公文管理培训课件.ppt

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公文管理公文有什么作用？

公文究竟是什么？

公文应该怎样写？

一、公文的作用公文，或称文书、文件，是一种社会现象，是人类社会实践活动的产物。

最早产生于西周，当时主要用于国家祭祀或处理国家政务，后经历千年的发展，逐渐成为处理国家事务的重要工具。

随着新中国的成立，公文开始适用于不同领域及行业。

对企业而言，公文担负着领导、规范、沟通、宣传等功能。

战略部署的贯彻执行，业务开展的约束规范，成功经验的交流分享，企业文化的融会贯通，不同单位的互相交流，全都离不开公文。

可以说，企业一系列日常工作的开展都是建立在公文的基础上的。

离开公文，企业将无法发展、寸步难行。

但就目前情况来看，很多单位个人对公文的重要作用缺乏足够的认识，将更多的精力放在了业务方面，对公文不重视、不认真。

二、公文的定义公文是国家机关、社会团体及企事业单位在公务活动中，为行使法定职权而制作的文件。

它能够跨越时间、空间的限制，有效地传递公务活动所需要的信息。

国家行政机关公文处理办法规定法定公文有13种：

即命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

一般来讲：

函是平行文；议案、报告、请示是上行文，其他的是下行文。

公文的特点：

公文的特点：

1.具有较强的目的性2.有一定的使用范围3.有较固定的格式4.讲求时效5.特定的作者6.语言要求精确、朴实、通顺、简洁三、公文的写法

（一）请示

（二）报告（三）通知（四）函

（一）请示。

1.请示的用途：

请示适用于向上级机关请求指示、批准。

请示是下级机关向上级机关请求决断、指示、批示或批准事项所使用的呈批性公文。

2.请示的分类:

根据内容、性质的不同，请示分为请求指示的请示、请求批准的请示。

3.请示的写法：

（1）标题。

请示的标题一般有两种构成形式：

一种是由发文机关名称、事由和文种构成。

另一种是事由和文种构成。

（2）主送机关。

请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关。

主送机关只能有一个。

除上级机关负责人直接交办的事项外，请示只能主送上级机关，不能送领导者个人。

不得越级请示。

（3）正文。

其结构一般由开头、主体和结语等部分组成。

开头。

主要交代请示的缘由。

它是请示事项能否成立的前提条件，也是上级机关批复的根据。

原因讲的客观、具体，理由讲的合理、充分，上级机关才好及时决断，予以有针对性的批复。

主体。

主要说明请求事项。

它是向上级机关提出的具体请求，也是陈述缘由的目的所在。

这部分内容要单一，只宜请求一件事。

另外请示事项要写的具体、明确、条项清楚，以便上级机关给予明确批复。

结语。

应另起段，习惯用语一般有“专此请示”、“当否，请批示”、“妥否，请批复”、“以上请示，请予审批”等。

（4）落款。

一般包括署名和成文时间两个项目内容。

（5）联系人。

一般请示需要在落款下方第二行写明联系人及联系方式，便于请示事项批复时，及时传达。

4.掌握撰写请示应注意的事项：

第一，要正确选用文种。

第二，要做到一文一事。

第三，要避免多头请示。

第四，要避免越级请示。

范文：

化工厂关于贯彻按劳分配政策两个具体问题的请示省劳动厅：

按劳分配，是社会主义分配的基本原则，也是社会主义优越性之一。

几年来，我厂由于认真贯彻了按劳分配政策，极大地激发了广大职工的社会主义劳动积极性，使得生产率成倍地增长，乃至几倍的增长。

为全面贯彻按劳分配原则，进一步调动职工的劳动积极性，现就两项劳资政策问题请示如下：

一、拟用1990年全厂超额利润的10%为全厂职工晋升工资。

其中，1990年4月30日在册职工每人晋升一级，凡班（组）长和车间先进生产（工作）者及其以上领导和先进人物再依次晋升一级；全厂技术突击组成员每人浮动一级工资，组长每人浮动两级工资。

二、拟用1990年全厂超额利润的10%一次性为全厂职工每人增发奖金平均100元，具体金额按劳动出勤率和完成定额计算。

专此请示。

化工厂一九九年十一月十日关于要求解决学生宿舍拥挤等问题的请示市人民政府、市教育局：

我校今年由于住宿生急剧增加，已有的学生宿舍已无法容纳，现在住宿生基本上是一个床位两个人睡，严重影响学生的身心健康。

为解决这一困难，我校决定再建一栋学生宿舍楼。

另外，我校图书馆也尚未达到省“两基”标准，望上级部门给予适当支持。

特此请示，请回复。

市二职2003年12月15日以上这篇请示，存在着较多的问题，我们逐一加以分析修改。

一、在标题方面一、在标题方面第一，请示，就是“请求指示、批准”，所以标题中的“要求”两字可省去。

另外，对上级用“要求”的口吻也不甚妥当。

第二，“解决学生宿舍拥挤问题”不明确，既可以是增加学生宿舍，也可以是减少住宿生人数，根据本请示内容，应直接写明是“下拨建造学生宿舍楼经费”。

第三，“等问题”不符合请示应当“一文一事”的要求，应删去“等”字。

二、在主送机关方面二、在主送机关方面请示一般只写一个主送机关，根据“谁主管、请负责”的原则，可保留“市教育局”，删去“市人民政府”。

三、在请示原由方面三、在请示原由方面第一，“已有的学生宿舍已无法容纳”表述不够准确，可改为“造成学生住宿十分困难”。

第二，“基本上”不够明确，应写明“有人是一个床位两个人睡”的。

第三，“严重影响学生的身心健康”，不全面，还应加上“影响学习、生活”。

第四，“我校决定再建一栋学生宿舍楼”，应讲明楼高和建筑面积是多少。

同时，用“决定”一词也不妥，可改为“准备”。

第五，应补充说明建造学生宿舍楼的经费。

如“经有关工程人员匡算，共需资金万元”。

如果其中一部分资金是自筹的，还应写明“目前，我校可自筹资金万元，尚缺万元”。

四、在请示事项方面四、在请示事项方面第一，应明确写明“为此，我们恳请市教委下拨给我校建造学生宿舍楼经费万元”。

第二“另外给予适当支持”应删去。

五、在结束语方面五、在结束语方面应改为“特此请示，请批复。

”六、署名六、署名应用学校的全称“市第二职业中学”，并加盖印章。

七、署时七、署时应用汉字小写全称年月日，即“二三年十二月十五日”。

（二）报告。

1.报告的用途。

报告是行政机关和党的机关都广泛采用的重要上行文。

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

2.报告的类型。

报告分为工作报告、情况报告、建议报告、答复报告、报送报告等。

3.报告的写法。

（1）报告的标题和主送机关。

报告的标题报告的标题报告的标题，有两种写法，一是发文机关主要内容文种的写法；二是主要内容文种的写法。

报告的主送机关报告的主送机关行政机关的报告，主送机关尽量要少，一般只送一个上级机关即可。

但有时主送机关可以不止一个。

（2）报告的正文。

报告导语报告导语导语指报告的开头部分，它起着引导全文的作用，所以称为导语。

不同类型的报告，其导语的写法也有较大不同。

概括起来，报告的导语有以下几种类型：

背景式导语。

就是交代报告产生的现实背景，例如：

前不久，中央纪委召开了部分省市清理党员干部违纪建私房座谈会，总结交流了各地清房工作的情况和经验，并就清房中遇到的一些政策性问题，进行了讨论，根据各地的做法和座谈会中提出的问题，中央纪委常委研究提出以下建议：

根据式导语。

就是交代报告产生的根据，例如：

根据省委、省政府领导同志的指示，我厅于去冬派人到嘉陵市和渠县，与市、县的同志一道，对城镇贫困户的情况作了一些调查。

嘉陵市委、市政府和渠县县委、县政府对此十分重视，在调查研究的基础上，立即采取措施，着手解决这一问题。

现将两地城镇贫困户的情况及采取的措施报告如下：

叙事式导语。

就是在开头简略叙述一个事件的概况，一般用于反映情况的报告。

例如：

19年2月20日上午9时40分，我省市百货大楼发生重大火灾事故，市消防队出动15辆消防车，经四个小时的扑救，大火才被扑灭。

这次火灾除消防队员和群众奋力抢救出部分商品外，百货大楼三层楼房一幢及余下商品全部烧毁。

时值开门营业不久，顾客不多，加之疏散及时，幸未造成人员伤亡。

但此次火灾已造成直接经济损失792万余元。

目的式导语。

将发文目的明确阐述出来作为导语。

例如：

为认真贯彻落实国务院批转林业部关于进一步加强森林防火工作报告的通知（国发1942号），切实做好我市防火工作，保护和发展森林资源，更好地为改革开放和经济建设服务，结合我市实际情况，就进一步加强森林防火工作提出以几点意见：

2.报告主体。

报告的主体也有多种写法，下面择要介绍几种常见形态。

总结式写法总结式写法这种写法主要用于工作报告。

主体部分的内容，以成绩、做法、经验、体会、打算、安排为主，在叙述基本情况的同时，有所分析、归纳，找出规律性认识，类似于工作总结。

总结式写法最需要注意的是结构的设计安排。

按照总结出来的几条规律性认识来组织材料、安排层次，是最常用的结构方式。

“情况原因教训措施”四步写法这种结构多用于情况报告。

先将情况叙述清楚，然后分析情况产生的原因，接着总结经验教训，最后提出下一步的行动措施。

指导式写法指导式写法这种结构多用于建议报告。

希望上级部门采纳建议，批转给有关部门执行、实施，是建议报告的基本写作目的。

为此，建议要针对某项工作提出系统完整地方法、措施和要求，对工作实行全面的指导。

形式上采用分条列项的方法逐层表达。

3.报告结语。

报告的结语比较简单，可以重申意义、展望未来，也可以采用模式化的套语收结全文。

模式化的写法大致是：

“特此报告”、“以上报告，请审阅”等。

（四）通知。

1.通知的用途。

通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

2.通知的分类。

通知分为发布指示的通知、颁发规章的通知、批转、转发文件的通知、任免通知、会议通知等。

3.通知的写法。

（1）通知标题和主送机关。

通知的标题通知的标题通知的标题一般采用公文标题的常规写法，由发文机关主要内容文种组成。

也可以省略发文机关，由主要内容文种组成标题。

通知的主送机关通知的主送机关通知的发文对象比较广泛，因此，主送机关较多，要注意主送机关排列的规范性。

（2）通知的正文。

通知缘由通知缘由发布指示、安排工作的通知，这部分的写法跟决定、指示很接近，主要用来表述有关背景、根据、目的、意义等。

批转、转发文件的通知，根据情况，可以在开头表述通知缘由，但多数以直接表达转发对象和转发决定为开头，无需说明缘由。

通知事项通知事项这是通知的主体部分，所发布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步骤等，都在这一部分中有条理地组织表达。

内容复杂的需要分条列款。

（四）函。

函，也称公函，是商洽性公文。

各级各类机关在开展工作中经常需要与平行或者不相隶属的机关进行联系，以便更好地协调工作事项，这种联系常用“函”进行。

函按其内容性质分，有商洽函、询问函、告知函和答复函等多种。

但按其行文方向分，可分为去函（也称为发函）和复函两种。

日常公文运转过程中出现的问题日常公文运转过程中出现的问题:

一是文件头不规范。

二是发文字号不规范，主要表现在发文年度的四位数字规范的应该是置于六角括号，即中的，而我们大多数用的是方括号，即。

三是成文日期标志不规范，我们一般是用汉字标明或混用阿拉伯数字，而规范的成文日期要求写全具体的年、月、日。

四是公文中的字体、大小字号使用不规范。

五是公文页面设置不规范。

个别上报的请示没有题目，存在无正文的页面。

六是流程不规范。

跨级上报，重复上报等情况。

七是语言不规范。

出现方言、口头语、语句不通顺、错别字等等问题。

谢谢