30条最常用的Excel小技巧.docx

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30条最常用的Excel小技巧

30条最常用的Excel小技巧（上）

　　微软的Excel恐怕是现在仅次于Word，使用人数最多的一款办公软件了，因此，自然而然地也就成了大家平时关注的焦点。

不过，正所谓“术业有专攻”，精通本职工作的您未必在使用Excel进行日常操作时用的都是最快捷的方法。

所以，今天笔者就给大家总结了30条最常用的Excel小技巧，同时也向大家隆重介绍一位Excel方面的资深专家——小飞，下面的技巧就都由小飞为大家讲解啦！

（注：

本文所述技巧如无特殊说明，均指运行于微软WindowsXP+Excel2003环境）

　　1.多工作表同时录入技巧

　　【问题】有时我们经常会遇到这样一个问题，几个工作表需要在同一位置录入相同的数据，如果每次都是自己一个工作表一个工作表这样录入的话，既费时又费力，有没有什么好办法能够让其他几个工作表自动与第一个表同步录入呢？

　　【小飞】其实对于这个问题，Excel的开发人员已经早早就做好考虑了，它为我们提供了一个被称为工作表组的功能，将几个工作表组合到一起后，无论在其中任何一个工作表中输入的数据，都会被自动复制到其他工作表的相同位置。

而且不光是数值，就连格式和公式也能够自动复制，操作的方法也很简单

　　【方法】

　　1）首先要按住Ctrl键再用鼠标依次点击每个需要组合的工作表标签，将它们组合在一起（工作表组合支持跳跃式选择），操作完毕后，您会发现工作表的标题区中已经显示了“工作组”字样了。

如图1所示

　　图1

　　2）随后在任何一个成组工作表中输入需要的数据即可。

如图2所示

　　3）等所有的数据输入完毕后，您就可以直接在图2成组工作表的标签上点击右键，选择“取消成组工作表”命令，这时您就会惊奇地发现，刚才组合为一组的Sheet1、Sheet3、Sheet4这三份工作表中的数据已经完全一样了。

怎么样，方便吧！

　　【小提示】成组工作表之间的自动复制是基于行号列号来定位的，因此，无论其他同组工作表中当前单元格是多少，都不会影响到成组表之间数据的准确定位。

换句话说，就是当您在其中一个表的C7单元格中输入一个数字“1”以后，其余的成组工作表都会在自己的C7单元格中显示“1”

　　2.一个单元格内输入多行数据

　　【问题】有的时候，我们需要录入的内容很长，希望能够在同一个单元格内多行录入，可Excel的单元格不同于Word，既没有换行的命令，也不能直接用回车键换行，这又该怎么办呢？

　　【小飞】呵呵，其实Excel本身是支持用户在一个单元格内输入多行数据的，只不过输入方法与平时用法略有不同罢了。

　　【方法】

　　1）首先选中一个单元格，开始输入文字

　　2）当输入到需要换行的位置时，按动Alt+Enter（回车）键，此时您就会发现光标已经自动在格内换了一行了，然后继续录入剩下的文字就可以了，呵呵，就这么简单。

如图3所示就是最终效果图

　　图3

　　4.长报表如何固定表头显示

　　【问题】平时我们经常会遇到一些长报表的显示问题，这些表格一般都拥有几十、上百条记录，显示时一屏肯定放不完，这时就出现了一个问题，当我们将报表向下拖动时，就无法再看到表格的标题栏了，如果赶上表格里的数据都是数字代码的话可就“抓瞎”了，根本搞不清它们究竟代表什么含义了。

如图6所示　　

　　图6

　　【小飞】其实要处理这个问题倒也不难，Excel为我们提供了一个窗口拆分冻结功能，可以允许我们将标题栏“冻结”在窗口的最上方，这样任凭我们再怎么滚屏、翻页也不会出现如图6那样看不到标题行的情况了。

　　【方法】

　　1）点击“窗口”菜单→“拆分”命令，Excel的画面会被两个分割线分成四部分。

如图7所示

　　图7

　　2）用鼠标将横向分割线拖动到标题行的下侧，再将纵向分割线拖动到A列的左侧（意思就是不进行纵向分割，如果您的表格同时需要纵向分割请自行操作）

　　3）点击“窗口”菜单→“冻结窗格”命令，将分割好的窗口冻结起来，这时再试着翻动一下页面吧，是不是再也不会看不到报表的标题栏了。

如图8所示就是最终的效果图

　　图8

　　5.快速转换Excel的行和列

　　【问题】互换工作表中的行列也是平时较为常见的一种情况，如果使用手工转换，不仅速度慢，还特别容易出错，像这种情况Excel有好的解决办法吗？

　　【小飞】对于行列转换来说，Excel的确也给我们提供了一个简单的方法，而且用的就是平时常用的粘贴命令，只不过这次是“选择性粘贴”

　　【方法】

　　1）首先选中要进行行列转换的表格，执行右键→“复制”命令。

如图9所示　　

　　图9

　　2）然后将光标定位于新表格所在的区域，再次点击右键，执行“选择性粘贴”命令，然后在弹出的如图10所示窗口中勾选上“转置”复选框，点击确定就可以了。

　　图10

　　3）如图11所示就是转换完成的表格，看看是不是和自己想要的一模一样呢？

　　图11

　　6.不用格式刷，照样快速复制单元格格式

　　【问题】说起快速复制单元格的格式，大家一定都会想到使用格式刷命令，但要按小飞的说法，这个格式刷只是在对不相邻单元格进行复制时效率较高，而如果要复制格式的单元格正好和原单元格挨着时，用起来反而会不方便了

　　【小飞】对于紧挨在一起的单元格如果想批量复制单元格格式，最简单的方法就是使用单元格填充柄进行格式填充

　　【方法】

　　1）大家请先看一下如图12这张图表，我们的目的是想将A列的单元格颜色、字体、字号以及表格线等诸多格式都复制到其他列上，如果去使用格式刷就显得不那么方便了。

　　图12

　　2）首先将A列中所有带格式的单元格选中

　　3）然后再将A列的单元格填充柄（就是选中后出现在最后一个单元格右下角的小黑方块）右键拖动到F列处

　　4）在弹出的如图13所示菜单中执行“仅填充格式”命令即可。

　　图13

　　5）如图14所示就是最终的效果图。

　图14

　　7.Excel快速绘制斜线表格

　　【问题】大家都知道，Word软件从2000这个版本开始就增加了一个绘制斜线表头的功能，非常实用。

但作为同样流行的办公软件Excel却直到2003版都没有提供这个功能，难道Excel就没法画出斜线表格了吗？

　　【小飞】答案当然是可以的，只不过得动动脑子换个方法来画了，还记得“表格与边框”里有个手画表格功能吗？

今天咱们就用这个方法在Excel中绘制出斜线表头来

　　【方法】

　　1）首先选中要绘制斜线表头的单元格

　　2）然后单击“格式”菜单→“单元格”命令，并在弹出的“单元格格式”窗口中点击“边框”标签。

如图15所示

　　图15

　　3）点击合适角度的斜线按钮即可完成绘制操作。

如图16所示为最终效果图

　　图16

　　8.数据输入，菜单选

　　【问题】有时我们需要绘制一些带有交互功能的工作表，允许用户向里面填入一些数据，然后表格再去根据这些原始数据进行相应的计算分析。

这就要求用户录入的数据必须符合一定的要求才行，而控制数据的有效性当然不能只靠用户自己的觉悟，最好就是能在用户输入时，Excel会产生一个下拉菜单，只允许用户输入菜单中预设好的这些值

　　【小飞】其实，作为一款专业的电子表格表格，Excel早已对这样的问题设计了一系列解决方案，下拉菜单功能只是其中的一种

　　【方法】

　　1）将准备设置数据的单元格全部选中

　　2）执行“数据”菜单→“有效性”命令

　　3）在弹出的“数据有效性”窗口中将“有效性条件”设置为“序列”，并保证“提供下拉箭头”复选框为选中状态。

然后在“来源”输入框中键入所有的预设参数，用英文逗号分隔，最后点击“确定”按钮使其生效。

如图17所示

　　图17

　　4）此时，当我们再次点击已设好的单元格时，就会惊奇地看到，单元格右侧会自动弹出一个漂亮的下拉箭头，点开以后正是我们预设好的几个参数清单。

如图18所示

　　图18

　　9.函数也来玩“搜索”

　　【问题】对于一些老Excel用户来说，函数应该不会一个很陌生的东西，由于它的功能十分强大，在用户当中可以说是倍受青睐。

但函数也有一个问题，那就是格式过于生硬，难以记忆，这就给大家使用函数时增添了不少麻烦，Excel对此又是如何解决呢？

　　【小飞】其实，Excel本身对于函数是有一定搜索功能的，而且智能化程度还不错，有点像网络上的搜索引擎，而它的具体位置其实就在我们每天使用的“插入函数”窗口当中

　　【方法】

　　1）先将光标定位于需要插入函数的单元格中

　　2）然后点击“插入”菜单→“函数”项，弹出插入函数窗口，在这里面我们就能清楚地看到函数搜索框。

如图19所示

　　图19

　　3）在搜索框中我们可以根据自己的想法简单描述出函数的作用，比如我们想查找一个具有统计功能的函数，那么只要在这里输入“计数”两个字，点击“转到”按钮以后，Excel就会自动推荐几个和“计数”最相关的函数，而且当把鼠标点在每个函数上时，下面还会显示出该函数的简单介绍以及使用格式。

如图20所示

　　图20

　　4）这样，我们就能快速地在庞大的Excel函数库中找到最合适的函数了，点击“确定”按钮以后，该函数便会自动插入到当前单元格中，接下来，您就可以继续完成该函数的剩余操作了

　　【小提示】使用这种方法时要求函数的描述语言尽可能要简明，否则让Excel看不懂后它就会显示出一个“请重新表述您的问题”的错误提示后，拒绝搜索了

　　12.轻松玩转数据“分列式”

　　【问题】在一些复杂的数据计算当中，我们可能需要将原来在一个单元格中的多个数据划拨到两个或更多的单元格之中，同其他操作一样，如果表格里的数据繁多，那么光是人工分拨的工作量就是难以想象的

　　【小飞】呵呵，可别忘了，计算机最大的优点就是可以帮助我们快速完成大量的重复性工作。

而对于数据分拨，自然也是不在话下，而且经过不同的设置，它还能识别不同的分隔符号，令分拨的效率更高

　　【方法】

　　1）本例我们要分拨如图27所示的B列单元格（从里面大家可以观察到待分数据都是用标准的逗号分隔的）

　　图27

　　2）首先用鼠标选中要分拨的单元格（切记，分拨命令只对单列多行单元格有效，如果是多列单元格，必须分次进行）

　　3）然后执行“数据”菜单→“分列”命令，根据这些数据的特征，将“原始数据类型”选为“分隔符号”后点击“下一步”按钮。

如图28所示

　　图28

　　4）在第2步中继续根据数据的特征指定好符号的类型，比如本例就设置成了“逗号”，此时如果一切无误，底下的数据预览区中就会显示出分列后的样子。

如图29所示

　图29

　　5）再点击下一步以后，Excel会通知我们可以对每一列分好的数据设置不同的数据类型，如果不需要设置，直接点击“完成”按钮即可。

如图30所示就是最终“分列”完成的数据表

　　图30

　　13.Excel变聪明，自动检查数据有效性

　　【问题】还记得上面我们介绍过的让Excel自动显示下拉菜单而防止输入数据不规范的技巧吗？

这个技巧虽然好用，但也有一些限制，它只适合当单元格的参数数目较少时方能使用。

但事实上，大多数的单元格允许输入的数据范围都很广泛，很难通过下拉列表这种方式进行控制

　　【小飞】其实，对此Excel也早有解决的方法。

比如这里给大家介绍的Excel自动检测数据有效性就是其中的一则

　　【方法】

　　1）首先，仍然要将希望检查的单元格全部选中，如图31所示

　　图31

　　2）然后，执行“数据”菜单→“有效性”命令

　　3）由于本例控制的是“价格”列，所以在设置窗口的“有效性条件”下拉菜单中要选择“小数”，并设定检查条件为“大于0”，最后点击“确定”按钮使其生效即可。

如图32所示

　图32

　　4）好了，现在试一下它的效果吧，在此小飞特意向其中的一个单元格输入了一个错误的数据“-1”，果然Excel马上就弹出了一个错误提示，而不再像以往那样直接接受了

　　图33

　　5）当然，如果您感觉图中Excel默认的提醒内容过于生硬，还可以通过图32的其他几个标签自已定义错误提示的方式以及内容，由于这些操作都很简单，小飞在此也就不再赘述了，请聪明的读者自己动手试一试吧