项目文档管理制度001.docx
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项目文档管理制度001
项目文档管理制度
项目信息：
项目名称
项目编码
项目级别
客户名称
AM姓名
PM姓名
版本信息：
版本号
拟制/修改责任人
拟制/修改日期
修改内容及理由
批准者
请注意：
使用前请确认这是最新有效的版本。
一、目的Objective：
建立项目组的文档管理制度，对项目中所有文档进行清晰有效的分类管理与控制，实现项目文档的有序保管与规范流动，为项目文档提供规范化的管理。
二、范围Scope：
本文适用于本项目组、及与之有关的客户、代理、分包商的文档。
三、内容Content:
1.文档编号
与项目有关的文档，均统一编号。
文档编码方式：
文档属性-发放对象-顺序编号-文档日期-文档密级
文档属性：
本字段用两位英文字母表示
表1：
文档属性字段对照
文档分类
简写
文档分类
简写
验收报告
AR
指令
IS
竣工文件
AF
发票
IV
行政文件
AD
信函
LE
申请
AP
手册
MN
标书
BD
备忘录
MM
保函
GU
其他
OT
检查报告
CR
计划
PL
索赔
CC
答复
RP
澄清
CL
报表
RF
项目制度
RG
会议纪要
MI
合同
CO
勘测报告
SR
设计文件
DS
发放对象：
本字段用两位英文字母表示
表2：
文档接收对象字段对照
发放对象
简写
发放对象
简写
业主Client
CL
项目组内部Internal
IN
合作方Co-operation
CO
分包商Subcontractor
SC
政府部门Government
GO
采购供应商Supplier
SU
华为公司Huwei
HW
其他Others
OT
文档日期：
本字段6位数字，表明文档的发生时间，以便于查询和统计。
顺序编号：
本字段4位数字，系文档的顺序编号，此编号表示同一文档属性、发放对象内所有文档的顺序号。
文档密级：
本字段1位数字，表明了文档的保密级别。
0级代表机密，项目经理及其指定人员阅读
1级代表秘密，项目组核心成员阅读
2级代表内部公开，项目组所有成员阅读（司机保姆等行政人员除外）
3级代表公开，所有项目组干系人均可阅读（包括合作方、分包商、代理商、采购供应商）
例：
与业主的第一份会议纪要的编码：
MI-CL-0001-030521-1
2.文档的存放
项目文档分别建立电子和纸面件档案。
电子档案目录如下，通过访问密码的设置控制不同密级文档的访问权限。
表3：
电子文档目录
0级目录
一级目录
二级目录
三级目录
四级目录
文件名
**项目
标书
招标
业主招标
招标广告
招标书
招标书附件
分包招标
征询书
附件
投标
分包投标
分包商1
分包商N
华为投标
工程
技术
商务
采购
合同
主合同
合同主体
/
合同附件
/
变更补充
/
监理合同
分包合同
设计分包
分包商1
分包商N
工程分包
上同
来往信件（与项目组外部）
与业主
来信
/
去信
/
与分包商
分包商1
来信
去信
分包商N
来信
去信
会议纪要
与业主
通知
纪要
与分包商
通知
纪要
公司内部
汇报
协调
工程实施
项目启动
项目任命
项目章程
项目制度
项目计划
进度计划
资源计划
成本计划等
施工记录
施工日志
分包商
给业主
质量检查
检查报告
整改报告
复查报告
材料设备进场
变更
工程成本
挣值报告
工程付款
成本分析
项目报告
状态周报
包括研发、工程各小组的项目组的状态周报等
跟踪PIP
跟踪问题
内部会议纪要
竣工验收
竣工验收记录
竣工验收文档
竣工图纸
竣工验收证明
技术资料
主设备
土建工程
外线工程
外购产品
纸面文档按文件的属性、密级分类存放，并填写《文件存放和访问控制表》（附件一）进行存放、借阅登记。
3.文档借阅
文档借阅流程如下：
（1）借阅人查阅文档编号清单（内部公开），确定所需借阅文档。
（2）向文档管理员提出借阅申请。
（3）文档管理员根据其身份确定阅读权限。
（4）判断所借阅文档是否在其阅读范围权限内，若有权限则转（6）。
（5）若所借阅文档超过其阅读权限，需经PM批准。
（6）文档管理员填写文档借阅记录表。
（7）借阅人签署文档借阅记录。
（8）根据阅读权限或临时授权，开放文档纸面复印件供其查看。
（9）借阅文档需在指定时间内归还、不得拷贝。
4.文档审批
分为技术审批权限（初步审批）和签发审批权限（最终审批）两种。
（1）技术文档
各专业负责人对本专业的技术方案有技术处理及审批权限。
（2）财务及对外文档
是法定的权签人，所有财务文档、对外文档（与业主、分包商等的文档）必须由项目经理审批。
（3）工程文档
现场的施工经理、督导对于现场的设计、施工、进度、质量等拥有技术审批权。
5.文档流向
文档流向意在明确项目各阶段需要提交的主要文档、文档负责人及文档的主要流向。
详见附表二：
《文档流向表》。
四、其他
本文未尽事宜，将由项目核心组解释或补充附件。
附表一：
文档存放和访问控制
1.1
文档名称或类型
存储设备
（或文件夹）
密级.
借阅人
借阅日期
归还日期
附表二：
文档流向表
名称
责任人
时段
流向
一、启动阶段
中标通知
业主
中标
代表处
主合同
AM
合同谈判
业主、项目管理部
合同评审表
AM
合同谈判
代表处
项目章程
PM
合同签定
项目管理部、地区部、代表处
项目组任命（实施阶段）
项目管理部
合同签定
项目经理
项目干系人列表
控制经理
合同签定
项目组、项目管理部、地区部、代表处
分包合同
PM
合同签定
项目组、分包商、分包合作部
分包合同评审表
PM
合同谈判
项目组、分包经理
项目日常管理规定
控制经理
合同签定
项目组、项目管理部
项目勘测设计计划
勘测设计经理
合同签定
项目经理
项目状态周报
项目经理
项目内部干系人
二、计划阶段
项目实施管理工作策划
实施经理
项目组
项目分包管理工作策划
项目副经理
项目经理、分包合作部
项目质量管理工作策划
控制经理
项目经理
WBS结构
控制经理
项目管理部
项目基准计划
项目经理
项目管理部、代表处
项目人力资源计划
项目经理
项目管理部
项目风险评估分析报告
项目经理
项目管理部、地区部、代表处
项目预算
项目经理
项目管理部、地区部、代表处
项目沟通计划
项目经理
项目管理部
项目计划评审表
项目管理部
项目经理
项目现场施工管理规定
实施经理
项目经理
项目质量安全管理规定
控制经理
项目经理
项目文档管理规定
控制经理
项目经理
项目信息收集文档一览表
实施经理
项目经理
勘测报告
勘测设计经理
项目经理、业主
详细设计文件
勘测设计经理
项目经理、业主
项目问题汇总表
控制经理
项目经理
三、实施阶段
华为设备施工方案
实施经理
项目经理
分包工程施工方案
分包商
项目经理
配套设备施工方案
供应商
项目经理
项目整体实施方案
项目经理
业主
安装环境检查表
实施经理
项目经理
华为设备软件检查表
华为设备实施经理
实施经理、项目经理
华为设备硬件检查表
华为设备实施经理
实施经理、项目经理
分包工程检查表
分包工程实施经理
实施经理、项目经理
项目变更申请
项目经理
业主
项目变更汇总表
控制经理
项目经理
项目变更审批表
业主
项目经理
项目问题报告
项目组核心成员
项目经理
项目工程周报
实施经理
项目经理
项目财务状况月报表
财务部
项目管理部、项目经理
项目预算变更申请表
项目经理
项目管理部、财务部
项目预算变更审批表
项目管理部
项目经理、财务部
项目经理述职报告
项目经理
项目管理部、代表处
四、关闭阶段
项目关闭计划
项目经理
项目组，项目管理部
项目关闭阶段沟通计划
项目经理
项目组，项目管理部
竣工报告
实施经理
项目经理
竣工文件
实施经理
项目经理
设备安装报告
实施经理
项目经理
系统初验证书
实施经理
项目经理
分包工程验收报告
实施经理
项目经理
项目决算表
财务部门
项目经理、项目管理部
项目评估报告
项目管理部
项目经理
项目总结报告
项目经理
项目组，项目管理部
分包商评估表
分包经理
项目经理，分包合作部
项目组成员评估表
项目经理
项目组成员所属职能部门
客户满意度调查
代表处
项目经理，项目管理部，代表处，地区部
遗留问题汇总表
控制经理
项目经理，代表处
重大遗留问题汇总表
控制经理
项目经理，代表处
遗留问题干系人列表
控制经理
项目经理，代表处
项目移交报告
项目经理
业主
项目内部移交报告
项目经理
代表处
项目移交CHECKLIST
项目经理
无
项目关闭CHECKLIST
项目经理
无
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