XX煤矿大型固定设备“一台一档”档案管理办法.doc

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XX煤矿大型固定设备“一台一档”

档案管理办法

矿属各单位：

设备档案是设备选型、使用、管理、维修的重要依据，为了加强我矿大型固定设备档案管理，使档案管理规范化、系统化、制度化、程序化，使档案内容全面、真实、合理、有效，做到有人收集、整理、管理技术资料，关键时刻能便捷、快速、准确的查到历史资料，保证设备维修工作质量、使设备处于良好的技术状态，提高使用、维修水平，充分发挥设备档案资料为日常设备管、修、用服务的职能，为事故处置赢的宝贵时间，特制定本管理办法，望各单位执行。

一、档案规定管理范围

本档案规定管理的范围包括提升绞车（郭家山副立井绞车、白家焉副立井绞车、XX主斜井绞车）、主提升皮带机（主斜井强力皮带输送机、二采强力皮带输送机、南强力皮带输送机、三采强力皮带输送机）、主扇风机（郭家山主扇、白家焉主扇）、地面固定空气压缩机（郭家山压风机房、白家焉压风机房）、地面固定瓦斯抽放设备（郭家山瓦斯抽放泵站）、井下中央排水设备（中央水泵房、二采水泵房、郭家山+450水平泵房）及控制系统。

二、一台一档档案内容

设备档案包括如下内容:

1、制造厂的技术检验文件、合格证、煤安标志、技术说明书、图纸、装箱单。

2、设备安装验收移交书。

3、安装基础图及土建图。

4、设备结构及易损件、主要配件图纸。

5、设备附件及工具清单。

6、设备大、中修理施工记录，竣工验收单，修理检测记录。

7、性能检测、检验、探伤资料及记录。

8、设备技改、更新技术资料。

9、设备缺陷记录及事故报告单（原因分析处理结果）。

10、设备操作规程（包括:

岗位职责、主要技术特征、操作程序、维护保养项目等）。

11、设备检修规程（包括:

检修周期、工期、项目、质量标准及验收规范等）。

12、其他有关需要保存的资料。

三、一台一档档案的收集制度

1、前期资料的收集

设备的随机全套资料，由拆箱负责人收集齐全，及时移交档案室，统一积累和集中保管。

主要收集设备购置申请表、技术调研论证报告、招投标文件、订货合同、验收记录、装箱单、设备使用说明书、操作手册、线路图、验收清单、供应商资质等相关资料文件，并将其分类整理，按档案管理程序归档。

2、使用过程中资料的收集

主要收集设备运行过程中的安装调试记录及验收报告、操作作业指导书、历年使用记录、历次性能检验记录、更换零部件记录，重大故障及处理记录，大型设备停产检修期间的检修计划、记录、总结等，认真从使用单位收集起来，并整理归档。

3、调拨（报废）审批文件的收集

设备调拨或报废，应将调拨或报废申请表及相关批准文件收集归档。

设备转移使用单位时,设备档案应一同转交。

特殊的有参考价值的设备报废后，根据需要其档案可以另行保存。

四、一台一档档案的整理制度

1、所有进入档案室保管的图纸，档案管理员必须经过整理、清点编号、装订，登记造册后入柜妥善保管。

2、图纸入档案室后必须按总图、零件、标准件、外购件目录、部件总图、零件的图号顺序整理成套，并填写图纸目录和清单，详细记明实有张数，图面必须符合国家制图标准，有名称、图号，有设计、校对、审核人签字。

3、所有底图按设备类别清点、编号，确保准确无误。

底图的修改应由机电科技术负责人签名（盖章）批准，注明修改日期。

资料作废、销毁，应由档案管理员提出，由机电科组织技术人员分别核实，确定无保存价值者，列出清单，经机电科负责人批准后方可销毁。

五、一台一档档案的日常管理制度

档案室是单位档案存放的重要场所，因此必须采用必要的措施，以保证档案文件的储存和安全，强化对档案文件的科学管理，特制定以下制度：

1、熟悉档案室情况，对库藏档案和资料的保管情况定期进行检查核对，做到帐物相符。

已破损和字迹退色的档案，应及时复制。

2、档案柜具要编制顺序号，排列整齐，便于工作。

3、档案室钥匙要专橱保管，不准随身携带，门窗要及时关闭上锁。

4、注意档案室内外的温湿度，要根据室内外温度湿度情况，随时通风，除湿降温。

5、档案室内要有数量充足的消防器材，工作人员要熟练地掌握使用方法，室内严禁吸烟。

严禁存放易燃品及其他物品。

6、室内要经常打扫，柜具要定期擦试，随时放置防虫、防鼠药品，保持室内清洁卫生。

7、非经允许，外人不得随便进入档案室，因工作需要进入时，经领导批准，由本室人员陪同。

8、对档案室档案资料的调出归还，执行档案室借阅制度，并要有严格的检查登记制度。

未经批准，任何人不准将档案带出档案室，要严格遵守保密制度。

9、检验报告、检修记录、事故分析等资料由档案管理员作分类整理，集中统一管理。

10、设备经改装或改造后，图纸应及时修改。

11、凡原制造厂的图纸，一律沿用原制造厂的编号。

12、严禁将图册中的图纸拆下作为加工和外协等用。

六、一台一档图纸资料的借阅管理规定

1、档案管理员认真按《资料借阅登记表》填写名称、张数、借阅时间、用途等项，借阅人在《图纸资料借阅登记表》签字栏签字。

2、绝密文件借阅，档案管理员需报请机电科负责人批准后方可借阅。

3、无备件的技术档案资料一律不得外借，只能在资料室查阅。

4、设备原版说明书和线路图等重要技术资料一般不得外借，确因工作需要，可在履行有关档案管理规定手续后借用复印件。

5、设备使用部门经机电科负责人批准，根据需要可以保存复印资料，如说明书、操作手册等。

6、借阅人要爱护档案资料，不得涂改、剪裁、抽取和污染档案资料。

7、资料借阅时间规定为10天内，借阅期满，档案管理员应催收。

需继续借阅者，应办顺延手续，该归还不归还或遗失、损失者，由机电科按其损失作估价赔偿。

8、非为我矿服务的外单位人员不得借阅我矿的设备档案资料，为我矿服务的人员，经机电科允许，可在资料室查阅有关的档案资料，但不得将档案资料带出资料室。

外单位人员因工作需要，需将档案资料带出资料室，应经机电科领导批准。

9、本单位人员调出本矿或办理离、退休手续前，有借阅设备档案资料未归还者，须到资料室办理归还手续。

否则，办公室不得办理调动或退休手续。

七、一台一档技术档案保密及销毁制度

1、档案工作人员要严格执行保密规定，增强保密观念，保证机密档案绝对安全。

2、档案工作人员不准向其他人员随意泄露保密档案的内容。

要做到：

不该说的不说，不私抄档案资料，不将档案借给无关人员，不领无关人员进入档案库房。

3、进出档案室要随时关好门窗；下班后，档案必须入柜，不得堆放在办公桌上，档案员要保管好档案室、柜的钥匙，档案柜平时要锁好。

节假日期间做好安全防护工作，以防止档案的丢失。

4、严格执行档案借阅制度，借阅和查阅档案必须履行登记、手续，防止丢失。

5、对确已无保存价值的设备档案，列出销毁清册，经主管领导审批后，由销毁人、监销人销毁，并签名注销。

6、严格控制保密档案的使用范围。

八、档案管理人员岗位责任制

1、热爱档案事业，认真学习档案专业知识，不断提高专业化水平。

2、做好档案库房管理工作，定期对档案库房、设施进行检查，发现问题及时报告，妥善处理。

3、忠于职守，认真履行档案业务中的监督、检查和指导职责，推进本单位档案管理水平的提高。

4、认真做好档案管理日常工作；严格各项管理制度，切实做好档案保密，确保档案资料的完整、安全。

5、设备档案是指从设备规划、设计、购置、安装、使用、维修改造、更新、直至报废等全过程中形成并经整理应当归档保存的图纸、图表、文字说明、计算资料、照片、录像、录音带等科技文件资料，设备管理员负责将我矿大型固定设备逐台建立设备档案及设备档案的管理工作。

6、设备档案对机电设备管理起着至关重要的作用，档案管理人员应做好的工作是:

资料来源的组织工作，归集记录工作，资料加工分析工作，归档审定工作以及资料使用过程的管理工作。

7、大型固定设备档案管理员应严格按本规定进行档案管理，行使职责，实行大型固定设备一台一档管理，加强对设备档案的管理包括资料借阅和审批手续等。