便利店采购管理手册.docx

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便利店采购管理手册

超市采购管理手册

部材料严禁外传

所有：

华夏超市猎人

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第一章岗位职责

1、采购部职责

2、采购经理职责

3、部门采购经理职责

第二章采购基础常识

1、采购的定义

2、采购三大原则

3、采购基本要求

4、采购思维模式

5、新品须知

6、自然码与店码

7、常用采购名词

8、采购结算方式

9、采购促销的种类

10、毛利、加价率与综合利润

11、商品分类定价

第三章采购的工作步骤

1、市场调查

2、确定商品结构

3、再调查

4、确定商场结构表

5、再市场调查

6、草签合同

第四章采购谈判的特点与原则

1、采购谈判的特点

2、采购谈判的原则

第五章采购谈判的基本容

1、商品的品质

2、商品的数量

3、商品的包装

4、商品装运

5、商品检验

第六章还价的控制与其策略

1、比照还价法

2、含蓄表达法

3、暗示表达法

第七章谈判准备

1、信息准备

2、市场因素

3、决策准备

4、规定谈判策略

5、谈判时机

第八章采购谈判过程

1、开局阶段

2、摸底阶段

第九章报价（还价）磋商

1、报价时应注意的问题

2、根据双方的心理报价和还价

第十章磋商阶段

1、双方的分歧

2、合理让步

3、让步的原则

4、中止谈判

第十一章成交阶段

1、注意成交信号

2、认真进行最后的因故分析

3、价格谈判确认

4、最后一次报价

5、确认成交

第十二章签约阶段

第十三章采购部十项原则

第十四章采购部谈判十要点

1、宣传公司介绍

2、产品目录与报价单

3、销售方式

4、销售情况与促销计划

5、供应商的性质

6、供应商企业性质

7、相关证件

8、零售价、毛利率

9、条码状况、包装

10、供货时间、供货周期

第十五章谈判的技巧

第十六章采购部样品管理制度

第十七章厂商需带齐的证件

第十八章谈判流程

第十九章商品分类原则

第二十章招商方案

1、招商围

2、招商对象与条件

3、合作方式

4、招商程序

第二十一章供应商促销收费标准

第二十二章关于供应商馈赠

第二十三章相关协议合同

1、商品采购立项报告书

2、供货商合同书

3、联营合同书

4、户外广告协议

5、堆头端架摆放协议书

6、促销协议单

7、反贿赂协议

8、柜台租赁合同

第一章岗位职责

一、采购部职责：

●、完成公司年度/季度/月份考核指标和工作指标。

●、执行公司的各项规章制度，建立与采购部门有关的作业流程与制度。

●、执行公司的价格策略和制定毛利率政策，进行市场调查，根据公司市场定位，确品

组合和主导商品，与时制定最有竞争力，又有合理利润的售价。

高速商品建议定价，送信息中心。

●、根据营运部的促销计划完成相关商品的准备工作。

●、供应商的开发和商品采购，滞销商品的淘汰，对门店经营提出建议或意见，与时处理有关商品方面的问题。

●、…….全部容：

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●、负责自有品牌商品的开发，灯箱广告出租。

●、负责各项商品进、销、存管理。

●、负责商品库存金额和供应商未结款控制。

●、与营运合作，拓展业绩并达成毛利目标。

●、负责部门固定资产的管理。

●、完成公司领导交办的事项。

二、采购经理职责

●、商品结构的制定。

●、超市整体定价计划与价格竞争策略。

●、目标利润制定。

●、…….全部容：

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●、新产品开发。

●、滞销商品淘汰计划。

●、确定与供应商的最终合作方式（签字）。

●、对部门采购经理与分类采购员的培训、管理与谈判。

●、超市采购计划的制定。

三、部门采购经理职责

●、本部门商品结构的制定。

●、部门定价策略。

●、部门利润制定。

●、部门促销策略。

●、部门产品开发。

●、滞销商品淘汰。

●、部门供应商的合作方式。

●、商品市场调查与情报。

●、部门采购计划的制定。

●、供应商谈判（包括价格、付款方式、退换货、数量等）。

●、部门销售额与毛利润。

●、对营运部同事的商品知识培训。

●、制定促销计划。

第二章采购基础常识

一、采购的定义：

有目的、有选择、有目标地采集、选购。

●形象解释：

象采茶式地有目的地采，不是全采，零售企业采购切忌乱采或全采，来者不拒就是盲目采购。

现代零售企业提倡定向采购（定位采购）是针对该区域的市场需求，满足大多数消费者为目标，针对性有目的地进行。

为什么采购不叫购货，采购部为什么不叫购货部就是这个道理。

二、、采购三大原则：

零售业界是高密集、高劳动强度、繁忙、琐碎的行业，尤其采购系统，采购业界不仅繁琐、任务重、要求高，而且有机动性强、灵活多变等特点……因此，需要我们不仅要有专业素质，还要有行业精神，也叫敬业精神。

它要求采购员自觉、高效、认真细致、吃苦耐劳、团结……

●团队敬业：

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●保守商业：

同行间最容易沟通，现代的零售企业需要借鉴同行的优秀经验，取长补短。

但切忌，非工作往来不谈公事，所谓闲谈不涉业务，尤其是商业，正所谓两军交战，各为其主。

保守商业秘密这是基本的行规。

●廉洁奉公：

这是采购业界最根本的要求，徇私舞弊是采购界的大忌。

三、采购基本要求

●形象礼仪：

要求采购员衣着得体，不穿奇装异服，提倡着职业装，讲究行业作风与专业精神。

着装应以大方得体为主，不必过于考究，也不应太过寒酸，讲究礼仪、礼节、礼貌，言谈举止落落大方，有礼有节，不亢不卑。

●精神面貌：

精力充沛、富有朝气，充满活力、满怀信心、富有激情、充满斗志，随时进入状态，以轻松自如应对复杂而艰苦的采购运作。

●专业素质：

要求熟悉相关的业务运作与工作流程，具备一定的实作经验、写作能力和谈判水平。

●虚心进取：

超市业态是一门永续学科（也称边缘商业学科），是一门博大精深的学问，它不墨守规，随时代的发展而不断变化，永无止境，能顺应潮流，迎合时代，它不仅灵活多变，更是推出新，不断更新换代，超市业态永无止境，真正表达做到老，学到老……

采购部各岗位要做好工作计划与分工安排，应划分A、B、C、D级供应商，最高负责人分管A类，小组经理、主管分管B类，采购员与采购助理分管C、D类，做好分工协作，负责人不是全管，也不是都不管，正所谓普遍撒网，重点抓鱼。

应逐级做好摊派分工，做到责任明细化，分工明朗化。

四、理性思维：

●认识、了解一个产品，不单要看外包装、质量、价位，还要分析其主要成分，仔细查看产品检测报告，了解产品成分，并核算其生产成本（通过检测报告了解产品成份与占比，通过其主要成份来核算生产成本），只有了解生产成本，才能准确把握进价与零售价，不能光凭报价单的数据来衡定商品的价值。

进价的核算有两种常规方法：

一是通过进价核算；二是通过市场价核算。

●预测产品市场潜力，首先要分析该产品是否属民生必须品，主要针对哪些消费层次，有无季节性等特点，并推算该产品的导入期、成熟期、发展期与衰退期。

●换位思维：

把自己当做消费者，换了我自己，该种产品，此等价位，我是否会买？

●逆向思维：

万一该产品出现问题，如质量问题，会有什么后果？

会否影响公司的品质形象？

价位太高、太低、价格带不适宜会否影响公司的价格形象？

（凡事要往最糟的方面设想，反过来想，会怎么样？

）

五、新品须知：

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六、自然码与店码

●条形码是厂家向国家有关部门申请的一种商品排序，经有关技术监督部门与工商管理部门检验合格，并统一排序、确认为合格商品的编号，相当于合格商品的。

国条形码为十三位数的，前三位为国际统一编排的前缀码，后四位为厂商码，紧接着的五位是商品编码（商品货号），最后一位是校验码（识别码），一般区分为：

非食品前缀码为690、休闲食品前缀码为691，常规食品前缀码为692。

●店码：

各零售企业根据实际需要，为方便管理商品，按商品的属性或进货先后顺序进行统一排序的，一般以六位数为基准。

七、常用名词

●商品描述：

指各商品详细的名称、规格、产地、生产日期、保质期限与条形码。

●并板：

把两个或两个以上卡板上的商品，有条理地合并在一个卡板上。

●拉排面：

商品没有摆满货架的时候，利用先进先出原则，将商品向前排列，使排面充盈、丰满。

●拾零：

捡回顾客遗弃在各角落的零星商品。

●端架：

货架两端的位置，也是顾客在卖场回游经过频率最高的地方。

●先进先出：

先进的货物先销售。

●理货：

把凌乱的商品整理整齐。

●堆头：

即“促销区”，通常用栈板、铁筐或周转箱堆积而成。

●码货：

整齐地堆放商品。

●改价：

更改价格。

（变换价格）

●条码：

用以表示一定商品信息的符号。

分为：

自然码、店码。

●店码图示：

以六位数为基准，××××××。

●自然码图示：

也称条形码；国条形码为十三位数。

●价格卡：

也称价签，用于标示商品售价并作定位管理的标牌（图示）

●价格牌：

标示价格的POP牌

●栈板：

木制放货的卡板。

●补货：

理货员将缺货的商品，依照商品各自规定的列位置，定时或不守时地将商品补充到货架上去的作业。

●促销员：

厂商为了更好销售、宣传其商品，而派驻商场的该单位员工。

●试吃：

对一些促销食品进行现场加工，并让顾客现场品尝。

●清货：

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●过磅：

对需进行第二次加工包装为商品的称重。

●稽核：

为防止顾客遗漏商品，在其离开时对其所购商品的核对。

●三防；防火、防盗、防工伤。

●货不对板：

指实物和标示上的商品描述有差别的现象。

●称重标签：

称重商品特用的标签。

（一般符带条码）

●滞销：

指商品销售效果不明显或很难卖出的现象。

●销货明细单：

指顾客购物结帐后给顾客的付款凭证。

●手推车：

顾客购物用的小车。

●报废：

由于变质或破包、损坏而不能销售，需按废品处理的商品。

●盘点；定期对店商品进行清点，以确实掌握该期间的经营绩效与库存情况。

●精品：

主要指体积小、价格高的商品。

●上架：

把商品摆放在货架上。

●库存：

指尚未销售出去的商品。

●促销试品：

用来促进销售用的试用（吃）商品。

●赠品：

为刺激销售，对购买商品达一定量的顾客，给予馈赠的商品。

●供应商编号：

零售企业为方便管理而为供应商所编的，一般为五位。

●订单：

每批订货单的编号。

●叉车（手动）：

用来运送货物的工具。

●负库存：

帐面上的销售量大于帐面上的库存量，通常因为输入的错误所致。

●POS：

（POINTOFSALES）销售信息管理系统，其基本构件是：

商品条码、POS收银台系统、后台电脑。

●EOS：

（ELECTRONICORDERINGSYSTEM）电子订货系统。

主要功能是运用于商店的订货管理和盘点。

基本构件是：

价格卡、掌上型终端机、数据机。

●退货：

顾客或商场按有关规定对所购商品退回商场（厂商）。

●换货：

顾客或商场按有关规定对所购商品和商场（厂商）的交换。

●POP：

（POINTOFPURCHASEADVERTISING）销售点广告：

指超市卖场中能促进销售的广告，也称作销售时点的广告。

在零售店将促销讯息，以美工绘制或印刷方式，贴或悬挂在商品附近或显著之处，吸引顾客注意力并达成刺激销售之目的。

●DM商品：

泛指店促与快讯商品。

●垂直列：

同类货品集中垂直列于上下多层货架。

●平行列：

同类货品平行列于多行或同一层货架。

●产品生命周期：

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●商品台帐：

即商品目录，将每项商品基本资料（如品名、品号、规格、单位、成本、售价、供应商等）详细整理成册称之。

●端架列：

指利用整排货架的两端，作变化性的列，一般列的作法为：

A、大量列；B、低价位；C、季节感；D、广告促销。

●并连列：

也称关连列，指据某项目的，而将相关连之商品列在同一地区或附近。

●棚板：

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●价格带：

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●比较列：

把相同商品，依不同数量予以分类，然后列在一起供顾客选择。

●黄金线：

指商品列时，最容易让顾客看到或拿到之区域，一般指肩膀以下至腰部以上之区域，高度约在0.85—1.20米左右，可列对店铺利益贡献较佳之商品。

●ABC：

将商品依畅销排行（由第一名排至最后一名），计算出每一项商品营业构成比与累计构成林，而以累计构成比为衡量标准，在累计构成比在80%以前之商品属A级品，累计构成比在81%--95%之商品B级品，累计构成比在96%以后之商品属C级品。

A级品可列为重点管理、列面扩大、不可缺货。

C级品则列为淘汰对象。

●棚割表：

日语名词，中文译为“列配置表”。

即把商品的排面在货架上作一个最有效的分配，以书面表格规划出来。

●永续订单：

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●大列量：

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●来客数：

指店收银机所统计之某一端时间交易客数。

●客单价：

指由店收银机所统计之某一段期间总营业额除以该期间之总来客数，得出平均每人购买金额。

●列定位管理：

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●耗损率：

指商品在买进卖出过程中，因管理不当或疏忽所造成之损失，其损失金额占营业额之比例。

●SP（SalesPromotion）：

既“促销”之意。

●80—20法则：

系重点管理之原则，其意义为：

重要掌握住事物的重点（即其中最重要的20%）即可产生大部分的功效（即成果的80%）。

例如：

商店80%的业绩系由20%的品项所达成；也称8.2原则。

●货号：

为商品依类别所编之。

●列：

货品柜设之方式。

●毛利：

商品销售总额减商品进价总额。

●日平均售量：

D.M..S（DailyMeanSales）单项货品日平均售量数。

●周转率：

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●建议订单：

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●紧急订单：

紧急缺货时，采用手写订货（FAX）给厂商，也叫应紧订单此订单越少越好。

八、采购结算方式：

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九、促销的种类

●促销种类一般分为：

A奖购（购买价值达多少，奖价值多少），作用：

刺激购买欲，提高客单价。

B赠购（买一送一，或买多少送多少）作用：

刺激单品销售量。

C捆绑量贩（二捆一或三捆一或整箱出售）特点比单价销售优惠。

作用：

适用于需要走量的商品。

D返还：

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E换购：

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●特价类型：

A爆炸牌特价：

用于促销普通产品，价格降幅不大，力度不足。

BPOP特价：

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C惊爆价：

（海报放大）一般用于主流产品，降价幅度较大，能调动消费者之购买欲。

D震憾价：

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E限时特卖（版头）主要用于应季产品或生鲜类，泛指在某一时段（一般安排在销售低谷期）降价幅度特大，能在销售低谷时段吸引客流，做到淡季不淡。

所有特价形式均以吸引人气、刺激消费、提升销售量为目的，所特价商品应配合堆头、特色列并配以POP标识，重点推介，贡献度较大之商品应大力推介。

●毛利类型：

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十、毛利、加价率与综合利润

●加价率俗称顺加：

利润

加价率=×%

生产成本（进价）

利润

毛利率=×%

零售价

●各大类综合利润换算：

在该大类商品选利润排行前10名之单品＋利润排行中间10名之单品+利润排行倒数10名之单品之平均利润为综合利润。

●原进价顺加点和零售价的核算：

进价

零售价=

1-顺加点

十一、分类定价

根据经营需要，将商品划分为主力商品、一般商品、敏感商品、紧俏商品和促销商品，分别制定不同的加价率。

在进价基础上，按加价率得出商品基准价，通过对基准价的审核和调整，确定商品零售价。

●主力商品：

主力商品即销售中的骨干商品，是商品销售额和利润额的主要实现者，一般采用较低的加价率。

●一般商品

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●敏感商品

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●紧俏商品

紧俏商品由于形成供不应求的购、销格局，一般采用较高的加价率，其中的敏感商品则坚持低价位。

第三章采购的工作步骤

一、市场调查

通过调查，了解到一定围或一些具有代表性的商场、超市、专业批发市场的商品，了解到商品的品种、规格、样式、功能、厂家联系等信息。

填制《市场调查表》（容略）调查时，不管商品是否重复，都要详细调查。

对每类商品在调查出新材料、新功能、新式样的产品以与发展趋势，产品是否是一个新产品，是处于销售的最高峰期，还是处于衰退期。

它是否畅销，畅销的原因，它定价的策略如何，对我方有何影响。

二、确定商品结构表要求填写容详细、准确，有参考性，便于日后分析。

三、再调查：

是与厂家的初步洽谈，也是调查工作的深入，把供应商作为我们的教师，因为每个供应商或厂家它对其商品最了解，对市场的销售情况和下步发展趋势比我们了解得多得多，同时也会把一引起同类产品竞争情况告诉我们，通过洽谈我们还可了解到很多有用的资料。

此时，应做好记录并填《谈判记录表》，为日后分析其真伪之用。

四、确定商场结构表：

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五、再市场调查：

手头上有了很多原始资料，对资料进行分析、对比，找出其优劣势，找出哪些是为我所用的商品，对其市场行情、交易前景、报价是否含有水份，做了估计，再做针对性的调查，调查容更详细、更深入，应包括其它商家的进价，某一时期的真正销量，同时分析这一时期的供需因素，季节因素，当地的消费习惯与习俗的影响。

市场调查时，选择一些自己的竞争对手作为调查对象，容包括调查他做了哪些产品，销售价格如何，商品摆放在什么位置，摆放了多少量，怎样摆放的。

对你计划要做的商品是怎么做的，对供应商有何种要求，是通过什么渠道进入其卖场，对其情况掌握越细越好，越周越好。

通过这次调查，要确立一个谈判目标，是通过谈判要达到的目的，并采取一些谈判措施与实施手段来与供应商进行进一步谈判。

这次要清楚供应商的目的，确定供货方式、付款方式、售后服务、风险承当、货物的退换、保修、促销等经营中可能出现的一系列情况。

六、草签合同：

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第四章采购谈判的特点与原则

一、采购谈判的特点

●采购谈判对象的广泛性和不确定性

作为卖者，其商品销售围具有广泛性，作为买者其采购商品的选择围也十分广泛。

采购谈判对象在市场竞争和多变的条件下又是不确定的。

采购谈判所遇环境具有的多样性和复杂性。

●谈判条件的原则性与可伸缩性

采购谈判的目的在于各方面都要实现自己的目标和利益，具体表达在各种交易条件下，这些交易条件，有一定的伸缩性，但其底线往往是谈判人员必须坚守的原则。

●外各方关系的平衡性

这一特点，要求采购谈判人员应具有综合分析能力，系统运筹的能力和公关的能力，要求语言表达和文字表达具有一致性。

二、采购谈判的原则

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第五章采购谈判的基本容

一、商品的品质

商品品质可用规格等级、标准、样品、品牌或商标等方法表示，在制定品质条款应注意：

一是品质必须明确具体，切忌使用含糊不清，模棱两可的词句；二是要根据商品的不同特性正确地选用品质的表示方法，并在条款中明确规定；三是优质优价按质论价，四是根据需要和可能，合理地规定品质条款。

二、商品的数量

商品的重量、个数、长度、面积、容积等的数量。

三、商品的包装

包装分为运输包装和销售包装。

四、商品装运

运输方式的选择、运费的计算、装运时间和交货单的确定。

五、商品检验

规定商品检验的具体容和方法、确定商品检验的时间和地点、明确商品检验机构和检验证明。

六、谈判的指导思想

·谈判的对手是朋友，是问题的解决者。

·谈判的目标是取得胜利，达成协议。

·把人与问题分开。

·对人温和，对事坚持。

·把信任与否放入谈判过程。

·着眼于利益而不是立场。

·提出建议寻找利益。

·提出互相得益的多种选择的条件。

·探讨多种方案而后做出决策。

第六章还价的控制与其策略

一、比照还价法

比照还价法是指采购谈判的一方通过对对方报价的分解分析，对比参照报价，按照一定的升降幅度进行还价的策略方法。

运用这一方法的主要条件是：

●弄清对方为何如此报价，即对方的真正期望。

●检查对方报价的原因和根据。

●询问如此报价的原因和根据。

●对方在各项主要交易条件上有多大的灵活性。

二、含蓄表达法

含蓄指不直接表露，所谓含蓄表达法是指采购谈判者不明说自己的真实意图，而是通过委婉语句启发引导对方领悟，并提示对方采取成交行动的意图。

使用含蓄表达法注意：

·掌握好含蓄的分寸，制造有利的成交气氛。

·要有针对性地使用含蓄。

三、暗示表达法

暗示表达法一般有三种形式：

●语言的暗示：

用含蓄的语言引导提示。

●行为的暗示：

以姿态面部表情眼神动作等的提示。

●媒介物，情景的暗示：

如以文件电报、幻灯片，参考资料环境和时间，东西的摆设位置座位的安排等提示。

使用暗示表达法应注意的问题：

●应使用适宜的提示媒介物，并注意传递手法和时机。

●必须善于分析谈判对手，视不同的谈判对手而采用。

●行动暗示应自然生动逼真，应与暗示目的保持一致。

第七章谈判准备

一、信息准备

信息准备的要求：

准确、全面、适用、与时。

●我方因素：

了解自己的实力，做到有备无患增强信心，谋划谈判的策略与目标，确定最大的让步和最高目标，明确实现自己目标的最正确方案与替代方案，确定商谈的战术措施，和心理上的准备，要有遇到强硬对手的心理准备，做好谈判破裂的心理准备，准备各种应变措施，事先考虑好新的谈判对手。

●对谈判有关资料的准备。

主要包括谈判资料的搜集整理、分析并加以熟悉谈判资料。

获取资料的方法有：

统计分析法、实地直接观察法、询问法、实地调查法。

信息准备的程序有：

（1）确定信息搜集的容；

（2）选择信息搜集的来源和方法；（3）调查情况的处理；（4）提出报告。

●对方因素：

只有摸清对方的情况，才能对症下药，相应制定谈判策略，要了解对方经济实力和资信，对方的真正需求，对方谈判要达到的目的与可能承受的最低界限等容，了解对方谈判人员的权限，对此次谈判的诚意。

二、市场因素

采购谈判的市场因素，指与谈判容有关的市场方面的信息资料，主要包括：

商品市场分布情况、供需情况、商品销售情况、竞争情况。