信贷文件管理解决方桉.docx
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信贷文件管理解决方桉
信贷文件管理解决方案
概述
XX银行
XX银行与新中国同齡，是XX地域最悠长的金融机构之一。
拥有XX金融机构中数量最多、散布最广的服务网点，资金实力雄厚，机构遍及城乡。
数百个营业网点散布于全市，为超过三分之二的市民提供金融服务。
绍林科技
绍林科技是我国最先的文档一体化软件供给商之一，自1989年推出第一个文档一体化产品以来，绍林科技紧跟科技进展的步伐，精益求精，不断进取，始终处于运算机应用软件技术进展的前列，在公司自己取得成功的同时，亦带给用户成功的知足与喜悦。
通过十余年的尽力，绍林科技已将自己成功的转型为知识类信息管理解决方案的开发与供给商，能为客户提供各式各样的知识类信息管理解决方案。
绍林科技的下一个目标是，在为客户提供知识类信息管理软件的同时，为客户提供知识类信息管理系统的运营服务，即成为软件运营商。
3HmisDoc文档管理平台
3HmisDoc是采用绍林科技拥有自主知识产权的3Hmis内核开发而成的，其核心思想是：
集成数字化管理、面向对象的管理和与职能相适应的权限管理。
3Hmis内核的开发者，通过把用户的管理需求高度抽象化，提升为各类管理对象，并给予不同的管理对象不同的管理功能，用户可通过类型概念来形成自己的管理架构，将各类信息集成统一管理，并通过属性来概念信息的特征，通过授权来表现职责，以知足自己的独特的管理需求。
协作，此刻是软件行业的热名词，一般以为，它有两层含义，即：
人与人之间的协作和系统与系统之间的协同。
3Hmis是一个通用而又专业的文档类、知识类信息管理平台，在同一系统内，可知足人与人之间协作的需要，在不同系统之间，亦能知足系统间的协同需求。
3Hmis内核，提供了超级丰硕的二次开发函数与组件，使得3Hmis成为能知足不同行业需求的知识类信息管理平台。
信贷业务文件与档案的重要性
一般以为，信贷业务文件与档案对XX银行有效防范信贷风险起着极为重要的作用，其重要性主要体此刻以下几点：
一、有效控制信贷风险源头；
二、有效预警信贷风险；
3、有效防范借款人经营风险；
4、有效规避借款人改制风险；
五、为依法管贷提供依据。
XX银行信贷业务文档管理系统实施原则
XX银行决定采用3HmisDoc企业版作为信贷业务文档管理系统，并肯定以下实施原则：
一、该系统由信贷业务内部网站、信贷业务文档与信息管理、信贷业务档案与资料管理等三大核心模块（三个独立的数据库软件内核）组成，三个内核独立并行运行，而且，内核之间的信息能够共享，能够互换，能够协作。
二、在银行总部创建数据中心，所有信贷业务文件与档案集中统一管理，文件与档案实体则按照需要与条件集中或分散保管。
3、由于信贷业务分属多个职能部门，在XX银行整体管理原则的基础上，给予各部门相当的管理灵活性，由各部门自主肯定自己的文件与信息管理架构。
4、每一个信贷员都有一个信息保管箱，用于分门别类保管自己的业务文件与信息。
五、创建部门与个人博客，以方便内部的工作沟通与协作。
六、采用与组织架构和工作职能一致的权限管理体系，提出职位概念，并由上级授予下级权限。
创建各类工作组，通过对组授权来简化授权。
7、任何文件和信息都可提交流转，并自动记录所有重要的处置痕迹，归档时，所有处置痕迹一并归入档案。
八、所有文件与信息都要数字化，对于以往的信贷业务档案，亦要慢慢数字化，检索利用原则上采用数字化信息，除非法律程序和管理需要，再也不提供原件的借阅。
九、利用内嵌的电话短信平台，扩展管理的移动性，而且，还可提供周期性、重复性工作的提示服务。
注：
3HmisDoc是一个伸缩自如的系统，若是用户的系统规模不大，或出于投资的考虑，亦可将三大核心模块集成在一个数据库软件内核中，即采用3HmisDoc标准版。
由此也能够看出3HmisDoc的灵活与壮大。
1.系统配置建议
3HmisDoc本身，对系统的配置没有任何特殊的要求，用户在配置系统时，一般要考虑以下因素：
靠得住性
对靠得住性的要求，是影响系统配置方案的最为关键的因素之一。
若是允许一个工作日以上的故障停机时刻，带磁盘陈列的单台服务器就可知足要求。
随着允许停机时刻的缩短，系统配置的要求将显著提高，亦会带来设备投入的明显增加。
信息量
文件与档案数字化信息的容量，也决定着系统的配置方案。
信息量的增加，需要更大容量的存储设备，而且，也将带来信息处置速度的相对降低。
所以，要处置的信息量越大，对系统的要求也就越高。
并发用户数
服务器的配置和网络带宽应能知足最大并发用户访问时的需要。
服务器平台软件
3HmisDoc的运行，需要WindowsServer2003和SQLServer2000/5的支持，用户可按照本身的系统规模来选择操作系统和数据库系统的版本。
数据中心
创建信贷业务文件与档案数据中心，集中存储和处置信贷业务文件与档案的数字化信息，至于信贷业务的文件与档案实体，则可按照工作的需要和库房条件，考虑采用集中或分散保管的方式。
对现有设备的利用
可考虑在充分利用已有设备的情形下，再添置新的设备。
2.建立信贷业务内部网站
信贷业务内部网站，是信贷业务文档管理系统的门户，是信贷业务部门面向全银行的宣传、推行与交流平台，也是信贷业务部门内部宣传、协作与沟通的基础，和信贷业务文件、信息与档案管理的入口。
信贷业务内部网站主要包括以下栏目：
资讯（新闻及内部公告等）
现行文件（与信贷业务有关的政府、行业及本银行文件）
法律与规章（国家、政府及行业的法律与规章）
电子期刊（可出版数种按期或不按期的电子期刊）
表格和格式文件样式下载（提供常常利用的报表及应用文范例下载）
信贷业务大事记（发布XX银行的信贷业务大事记）
信贷知识库（对全银行开放的信贷知识库）
论坛中心（对全银行开放的论坛中心）
登录（授权用户登录进入3HmisDoc后，按照其工作职能，管理和利用文件与档案信息。
）
3.信贷业务文件与信息管理
文件与信息的分类
信贷业务文件与信息，归纳起来，有四种类型，即：
规范性、通用性文件
信贷客户与项目文件
部门文件
个人文件
对于这四种类型的文件，3HmisDoc都提出了相应的解决方案。
规范性、通用性文件
创建专门的信贷业务文件管理对象，用于管理规范性、通用性文件。
该种文件的分类，可按年度和文件的性质进行。
信贷客户与项目文件
为每一个客户成立一个管理对象，用于保留该客户的信贷业务文件，而且，为每一笔业务成立一个文件夹（一卷），以保管该笔业务的所有文件。
部门文件
在系统中创建与现实一致的组织架构，各组织可按照自己的工作需要成立自己的文件与信息分类体系。
个人文件
可在组织下面，为组织中的每一个人分派一个信息保管箱，用于个人分门别类管理业务文件与信息，信息保管箱的容量，由系统管理员按照需要设定。
组织与个人博客
创建组织机构和个人信息保管箱时，该组织或该个人也就有了自己的内部博客。
3HmisDoc提供的博客页面，超级简练，适合于办公室利用。
内部博客为企业内部的沟通与协作，提供了不受时刻与空间限制的新渠道。
将博客引入企业内部管理系统，已受到愈来愈多的机构与企业的重视，应该是大势所趋。
与职能一致的权限管理
引入职位概念，按职位授权。
可设立各类工作组，以简化授权。
遵循现实中的组织原则，由上级授予下级权限。
按照工作职能授权，知足工作所需，又符合保密要求。
可跨部门授权，符合扁平化管理和跨部门协作的需要。
文件的流转与工作协作
任何文件与信息都可提交流转。
在文件的审批进程中，实体文件能够跟从流程同时流转，也能够部份或全数无纸化。
可将文件提交组织中的任何人处置，以符合扁平化管理与跨部门协作的需要。
自动保留所有流转痕迹。
系统提供了专门的流程邮局来处置文件与信息的流转。
文件与信息的查找
最常常利用的是快速查找和信息查询两种方式。
快速查找：
在目录列表的右上角，输入要查找信息的关键词，再点击查找，即可快速查找出两年内的文件。
信息查询：
点击工具条上的信息查询按钮，或右键菜单上的信息查询菜单项，即可进入信息查询页面，可按照页面的提示，进行查找操作。
提示服务
可对周期性、重复性的工作按日、周、月、季或年提示，每一份文件或信息都可点击右键进行提示设置，提示信息将按时在待办事宜中显示。
提示服务超级适用于收息日的提示和贷款到期提示等，以便信贷业务人员及时去了解信贷合同的执行进展。
短信平台
可短信提示新邮件、短信提交流程邮件、短信批复邮件和短信提示服务和直接群发短信等，利用电话短信，可大大扩展3HmisDoc的移动性。
短信功能为可选件。
论坛中心
面向信贷业务人员的内部论坛，可分专业或行业、部门，设立不同的论坛，每一个论坛都可提出不同的主题，供大家讨论与交流。
（组织和个人博客提供了论坛功能，每一组织或个人都可设立一个论坛。
）
文件归档
在信贷业务处置进程中，信贷业务文件由相应的部门或个人（信贷员）录入、修改和管理，信贷业务肯定或终止后，即提交归档，形成信贷业务档案。
文件的所有处置痕迹，同时跟从归入档案。
4.信贷业务档案与资料管理
信贷业务档案的分类
信贷业务档案的分类，遵循《XX市XX银行信贷业务档案管理办法》的有关规定。
档案实体与数字化档案信息
数字化档案集中统一管理，即成立整个银行的信贷业务档案数据中心，银行的所有信贷业务数字化档案信息，都保留在数据中心的信贷业务档案数据库中。
这种集中管理方式，不但可降低设备的整体投入本钱，提高系统的靠得住性与安全性，而且，利用和管理也加倍方便和高效，
至于实体档案，则不必然要集中保管。
可按照工作的需要与方便，和库房条件，采取相应的对策。
管理分工与授权
由银行风险管理部统一制定信贷业务档案管理办法，公司业务部、个人业务部、国际业务部、资产管理部、贷款审批部等业务部门负责对相应的信贷业务档案进行管理，并能够按照管理办法制定各自所管理信贷业务的档案管理细则。
按照以上管理分工，由市银行风险管理部设定信贷业务档案的整体管理架构，并将管理权限授予相应部门的档案管理人员，再下一级架构的创建和权限管理，则由相应部门的档案管理人员负责。
一级档案与二级档案
信贷业务档案有一级档案和二级档案之分。
在传统的信贷业务档案管理制度中，二级档案需要包括一级档案的复印件，但档案数字化后，由于一级档案中已有数字化信息，这种方式则显得有点重复了。
所以，档案数字化后，二级档案没必要再包括一级档案的复印件。
归档文件的检查与审核
银行业，在金融业务的流程管理与审核方面，积累了丰硕的经验。
这种经验，实际上，也能够移植到信贷文件与档案的管理上来。
也就是说，可参照事后监督的方式来检查和审核数字化档案信息。
档案数字化后的利用方式调整
档案信息数字化后，除非法律程序和管理需要，原则上再也不提供档案的原件借阅。
信贷业务人员可依授权在档案数据库中检索所需要的档案信息，对于没有授权查阅的档案，可按规定的流程提出申请，待批准后，可由档案管理人员代为查找，并以电子邮件方式发送给申请人，若是有需要，亦可打印输出提供给申请人。
如确因工作需要借阅原件，亦可无纸化完成整个审批流程，待批准后，再按规定手续借阅。
未实施项目文件和重要资料的保留
以往，对于未实施项目的文件，一般都再也不保留。
实际上，这些文件，也是单位的重要知识，具有超级重要的利用与参考价值。
这些文件，能够作为档案保留，也能够作为资料独立寄存。
对于重要的资料，如内部网站的重要内容和信贷业务处置进程中，一些制度中未规定要归档的重要信息，一样能够作为资料保留。
对于资料的保留，可约定只保留电子文档。
5.往年信贷业务档案的数字化
为了便于利用和管理，往年的信贷业务档案将慢慢数字化，而且，原则上采用扫描的方式以图像文件格式保留。
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