固定资产管理方案.docx
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固定资产管理方案
固定资产管理方案
为了便于固定资产的管理，降低固定资产管理的难度和工作量，明确责任，保护固定资产的安全、完整，提高固定资产使用效率，防止固定资产业务过程中随意投资、账实不符等差错和舞弊行为，降低财务风险，特制定以下方案：
1.固定资产管理以部门为单位。
固定资产分散且杂乱，若精确到个人固然责任明确，但不具备可行性！
例如一个工厂里，电脑可能几个人用，一定要把责任划分给个人缺乏合理性，若一个人离职了，就应该归还电脑，新来一个人，又得重新再领一次，看似可行但不利于操作。
若以部门为单位，例如某部门，应该有多少电脑，多少打印机，多少桌椅等，至于如何分配，责任怎么分担，统一交到各部门负责人。
每个月只要对照该部门的应有数量进行一个盘点就可以。
如果有差异追究部门负责人的责任，部门负责人再去内部追究责任！
2.制定统一的编号
既然是编号，就必须具备唯一性，同时通过这个编号可以查到属于哪个部门的什么物品，建议编号方式：
PGS（代表公司）XZ（表示部门），部门首字母，不足的地方用零表示）PTDN（四位代表什么物品，物品首字母表示不足的地方用零表示）001（代表序号）
PGSXZBDN001表示：
派格斯行政部电脑序号是001
PGSCWBDN002表示：
派格斯财务部电脑序号是002
3.采取抽查的方式盘点
每月将固定资产的清单发至各部门负责人处，各部门自行盘点，盘点后负责人签字确认。
公司每个月随机选择几个部门进行盘点！
4.固定资产变动
新增：
由部门负责人提出申请，公司领导批准后，领取后归入到各部门固定资产。
更换：
不能使用的固定资产，由相关部门核实，公司领导同意。
将不能使用的固定资产归还公司后进行更换或报废处理。
调拨：
对于部门有闲置固定资产，相关部门提出申请，经公司领导同意后，由相关部门间的进行调拨。
维护：
基本的维护，例如表面的清洁，简单故障的处理等由固定资产所在部门负责，不能处理的，交由相关部门寻找专人处理。
5.库房的清理
对于无用的固定资产，能维修的进行统一的维修，不能维修取出有用的零件备用，实在没有使用价值的，能卖就卖，不能卖就扔。
保持库房的整洁，同时对库房的物品做到心中有数。
对此方案的执行，如果打破原有人工管理固定资产的传统模式，让固定资产的管理更加精确、并且提高效率，建议增加一套固定资产条码管理软件，其中还包括数据采集器、条码打印机、标签纸，使用标签是为了美观和效率，同时也避免了标签内容的随意更改。
执行步骤：
1.对全公司的固定资产进行盘点，优化部门的配置。
2.打印标签，贴上统一编号的标签。
3.制定完善的设备申领，更换，维修，调拨，报废等流程。
4.交专人负责，严格按照流程进行。
软件具体解决方案及报价请详见附件
附件
南京派格斯游乐设备有限公司
条
形
码
管
理
方
案
2014年5月
第一章固定资产条形码管理简介
1.1概述条形码技术是在计算机技术和信息技术的基础上发展起来的一门融合编码，打印，识别，数据采集和处理于一体的一门新兴技术。
条形码是一种利用光电扫描阅读设备识别并实现数据自动输入计算机的特殊编号，它为物品管理提供了便捷的共同语言。
为了加强对企业固定资产的管控力度，提高内部管理水平，并为企业管理者提供更为科学的决策依据，越来越多的企业倾向于引进条形码管理方案。
目前此项技术已在零售，物流，制造等行业得到广泛的应用和市场的认可。
不论是条形码技术本身还是其软件及应用方案的供应商均趋于成熟，市场呈现多样化的选择，这将为公司能够更进一步地完善信息化管理提供有利的途径。
1.2条形码管理特征
条形码管理是以实物管理为基础，以条形码的应用为特点的科学管理模式。
通过先进的条形码技术，可实现对固定资产从实物购置，领用，调配，盘点，清理到报废的全方位准确监管，同时结合各类资产分类统计报表真正实现“账，卡，物”相符。
其管理特征体主要体现在以下几个管控步骤中：
1）首先，在固定资产管理过程中，每一样资产实物都被赋予了一个唯一的条形码标识，经过手持的数据终端扫描条形码标识，即可准确地解读，识别实物。
2）经识别的实物信息被存储并转入相应的计算机数据库中，以便准确完成对该实物的盘点工作
3）配套的应用系统具备自动纠错和实时报警功能，从根本上杜绝了以往人工盘点时难以避免的错盘，漏盘，重盘等现象，从而确保实物统计数据史料的完整性和可靠性。
4）处理因人员离职，岗位调整，资产调拨，搬迁等变动带来的资产所属单位，保管人及实物存放地的变更时，可通过对数据库信息的调出，做到准确快捷。
5）易耗品虽不属于企业固定资产范畴，但由于其单价低，数量大，有一定数量库存要求的特点，管控起来有一定难度。
若对易耗品能进行有效管理则能大幅度削减办公费用，提高企业经济效益。
1.3条形码技术特征
条形码是迄今为止最为经济，使用的一种自动识别技术，条形码技术在管理
上优越性主要体现在以下即方面：
1）高效性：
输入速度快，条形码输入的速度是键盘输入的五倍。
2）准确性：
键盘输入数据出错率为三百分之一，而条形码技术误码率低于百万分之一。
3）灵活性.：
信息量大，利用传统的一维条型码一次可采集几十位字符的信息，二维条型码更可携带数千个字符的信息，可包含图形或汉字，并具有一定的自动纠错能力。
4）经济便宜：
和其他自动识别技术相比,应用条形码所需费用低.
5）简易性：
条形码标签易于制作，对设备和材料没有特殊要求，识别设备
操作容易，不需要特殊培训，且设备支出相对经济.
第二章固定资产条形码管理解决方案
2.1系统功能需求
为进一步提高集团固定资产管理的效率，结合现行管理制度，提出对条形码解决方案的系统功能要求如下：
1）要求固定资产条形码管理系统通过成熟的条形码技术对固定资产实物从购置，领用，转移，盘点，清理到报废进行全方位准确监控管理，结合资产分类统计报表真正实现“账，卡，物”相符。
2）要求固定资产条形码管理系统包揽日常繁杂的固定资产管理，统计，核对工作。
3）要求固定资产条形码管理系统采用模块化设计，在基础模块中建立系统管理功能和报表工具，还需包括帮助用户快速访问维修历史，使用情况等信息。
细则如下：
表3.1.固定资产管理条形码方案-系统功能需求列表
图3.1.固定资产条形码管理方案-系统功能结构图
总体而言，条形码系统涵盖了资产日常管理，报表统计，资产管理，清查盘
点管理等模块，提供了资产新增，调拨，借用，归还，闲置，报废等管理功能，同时提供灵活多样的统计和查询方式。
该系统利用先进的条形码技术对固定资产进行标识，利用条形码信息介质对资产进行全程跟踪管理，大大提高资产盘查工作的准确性，高效性，从而实现固定资产的精细化管理。
3.2条形码应用步骤
条形码技术在固定资产管理上实际应用包括以下几个具体步骤：
1）打印固定资产条形码标签。
取消普通打印机打印的固定资产标签，在原有固定资产编码的基础上用条形码符号重新编排固定资产编号，使用专用的条形码打印机打印出特殊介质的固定资产标签（由于专业的条形码打印机可打印PET，PVC等薄膜类特殊介质，因此可选用防水，防油污，防撕裂的PET标签
纸，从而保证固定资产标签长期，清晰地保存）。
2）将带有条形码信息的标签黏贴在固定资产上。
各部门固定资产条形码张贴完后，由资产管理人员持数据终端设备进行逐台验收，直到账物一致。
3）使用带有条形码扫描功能的手持数据终端进行固定资产现场监管。
固定资产分布在公司的各个部门以及公用场所，进行固定资产的跟踪和盘点必须到每个现场进行数据采集和录入。
此时给固定资产管理专员配备带有条形码扫描功能的手持数据终端可进行现场数据采集。
4）盘点数据的处理。
将现场采集的数据上传到固定资产管理系统中，进行比对，生成盘点差异表，如有需要可以自动更新系统中的数据。
3.3效绩预估
引进条形码管理系统，预计公司的固定资产管理将得到如下改观：
1）实现快速，准确的数据采集。
相比手工录入信息，采用条形码技术可极大地
简化手工作业，减少差错，从而为公司资产评估与决策提供更为可靠的依据。
2）节省盘点结算时间。
公司现行资产管理制度要求每年对各部门固定资产进行一次全面的清查盘点工作，使得账物，账卡，账账保持一致。
而在手工方式下，进行实物清点，账务核对，编制报表等工作，需耗费大量人力物力方可完成工作。
不可避免地出现错盘，漏盘，重复盘点等现象，因而降低了工作效率。
应用条形码资产管理系统可大大改善清点资产实物的效率，提高盘点准确率，同时账务查询，核对，编制报表等工作均可由计算机自动生成，真正实现省时省力，提高工作效率。
3）及时掌握资产信息，合理配置资产。
公司现行的固定资产管理方法尚不能实时地反映出资产的短缺，坏损等情况，管理部门所能得到的信息量十分有限，对于资产的使用年限，过往的使用部门，责任人，损坏情况等信息难以获取，且缺乏综合性的统计报表。
使用条形码管理系统可实现实时掌握固定资产的使用情况。
由于新购置的每件资产都必须打印条形码，管理人员即可通过计算机跟踪资产的流转情况，通过组合查询了解各部门的购置情况。
每年的清查盘点工作就可以预先通过查询发现可能存在的问题，有针对地组织专人重点清查。
依靠条形码管理系统的统计分析功能可以方便地了解到各部门固定资产的异动变化，及时调查出问题的根源。
4）加强物控力度,避免重复购置.固定资产条形码管理系统还可调出查询闲置的固定资产，充分发挥每个固定资产的效益。
3.4费用预估
1）网络版架构：
特点：
集团和每个分公司都有一个客户端可以登陆软件，进行资产管理分公司可以实时查询自己的资产状况，盘点时可以自行盘点；分公司需要有个行政人员进行软件的日常维护。
单位：
元）
序号
产品
型号/模块
单位
数量
价格
金额
备注
软件
固定资产条码管理系统
网络版十用户
套
1
60,000.00
60,000.0
0
软件免费服务一年
硬件
数据采集器
手持终端
NLS-PT850
台
1
3,200.00
3,200.00
包含采集器固定资产盘点程序,保修一年
条码打印机
TSC243E
台
1
1,800.00
1,800.00
整机保修一年，打印头保修三个月。
打印头保修标准：
表面釉质无剥落，人为损坏或者因耗材使用不当的不在保修范围之内。
耗材
标签纸
碳带
卷
2
200.00
400.00
树脂基碳带
L80mm*100m
固定资产标
签
卷
4
400.00
1,600.00
L65mm*W35mm*50m每卷可打印1316张标签
总计
人民币（含税）：
67,000.00（RMB）
2）单机版架构：
特点：
只有总公司的资产管理员可以登陆软件，进行资产管理。
总公司
的资产管理员可以定期在办公平台共享分公司的资产信息或者
分发给相关负责人。
盘点的时候，总公司的资产管理员导入好数据以后，将数据采集器分发给分公司，他们可以自行盘点，但是盘点完以后需将采集器交还给总公司的资产管理员。
如考虑购买单机版，可考虑多购买几只数据采集器。
序号
产品
型号/模块
单位
数量
价格
金额
备注
软件
固定资产条码管理系统
单机版
套
1
18,000.00
18,000.0
0
软件免费服务一年
硬件
数据采集器
手持终端
NLS-PT850
台
1
3,200.00
3,200.00
包含采集器固定资产盘点程序,保修一年
条码打印机
TSC243E
台
1
1,800.00
1,800.00
整机保修一年，打印头保修三个月。
打印头保修标准：
表面釉质无剥落，人为损坏或者因耗材使用不当的不在保修范围之内。
耗材
标签纸
碳带
卷
2
200.00
400.00
树脂基碳带
L80mm*100m
固定资产标签
卷
4
400.00
1,600.00
L65mm*W35mm*50m每卷可打印1316张标签
总计
人民币（含税）：
25,000.00（RMB）
升级会员 