档案资料管理实施细则.docx

档案资料管理实施细则.docx

《档案资料管理实施细则.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《档案资料管理实施细则.docx（11页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

档案资料管理实施细则

xxx工程

档案管理细则

xxx水库管理局

2002年1月5日

1总则

7为了成立健全xxx工程档案管理工作，增强对档案的科学管理，有效地保护和利用档案，按照《中华人民共和国档案法》和《水利大体建设项目（工程）档案资料管理规定》以及其它有关规定，结合xxx工程档案工作的实际情形制定本细则。

对于本细则没有提到或解释不全的问题，应参照有关规定执行。

8档案室所保留的档案是xxx工程自立项以来工程筹备、施工直至工程完工验收等各项活动中直接形成的具有查考利用价值的各类文字材料、图纸、表格、声像等不同形式和载体的历史记录。

9档案工作是做好xxx工程和提高工作效率的必要条件，是记录、保留xxx工程历程的重要办法。

2档案工作人员职责

17档案工作人员要尽力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论，爱岗敬业，钻研业务知识，不断提高业务水平。

18成立健全档案工作管理各项规章制度，提高级案管理水平。

19档案工作人员负责催促、检查、指导各参建单位的档案成立和管理工作。

20档案工作人员负责对接收（搜集）的档案资料整理、分类、鉴定、统计和保管，做好平时立卷工作。

21档案工作人员负责编制档案检索工具。

22开发档案信息资源，做好提供利用工作，为我局各项事业服务。

3档案资料的管理

39档案工作的进程应与工程建设的进程同步。

即工程自立项起，就开始进行文件材料的搜集、积累和整理工作；签定勘测、设计、施工、监理等合同时，要对档案（包括完工图）的质量、份数和移交等工作提出明确要求；检查工程进度与施工质量时，要同时检查水利工程档案的搜集、整理情形；进行单元与分部工程质量评按时，要同时验收应归档材料的完整程度与整理质量，并在验收后，及时归档。

40在各阶段工程质量评定和完工时，工程档案（专门是完工图）达不到规定要求的，不能算完成施工任务，不得进行鉴定验收。

41工程档案的整理质量是衡量工程勘测、设计、施工、监理等工作质量的重要内容。

因此有关单位在未完成归档工作前，建设单位不得返还其扣留的工程质量保证金。

42工程技术人员应将本职工作中形成的有关工程的各类材料按要求进行搜集、整理、立卷和移交，档案的移交必需履行签字手续。

档案室负责对此工作的催促检查。

未完成归档任务的工程技术人员，不能算完成工作，不能申报有关奖励。

工作调动前必需交清有关档案资料，不然不能调动工作。

43各有关单位（包括建设、施工、监理、勘测、设计等单位）必需有一名负责人分管档案工作，建设单位对工程档案负全责，其它相关单位也要各负其责。

建设单位负责集中统一管理有关工程建设的全数档案资料，并对相关业务部门的档案资料管理工作进行检查、指导。

44各参建单位必需保证所存档资料的真实性和完整性。

对于伪造或损毁档案资料的单位或个人应当即取消其参建资格并责令其补偿，情节严峻者追究其法律责任。

45成立水利工程档案记录制度，建设单位按期向上级主管单位的档案部门报送《建设项目档案资料管理情形记录表》。

4档案材料的形成、整理、移交

70档案必需完整、准确、系统，做到笔迹清楚、图面整洁、装订整齐、签字手续完备，图片、照片等还需要附以有关情形说明。

所有归档材料不得利用圆珠笔、铅笔、和红墨水等易褪色材料书写。

71完工图必需做到图物相符。

施工单位必然要在施工进程中，认真做好施工记录、检测记录、交接验收记录和签证，整理好变更文件（单独立卷）。

所有完工图必需由施工单位在图标上方加盖完工图章，并履行签字手续后，才能做为完工图保留。

完工图的编制形式和深度按以下情形区别对待：

一、凡按图施工，2、没有变动的，3、可利用原施工图作为竣工图。

4、凡在施工中，5、虽有一般性设计变更，6、但能在原施工图上修改、补充的，7、可在原施工图（必须是新兰图）上注明修改部位与修改依据和施工说明后，8、可作为竣工图。

九、凡结构改变、工艺改变、平面布置改变、项目改变以及有其它重大变更，10、原施工图不11、能替代或利用的，12、必须重新绘制竣工图。

72反映建设项目进程的图片、照片（包括底片）、录音、录像等声像资料，是工程档案的重要内容。

应按其种类别离整理、立卷，并对每一个画面附以详细的语言或文字说明。

各有关单位应指定专人负责，认真做好记录并随时加以整理、注释。

73参建各单位的档案移交必需履行签字手续，并按以下原则进行：

13、项目实行总承包的，14、各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料，15、然后提交总承包单位汇总、整理，16、再统一向建设单位移交。

17、项目由建设单位分别向几个承包单位发包的，18、各承包单位负责收集、整理所包工程的档案资料，19、并由建设单位汇总，20、或建设单位委托一个承包单位负责汇总、整理后，21、再向建设单位移交。

2二、项目实行监理制度的，23、由各有关单位按以上原则汇总、整理后交监理部门审查，24、经审查合格后的案卷，25、再向建设单位移交。

74完工图不得少于二套。

5档案的完工验收

89档案的完工验收，应在项目验收委员会（或验收小组）的领导下，与工程验收同步或提前完成。

90工程完工验收前，建设单位应组织设计、施工、监理、管理单位的项目负责人、工程技术人员和档案管理人员，依据《水利大体建设项目（工程）档案资料管理规定》对工程档案的搜集、整理、归档等工作，专门是完工图的编制、整理情形进行一次完全的检查，并写出自检报告。

在申请工程验收时，一并报送验收主管单位，并抄送验收主管单位的档案部门。

6档案工作各项规章制度

98成立健全档案工作管理各项规章制度，提高级案管理水平。

2六、档案借阅利用制度（见附件一）

27、档案统计工作制度（见附件二）

2八、档案鉴定与销毁制度（见附件三）

2九、档案保密制度（见附件四）

30、档案资料保管制度（见附件五）

3一、档案库房管理制度（见附件六）

3二、档案库房“八防”措施（见附件七）

33、档案预立卷制度（见附件八）

34、科技档案的修改、补充制度（见附件九）

3五、设备36、开箱制度（见附件十）

99奖励与惩罚

100有下列事迹之一的，建设单位或其它有关单位应当给予奖励：

（1）对档案的收集、整理、提供利用作出显著成绩的；

（2）对档案的保护和现代化管理作出显著成绩的；

同（3）违反档案法律、法规作斗争表现突出的；

101有下列行为之一的，建设单位能够建议直接责任人所在单位对其给予行政处分，造成损失的，能够按照档案的价值和数量，责令其补偿损失：

102损毁、丢失或擅自销毁档案室保留的工程档案的；

103将职务活动中形成的应当归档的文件、资料据为已有，拒绝向档案机构、档案工作人员归档或移交的；

104擅自提供、抄写、发布应当保密的档案资料的；

105涂改、伪造档案的；

106档案室或其它单位和组织的工作人员玩忽职守，造成档案损失的；

8附则

106本管理细则由xxx工程项目法人组织机构负责解释。

107本细则自发布之日起实施。

xxx水库管理局

2002年1月5日

附件一

档案借阅利用制度

5查阅档案必需严格履行手续。

查阅者须持单位介绍信和身份证明，并经档案室或主管领导同意，填写借（查）阅记录，方可查阅。

6查阅档案应在阅文室进行，不得带出室外，需带出室外的，必需经档案室或主管领导批准。

7借阅的各类档案不得转借他人，并按规定或具体要求及时归还。

8需要摘抄、复制有关档案时，要征得档案管理人员同意，凡涉及技术性较强的和保密性较强的档案，必需经主管领导批准，并在档案管理人员指定的条件下进行。

9利用档案者，要自觉保护档案的完整和安全，不得擅自撕拆、涂改、损坏、摘抄、拍照，如发生损坏、丢失的现象，应及时报告，以便采取补救办法，造成后果严峻者，要按有关规定处置。

10借阅档案不得超过规按期限，确因工作需要不能按时归还的，可办理延期借阅手续。

11在利用档案进程中发觉有违背规按时，档案管理人员有权追究责任，严峻的报请主管领导审查处置。

12查阅档案者，应在利用档案以后，将档案利用情形及效益填写在档案利用效果记录簿上。

附件二

档案统计工作制度

一、统计工作的范围包括：

室藏各门类、各保管期限档案资料的统计，2、各类档案收进、移出统计，3、各类档案的保管、销毁情况统计。

4、档案保管数量统计：

主要指5、一定时期档案室收集、立卷、库存、移出的档案数量统计。

六、档案基本工作情况统计：

包括人员素质、档案库房面积、档案设备7、等情况的统计。

并要每年向主管机关报送一次。

八、档案保管情况统计：

主要指9、对档案的遗失、破坏情况的统计。

10、档案鉴定情况统计：

主要指11、被鉴定的档案数量和鉴定结果统计，12、对档案的鉴定工作与销毁工作情况统计。

13、档案的利用情况统计：

是指14、在一定时期内各类档案的借阅、复15、制次数、数量及利用效果的统计及借阅人数统计。

1六、统计的时间、要求：

统计应按调查、整理、分析的步骤进行，17、按月、季、年定期统计，18、并以统一的格式上报有关领导部门。

统计工作应及时、连续。

1九、统计的质量标20、准：

表册规范，21、数字准确，22、做到帐物相符，23、字迹工整、清楚。

24、每年利用统计数字，25、做好综合分析。

附件三

档案鉴定与销毁制度

1对各类档案科学地肯定其密级调整。

2按照各类档案保管期限，对已超过保管期限的各类档案，要做好按期鉴定工作。

3成立由分管领导、档案员等组成的档案鉴定小组，负责档案的鉴定、销毁工作，任何人不得擅自销毁档案。

4需要销毁的各类档案，由档案室编造销毁清册，由鉴定小组进行鉴定，并签署销毁意见，报主管领导审核批准，并报上级主管部门备案。

5为了使销毁工作稳妥化，档案员可将预备销毁的档案暂时封存延期执行，以防工作失误。

6销毁档案时，必需由两人以上到指定地址进行监销，并进行签字盖章。

附件四

档案保密制度

2按照《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保密法》的规定，档案管理人员和借阅人员有保守档案秘密的义务。

3查阅档案人员不得将档案带出室外或放置它处，不得泄漏档案内容。

4认真执行档案借阅制度，严格履行借阅手续，利用机密档案必需经主管领导批准办理借阅手续方可借阅，并由档案员指定阅读地址，不得任意扩大借阅范围。

5查阅完毕的档案要及时归放原处，不得散放在档案室内。

6机密文件、图纸、资料不得用平信邮寄或用电话教授重要档案文件内容。

复制机密档案须经主管领导批准，并严格控制份数，对多余的部份要妥帖处置，不得擅自存留。

7严格执行鉴定与销毁制度，任何人不得将档案材料擅自处置和出售。

8档案库房严禁他人进入，档案库房柜架要随时锁好。

附件五

档案资料保管制度

1、档案库房管理的原则是：

“以防为主，2、防治结合”。

切3、实做好“防湿、防火、防尘、防盗、防光、防高温、防鼠、防虫”的各方面工作，4、使档案库房大体做到温度适宜，5、卫生清洁，6、无虫霉滋长。

7、档案库房内严禁寄存易燃、易爆、有毒有害的气体及其它物品，8、做到卫生清洁。

9、档案设备10、、用品充沛适用，11、符合国家规范要求。

12、按期检查档案资料的保管情形，13、做好记录，14、发觉问题及时采取办法。

15、库房内严禁抽烟、严禁乱拉电线。

16、做好库房内温湿度记录与分析，17、调节、维持适宜的温湿度。

18、档案库房内应用白炽灯作为人工照明光源，19、光照高度不20、超过100勒克斯，21、严禁利用日光灯，22、库房应加窗帘等遮光办法，23、以避免阳光直接射入库房。

24、按期检查档案库房、设施的利用和管理情形，25、发觉问题及时解决。

26、档案员要坚守职位，27、离岗时要锁好门窗。

附件六

档案库房管理制度

5非档案工作人员不得随意进入档案库房。

库房及档案橱柜的钥匙要由档案员负责管理，不得随意转让他人，档案员离岗时要锁好门窗。

6档案库房内严禁抽烟、严禁寄存易燃、易爆及其它物品，做到清洁卫生。

7常常对档案库房进行除尘和采取防虫办法。

8天天做好库房内温湿度测试记录，调节、维持适宜的温湿度。

9档案库房要设置适用的消防器材，并按期检查和改换。

10按期检查档案资料的保管情形，做好检查记录，发觉问题及时解决。

11严格履行档案移交手续和借阅手续，以确保档案的安全。

附件七

档案库房“八防”办法

4防火：

档案库房周围严禁寄存易燃易爆物品，库房内严禁抽烟，设置适用的消防器材，并按期检查和改换。

5防潮：

库房内应有干湿度计，常常检查记录，并可按照室内外温度、湿度的不同情形适当调节。

6防尘：

弄好环境卫生，库房要采取密封办法，窗缝要加胶条，库房内配备除尘器按期除尘，档案入库前应通过除尘。

7防鼠：

常常检查库房内是不是有鼠，并按期放置灭鼠药品。

8防光：

库房的窗户要配置较厚的窗帘，避免阳光直接照入库房。

9防虫：

维持库房内外环境清洁卫生，控制调节库房温度，档案入库前应通过杀虫处置，档案柜放置防虫剂，并常常检查是不是失效，库房内禁止寄存与档案无关的物品。

10防水：

库房内及周围不得设置水源，雨天要关好门窗，避免雨水打入库房，常常检查暖气管道，避免漏水，发觉问题及时处置。

11防盗：

库房门窗要牢固，平时下班要检查库房安全情形，插窗落锁。

节假日要加封条，库房及档案柜的钥匙由档案员负责保管，不得转让他人。

出现问题当即报告，并保护好现场。

附件八

档案预立卷制度

2在xxx工程项目建设实施进程中所形成的应归档材料的搜集、整理和归档，纳入xxx工程项目负责人及各有关工程技术人员的职责范围。

3各有关工程技术人员应将在工程建设工作进程中形成和积累的文件材料装入“科技档案预立卷文件档案盒”，工程完成或进行至某一阶段时将材料搜集整理，统一交档案室归档。

4形成的档案资料要符合有关标准和规定，幅面、格式、名称、鉴定手续等文字，原稿要用钢笔写，笔迹清皙。

5凡预立卷材料不完整、不准确、不系统的，档案管理人员要责成其予以补齐，并向有关领导报告。

附件九

科技档案的修改、补充制度

4工程技术人员对已归档的科技文件需要修改时，必需经有关负责人批准同意方可修改。

不然，严禁修改已归档的科技文件材料。

5档案室对补充归档的工程科技文件材料及时整理、组卷、编目、排架。

附件十

设备开箱制度

6按照国档发（1983）4号文件：

“科技档案员要参加设备开箱，并形成制度”的规定，为了使档案达到集中统一管理，完整、准确、系统、安全地有效利用，特制定本制度。

7凡属xxx工程建设进程中购买的重要设备到货后均应通知档案室参加设备开箱。

8开箱时，有关单位会同档案管理人员一路检查验收设备出厂技术文件及说明书，做好开箱记录，将应归档文件整理归档。

9开箱后发觉缺少设备出厂技术文件及说明书，由设备购进单位负责补齐。

10设备开箱时，如不通知档案部门参加，致使技术文件或说明书丢失、损坏或造成归档困难，视情节轻重追究有关领导及当事人的责任。