物资管理系统操作手册.docx
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物资管理系统操作手册
鹿洼项目物资
管理系统简明操作手册
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UF_NC_001
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2010-12-10
刘好利
V1.0
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版权声明：
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1.文档说明
1.1.文档类别
本文档是基于鹿洼公司物资管理项目业务实现方案编写而成，属于软件系统操作说明类文档。
1
1.1.
1.2.使用对象
关键用户
2.材料管理（设备管理）
2.
2.1.物管科计划操作
1.
2.
2.1.
2.1.1.各工区计划录入、审核
（1）计划输入
操作菜单：
“供应链”—“采购管理”—“物资需求申请”—“维护物资需求申请”
各矿各工区人员登陆各矿所属帐套录入物资需求计划，在“维护物资需求申请”功能中点击“增加”按钮，如下图：
各矿各工区人员在“维护物资需求申请”输入需求计划，包括选择需求类型、需求库存组织、申请人、核算单元、资金来源，表体里选择录入物资编码、数量、需求库存组织、需求仓库，“保存”。
各矿各工区人员在“维护物资需求申请”输入需求计划并“保存”。
（2）计划审核
操作菜单：
“供应链”—“采购管理”—“物资需求申请”—“维护物资需求申请”
各工区负责人进入“维护物资需求申请”功能，点击“查询”按钮，输入“申请日期”、“登陆库存组织”等查询条件后，点“确定”，查询出本各工区提交的需求计划，对计划进行审核后，点“审核”确认，如下图：
在查询条件中选择“登陆库存组织”，如下图：
查询出各工区提交的计划，选择需要查看的明细计划，点击“卡片显示”，显示出选中计划的卡片显示界面，进行详细查看，如下图：
2.1.2.物管科计划审核、汇总
操作菜单：
在“供应链”—“采购管理”—“物资需求申请”—“物资需求申请处理”
物管科人员在“物资需求申请处理”节点，点“查询”，选择“平衡库存组织”，点“确定”，可以查看出各个区队提报上来的计划，如下图：
选中要处理的某个区队，然后点“选择”按钮选择明细的计划进行处理，根据情况确认“满足数量”，如下图：
如果需要对计划做退回处理，则先选择要退回的明细计划，选中“退回”，输入“退回原因”，跟正常计划一起“审核”即可，退回的计划会回退到原提报计划的“物资需求申请”节点。
矿物管科计划审核人员在“需求汇总平衡”查询出各区队提交的计划，如下图：
查询条件中要选择“平衡库存组织”，如下图
查询出各区队提交的计划后，先点“库存平衡”，确认“满足数量”，如下图：
如果需要在本节点退回计划，可以选择需要退回的计划，勾选“退回”按钮，输入“退回原因”，跟正常计划一起提交即可，如下图：
计划处理完毕后，物管科计划审核人员，确认后选择“提交”，该计划将交给仓库处理，如下图：
2.2.仓库计划操作
2.2.
2.2.1.材料员计划处理
操作菜单：
“供应链”—“采购管理”—“物资需求申请”—“维护物资需求申请审核”
仓库材料员登陆“物资供销分公司”帐套，如下图：
在“供应链”—“采购管理”—“物资需求申请”—“维护物资需求申请处理”点“查询”选择“平衡库存组织”为本仓库，点“确定”，将物管科提报上来的计划查询出来，如下图：
在表头选中要处理计划的区队，在表体选中要处理的该区队明细计划，点“选择“按钮，如下图：
确认“满足数量”等信息，如果要退回则选择“退回”按钮，确认完毕后，点“审核”，如下图：
明细计划审核成功后，系统会提示，如下图：
P.S.：
本节点处理的是明细计划。
2.2.2.材料主管处理计划
操作菜单：
“供应链”—“采购管理”—“物资需求申请”—“需求汇总平衡”
材料主管点击“查询”按钮，选择“平衡库存组织”为本仓库，点“确定”查询出待处理的计划，根据本仓库库存情况进行汇总平衡，如下图；
汇总平衡完毕后，仓库材料主管提交计划给计划科处理，如下图：
2.2.3.补充储备计划输入与提交
（1）输入
操作菜单：
“供应链”—“采购管理”—“物资需求申请”—“维护物资需求申请”
材料员进入菜单，点击“增加”，在“需求类型”下选择“补充储备计划”，具体操作同物管科录入计划。
（2）审核提交
操作菜单：
“供应链”—“采购管理”—“物资需求申请”—“物资需求申请处理”
在本节点审核确认，如下图：
材料主管根据本仓库库存情况进行汇总平衡，汇总平衡完毕后，仓库材料主管提交计划给计划科处理，如下图：
2.2.4.不设仓库的供应组或机关单位计划提报
计划录入与提报参照补充储备计划，注意在“需求库存组织”里选择“直达到货临时仓库”，如下图：
2.3.计划科计划操作
操作菜单：
“供应链”—“采购管理”—“物资需求申请”—“物资需求申请处理”
在“物资需求申请处理”中查询提报上来的计划，在“查询条件”中“登陆库存组织”里选择“物资供销分公司”，点“确定”，如下图：
计划科人员可以选择确认“满足数量”、“建议平衡数量”等信息，如需退回计划，则勾选“退回”按钮，录入“退回原因”即可，确认后选择“审核”，如下图：
注意：
计划科在处理业务科上报的补充总库储备计划时“需求库存组织”和“平衡库存组织”要选择总库所对应的库存组织，不能选择“90物资供销分公司”。
2.4.业务科计划操作
2.3.
2.4.
2.4.1.采购员处理计划
操作菜单：
“供应链”—“采购管理”—“物资需求申请”—“需求汇总平衡”
业务科采购员查询计划科确认后的计划，在“需求汇总平衡”中查询计划，选择“平衡库存组织”为“物资供销分公司”，查询出需要处理的计划，选择物资，点击“库存平衡”按钮，根据总库及其他仓库库存进行二级平衡，填写“库存满足数量”，如下图：
其中“缺口数量”=“满足数量”—“库存满足数量”，“缺口数量”指“采购数量”、“库存满足数量”指“平衡数量”。
处理完毕之后，提交计划，形成采购计划，如下图：
2.4.2.采购员输入补充储备计划与提交
操作菜单：
“供应链”—“采购管理”—“物资需求申请”—“维护物资需求申请”。
计划输入：
采购员登陆后，录入补充储备需求计划，在“供应链”—“采购管理”—“物资需求申请”—“维护物资需求申请”下点击“增加”，在“需求类型”下选择“补充储备计划”，录入详细信息。
注意：
“需求库存组织”要选择总库所在的库存组织，例如“潘谢仓储中心”等，部门选对应科室，如下图：
另：
在做汇总平衡总库补充储备计划时“平衡库存组织”也要选择总库所在的库存组织。
计划处理：
在“物资需求申请处理”中查询出补充储备计划，确认后“审核”。
计划汇总平衡提交：
采购员在“需求汇总平衡”下对计划进行汇总平衡后提交。
2.5.采购计划处理（请购单）
（此为新增环节）
操作菜单：
“供应链”—“采购管理”—“请购”—“维护请购单”
业务科采购员进入“维护请购单”中，点“查询”，查询出经过需求汇总平衡后的“物资需求申请”生成的“请购单”，即采购计划，如下图：
对每一个采购计划点击“审核”按钮，进行审核，如下图：
2.6.询报价操作
2.5.
2.6.
2.6.1.采购员制询价单
操作菜单：
“供应链”—“采购管理”—“采购价格”—“采购询报价”—“询报价单”
在“询报价单”中点“增加”下面选择“来源请购单”，在单据的参照界面显示出提报上来的采购计划，业务科采购员选择需要进行比价采购的物资，点击确定生成询报价单，如下图：
在参照界面的表头勾选要处理的物资，该物资对应的准入供应商会自动显示，根据需要可选择已准入的供应商，在表体确认“本次询价数”等信息后，点“确定”，如下图：
参照生成之后，如需修改，可在“选择供应商”处选择，录入“采购员”、“采购部门”等信息后点“单据维护”下的“保存”，生成单据，如下图：
确认无误，业务科采购员将已确认供应商的询报价单点“提交”给商务科处理，如下图：
2.6.2.商务科导出询价单与导入询价结果
操作菜单：
“供应链”—“采购管理”—“采购价格”—“采购询报价”—“询报价单”
商务科价格管理员在“询报价单”下点“浏览”选择“查询”出要处理的“询报价单”，如下图：
商务科价格管理员选择“行选”标志后，点“导出”下的“导出到指定目录”，将需要供应商报价的物资明细导出，如下图：
导出的报价文件为.bs结尾的文件，可以使用招标报价程序打开。
供应商报价后，商务科价格管理员在“询报价单”中选择“导入”，将供应商报价的结果导入“询报价单”，如下图：
商务科价格管理员导入完毕后，看到供应商报价的结果，确认无误后点“报价完毕”，如下图：
如果需要取消报价可以选择“返回报价”按钮，如下图：
注：
如果是自制“询报价单”则在“增加”下点“自制单据”，“审核”即为“报价完毕”，“弃审”即为“返回报价”。
2.7.采购员生成比价单（价格审批单）
操作菜单：
“供应链”—“采购管理”—“采购价格”—“采购询报价”—“价格审批单”
业务科采购员选择“价格审批单”，“增加”中选择“来源询报价单”参照生成“价格审批单”，如下图：
业务科采购员选择“是否订货”，并参考“含税报价”填写“订货含税单价”，如果“订货含税单价”超过供应商的报价即“含税报价”，系统会自动提示。
选择“提交”按钮，将确认无误的价格审批单提交业务科副科长处理生成合同，如下图：
2.8.采购员生成合同
操作菜单：
“供应链”—“采购管理”—“采购价格”—“采购询报价”—“价格审批单”
业务科副科长选择表体中“审定”确认要生成合同的物资明细，再选择“生成合同”，如果生成合同有误，可选择“删除合同”按钮，如下图：
2.9.采购员编辑合同
操作菜单：
“供应链”—“采购管理”—“采购订单”—“订单处理”—“维护订单”
业务科采购员在“维护订单”里，“查询”出生成的合同，如下图：
业务科采购员在“采购订单”中输入合同有效期、付款协议、合同类型等，业务科采购员在“合同信息”页签内录入合同条款，所有内容录入完毕后“保存”，如下图：
合同保存后，点击“执行”—“送审”，提交给科长审批，如下图：
2.10.业务科长审核合同
操作菜单：
“供应链”—“采购管理”—“采购订单”—“订单处理”—“维护订单”
查询“采购订单”或者通过“待办事务”找到待审批的合同，业务科科长审核合同后点“审核”，如下图：
2.11.送货单（到货单）
2.7.
2.8.
2.9.
2.10.
2.11.
2.11.1.开单
注意：
业务规则：
“是否抵扣”是指增值税是否抵扣，材料一律选择抵扣、设备根据规定选择。
操作菜单：
“供应链”—“采购管理”—“到货”—“维护到货单”
业务科采购员在“采购管理”-“到货”-“维护到货单”中进行送货单开单，在“维护到货单”下“增加”选择参照“采购订单”生成“到货单”，可选择参照“计划开单”还是“无计划开单”，如下图：
选择“自定义条件”标签页，输入条件，然后点击“确定”按钮，显示出开单界面，如下图：
在弹出的开单窗口中选择录入“本次执行数量”，“本次送货数量”等信息，点击确定生成到货单，如下图：
输入选择待结运杂费比例等信息，如下图：
预提一次运费、商检费等费用输入方法：
选择“费用信息”标签页，点击“行操作”—“增行”，输入，如下图：
输完所有信息后点“保存”，确认后点“审核”，如下图：
注：
无合同无计划开单
操作菜单：
“供应链”—“采购管理”—“到货”—“维护到货单”
在“维护到货单”点击“自制”，生成一张新到货单，保存时，自动生成一张审核状态的采购订单。
自制的到货单，删除的时候，要删除对应的采购订单。
自制的到货单，修改时，要修改对应的采购订单采购的数量和存货行，修改的时候，允许增加存货行。
2.11.2.验收
操作菜单：
“供应链”—“采购管理”—“到货”—“维护到货单”
验收员在“维护到货单”中查询已审核完毕待检验单据，对已经审核的“到货单”进行检验，在“快捷检验”下点“开始检验”，如下图：
在表体确认“合格数量”和“不合格数量”，并录入检验信息，如“检验状况”、“实检品牌”、“实检产地”、“参与验收人员”等，如下图：
检验过程中，可以点击“保存”保留当前检验的信息，如下图：
输入完毕后，在“快捷检验”下点击确定“检验完毕”，如下图：
可以点击“取消检验”按钮取消检验，取消检验后，单据变为审核态，点击开始检验则再次进行检验。
检验完毕的到货单，不可以重复检验，如下图：
2.11.3.入库
操作菜单：
“供应链”—“采购管理”—“到货”—“维护到货单”
保管员查询出验收员已经验收完毕的到货单，办理入库打印收条，在“到货单”界面点“快捷入库”办理入库，只有检验完毕的到货单，快捷入库按钮才可用，才可以入库。
如下图：
点“维护”下的“修改”按钮补录相关信息，录入“实收数量”，点击“维护”——“货位”功能，在弹出的窗口中输入货位信息，录入完毕后，点击“保存”单据，确认无误点“签字”，则物资入库。
2.12.配拨单
2.12.
2.12.1.开单
注意：
业务规则：
站与站之间的调拨、总库与仓库之间的调拨、供应商库存送自储库均在此开单。
供应商库存送自储库时，要选择管理费比例。
“是否抵扣”是指增值税是否抵扣，材料一律选择抵扣、设备根据规定选择。
1、按物资需求申请开单
操作菜单：
“供应链”—“内部交易”—“调拨单据”—“调拨订单”
业务科采购员根据配拨的情况进行调拨单据处理配拨业务，选择“增加”下的增加调拨订单的方式，可以选择根据“物资需求申请”生成，如下图：
录入本次调拨数量后，点“生成”生成调拨订单，如下图：
生成调拨订单，如下图：
选择“批次号”后带出价格等信息，如下图：
确认无误后，点“保存”，“审核”，如下图：
2、无计划开单
操作菜单：
“供应链”—“内部交易”—“调拨单据”—“调拨订单”
在“增加”下选择“无计划开单”，（注：
“无计划开单”只是对出库仓库为供应商寄存仓库的。
而对于出库仓库是自储库的全都是用自制单据。
）如下图：
选择“本次调拨数量”后点“生成”调拨订单，如下图：
在生成的调拨订单需要填写“调入公司”、“调入库存组织”、“调入公司”等信息后，“保存”，确认无误后点“审核”，如下图：
如果是自制单据时，需要按先后顺序分别输入调出公司、调出组织、调出仓库、调入公司、调入组织、调入仓库。
一般情况下，调出公司与调入公司均是选择物资供销分公司。
如果是供应商库存物资送货，则请参照第二部分“供应商库存管理”中的“送货到仓库”中的说明。
录入各种信息后“保存”调拨订单，确认后“审核”，如下图：
2.12.2.配送中心打印单据
操作菜单：
“供应链”—“内部交易”—“调拨单据”—“调拨订单”
查询出已审核的单据，在“打印”一栏下，点“打印”，打印出单据，如下图：
2.12.3.拨出
操作菜单：
“供应链”—“库存管理”—“出库业务”—“调拨出库”
通过“查询”按钮，查询出由调拨订单推式生成的“调拨出库单”，如下图：
点“维护”下的“修改”按钮对单据进行修改补充相关信息，如下图：
录入相关信息后“保存“，确认“签字”，如下图：
2.12.4.拨入
操作菜单：
“供应链”—“库存管理”—“入库业务”—“调拨入库”
保管员查询出参照“调拨出库单”推式生成的“调拨入库单”，如下图：
补充相关信息后点“保存”，检验员可以对物资进行检验，点“检验”下面的“开始检验”按钮，如下图：
检验完毕后点“检验完毕”按钮，如需取消检验可点“取消检验”按钮，检验完毕后库管员可以点“签字”确认办理入库。
2.13.自储物资销售
2.13.
2.13.1.有销售合同（销售订单）的销售
操作菜单：
“供应链”—“销售管理”—“销售订单”—“订单维护”
业务科采购员选择“业务类型”为“淮南矿业销售”的业务类型，如下图：
增加“销售订单”，录入部门、存货、数量、价格等信息后，“保存”，确认后“审核”，如下图：
操作菜单：
“供应链”—“库存管理”—“出库业务”—“销售出库”
先选择业务类型，点“增加”参照“销售订单”生成销售出库单，录入“货位”等信息后，“保存”销售出库单，如下图：
保管员查询待发料单据，输入实发数量，确认后点“签字”，如下图：
2.13.2.自制出售单
操作菜单：
“供应链”—“库存管理”—“出库业务”—“销售出库”
点击“自制单据”，生成一张新的销售出库单，如下图：
录入存货等相关信息后“保存”单据，确认后“提交”，“提交”如有问题可以“取消提交”，如下图：
“提交”后可以确认无误进行“签字”，如下图：
2.14.领料单
2.14.
2.14.1.区队输入领用申请单
操作菜单：
“供应链”—“矿级消耗”—“领用业务管理”—“领用申请单”
根据领用性质不同，可分为有物资需求计划领用和无需求计划领用（急用料）。
有物资需求计划的领用则在“增加”下面点“物资需求申请”，根据提报的计划进行领料；无物资需求计划的（急用料）则在“增加”下面点“自制单据”来自制单据，如下图：
如果是根据计划领料，在“物资需求申请”后查询出提报的计划，如下图：
选择需领料的物资，点确定生成领料申请单，然后录入“核算单元”、“用途”等信息后，在表体中确认是否交旧，如果交旧则将“是否交旧”勾选上，如果不是则不用选择，录入所有信息后，保存单据，确认后审核，如下图：
2.14.2.物管科处理领用申请
操作菜单：
“供应链”—“矿级消耗”—“领用业务管理”—“领用申请单处理”
根据区队的领料申请单，处理领新\领旧。
点“查询”出区队提报的的领用申请，如下图：
选中要处理的领用申请单，点“处理”，将选中的行点“是否选中”，如下图：
点“快速安排”按钮，选择调拨订单的出库公司及出库库存组织，如果是从物资供销分公司领料，则调拨方式要选择“公司间调拨”。
如果是从物流大市场领料，则在调出仓库中需选择“物流大市场寄售库”，如下图：
点“生成订单”则会根据选择的出库单位自动生成调拨订单，如下图：
2.14.3.保管员发料
操作菜单：
“供应链”—“内部交易”—“调拨单据”—“调拨订单”
查询出由领料申请单生成的调拨订单，输入实发数量、批次、货位、领料员，然后保存、审核，此时弹出领料员密码输入窗口，由领料员输入密码后，确定发料成功，如下图：
注：
如果领用的是供应商库存物资，则需要按规定选择管理费比例，并点击增加管理费按钮。
2.15.仓库自用料领料与委托配拨业务
2.15.
2.15.1.制单、审核
操作菜单：
“库存管理”-“出库业务”-“材料出库”
选择“增加”进行领料业务，如下图：
根据不同情况，选择“自制”、“参照入库单”、“参照物资需求申请”来增加出库单，如果是自制则是自行增加一张材料出库单。
如果是参照则是参照“入库单”或“物资需求申请”生成材料出库单。
生成单据后，输入发料仓库，领料员等信息后保存。
如果是领用供应商库存的物资，则需要输入管理费比例，并点击增加管理费按钮。
2.15.2.保管员发料
操作菜单：
“库存管理”-“出库业务”-“材料出库”
查询出待发料的材料出库单，输入实发数量选择批次、货位、保存后，点击“签字”，“签字”时提示录入领料员密码，输入后确定发料，如下图：
2.16.待调剂物资设置
操作菜单：
“供应链”—“库存管理”—“库存调整”
查询出需调剂的库存，将“是否可调剂”标志选中并输入待调剂原因，设置完毕，点击保存，如下图：
2.17.结算及付款
2.16.
2.17.
2.17.1.财务科结算
注意：
在“增加”时选择“库存期初采购”，含义是选择2008年12月31日之前的收条。
1、发票
操作菜单：
“供应链”－“采购管理”－“采购发票”－“维护发票”
选择正确的“业务类型”，点击“增加”参照“库存采购入库单”生成发票，如下图：
在查询出的收条中，选择需要结算的收条，已签字未生成采购发票的采购入库单（收条）可以查询出来生成采购发票，上表增加勾选框来选择入库单，选择时只能整单选中，不能单选表体行点击确定，如下图：
参照采购入库单生成采购发票时，相同存货的采购入库单行需要合并生成采购发票行，即采购发票上不会有存货相同的行；如果所选择入库单的待结运杂费率不一致的，生成采购发票前需提示用户“待结运杂费率不一致，是否继续？
”，如果用户选择“是”则继续生成采购发票，取第一行入库单行的待结运杂费率带入采购发票；如果用户选择“否”则返回，如下图：
生成发票，如下图：
采购发票表体增加“费用金额”页签，参照入库单生成发票时从入库单来源到货单的“费用金额”页签带入，可以修改、删除并可以参照增加费用行，如下图：
采购发票保存后为自由状态，单击“提交”后，如果表头“有无误差”值为“有误差”，则采购发票进入提交状态，有权限的用户可以执行“审批”操作；如果表头“有无误差”值为“无误差”，则采购发票直接进入审批状态；有权限的用户可以执行“弃审”操作，如下图：
采购发票表头“实物发票号”，可以直接输入实物发票号，也可以点开参照框输入多行实物发票信息，如下图：
2、结算
操作菜单：
“供应链”－“采购管理”－“采购结算”－“维护结算单”
采购发票审批后作自动采购结算生成结算单，自动结算时需要对[待结运杂费+（一次运费—运费抵扣）+商检费]做费用分摊，费用分摊时按发票行的发票金额比例进行分摊，在“维护结算单”中可以选择“查询”将自动生成的结算单查询出来，如下图：
“采购发票”表体的“收付款协议”，采购发票审批后生成应付单时“实物发票”信息需要传入应付单，同时根据发票表体收付款协议自动生成应付单的付款清单行，参照采购入库单生成采购发票时控制相同存货的入库单行的来源采购订单的收付款协议不同时不能生成采购发票（第一次控制，第二次不控制）；如下图：
3、应付
操作菜单：
“财务会计”—“应付管理”—“日常业务”—“单据处理”—“单据管理”
在“应付单”里可以查询出自动生成的单据，如下图：
2.17.2.付款计划编制与执行
1、编制
操作菜单：
“财务会计”—“付款计划”—“付款计划编制”
点“付款计划编制”进行编制，点击查询按钮，在弹出的窗口中选择要编制计划的会计期间，在“具体期间”前打勾，确定，如下图：
提示是否要生成付款计划，如下图：
点“是”生成付款计划，进行具体编制，如下图：
提交，审核，如下图：
2、执行
操作菜单：
“财务会计”—“付款计划”—“付款计划执行”
付款计划执行，如下图：
在弹出的界面里，可以选择要进行付款的供应商，并可手工输入付款金额，如下图：
点击“执行计划”，系统自动弹出“付款单”界面
2.18.无编码物资处理
2.18.
2.18.1.物资需求申请审核替换无编码物资
在提报“物资需求申请”时，如果有无编码物资需要处理，则在选择物资界面选择“98无编码物资”，如下图：
点表体显示出无编码物资信息，填写“参考编码”、“参考名称”等信息后确定，“审核”即可，如下图：
在“物资需求申请审核”节点，如果需要对无编码物资进行替换，可以选择无编码物资表体，如下图：
选择要替换成的物资，点“替换”，将无编码物资替换成有编码的物资，如下图：
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