健全物资台帐保证物资供应.docx
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健全物资台帐保证物资供应
健全物资台帐保证物资供应
发表人：
王炬李继元
中国中铁一局建筑安装工程有限公司
物设中心QC小组
2009年2月5日
健全物资台帐，保证物资供应
一、简介
建安公司物资设备管理供应中心在对项目管理的日常检查中发现，个别施工项目的物资管理台帐资料记录不全，不能准确反映出物资实际消耗数量、阶段性应采购数量和入库材料数量，通过检查其他的施工项目，发现各项目物资管理台帐均有不同程度的问题，主要表现在物资供应不顺畅，台帐填写和消耗统计不准确、数据不清晰，导致材料采购供应不及时，从而影响施工生产。
二、小组概况
1、小组概况表（见表一）
QC课题小组概况表表一
小组名称
中铁一局建安公司物设中心QC小组
小组类型
管理型
课题名称
健全物资台帐，保证物资供应
注册编号
ZTYJ-建安-2008-03
注册时间
2008.2.25
小组人数
6人
活动安排
1次/周
平均年龄
41岁
出勤率
95%
活动时间
2008年2月28日~2008年12月31日
培训情况
人均接受TQM教育50小时以上
制表人：
李继元审核人：
王炬2008年2月28日
2、小组成员简介（见表二）
成员简介表表二
序号
姓名
性别
年龄
学历
职称
职务
组内职务
1
王炬
女
48
专科
材料工程师
物设中心主任
组长
2
李继元
男
38
中专
助理工程师
物设中心科员
副组长
3
罗小蓉
女
43
专科
工程师
物设中心科员
组员
4
刘桂玲
女
42
专科
助理工程师
物设中心科员
组员
5
路新洲
男
43
专科
助理工程师
项目物资主管
组员
6
孙成
男
33
专科
材料工程师
项目物资主管
组员
制表人：
李继元审核人：
王炬2008年2月28日
三、选题理由
1、执行集团公司项目管理标准，继续深入落实项目物资管理标准。
2、公司规范物资管理，执行项目物资管理规定，通过强化管理控制施工材料消耗，提高公司的经济效益。
3、施工项目物资管理台帐不健全，不能正确反映现场物资的存货、消耗情况，不能正确反映成本情况，造成物资采购不及时，严重影响施工生产的进行。
4、在项目物资管理中，物资台帐普遍存在不同程度的问题。
综合上述理由选定课题：
健全物资台帐保证物资供应课题。
四、现状调查
1、围绕课题，2008年3月3日~4月25日，我QC小组对70个项目的物资管理资料进行了调查统计，物资管理资料中存在的缺陷见表三所示：
物资管理缺陷调查表单位：
点表三
序号
不合格项目
频数
1
未按制度要求建立健全台帐
34
2
有台帐但帐卡物不相符
26
3
未及时规范填写记录，掌握库存物品数量
8
4
管理人员作业能力低
4
5
其他情况
2
合计
74
调查者：
孙诚地点：
公司各施工项目部年月日
制表人：
李继元审核人：
王炬2008年4月25日
3、小组成员对物资管理资料中存在的缺陷进行了统计分析，并制表（表四）如下：
施工现场物资管理缺陷统计分析表单位：
点表四
序号
项目
频数
累计
格数
频率（%）
累计频率（%）
1
未按制度要求建立健全台帐
34
34
45.95
45.95
2
有台帐但帐卡物不相符
26
60
35.14
81.09
3
未及时规范填写记录，掌握库存物品数量
8
68
10.81
91.9
4
管理人员作业能力低
4
72
5.41
97.31
5
其他情况
2
74
2.7
100
制表人：
李继元审核人：
王炬2008年4月25日
4、根据物资管理资料缺陷统计表可以看出前两项是影响项目健全物
资台帐保证物资供应的主要因素，通过绘制物资管理缺陷排列图进行更直观的分析。
物资管理缺陷排列图
制图：
李继元审核人：
王炬2008年5月20日
如上图所示，很直观可以看出未按制度要求建立健全台帐，有台帐但帐、卡、物不符两项累计频率达到81.09%，超过80%，确认是影响项目健全物资台帐保证物资供应的主要因素，是我们小组需要解决的主要问题。
五、目标确定及依据分析
1、目标
在物资管理过程中，确保各项目物资管理台帐建立齐全，帐、物、卡相符合格率达到95%。
2、目标值确定
为保证物资管理台帐建立，帐、物、卡相符达到项目管理标准和物资管理要求，小组对影响物资管理台帐建立，帐、物、卡相符的各个因素进行了具体的分析，按照现各不合格项目所占的比例，将物资管理台帐建立，帐、物、卡相符的两项平均合格率由56.5%提高到95%以上。
见下图：
小组活动目标图
制图：
李继元审核人：
王炬2008年5月20日
3、目标实现的依据分析
（1）所要解决的问题属于物资管理中的缺陷，现场调查公司部分项目通过对管理人员培训教育，按照集团公司物资管理标准健全物资管理台帐，帐、物、卡相符，能够正确反映物资库存和消耗数量，物资供应顺畅，公司有的项目最高合格率达到97%，最低者达到95%。
（2）我QC小组主要人员均为公司物资管理部门部门及项目专业物资管理人员组成，责任心强，具有丰富的现场管理经验和扎实的物资管理基础。
项目物资管理人员具有一定的文化基础和工作经验，通过系统的基础工作再培训后，可以实现目标。
（3）针对集团公司物资项目管理标准及流程的推行实施，公司制定了适合本公司的物资管理办法、工作流程、物资管理台帐目录和样本，对规范现场物资管理和提高物资管理人员的工作效率有一定促进，为物资管理效果和保证物资供应顺畅提供更好的条件，促进物资管理服务施工生产，有力控制生产成本，提高经济效益，得到管理者的响应。
4、结论
设定目标及目标值一定能够实现。
六、分析原因
经过我们QC小组成员认真调研分析，绘制了原因分析关联图，见下图。
未按制度要求建立健全台帐、有台帐但帐卡物不符关联图
制图：
李继元审核人：
王炬2008年5月30日
从图中我们找出了影响未按制度要求建立健全台帐、有台帐但帐卡物不符的末端原因：
文件与实际脱离、工作程序不清楚、工作人员责任心不强、无专人管理、人员业务能力差、考核制度不健全、业务学习和培训不足。
七、要因确认
我们QC小组成员通过关联图分析，经过认真调查分析和现场验证，对找出的文件与实际脱离、工作程序不清楚等七个末端原因进行了要因确认如下：
要因确认表表五
序号
末端
因素
确认方法
确认情况
负责人
是否
要因
1
文件与实际脱离
调查分析现场验证
查阅现场管理文件，发现没有使用新版物资管理办法、项目管理标准和按照管理规定建立工作流程。
规范后可以解决问题，非要因。
王炬罗小蓉
否
2
工作程序不清楚
现场调查
相关人员年轻，忙于日常工作，项目管理标准学习和掌握不全面，工作程序和应建立的资料、台帐不明确，不能统筹管理。
是要因。
路新洲
是
3
工作责任心不强
调查分析
物资管理人员没有责任意识和主动性，任务计划性不强，没有及时收集资料，工作效率不高。
责任明确后可以解决。
非要因。
孙成刘桂玲
否
4
无专人管理
现场调查
项目在落实管理制度时没有明确各级管理责任人，台帐无专人管理和登录台帐资料。
通过明确专人即可解决，非要因。
路新洲
否
5
业务学习和培训不够
现场验证调查分析
现场物资管理人员对应建立的台帐不明确。
经过对管理人员组织学习管理制度，学习台帐建立和资料收集，模拟流程工作，即可完成台帐管理的相应工作。
非要因。
孙成李继元
否
6
考核制度不健全
调查分析
考核没有量化，监督考核没有落实，工作人员建立或不建立台帐没有考评和奖励处罚，工作积极性不高。
不能准确掌握物资消耗数量，控制采购成本。
是要因。
王炬罗小蓉
是
7
人员业务能力差
现场验证
物资管理专业知识少，现场管理经验不足，不能使用有效台帐掌控物资采购、库存和消耗数量，没有成本控制意识。
是要因。
李继元
是
制表人：
李继元审核人：
王炬2008年5月30日
从要因确认表可以看出造成物资管理台帐不全的主要原因是：
工作程序不清楚；考核制度不健全；人员业务能力差。
八、制定对策
针对确定的要因，小组特制定了以下对策措施，详见表六：
对策表表六
序号
要因
对策
目标
措施
地点
完成日期
负责人
1
工作程序不清楚
完善管理制度，建立工作流程和台帐清单
项目物资管理流程和台帐建立达到100%。
按照物资管理办法和项目管理标准建立标准的工作流程、台帐目录和样本下发到各项目。
物设中心
2008.6-2008.7
孙成
刘桂玲
2
考核制度不健全
完善管理制度
考核分值达到90以上
健全考核制度，每月物设中心按照制度监督检查，考核责任人员，严格执行有关奖惩制度。
施工现场
2008.6-2008.9
王炬罗小蓉
3
人员业务能力差
培训教育
物资管理人员熟知物资管理办法、项目管理标准和专业知识。
组织物资管理人员集中培训两次，每月检查和考核时讲评和完善。
施工现场
2008.6-2008.9
王炬
李继元
孙成
路新洲
制表人：
李继元审核人：
王炬2008年5月30日
九、对策实施
根据以上对策表，我们QC小组及时召开会议，认真研究制定出一套措施，积极展开工作。
实施一：
建立物资管理工作流程，编制基础资料台帐目录、样本，电子版本发放到每一个物资管理人员。
按照物资管理办法、集团公司项目管理标准和专业工作流程，建立公司的物资管理流程和项目物资管理流程样本，建立项目物资管理基础资料台帐和样本，填报时间，统计分析格式，采购、库存和消耗预警数量，规范项目物资管理工作。
在6月份物资管理人员培训时全面讲解和示范填写，并将电子版分发给每一个管理人员，做到人人掌握熟知、应用熟练。
实施效果：
经实施后的现场检查统计，各项目和作业人员全部掌握了工作流程和统计资料建立，物资帐卡物相符，采购和消耗数量控制有效，成本得到控制。
实施二：
加大监督检查力度。
物设中心每月按照建立的基础资料整理目录详细检查各项目的物资管理内业资料，按照考核评分表考核责任人员的工作完成情况，现场讲评考核情况，存在的问题当场纠正，修正执行的错误流程，核对规范程序和资料，彻底解决问题。
每月在物资信息平台公布检查评比结果，对达不到标准要求的进行通报和处罚。
实施效果：
实现物资管理目标，责任落实到人，台帐建立齐全，反映数字准确，帐卡物基本相符，管理人员工作积极性提高。
实施三：
组织培训教育。
由公司物设中心组织各项目物资管理人员，进行物资管理制度、项目管理标准、物资专业知识、台帐建立、报表统计等专业培训班教育和考核。
规范物资管理程序，标准资料建立清单，并责任落实到人。
在6月组织物资管理人员进行培训教育和考核，运行一个月后，小组检查评比一次，针对出现的问题进行分析并确定后期培训教育方向。
每月利用物资管理信息平台解答检查中存在的问题，公布市场物资信息，介绍物资基础理论和新技术、新材料，不断丰富物资管理人员的业务知识，提高业务能力。
实施效果：
经教育培训考核，平均分值达到92分，工作流程和基础资料搜集整理、上报报表和台帐建立准确度达到96%，达到培训目的。
十、效果检查
1、目标实现情况
经过实施制定的对策，2008年10月-11月，QC小组对公司各项目的物资管理情况进行实施后的检查，检查情况详见表七：
物资管理情况检查统计表单位（点）表七
序号
检查项目
检查点数
不合格点
合格率（%）
1
未按制度要求建立健全台帐
30
1
96.6
2
有台帐但帐卡物不相符
30
1
96.6
3
未及时规范填写记录，掌握库存物品数量
30
1
96.6
4
管理人员作业能力低
30
0
100
5
其他情况
30
1
96.6
合计
150
4
97.33
制表人：
李继元审核人：
王炬2008年11月12日
由上表可以看出，未按制度要求建立健全台帐和有台帐但帐卡物不相符的缺陷已得到有效控制，两项的平均合格率已达到了96.6%。
活动效果图如下：
小组活动实施前后合格率对比效果图
制图：
李继元审核人：
王炬2008年11月12日
通过上图可以直观看出，经过小组活动达到我们制定的目标。
物资管理台帐按照制度要求建立，帐卡物基本相符，物资实际消耗数量、阶段性应采购数量和入库材料数量清楚，材料采购供应及时，施工成本得到有效控制，能够保证施工顺利进行。
说明所采取的措施得当。
2、节约成本情况
由于各项目台帐建立及时，数量控制准确，提前提出采购供应计划，物设中心采取措施，规避市场风险，组织协调供应商，集中招标采购116次，累计4.6亿元，降低采购成本约3000万元，提高了公司的经济效益。
3、社会效益
经过此次活动，公司物资管理质量得到改善，管理人员整体水平得到提高，物资供应顺畅及时，施工进度得到保障，公司产品质量稳步提高，物资供应商关系融洽。
公司西铁项目、西安地铁项目、曲江澜山项目、京沪项目在业主组织的施工竞赛中得优良的成绩，信誉评价名列前茅，得到了现场监理单位及业主的好评。
十一、巩固措施和标准化
1、巩固措施
经过这次QC活动，小组已成功掌握建立健全物资管理台帐，减少物资管理缺陷的方法，在以后的管理过程中，QC小组认真按照实施程序进行工作，确保物资采购供应及时。
每年对物资管理人员进行两次集中培训和考核，巩固和提高台帐建立合格率。
邀请高校的专家讲解物流管理知识和规避合同风险的讲座，提高物资管理质量。
2、小组活动成效
通过这次QC小组活动，我们小组全体成员的质量管理意识、技术攻关、创新方法、个人解决问题和组织协调的能力都有了很大的提高，掌握了运用QC活动解决问题的方法，增强了解决管理问题的信心，团队的整体工作能力得到提高。
3、标准化
小组成员对本次活动过程进行了归纳总结，整理出了物资管理人员系统培训讲义，物资管理台帐目录、样本电子版，正在完善汇总统计数据库，，在今后的管理中进行应用。
十二、下一步打算
目前，公司物资集中管理得到进一步加强，项目部施工物资采购种类增多，供应数量和消耗控制任务更大，我们小组将把该成果继续深入推广延用。
同时初步选定“提高物资招标采购质量，降低采购成本”作为我们小组的下一个课题。
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