工作无关的人谈论公司商业机密。

（6）、员工使用资料、文件，必须爱惜，保证整洁，严禁涂改，注意安全和保密。

3、公司安全管理准则：

（1）火灾防护：

易燃及爆炸等危险物品应放于安全地点，除必要之数量外，不得携入工作场所；灭火设备应照规定设置，放在明显容易取用之地点，并定期检查，应保持随时可用之状态，同时要熟练使用方法；电线不得接用过大保险丝，电力使用后，应确实关闭电源；电器设备应经常检查。

下班时并应检查处理后方可离开工作场所；使用电器设备或易燃物发生故障时，或增接电器设备均应请示上级人员，后通知专门人员办理。

（2）、窃盗防范：

现金、贵重物品及机要文件，下班后应放置于安全之橱柜中，指定专员负责保管；携出物品时，应先取具公司规定之物品携出证件，前台人员凭证查验放行。

（3）办公室人员下班须把办公桌附近的门窗关闭，并确实下锁。

4、文件管理制度：

（1）、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。

（2）、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。

（3）、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经办批准后方可借阅。

（4）、办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。

（5）、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。

（6）、根据文书整理和文件整理编号，对对应资料进行相应的归档、整理、备注，并存入专门的档案文件柜保管。

（7）、应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全，包括附件、批复、定稿等。

（8）、各部门需借阅相关档案，须由上级领导同意，审核通过后方可借阅，不得抄录、复制或借出。

（9）档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。

（10）、档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。

5、办公用品管理制度：

（1）、办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。

（2）、办公用品保管实行“日清月结，出入库等量、年终查存统计”原则。

（3）、办公用品的采购，应进行多方比较，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。

（4）、公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政办公室全权负责。

（5）、办公用品购置应遵循以下程序：

每月5号之前各部门将所需办公用品报至信息部，信息后勤部根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计划，经部门主管批准，总经办部签字后方可采购。

对急用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但必须经部门负责人批准。

（6）、根据物品所属类别，对办公用品进行及时出入库登记，注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。

（7）、各部门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录；因特殊情况急需领用未填表登记，事后须及时补填。

（8）、任何人未经允许不得进入办公用品管理室，不得私自挪用办公用品。

（9）、办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。

（10）、办公室建立公司固定资产总账，每年进行一次汇总普查。

（11）、办公室物品领取规定：

办公室所有办公用品统一由信息部采集管理，物品领取统一由部门负责人到信息部领取并作登记。

对所有领取人员、部门负责人及使用人员采取领取使用管理责任制，本部门、本人所领取使用的办公用品应自行保管，如有遗失或人为损坏追究本部门负责人及使用者责任。

6、接待管理：

（1）、前台文员上班须着工作装、化淡妆。

（2）、来客接待是行政事务的重要组成部分，为使接待工作规范有序，维护公司的良好形象，对接待工作做具体的要求。

（3）、以主动、热情、礼貌为原则，接待人员应落落大方，以礼相待对，来找高层领导的客人，要问清事先有无预约，并主动通知被找领导；客人到领导办公室后，应主动递送茶水；客人离开后，应及时收拾茶杯。

按照接待要求，严格自己要求，做到言行、礼仪规范。

（4）、接待人员问清来者意图，引领其见所需见的人员，并奉上茶水，做好一系列的后续工作。

7、清洁卫生管理制度：

（1）、为维护员工健康及工作场所环境卫生，各工作场所内，均须保持整洁，不得堆积足以发生臭气或有碍卫生之垃圾、污垢或碎屑。

（2）饮水机旁、洗手间、厕所、及其他卫生设施，必须特别保持清洁，不得乱扔纸张。

（3）各工作场所应充分使空气流通。

（4）用餐后严禁乱倒乱放剩菜剩饭和一次性饭盒。

（5）垃圾、污物、废弃物等的清除，必须合乎卫生的要求，放置于所规定的场所或箱子内，不得任意乱倒堆积。

8、会议管理制度：

（1）、参会人员必须准时参加会议，并遵守会议纪律，明确会议要点，做好一切准备工作。

（2）、行政专员收集会议议题，根据选定的议题收集会上所需资料，拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。

（3）、会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护，行政专员负责做好相应的会议记录。

（4）、行政专员根据参会人员的发言状况及相关事项，及时整理好会议记要或者会议决议，打印并张贴。

（5）、按照时间排列，将所有会议记录文字资料和电子资料同步整理并归档。

（6）、会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。

如需查阅应严格按照文书管理制度规定执行。

第三章办公室固定资源管理规定

1、办公室电脑使用管理规定：

（一）电脑属公司固定财产，是公司为工作人员配置的办公设备，工作人员有使用权、管理权和维护义务，每台机器都有相应机号和编号，公司相关部门建立了机器使用档案，除公司安排的人事调整外，不准随便将机器更换位置，不准私自交换机器，更不准将机器借出或带离办公地点。

（二）使用人员应做好机器的保养工作，员工应爱护各种电脑办公设备，降低消耗、费用。

发现故障，应及时报请维修，以免影响工作。

（三）所有电脑实行实名制登记管理，公司负责管理部门将不定期进行抽查，如发现有人为损坏等现象问题出现均由当事人及部门负责人负责。

（四）机器使用出现硬件故障时，应立即填写维修通知单通知信息部人员，由信息部人员通知维修部门上门维修（维修通知单上要写明机器的编号及维修内容），不得擅自打开机箱更改机器配置，违者责任自负。

（五）市场部人员的机器不允许设置任何密码。

如：

开机密码，进入系统密码等。

（六）严禁将电脑用于私人学习或玩游戏，不得在公司电脑下载与工作无关的软件，不得利用国际互联网危害国家安全、泄露国家机密，不得侵犯国家的、社会的、集体的利益和公民的合法权益，不得从事违法犯罪活动，在工作时间不得在网上进行与工作无关的活动。

2、办公室空调管理规定：

（一）、空调作为办公设施，仅用于各办公室在办公期间使用，不允许在非办公时间使用空调，办公人员离开或办公室无人的情况下最后离开室内者应随手关闭空调器，严禁室内无人空调照常使用开机。

（二）、下班后，一律将空调关闭，晚上非工作加班不能开机；使用空调，应注意节约与季节时段，春、秋、冬季节一律不能开启，夏天30℃以下统一开启风扇，30℃以上方可开启空调制冷，制冷温度设置不应低于25℃左右。

（三）、各部门使用空调期间，要将办公室的门窗关闭，以确保空调器的使用效果；雷雨天气应立即关闭空调，切断电源，以免遭受雷击。

（四）、落实空调使用管理责任制，单间办公室谁使用谁负责，综合办公室由指定人员负责管理。

（五）、不得随意改变空调机的风叶方向及随意打开机壳或拆卸机件。

要注意对空调的合理使用和维护，有异常须速报相关人员，由相关人员派专业人员进行修理；因人为因素造成空调器或遥控器损坏，所发生的维修费用由造成空调器和遥控器损坏的本人承担。

3、办公室电话、传真机使用规定：

办公室电话、传真是为办公提供使用，公司根据每个工作人员需求给予配置，非因工作需求严禁使用公司电话打私人电话及传真与工作无关的文件，如经发现除费用自理外，还应根据情况就长话费用给予1～3倍的罚款。

4、办公室打印机使用管理：

（一）、打印机的使用必须坚持“按需、合理、节约”的原则。

（二）、办公室打印设备不充许打印与工作无关的文件。

（三）、市场部人员打印资料统一由部门负责人打印并予发放，业务员不得擅自连接及使用办公室打印机。

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