移动OA办公系统开发方案.docx

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移动OA办公系统开发方案

0A办公系统

开发方案

第一部分OA系统设计的具体看法1

一、对0A的具体看法5

第二部分0A系统功能概述7

一、系统功能架构图7

二、0A功能列表7

三、0A功能特点10

第三部分OA功能模块简介12

一、个人事务12

日程安排12

即时信息12

待办事宜12

名片夹13

个人文件库13

个人选项13

二、公用信息13

电子公告13

热点论坛14

公共通讯录14

网上学校14

规章制度15

政策法规15

意见箱15

万事通15

三、办公管理15

公文管理15

档案管理16

会议管理17

人事管理18

办公物品管理19

车辆管理20

图书管理20

四、项目管理20

五、邮件系统21

六、系统管理22

第四部分OA系统安全性23

、系统安全性

23

第一部分OA系统设计的具体看法

以信息化来武装企业，目前已经是大势所趋。

轧钢车间里工人通过自动控制系统来完成带钢的穿孔、轧制、卷曲等操作；办公室的员工借助电脑和网络高速地处理日常的业务；企业依靠ERP等应用系统来管理物料、处理订单。

试想一下，如果硬盘坏掉、网络瘫痪、应用系统崩溃，无论对于个人还是企业，都是一场灾难，从这个侧面的确反映出人们对于信息系统的依赖程度。

所谓OA即办公自动化（OficeAutomation），是办公工作处理的自动化，它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，

达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。

OA系统也是每个企业

信息化初期就开始投入建设的基本系统。

从C/S结构到B/S结构，从最初桌面办公软件的应

用、收发邮件到后来公文流转、车辆管理、会议管理、网上审批等功能应用，OA已经是我

们日常使用最多、最频繁的一个基本系统。

随着企业信息化的发展和成熟，目前很多企业的OA系统已经整合了越来越多的应用，日趋变得复杂，也远远超出了传统OA的范畴，集成了人、财、物、信息、知识等诸多

企业的资源，逐步成为一个员工办公、中层管理、领导决策的知识协同的平台。

而新一代的

OA更是融合了协同、知识管理、门户等精髓，OA这棵“老树”开始绽放“新花”，脱胎换

骨，重新焕发出新的光彩。

因此我们也需要用发展的眼光来看待这种新的发展趋势。

OA的发展其实是一个不断求新求变的过程，纵观OA的发展历程，是伴随着企业信息

化发展的浪潮起伏。

如下图所示，不同的信息化发展阶段也对应不同的OA发展阶段：

#第一阶段：

文件型OA（1980年〜1999年）

我们对OA的初步认识实际上从上个世纪80年代开始。

1985年全国召开了第一次

办公自动化（OA规划会议。

那时计算机还是一个稀罕物，初步的办公自动化实际上从单机版的办公应用软件开始，例如WPSMSOFFICELotus1-2-3等软件，当时许多人把OA称为“无纸化办公”。

该阶段主要关注个体的工作行为，主要提供文档电子化等服务，所以我们

可以将该阶段称之为“文件型0A。

到了90年代，由于网络经济的到来，政府和一些企业开始搭建网络、建立自己的

邮件系统，并借助LotusNotes等平台做初步的应用开发，一些工作审批、流转也有了初步的雏形，0A的概念开始逐渐形成，但是似乎还没有形成专门做0A的软件厂商。

毕竟，当时

竞争还不充分，企业的管理比较粗放，软件市场也没有进行细分，而0A的成熟是市场竞争

的产物，也只有随着竞争的加剧才能得到重视和振兴，因为竞争迫使企业加强内部管理，规

范办公流程，提供工作效率。

#第二阶段：

流程性0A（2000年〜2005年）

该阶段从最初的关注个体、以办公文件/档案管理为核心的文件型0A到目前正

在成为应用主流的流程性0A它以工作流为中心，实现了公文流转、流程审批、文档管理、制度管理、会议管理、车辆管理、新闻发布等众多实用的功能。

在这个阶段，0A市场才真正兴起，一批专业的0A软件公司开始崭露头角，其中

有蓝凌、慧点、合强、新思创、泛微、点击、红帆、凌科、京华、品高、奥尊、朝华、通达等。

在2003年之后，更是出现数百家0A软件公司群雄逐鹿的局面，这一方面反映出市场需求的旺盛，0A系统做为基础的系统已经成为各家企业信息化建设的必选；另外一方面也反映出市场还没有完全成熟，鱼龙混杂、泥沙俱下的行情估计还会胶着一段时间，能够专注0A系统、不断升级产品、强调后期服务的0A厂家并不多。

有的供应商可能是0EM其它0A

的产品，有的可能直接从网上买一套源代码修改一下就发布了，而有的厂商直接干脆模仿一

些知名公司的产品了事。

这样造成了软件Bug不断、系统质量低下、知识产权存在隐患、低

价恶性竞争、可拓展性不高等诸多问题。

#第三阶段：

知识型0A（2005年〜2010年）

随着0A系统应用的逐步深入，企业的员工每天上班做得第一件事情可能就是登陆

0A系统，收一下邮件、看看公司最新的新闻、处理自己今天需要待办的工作等。

0A俨然成

为一个日常工作的基础平台，企业已经不可离开它了。

但是新的挑战又产生了：

如何借助这

个平台能够让员工合适的场景下，合适的时间里获取合适的知识如何借助该平台来沉淀组织的最佳实践并传递到整个组织这样可以大大节省员工查找知识的时间、减少不必要的重复劳

动、提高工作的效率、沉淀组织的知识、提高组织的应变速度，并最终最大化提升组织及个

体的产能，全面提升企业的管理。

随着客户这种需求的产生，0A发展也派生出全新的气象。

以“知识管理”为思想、

以“协同”为工作方式、以“门户”为技术手段，整合组织内的信息和资源发展出来的0A

系统，即我们通常所说的“知识型0A。

其中一些企业如蓝凌、明基逐鹿、华炎、AMT等,

也敏锐地洞察了这一趋势，将知识管理的思想融入来日常的办公协同平台软件中去（当然，知识管理更强调综合的因素，管理、文化、IT系统一个都不能少），同时整合进以团队协

作和项目管理为目标的沟通协作软件工具，包括各种通信软件，如腾讯QQ即时通信、VoIP

等；实时会议包括电话会议、视频会议等；群组协作如工作流管理、群件、网络化项目管理；

联系人管理以及相关的信息安全产品如信息加密、身份认证等。

这时候0A系统已经不单单

是我们日常协同办公的平台，更是一个企业或组织进行知识管理的基本平台；传统的0A系

统全面蜕变成企业的管理支撑平台，担负起更加复杂、综合的作用：

协同工作平台：

通过实时通信、在线感知、团队协同等，将企业的传统垂直化组

织模式转化为基于项目或任务的“扁平式管理”矩阵模式，使普通员工与管理层之间的距离

缩小，提高企业工作人员协作能力，最大限度地释放人的创造力。

知识管理平台：

实现知识的沉淀、共享、学习、应用和创新，整个组织能够积累基于战略的核心知识资产，为高层管理提供决策支持和信息情报；业务部门能够结合流程开

发出各种方法论和模板，通过基于业务的知识流按图索骥，提升执行力；员工能够根据自己

的岗位随时随地使用自己或他人日常工作的积累，对工作做出指导与帮助、提升工作的绩效；

项目协作平台：

通过为项目团队提供一个全方位的沟通、协作平台，提高多项目

组的工作效率和质量，使项目成员可以在灵活的时间、地点对他人或事务的需求做出即时的

响应。

实现团队的通信、共享、管理和制订各种项目文档或日程安排，使项目或临时任务中交流想法、共享信息、协同完成任务变得更轻松。

激情管理平台：

从企业文化建设着手，提高员工工作激情，营造一个相互帮助、相互理解、相互激励、相互关心的共同工作氛围，从而稳定工作情绪，激发工作热情，形成一个共同的工作价值观，进而产生合力，实现共同目标。

企业通信平台：

建立企业范围内的电子邮件和网络通信系统，包括WebMail、网

络会议、实时通讯、手机短信、WAF和传真自动收发，使企业内部通信与信息交流快捷流畅，并且与Internet邮件互通。

信息发布平台：

为企业的信息发布、交流提供一个有效的场所，使企业的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项及时传播，使企业员工能及时感知企业发展动态。

行政办公平台：

实现办公事务的自动化处理。

通过公文流转改变了企业传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件审批、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，真正实现无纸化办公。

信息集成平台：

现代企业中已存在的MIS系统、ERP系统、财务系统等存储着企

业一些经营管理业务数据，OA系统能把企业的业务数据集成到工作流系统中，使得系统界

面统一、帐户统一，业务间通过流程进行紧密集成。

#第四阶段：

智能型0A（2010年〜）

随着组织流程的固化和改进、知识的积累和应用、技术的创新和提升，最终OA

系统将会脱胎换骨，全新的“智能型OA成为未来的发展方向，该阶段OA更关注组织的决

策效率，提供决策支持、知识挖掘、商业智能等服务。

可能它不叫OA换为更能体现其价值的名称（例如“企业知识门户EKP、“管

理支撑平台MSS等），这已经远远超出传统OA的范畴，转变成为企业的综合性管理支撑平台。

传统的0A功能已经融进这个更大层面的工作平台框架中，有些功能可能在某些的模

块还能体现出来，但更多是与其它功能模块一起，形成你中有我、我中有你、共同服务的混

合体了。

总体来看，未来0A的发展都会有如下几个明显特征：

1、门户导向：

未来0A更加强调人性化，强调易用性、稳定性、开放性，强调人

与人沟通、协做的便捷性，强调对于众多信息来源的整合，强调构建可以拓展的管理支撑平

台框架，从而改变目前“人去找系统”的现状，实现“系统找人”的全新理念。

2、业务导向：

加强与业务的关联，在基于企业战略和流程的大前提下，通过类

似“门户”的技术对业务系统进行整合，使得ERRCRMPDC等系统中的结构化的数据通过门户能够在管理支撑系统中展现出来；使得业务流程和管理流程逐步整合，实现企业数字化、知识化、虚拟化。

3、知识驱动：

以知识管理为核心理念，建立知识和角色的关联通道，让合适的

角色在合适的场景、合适的时间里获取合适的知识，充分发掘和释放人的潜能，并真正让企

业的数据、信息转变为一种能够指导人行为的能力。

原通用电气的CEO杰克.韦尔奇说：

“一个组织机构获取知识以及将知识快速转化为行动的能力是其最终的竞争优势。

”作为企业信息化、知识化基础平台，未来的0A系统

应该为实现这个目标而发挥其重要的作用。

一、对0A的具体看法

与其他办公自动化软件相比，0A办公系统具有如下鲜明特色:

•易用：

以人为中心的设计

OA可对组织机构、表单、流程、访问权限等可自定义和灵活调整，专业技术团队可根

据中小企事业单位的实际需求进行定制开发；可根据单位的具体情况对工作流程、文件库、

公文库、会议库、人力资源库等的数量与应用办法进行规划；系统还为领导和办公人员提供

一个集中办理工作的窗口；到一个流程被启动时，系统会自动提醒相关当事人。

•实用：

以实际应用为出发点

0A充分考虑中小企事业单位的实际需求，将最需要、最实用的功能体现给用户，摈弃

了华而不实的功能，完全符合中小企事业单位办公事务处理的习惯，避免了以技术为中心的误区——用户使用不便（如：

需要调整人和业务来适应系统）、简单事情复杂化和投入高等

缺点。

•高效：

协同集成的办公环境

通过我们提供的应用0A平台，可以方便地将企业内部其它应用系统的数据集成到现有办公自动化系统中，对企业现有流程进行重新整合，将事件、流程、文档、人员、角色等关联起来，相互配合组成统一的协同应用环境，实现应用系统之间信息的高度关联与交叉应用，

减少数据重复输入，实现信息同步更新，以便更有效利用信息资源，提高办公效率。

•安全：

数据安全系统可靠

0A提供多种安全机制保证数据的机密性及完整性，保障企业业务的正常运转。

包括身份认证、角色分配、用户操作监控、日志报告、信息安全级别设定等，并支持多重级别、多个层次的安全性定义。

此外，0A采用系统化、结构化设计，各应用模块采用插件式安装方

式，最大限度保证应用系统与基础平台的可靠与稳定。

•可扩展：

支持多种应用场景

0A采用纯JAVA技术的B/S模式，具有跨平台、易扩展等特性，对硬件降低要求，用户

端不需安装任何软件，只需通过浏览器即可访问，用户可以轻松实现移动办公、远程办公与无纸化办公。

系统升级与维护成本低廉，可以针对企业新的组合和扩展，迅速做出相应的系

统调整和变化，极大地适应了用户在不同环境和条件下的需求，为中小企业提供了较高的性

价比。

开放式体系结构、标准化接口、模块化设计，使客户可根据需求选择相应的模块，或

在现有系统上自由叠加其他功能模块。

第二部分0A系统功能概述

、系统功能架构图

0A办公系统

办公管理

公文管理

公

用信

息

丿匕、

电子公告

个

人

事

务

即时信息

项目管理

项目立项

邮件系统

收邮件

档案管理

热点论坛

待办事宜

项目计划

发邮件

人事管理

政策法规

日程安排

项目执行

文件夹管理

会议管理

通讯录

名片夹

合同管理

邮箱设置

车辆管理

网上学校

个人文件库

项目监控

其他扩展…

图书管理

意见箱

个人选项

项目评估

物品管理

万事通

其他扩展…

成果管理

绩效考核

其他扩展…

其他扩展…

考勤管理

其他扩展…

0A功能列表

模块类别

模块名称

模块描述

邮件系统

写邮件

起草新的邮件，上传附件并发送

收件箱

用户收到的邮件显示在此文件夹中

发件箱

用户发岀去的邮件记录在此文件夹中

草稿箱

用户起草了，但还没发岀的邮件文件夹

文件夹

用户可以自己添加邮件文件夹

邮箱设置

定义邮件处理规则，服务器设置

垃圾箱

用户删除的邮件，存放在此垃圾箱中

个人事务

即时信息

实现公司内部在线用户的实时交流，还可用于掌握同事的动向

待办事宜

集中处理所有待办的工作，并自动与各模块建立链接。

日程安排

方便查看每一天的日程安排，增、删、改日历，定时提醒等

名片夹

对名片进行登记、管理和查询，据需要设为共享或私有

个人文件库

使文档资料安全有条理，可自定义目录，存放在服务器上

个人选项

允许用户对登录密码、办公事务代理人等进行维护

公文管理

收文管理

对上级来文的处理，包括上级电子文件的处理和纸介质的扫描处理

发文管理

企业内部发文处理，支持对发文办理过程、办理意见和公文副本保留

公文归档

提供办公系统中的临时归档、销毁，为档案管理系统提供接口

催督办

公文流转过程中的流程监控和催办、督办

公文流程设置

提供公文摸板和流程自定义，及串签、会签、退签、并发、流转等处理

档案管理

全宗管理

包括全宗著录、全宗修改、全宗历史、全宗信息统计、检索、打印等。

案卷管理

包括案卷著录、编制、销毁、检索、借阅管理、信息统计、打印输岀等。

卷内文件管理

包括卷内文件著录、修改、销毁、文件检索、信息统计、打印输岀等。

归档文件管理

包括归档文件著录、归档文件销毁、检索、信息统计、打印等。

外来文件管理

包括外来文件登记、传阅、销毁、检索、信息统计、打印等。

档案后台管理

用来对主题词、类目、条目、密级、借阅流程、阅读权限等进行管理

会议管理

会议计划

包括会议名称、议题、主办单位、时间、地点、参加范围、费用预算等

会议通知

可以完成向与会者发送会议通知的工作，并接收与会人员的反馈信息

会议室管理

对于单位会议室安排进行预约申请，登记。

使用情况查询

会议审批

对会议议题及是否召开做审批

会议纪要

记录各类会议精神、决议，上传相关文件，以及审批、归档、分发等

人事管理

人事档案

记录了所有员工的基本信息，灵活处理离职、退休、复职等事件。

备用人才库

数据库化应聘人员的基本资料以及应聘时间、职务、面试评分等信息，使招聘工作有储备地进行。

考勤管理

记录员工的考勤异常情况，生成考勤日报，以及生成相应的统计报表

培训管理

主要对员工的培训记录进行管理，包括增、删、改、查询等

人事异动

对员工的职务调整进行管理，如调动、晋升、降职等。

考核管理

主要对部门工作绩效优劣进行评价反馈，支持领导和人事部分别打分

劳务合同

提供对合同的签订、续签、变更、查询的全面管理

薪酬管理

管理员工薪资，以及与薪资相关的养老金、住房公积金、医疗保险等。

福利管理

对员工养老保险投保、退保、月缴纳情况进行登记，打印统计报表

行政管理

办公物品管理

完成对办公物品的入库、领用、借用、结存信息的查询和统计

车辆管理

对车辆登记、预约、审批、派车/岀车、维修用油等进行管理

图书管理

完成对图书资料的入库、借阅、审批、归还和催还的管理

项目管理

项目立项

包括项目的立项申请、立项审批、立项登记等，可打印立项表

项目计划

包括项目计划书提交审批和打印，及项目执行中人员和计划调整的管理

项目进程

把一个项目计划分解为几个进程，对进程安排表提交、审批、打印

进程评估

检查每个项目的进程，支持对项目进程检查表和不合格项目处理报告提

交、审批、打印

项目周表

用于填写本周工作总结和下周安排，支持对项目周表的审批、打印

成果验收

项目完成时提交成果验收单，可对其进行审批、打印

合同管理

包括对项目合同的呈批、登记、付款申请的管理

资料管理

在项目资料输入表中登记项目必备和生成文件，在归档清单中登记项目

相关表单和文本目录，均可进行审批、打印

项目监控

对项目进度和办理事务实时监控，及时调整执行过程中的不利因素

公用信息

电子公告

发布单位的各种公告，配合图片或附件功能，免去人为通知的繁琐。

热点论坛

建立单位内部信息交流和讨论的园地

政策法规

提供国家和公司内部政策法规的发布

公共通讯录

用于收集、整理日常工作中需经常使用的通讯信息

网上学校

存放企事业单位各类知识信息，给员工提供一个学习的场所

意见箱

下级和上级沟通的桥梁，向领导反映情况支持完全匿名

万事通

用于邮编区号、时刻表、天气预报、常用网址等的录入、修改和查询

系统管理

栏目管理

对系统主页面栏目的层次、路径、排序、回收恢复等进行管理

部门管理

支持对部门信息的增、删、改、查询，设定上下级从属关系

职务管理

支持对职务信息的增、删、改、查询，设定上下级从属关系

用户管理

支持对用户信息的增、删、改、查询，设定不可访问栏目及用户状态

角色管理

支持对角色信息的增、删、改、查询，有助于减轻系统维护工作量

权限管理

具有普通员工、栏目管理员、子栏目管理员、审批授权人及系统管理员

等多种权限设定，避免不当信息访问

流程设置

根据实际办公流程自由控制工作节点，定义工作流程

参数设置

自定义各类模版、公文参数、字典数据、考勤参数、流程类别等

日志管理

有助于了解用户登陆系统的情况，查询管理员所做的各类操作。

三、0A功能特点

•支持远程办公与异地办公

OA提供了完善的远程办公解决方案，不仅可以实现单位总部与各地区分部之间的公文互流、信息传递，还可以实现出差领导、人员异地办公。

在任何时候，从任何地方获取信息为领导、决策层及时地进行判断和作决定提供了强大的支持。

•强大的企业信息集成功能

提供与现有系统数据集成功能，实现与现有业务系统的完美接合，企业的全体员工都可以在这种开放式的系统中通过信息的发布、交流实现知识的获得和积累，成为集成企业各种业务系统和信息系统、进行协同办公的平台，实现企业信息动态交流的内部门户。

•灵活完备的公文处理流程

用户可以按照实际需要进行流程定制，系统将依据流程自动进行公文流转。

同时用户还

可以通过授权，使公文的流转过程根据授权情况自动或人为进行调整，真正体现了公文处理

过程的灵活多变。

•提供自定义模板功能

电子邮件、公文流转子系统提供模板功能，用户可以自定义邮件、公文模板，对于经常

发送的邮件、经常下发的公文可以直接由模板建立。

•完善的邮件传输系统

集成了大容量的电子邮件系统，为用户建立了完善的内部电子邮件系统，同时系统实

现了内部电子邮件与外部邮件服务器的整合，直接面向Internet收发邮件。

•自定义的工作台面

个性化设置系统采用自定义的工作台界面，用户可以根据自己的需要自定义设置平台内

容，真正实现网络办公环境的个性化设置。

•管理简单，易于安装、维护

办公自动化系统以企事业单位的Intranet/lnternet为基础，采用B/S结构，通过Web

浏览器，使系统易于安装和维护。

•可扩展的模块化结构

系统采用模块化结构设计，所有组成模块在逻辑上是独立的，可独立安装，满足企业

需求不断发展的现状。

-灵活的组织结构管理

系统采用灵活的组织结构管理，用户可以根据实际需求设置自己的多级组织结构，还可

以根据实际情况，设置实现不同办公自动化系统间的互联。

•提供强大的安全管理支持

系统针对不同用户，不仅对每个功能操作进行授权管理，还可对操作的进行使用级别授

权，通过多级安全控制确保系统安全可靠运行和数据的严格保密。

第三部分OA功能模块简介

一、个人事务

用户可通过此模块完成个人日常办公，其中主要包括日程安排、即时信息、待办事宜、名片夹、个人文件库、个人选项等模块。

用户通过这些模块可完成与个人有关的办公事务，提高处理公务的效率，建立自己的办公体系。

日程安排

用户可以方便的查看每一天的日程安排、待办事宜，并能完成新增、编辑、删除、查询日历，设置定时提醒等各种操作。

即时信息

用户可以通过系统的即时信息进行方便快捷的直接交流，具有发送、接收并回复信息，

查看、清除历史记录，按部门或多人同时发送等多项功能，实现公司内部在线用户的实时交

流。

还可以用于掌握同事的动向，当同事外出或离线时你可以在第一时间知道他的行踪。

待办事宜

通过系统自带的强大网络工作流引擎，并按照用户定义的模式，每位网上工作者只需打

开其待办事宜即可查看并办理所有需其处理的待办任务、待办流程、未处理信息等，并自动

与各模块建立链接。

真正实现并创建轻松而又有序的协同工作环境。

名片夹

名片夹管理帮助用户对名片进行登记、管理和查询，根据需要将名片设为共享或私有。

名片查询分为匹配查询、模糊查询和全文索引，每个人都能看到自己的名片集及共享的名片集。

个人文件库

文件库用于统一管理各用户的文档资料，可以解决不同操作系统之间的文件互访问题，以及文档资料的共享问题。

用户可以自定义新的文件目录，并为这些目录单独赋予权限。

个人选项

员工可以对自己的个人可更改信息（如登录密码、员工电话、家庭住址、个人现在住址、

联系方式）进行维护，及时地对自己的已更改信息进行更新，保证个人登录用户名和密码的

安全，以免泄漏。

还可以对自己的驱动方式（邮件和即时信息）、常用工具以及个人授权等

进设置。

二、公用信息