铝业工业园区物业管理制度汇编样本.docx

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铝业工业园区物业管理制度汇编样本

广西广银铝业工业园区物业管理制度汇编

（待审）

第一条管理中心职责

　　一、建立健全各项规章制度并负责组织实施；

　　二、负责对各工业园区统筹规范、指导、管理和监督；

（一）负责新建工业园区管理办公室组建工作；

（二）组织确定项目年度管理方案和年度计划并负责组织实施；

　（三）指导各园区办确定物业管理服务标准并监督其实施情况；

　（四）审批各园区月度工作计划并监督计划实施；

　（五）确保园区作业规范针对性并推进连续改善，落实各项整改工作；

　（六）拟订各园区年度创优计划和创优方案，并监督、协调创优方案具体实施；

　（七）负责对各项目报送日常事务及各项申请意见进行批复。

　　三、参与新项目标前期运作，提出相关项目计划设计提议，理顺基础管理工作；

　　四、建立和完善园区管理中心资料库，汇总管理工作中合理化提议和疑难问题；

　　五、拓展用户资源，建立和完善用户资源数据库，做好用户资源维护和管理工作；考察及调研活动，定时形成相关课题和调研汇报；

　　六、联络政府部门及相关社团组织，协调企业相关部门，确保各项目管理工作有效运转；

　　七、组织和园区管理相关交流、学习、考察及调研活动，定时形成相关课题和调研汇报；

　　八、负责各项目管理和工作人员招聘、培训、管理、考评和统一调配工作，审核各项目主管以上人员任用，审批其它工作人员任用；

　　九、完成企业交办其它事务。

第二条规章制度

　　为了完善管理制度，提升工作效率，依据相关法律法规，结合企业实际，制订本规章制度，全体职员共同遵守实施。

　　一、职员管理要求

（一）严格遵守企业作息制度和考勤制度，不得迟到、早退和无故旷工。

（二）认真工作，严禁上班时间打闹、玩扑克等和工作无关活动。

自觉维护办公环境，不得在办公场所高声喧哗。

　（三）坚守工作岗位，严禁工作时间串岗、脱岗、干私活。

　（四）严格推行请销假制度，有事须提前请假。

加班必需推行加班审批制度。

　（五）爱岗敬业，热情服务。

善待用户误解，严禁争吵、打架。

　（六）维护企业利益，珍惜企业财物，严禁损害企业利益。

　（七）未列事项，请遵守企业《职员手册》其它相关要求。

　　二、办公用具管理要求

（一）新入职员作人员，因工作需要可申领对应办公用具。

。

（二）办公用具购置须填写《办公用具申购单》，经企业领导审批后方可购置。

　　三、计算机管理要求

（一）使用外来移动存放设备应经过病毒检测后方可使用。

（二）每次上机前要按正常步骤操作、使用。

关机前要先保护好各类信息，然后按次序退出、关机。

　（三）不用电脑时，机器要锁死。

未经许可不得让外人使用机器，不然造成电脑损坏，当事人照价赔偿损失。

　（四）企业电脑只能用于各项企业管理，严禁用电脑玩游戏、处理私人文件等。

　（五）上机时如遇不正常情况，不准做其它不合实际尝试，应立即报修。

（六）当日输入电脑资料、数据应做备份，预防资料遗失。

　（七）电脑使用人员应做好保密工作。

　　四、公章管理要求

（一）公章使用和保管由专员负责，公章保管人不得委托她人代为盖章，不准在空白纸上盖印。

（二）必需依据有效《用章审批记录表》来盖章。

（三）将《用章审批记录表》及用章文件复印件一并存档。

（四）以下文件资料用章由部门责任人提出，须报园区管理中心审核经企业领导同意签字：

以企业名义和外单位签署协议和各类经济协议；财务部门上报各类会、统计报表；以企业名义向相关主管机关发送请示、汇报及关键信函；劳动工资、人事调动及人事聘用和劳动协议；在业务往来活动中，向相关业务单位发送关键信函；企业正式发文。

（五）印章刻印、更换一律由企业统一办理，废弃印章由企业统一收回保留。

　　五、发文要求

（一）以园区管理中心发文时，由主办部门专员起草，填写发文稿，由主办部门责任人核稿，呈园区管理中心领导签发。

园区管理中心专员负责登记编号，组织打印外发。

（二）公文必需一文一事，主送单位只能一个，不得越级行文，行文简明扼要，文字清楚。

　（三）一切上报外发文件、信函、电文，园区管理中心全部要留存底稿备查。

上报和外发文件有上级来文要将上级来文一并附后装订归档。

　（四）各部门之间文件往来、资料供给等由部门间相互递送。

　　六、收文规程

（一）凡上级和外单位发来文件、信函、电报、内刊等由园区管理中心专员负责签收、拆封、分类编号、登记收文登记台帐，送园区管理中心领导审阅后，再送企业领导批阅。

（二）各部门从相关部门及业务单位直接带回文件，在填写《文件资料移交单》后交由园区管理中心统一登记归档。

　（三）经企业领导批阅后文件，园区管理中心立即收回，按指示快速正确地送阅和传输。

　（四）对发送文件、信函、电报全部要随时查询催办，预防办文拖期。

　（五）要求各部门在文件承接后，将办理结果在文件处理栏内，签署承接结果、承接人姓名、时间等。

　（六）将承接完成后文件立卷、归档。

　（七）上级下达业务性文件，承接部门办完后，需要留存，企业领导签批后能够复印留用。

　　七、档案管理要求

（一）通常反应企业生产经营和企业管理等含有查考利用价值文件资料均属归档范围，凡属归档范围文件资料均由园区管理中心统一管理，由行政事务部文员专职负责。

（二）归档文件资料，标准上必需是原件，原件用于报批不能归档或相关部门须保留，保留人必需到办公室登记，办公室保留复印件。

　（三）凡企业业务活动中收到文件、函件承接后均要立即归档；以企业名义发出文件、函件要留底稿及正文备查。

　（四）业务活动中相关请示汇报及企业领导批复，属付款性质，由财务部保留原件；其它关键汇报，在企业资料归档范围内，连同相关资料由经办人整理后移交档案室。

归档范围外请示汇报由各部门自行保管。

　（五）由企业对外签署经济协议，均保留两份原件，办公室、财务部各存一份。

特殊情况只有一份原件时，财务部保留原件，办公室保留复印件并注明原件存放处。

　（六）企业收文、发文等文书资料在办公室归档。

　　八、档案保管规程

（一）由行政事务部文员专职负责企业档案保管。

（二）归档资料要进行登记，编制全行目录。

　（三）科学地编制分类法，依据分类法，编制分类目录；依据需要编制专题目录，完善检索工具，方便提供利用。

　（四）档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学合理。

　（五）库存档案必需图物相符，账物相符。

　（六）档案管理人员要熟悉所负责档案资料，了解利用者需求，掌握利用规律。

　（七）依据相关要求及企业实际情况，确定档案保管期限，每十二个月年底据此进行整理、剔除。

　（八）经判定需销毁档案，由档案室编造销毁清册，经企业领导及相关人员会审同意后销毁。

销毁档案清单由档案员永久保留。

　（九）严格做好档案安全保密制度，做好档案流失防护工作。

　　九、档案借阅要求

（一）档案属企业机密，未经许可不得外借、外传。

外单位人员未经企业领导同意不得借阅。

（二）借阅部门保管档案、材料，须经档案所属部门责任人同意。

借阅档案材料，属借阅部门经办，由部门责任人同意；借阅非本部门经办档案、材料须经办公室责任人同意。

阅档必需在办公室指定地方，不得携带外出。

需要借出档案，须经办公室责任人同意。

　（三）借阅档案，必需推行登记、签收手续。

　（四）借出档案材料时间不得超出一周，必需时能够续借。

过期由档案员催还。

需要长久借出。

须经办公室责任人并报总经理同意。

　（五）借出档案时，应在借出档案位置上，放一替换卡，标明卷号、借阅时间、借阅部门或借阅人，方便查阅和催还。

　（六）调阅或借阅档案者必需妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时确保档案材料完整无损。

不然，追究当事人责任。

　（七）借出档案资料。

因保管不慎丢失时，要立即追查，并汇报主管部门立即处理。

　　十、服装管理要求

（一）工作服装管理应纳入仓库管理体系，建帐管理、登记正确。

（二）工作服装应建卡管理，每个职员在领取工作服装时应在个人《服装领用卡》上登记领用服装种类、数量、完好程度，并由领取人签字确定。

　（三）工作服装换发、补领、损坏赔偿应在《服装领用卡》上统计明确。

　（四）职员工作服装领用标准：

　　1.办公室人员：

春秋装（西装；长袖白衬衫）2套，夏装（短袖白衬衫；长裤；裙子〈女装〉）2套，领带1条；

　　2.安保人员：

冬装（大衣）1件，春秋装（制服；长袖衬衫；帽子）2套，夏装（短袖衬衫；长裤；帽子），白手套2副，武装带1条；

　　3.保洁人员：

春秋装（套服）2套，夏装（短袖衬衫；长裤）2套，凉帽1顶；

　　4.维修人员：

春秋装（套服）2套，夏装（短袖衬衫；长裤）2套，胶靴1双。

　（五）职员交回工作服装时由保管员查验无误，应消去《服装领用卡》，将工作服装重新入库。

　　十一、服装使用要求

（一）职员应珍惜工作服装，不得损坏、私自改型、改色或当劳动服用（维修、保洁除外）。

（二）职员在领取工作服装后，对工作服装及相关佩饰要妥善保管。

　（三）职员应对工作服装应勤洗、勤烫，保持服装整齐、笔挺。

　（四）职员应在工作场所穿着工作服装，不得在非工作时间或非工作场所穿着。

　（五）职员工作服装应按要求穿着，不得自行搭配穿着。

　（六）职员在交回工作服装时应清洗洁净，确保完整无缺，如有损坏、丢失应照价赔偿。

　　十二、职员考评制度

（一）考评内容关键是个人德、勤、能、绩四个方面。

其中：

　　“德”关键是指敬业精神、事业心和责任感及行为规范。

　　“勤”关键是指工作态度，是主动型还是被动型等等。

　　“能”关键是指工作能力，完成任务效率，完成任务质量、出差错率高低等。

　　“绩”关键是指工作结果，在要求时间内完成任务量多少，能否开展发明性工作等等。

（二）考评目标：

　　对企业职员品德、才能、工作态度和业绩作出合适评价，作为合理使用、奖惩及培训依据，促进增加工作责任心，各司其职，各负其责，破除“干好干坏一个样，能力高低一个样”弊端，激发上进心，调动主动，以提升企业整体效益。

　（三）考评措施

　　详见企业《职员手册》相关要求。

　　第三条园区管理中心主任

　　一、岗位职责

（一）制订企业各项计划，确立企业长久、短期工作目标。

（二）制订企业行政架构，并维护其高效运作。

　（三）合理分配企业内部责权。

　（四）合理安排企业岗位，使全企业职员和职位达成最优化配置。

　（五）对企业全部部门工作进行监督和管理。

　（六）定时召开中层会议，认真听取各部门职员意见，立即对企业政策做出对应调整。

　（七）依据企业发展情况对企业工资架构进行修改和完善。

　（八）不定时对企业中层进行培训。

　（九）对企业收费、治安、消防全方面负责。

　（十）代表企业和外界建立良好沟通渠道，确保企业良好企业形象。

　　园区管理中心副主任

　　二、岗位职责

（一）全方面负责对所管辖物业实施一体化综合管理，完成企业签署年度管理目标和经济指标。

（二）全方面负责各管理处人事、后勤、装修、投诉、违章处理及治安、消防工作。

　（三）制订各管理处年度工作计划并组织实施。

　（四）负责检验、监督企业各项制度实施情况。

　（五）定时召开各管理处工作会议，部署、总结工作，并依据企业实际情况及相关要求对各管理处工作进行指导。

　（六）不定时对各管理处部门以上责任人进行培训。

　（七）协调企业和供水、供电、工商、物业管理等相关部门关系，便于开展各项工作。

　（八）认真完成本岗位工作及企业安排或委托其它工作。

　　三、园区管理办公室职责

（一）负责制订本部门年度、月份工作计划，并组织实施；

（二）根据企业管理体系标准和要求，连续改善管理服务工作质量；

　（三）负责辖区内绿化、清洁、消杀日常管理；

　（四）负责辖区内公共秩序维护、车辆、消防日常管理；

　（五）负责辖区内房屋本体、公共设施设备日常维修养护；

　（六）负责辖区内各项费用收缴工作

　（七）负责辖区内房屋装修管理；

　（八）负责日常接待和用户投诉处理；

　（九）负责用户档案和本部门运作档案管理；

　（十）负责实施小区文化活动；

　（十一）负责制订本部门业务培训计划并组织相关人员实。

　　四、园区管理办公室经理

　　岗位职责

（一）认真实施企业经营管理方针及各项规章制度，培养职员进取精神，增强职员凝聚力，以高效、热情、优质管理服务于用户。

（二）全方面负责辖区治安、消防、绿化、维修、卫生等管理服务工作；

　（三）制订园区年度、月度工作计划立即向园区管理中心汇报园区工作情况。

　（四）熟悉园区入住用户情况，和用户保持亲密联络，立即处理或反应用户投诉。

　（五）负责园区主管级以下人员（不含主管级职员和财务人员）招聘、培训、检验、考评等工作。

　（六）帮助企业财务部监管园区各类款项收支，监督管理员账目日清月结。

　（七）每七天召开管理处办公例会，检验上周工作完成情况，部署下周工作任务，并协调处理相关事务。

　（八）认真完成上级交办其它工作任务。

　　五、园区管理办公室副经理

　　岗位职责

（一）帮助园区办经理完成本园区各项工作。

（二）认真完成所分管各项工作，负责处理用户对其分管工作范围内投诉。

　（三）当园区办经理不在时，代理园区办经理进行工作。

　（四）和投资企业协商，处理关键工程遗留问题。

　（五）帮助经理处理对外关系，维护和街道办、派出所等相关部门良好关系。

　（六）各部门工作协调，内部信息沟通传达。

　（七）帮助经理完成其它工作。

　　六、行政部

（一）职责范围

　　1、和企业行政人事部对口，负责园区办行政、人事定位、绩效考评、物料采购、后勤管理等。

　　2、对园区办行政人事管理进行规范管理，建立完善管理体制，为园区办提供后勤保障、人力资源支持。

　　3、责任人事管理，包含招聘（操作层）、培训、职员职业计划、人力调配等。

　　4、按园区办经理指示，负责草拟园区办汇报、总结及相关规章制度，处理文书往来、保管整理好文件资料，并做好归档工作。

　　4、抓好职员政治教育，不停提升职员思想觉悟和业务水平。

　　6、保管好园区办印章，严格按公章使用制度要求使用。

　　7、检验园区办一切程序是否得到实施，发觉问题立即反馈信息，并提出书面整改意见。

　　8、做好园区办财产登记、使用工作和各部门办公用具供给及文件物资管理工作。

　　9、做好打印、复印、印刷、文件收发管理等工作。

　　10、完成上级交办其它行政事务及相关重大事项协调工作。

（二）岗位职责

　　1、行政主管职责

（1）负责制订园区办各项规章制度，并组织落实。

（2）负责撰写、审核各类应用文稿，负责宣传、公关接访联络工作。

　　（3）负责安排多种会务并做好统计，编写会议纪要和决议。

　　（4）帮助园区办经理处理日常事务，上传下达，协调部门工作。

　　（5）负责企业考评规程落实实施。

　　（6）负责园区办办公用具采购和管理。

　　（7）负责管理园区办印章并审核印章使用。

　　（8）负责做好园区办档案管理。

　　（9）完成经理交办其它工作。

　　2、行政文员职责

（1）处理好相关信函、电报、电话，并做好统计，立即上传下达。

（2）负责各类报刊杂志签收、分类、登记和发放。

　　（3）负责企业各部门物资采购和管理。

　　（4）打印、统计相关文件、指示或资料。

　（5）处理由园区办寄出函件、包裹等。

　（6）负责园区办公文、资料收发登记及分类、整理保管工作。

　　（7）负责做好考勤管理工作。

　（8）负责园区办档案管理工作。

　　（9）负责公用办公设备使用和保养。

　　（10）完成上级领导交办其它工作。

　　3、财务内勤职责

（1）在行政主管领导下工作，熟悉财经制度，熟悉各项收费要求、收费标准和相关协议。

（2）负责复核一切和货币资金收付相关原始凭证。

　　（3）依据审核无误原始凭证收付现金及办理银行转帐结算手续。

　　（4）负责库存现金和有价证券保管。

　　（5）负责登记现金记帐和银行存款日志帐。

　　（6）按要求收取各类款项、立即交企业财务部或存银行，并做好财务登记。

　　（7）完成企业随时需要各类报表和财务资料。

　　（8）负责办理其它属于财务内勤工作范围和部门责任人交办事项。

　4、仓库管理员岗位职责

（1）负责日常工具用具收发工作。

（2）负责部门每个月物料采购计划。

　　（3）负责入库工具用具及钥匙盘验收、登记工作。

　　（4）负责部门物料每个月定时盘点工作，立即结出月末库存数据和消耗数量。

　　（5）负责部门工具报损（废）核实工作。

　　（6）负责办理工具用具租借工作。

　　（7）负责仓库安全和清洁工作。

　　（8）负责园区办资产登记和管理。

　　（9）认真完成上级交办其它工作。

　　三.部门规章

（一）仓库管理

　　1、物品入库

（1） 采购物品入库，由仓管员依据物品合格证、规格型号、数量、质量、商标及相关技术资料进行验收。

（2）验收合格物品由仓管员和行政文员填制《入库单》并由仓库管理员设置材料卡，登记材料账。

《入库单》一式三联，一联存根联，一联由仓库管理员据以登记仓库存货账，一联财务部记账联。

　　（3） 仓库管理员对验收合格物品进行合适标识后办理入库。

　　（4） 仓库管理员应确保：

　　a. 物品堆放高度不能超出2米；

　　b. 液体物品用适宜容器盛装；

　　c. 危险品必需有显著标识并进行隔离；

　　d. 全部标识必需内容完整、清楚，而且摆放产品时标识应朝外；

　　e. 做好标识并立即进行入库登账；

　　f. 对有贮存条件要求物品，应给予充足满足；

　　g. 对不合格品和降级使用物品应做尤其标识；

　　h. 做好防潮、防晒、防雨水淋、防虫等方法，以确保物品在保留期内不变质、不生锈，不失去使用价值。

　　i. 使用适宜搬运工具和方法，预防搬运过程中对物品质量造成损坏。

　　（5） 经验收后不合格物品，仓管员应进行合适标识或进行隔离，并立即知会相关责任人联络供方或企业进行协商处理。

　　（6） 对于服务过程中多出物品退库，由仓库管理员验收，合格则填制红字《领料单》办理入库手续；不合格则进行合适标识，由部门责任人进行处理。

　　2、物品储存管理

（1） 仓管员应对每一个物料进行编号（采取阿拉伯数字），编号应登记于材料卡上。

编号方法为□□□□□□：

前二位数字为物资类别号，后四位数字为物资品种次序编号（各园区依据物资配置情况自行编号）。

类别号为：

　　□□□□□□

　　物资品种次序编号

　　物资类别号（01：

办公用具类；02：

保洁类；03：

保安类；04：

形象视觉识别类（CI）；05：

机电工程维修类；06：

绿化类）

（2） 对不能按货架摆放或有特殊存放条件，按实际情况存放，而且材料账和材料卡上应注明类别号及物资品种编号。

　　（3） 仓库管理员每七天应对贮存环境和贮存物品进行检验，以预防产品损坏、变质、丢失和混淆。

检验内容包含但不限于：

　　a. 标识是否完整、清楚；

　　b. 物品是否损坏或变质；

　　c. 物品是否丢失或混淆；

　　d. 仓库环境是否能确保物品在保留期内不变质、不生锈、不失去使用价值。

　　（4） 当发觉问题时应立即进行标识或采取隔离方法，并通知相关人员处理。

　　（5） 每六个月由本园区责任人、仓库管理员、行政文员一起对库存品最少进行一次盘点，盘点结果统计于《库存物品盘点盈亏表》上。

　　（6） 每十二个月由园区管理中心对库存品最少进行一次工作检验。

　　3、物品出库

（1） 当部门需要领料时，由领料人填写《领料单》，写明材料名称、数量，经园区责任人审批后，交仓管员进行发料。

（2） 仓管员依据“先入先出”标准凭《领料单》发放物料，并在《领料单》上填写实发数量和金额。

　　（3） 《领料单》一联由行政文员据以登记物料明细帐，一联由领料部门保留，一联交保管登记存货帐，一联由财务内勤交企业会计进行物料消耗核实。

　　4、多出积压物资处理：

各园区每六个月对库存物品进行一次清理，划分出多出积压物资（不需用及使用期超出5个月）报园区管理中心，由园区管理中心负责进行调剂处理。

（二）工具借用制度

　　1、临时借用工具，由使用人填写临时借用工具表，经同意后，向仓库理员申请领取，并在职员工具借用登记本上登记。

在交还时仓库管理员亦要在该表上写明交还时间并签收，签收时应检验工具及其附件是否完好无损，若发觉问题立即统计并向主管反应。

　　2、个人领用工具品种依据需要配置，由使用人提出申请，经经理同意后到仓库领用，并办理领用手续，领用后个人负责使用保管，离开企业时交还，仓库管理人需作签收统计。

　　3、公共领用工具由主管/领班申请，经经理同意后，到仓库办理领用手续，领用后由申请人或指定专员负责保管。

　　4、工具调换标准上以旧换新，发生丢失和毁损，由保管者写明原因，向上一级领导汇报，不属人力不可抗拒丢失和毁损，由责任人按该工具现市场价格赔偿。

　　5、工具一律不得带出园区，特殊情况经由部门领导同意同意，办理正式手续后方可借出。

　　（三）物品领用制度

　　1、工作人员到仓库领料之前，先要填妥一份物品领料单，注明数量、规格、名称、施工内容、安装位置等，经经理同意后到仓库领取。

　　2、物品领用通常标准上以旧换新，但在实施过程中可先领后交，若发生多领，应主动归还。

　　3、若项目中确需新增物品，被盗或遗失物品，需在领料单上注明，经同意后立案。

　　客服部

　　一.职责范围

　　客服部做为中枢部门在园区日常工作中起到上传下达、协调调度、监督促进等关键作用，关键职责有：

（一）接待日常来访、咨询和投诉。

（二）用户资料搜集、整理和存档。

　（三）合理调动相关部门为用户提供立即、优质、高效服务。

　（四）经过对用户日常走访立即掌握用户动向，了解用户意见以提升用户满意度。

　（五）经过日常巡查对其它各部门工作进行监督、指正。

　　二.岗位职责

（一）客服主管岗位职责

　　1、在园区办经理领导下，具体行使管理、监督、协调服务职能。

　　2、帮助园区办经理对各项便民服务选定和策划。

　　3、负责组织实施用户回访、走访工作。

　　4、负责组织搜集用户意见，并对用户意见进行汇总分析、任务分配、监督、跟踪、回访。

　　5、负责处理突发事件和用户投诉。

　　6、负责岗位人职员作及业务能力培训。

　　7、负责对用户服务人员考评工作。

　　8、制订、落实、落实本部门岗位责任制。

　　9、帮助园区办经理协调和政府相关部门关系。

　　10、确保各项统计完整、正确有效，并做好对应归档工作。

　　11、完成园区办经理交办其它工作。

（二）管理员岗位职责

　　1、负责对用户办理收楼、装修等多种手续，立即更新用户资料，确保各类档案资料正确性。

　　2、负责接听服务电话，立即反应给相关部门。

　　3、负责园区办客服接待、办公接待及其它部分会务接待。

　　4、帮助用户主管对业户投诉处理、回访工作。

　　5、负责做好日常巡查工作。

　　6、立即处理和上报用户投诉及突发事件。

　　7、认真完成上级交办其它工作。

　　三.部门规章

（一）档案管理制度

　　1、租户档案管理措施按园区管理中心档案要求操作，管理员负责租户档案搜集、整理、归档、利用。

　　2、客服主管每三个月检验一次租户档案工作并做好统计，对发觉问题应以书面通知要求相关人员整改。

　　3、租户档案以一户一档形式建立，每户档案内容应包含：

 Φ　　《租户情