江苏省电力公司220千伏及以上电网建设项目档案管理实施细则201107.doc

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江苏省电力公司220千伏及以上

电网建设项目档案管理实施细则

（试行）

江苏省电力公司

目录

第一章总则 -3-

第二章管理职责 -4-

第三章管理流程 -9-

第四章归档范围、保管期限、归属与流向 -9-

第五章归档质量要求 -9-

第六章归档时间及移交 -14-

第七章档案验收 -14-

第八章检查与考核 -16-

第九章附则 -17-

第一章总则

第一条为加强和规范江苏省电力公司220千伏及以上电网建设项目档案管理，严格控制文件材料质量，确保建设项目档案完整、准确、系统，更好地满足生产、运行及达标投产、工程评优的需要，根据《国家重大建设项目文件材料要求与档案整理规范》和《国家电网公司电网建设项目档案管理办法（试行）》的要求，结合公司档案管理的实际情况，特制定本细则。

第二条本细则规定了220千伏及以上电网建设项目档案管理流程、归档范围、归档文件质量要求、归档时间、档案验收、检查与考核等内容。

第三条本办法适用于江苏省电力公司建设的220千伏及以上电网建设与技改工程项目档案管理。

第四条本办法所称电网建设项目档案是指电网建设项目在立项、审批、招投标、勘测、设计、施工、调试、监理、竣工验收过程中形成的应当归档保存的文字、图表、声像等不同形式不同载体的全部文件材料。

第五条电网建设项目档案管理工作应与项目建设同步进行。

项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项、建设和竣工验收同步进行。

项目竣工验收应同时包括对项目档案的验收。

第六条江苏省电力公司建设分公司（以下简称建设分公司）为江苏省电力公司220千伏及以上电网建设项目档案管理单位。

江苏省电力公司检修分公司（以下简称检修分公司）为江苏省电力公司220千伏及以上电网建设项目档案保管单位。

第七条建设项目应统筹安排项目档案管理所需资金，明确必要的整理经费和设施、设备购置费。

第八条建设项目档案管理必须严格执行国家保密法规和江苏省电力公司保密工作相关规定。

第二章管理职责

第九条电网建设项目档案管理按照统一领导、分工负责、分级管理的原则，管理好电网建设项目档案。

第十条项目法人、建设管理单位、设计、监理、招投标、施工、调试、运行及检修单位均应建立项目档案管理机构，明确专人负责收集、整理、组卷工作。

项目文件产生于项目建设全过程，其形成、积累和管理应列入项目建设有关单位、部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制并有相应的检查、控制及考核措施，确保项目档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

第十一条省公司职责

（一）办公室是公司建设项目档案管理的业务主管部门，业务上接受国家电网公司办公厅、江苏省档案局的监督、检查和指导，主要职责如下：

1.宣传和贯彻落实国家电网公司和江苏省档案局等关于建设项目档案管理的规定、办法。

2.制定公司电网建设项目档案管理规章制度，并组织实施。

3.检查、监督、指导公司电网建设项目档案管理工作。

4.组织报送国家、省重点建设项目档案登记表。

5.组织公司重大建设项目档案专项验收工作，参加建设项目竣工验收、达标投产档案检查。

6.接收和保管本部形成的建设项目管理文件材料。

（二）发展策划部收集、整理项目的立项、审批、核准、投资计划、建设用地预审、规划选址、可行性研究报告及审查、地质灾害危害性评估报告、地震安全性评价报告、压覆矿产资源调查评估报告、水土保持方案报告及批复、环境影响报告及批复、合同、环评专项验收等文件材料，并向基建部移交。

（三）基建部收集、整理项目核准及可研文件，并向属地供电公司移交；负责将初步设计、初步设计审查、概算批复、质量监督、环评、水保专项验收等文件下发建设分公司。

（四）生产技术部负责阶段验收和竣工验收，并将验收意见下发建设分公司。

（五）物资部（招投标管理中心）负责对委托保管招投标档案的单位进行监督、检查；收集、整理物资需求计划阶段、招投标阶段形成的文件，并向办公室移交。

（六）审计部负责向建设分公司下发工程结算审核报告、竣工决算审计报告，并定期向办公室移交。

（七）调度控制中心负责将设备及线路命名编号调度关系文件、管辖范围内的项目启动调试方案下发建设分公司。

（八）科技信息部负责数字档案系统的建设、运行维护工作，确保建设项目档案数据的安全。

第十二条建设分公司职责

（一）建设分公司在签订工程合同、协议时，应设立专门条款，明确参建单位对相应项目文件的收集、整理、移交和归档的责任，明确档案制作份数和各参建单位的档案保证金金额，档案保证金金额不得低于承包项目费用的1％。

（二）综合管理部是本单位建设项目档案管理的业务主管部门，在业务上接受省公司办公室监督、检查和指导，主要职责如下：

1.宣传和贯彻落实省公司关于建设项目档案管理的规章制度。

2.对参建单位进行档案交底（附录4），对参建单位文件材料整理情况进行中间检查（附录5），参加建设项目竣工预验收和竣工验收。

3.向省公司申请项目档案专项验收，配合工程达标投产、工程创优档案检查。

4.建设项目文件材料的收集、整理，并向检修分公司移交。

5.建设项目档案的数字档案系统维护工作。

（三）项目管理处负责协调、督促和检查参建单位文件材料收集、整理工作，收集、整理项目施工许可文件、项目建设管理性文件、质量监督文件，负责接收各参建单位和相关部门移交的施工及竣工验收过程中形成的文件材料，汇总整理后向本单位档案管理部门移交。

（四）财务部门收集、整理各类合同、协议、工程结算、竣工决算、项目效益分析和财务评价等，并向本单位档案管理部门移交。

第十三条项目属地供电公司收集、整理项目可研、征地、政策处理、工程建设许可、房产证、管辖范围内的项目启动调试方案等文件材料，并向建设分公司移交。

第十四条省公司物流服务中心

1.受省公司物资部（招投标管理中心）委托，收集、整理、归档和保管物资合同和上级单位移交的与江苏省电力公司有关的招投标文件，定期将归档目录报送省公司办公室。

2.受省公司物资部（招投标管理中心）委托，向建设分公司提供国家电网公司招投标证明文件及归档目录。

3.收集、整理设备监造大纲、监造计划、监造报告及监造记录等文件材料，并向建设分公司移交。

第十五条招标代理公司

1.受省公司物资部（招投标管理中心）委托，收集、整理、归档和保管在招投标活动中形成的文件，定期将归档目录报送省公司办公室。

2.协助省公司物资部（招投标管理中心），向建设分公司提供招投标证明文件及归档目录。

第十六条勘察、设计单位负责收集、整理可行性研究报告、工程选址报告并向省公司发展策划部移交，将初步设计、概算、批准概算向省公司基建部移交，将施工图、设计交底、变更文件、竣工图等按照《国家电网公司供电企业档案分类表（6-9大类）》（办文档〔2010〕56号）分类组卷，向建设分公司移交。

第十七条监理公司

1.收集、整理建设项目质量、进度、投资、安全等进行控制的监理文件，以及工程重要活动的照片和影像材料，向建设分公司移交。

2.汇总全部设计变更和变更设计文件，提供给设计单位作为编制竣工图的依据，并向建设分公司移交。

3.监督、检查施工全过程文件材料的完整性、准确性和系统性。

第十八条施工单位

1.收集、积累各自承包项目在开工前和施工过程中形成的开、复工报告、施工组织设计、技术交底、工程变更文件、施工记录、试验报告、原材料及构件质量证明、质量检查及评定记录、设备开箱文件、设备调试记录、设备出厂资料、工程重要活动的照片和影像等文件材料。

2.根据变更情况编制竣工草图，提供给设计单位和检修分公司，作为设计单位编制竣工图的依据和运行单位现场使用。

第十九条调试单位收集、整理系统调试方案、措施、调试报告，并向建设分公司移交。

第二十条检修分公司

1.参加电网建设项目竣工验收，参加档案专项验收。

2.接收建设分公司移交的全套电网建设项目档案，保管并提供利用，做好档案统计工作。

3.向检修分部移交运行、检修资料。

第三章管理流程

第二十一条220千伏及以上电网建设项目档案管理流程见附录1。

第四章归档范围、保管期限、归属与流向

第二十二条反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，归入项目档案。

第二十三条项目文件材料的归档范围和保管期限详见附录2、附录3。

第二十四条各参建单位应根据要求或合同要求确定制作项目档案的份数。

第二十五条建设分公司负责收集、整理电网建设项目全套档案，并向检修分公司移交；检修分公司负责保管电网建设项目的全套档案，并提供利用。

第二十六条凡在城市规划区范围内建设的重大建设项目，建设分公司应在项目竣工验收后3个月内按照国家档案局《城市建设档案归属与流向暂行办法》（档发字[1997]20号），向城市建设档案馆报送与城市规划、建设及其管理有关的项目档案。

第五章归档质量要求

第二十七条建设项目归档文件和案卷质量应符合《科技档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2008）和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002）的要求。

第二十八条建设项目所形成的全部项目文件应按档案管理的要求，由文件形成单位按照《国家电网公司供电企业档案分类表（6-9大类）》（办文档〔2010〕56号）进行整理。

第二十九条归档文件材料应齐全、完整、准确，符合形成规律；分类、组卷、排列、编目应规范、系统。

第三十条归档的文件材料应字迹清楚、耐久，不能用易褪色的书写材料书写、绘制。

图样应清晰，整洁，签字认可手续完备。

签名真实、规范，不能代签名、不能用计算机打印、不能用印章代替签名。

第三十一条归档的项目文件应为原件、正本。

凡本单位形成的文件、主送或抄送本单位的收文，应以原件归档，非主送、抄送单位的，可归复印件；合同、协议及工程启动验收签证书等需双方或多方履行签字手续的文件，签字方均应以正本归档，不属于合同方的可保存副本。

第三十二条归档文件的纸张大小为A4幅面，装订白边不小于2.5厘米。

小于A4纸的应粘贴在A4纸上。

第三十三条施工记录、隐蔽项目验收、质量检查及评定等应按单位、分部、分项工程整理、组卷；原材料及构件出厂证明、复测报告按内容和内在联系整理、组卷；施工组织设计、图纸会审、技术交底、设计变更单、工程变更设计单、监理文件等可按文件材料的种类整理、组卷；设计文件应按设计阶段、专业整理、组卷。

第三十四条各类记录表式必须符合规范要求，所填内容真实可靠，数据填写必须详细、准确，不得漏缺项，没有内容的项目要划掉。

第三十五条各种原材料及构件出厂证明、质保书、出厂试验报告、复测报告应齐全、完整；证明材料字迹清楚、内容规范、数据准确；水泥、钢材等主要原材料的使用应编制跟踪台帐，说明在工程项目中的使用场合、位置，使其具有可追溯性。

第三十六条设计变更、施工质量处理、缺陷处理，应有闭环交代的详细记录。

第三十七条照片、录音、录像等材料整理时应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。

第三十八条电网建设项目在纸质文件归档时，应将相应的电子文件同步归档。

各参建单位扫描的电子文件一件保存为一个文档；A3及以下页面宜采用黑白二值图像，分辨率为每英寸200象素，多页PDF格式；超大页面（A3以上）宜采用黑白二值图像，分辨率为每英寸200象素，多页TIFF格式。

照片档案宜采用真彩色图像，分辨率为每英寸300象素，宜采用JPG文档保存，一张照片保存为一个文档。

第三十九条竣工图的编制应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。

1.设计单位依据设计变更通知单、工程联系单、设计更