采购管理制度与流程.docx

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采购管理制度与流程

采购管理制度

1、目的

为了加强对采购业务工作的管理，让采购工作有章可循，预防采购过程中的各种弊端，降低采购成本，提高采购工作效率和业务水平，特制订本制度

2、制度适用范围

本制度适用于除办公用品采购外的所有外购产品的采购工作，具体包括公司的针对销售产品类外购，公司自用类采购及售后维保材料类采购。

3、采购流程管理

（1）采购需求及审批

为了更合理的配置资源，公司秉承采购对应需求的原则，所有采购须由相关部门或人员提出采购需求才能进行，各类型采购需求及审批程序如下：

（1）销售类采购需求

a.产品销售类采购需求：

在销售合同签订后，并完成合同约定付款后，销售助理填写采购申请单，财务梁成菊审核采购范围与销售合同一致性，销售合同是否签订以及付款条款；技术条款审核，如是产品类销售合同则产品专家（售前）负责审核；IC等项目类采购，则项目经理审核技术条款；最后运营副总裁徐芳审批

b.备货申请单上应明确最终用户名称，产品名称，数量，规格及参数，外观及产品特殊要求等，详见本制度附件一：

《采购申请单》模板

c.无销售合同的销售产品采购，须由相关销售发邮件向公司总裁任雪松审批，公司领导审批后，由项目负责人填写备货申请单，要求同上

（2）公司自用类采购

a.申请人是业务部门需求人，申请部门经理审批（产品部柯晗、IC事业郑晓丹；市场部胡欣；运维部尹刚；财务人力徐芳；销售任雪松）；新员工入职采购，申请人人力部夏恩代替新人填写单据，申请部门经理审批；采购部审核确认库存货物是否已有，填写采购金额；自用采购金额超过5000的任总必须审批；

b.公司领导直接提出的用于公司空间改造及其他需要采购的采购需求，由商务部在OA上填写采购需求，填写纸质采购审批单，并邮件发送至财务部进行备案。

（3）售后维保类采购

a售后部协调人提交采购申请单；财务梁成菊审核维保合同是否有效；单个维保合同采购金额500元以下尹刚审批即可，不需要徐芳审批；价值高于500元的，须在售后部经理审批后由公司领导最终审批。

b.维保期外的客户由具体的售后人员情将况邮件通知相关销售，销售执行完相关费用程序后，按照产品类销售采购需求处理。

（4）备货类采购

备货采购：

由项目负责人提交采购申请单，根据库存需要或者其他工作需要提前备货，运营部经理尹刚审核必要性；运营副总裁徐芳审批；如下情况备货采购需要公司总裁审批：

a）非常规机型备货

b）单品备货数量超过10台

c）备货金额超过5万

（5）售前采购

售前采购项目，由项目负责人提交采购申请单，必须交由任总最终审批。

（2）采购询价及供应商选择

1.商务部接到采购需求后，除零星采购及京东采购外，须积极及时的向至少三家供应商发出书面的询价单，询价单模板见本制度附件二《询价单》

2.收到供应商书面的询价单回复后，须做对比分析，针对供应商资质，产品价格，生产能力，账期，售后服务条款，交货期，地理位置，合作经历等做综合对比，选择性价比高的供应商合作，切忌以唯一因素作为考核标准选择供应商

（3）采购合同签订

1.京东平台采购，订单即交易合同，交易成功后须打印订单，与付款申请单一起交予财务存档，并在OA平台上录入明细。

2.在供应商选择后，应在2日内与供应商签订采购合同，采购合同模板以公司模板为准，在拟定完采购合同后，需要填写合同审批表（附件三），合同审批必须附上对应的采购审批单，合同条款审核；

（1）技术条款审核：

采购合同技术条款如是产品类销售合同则产品专家（售前）负责审核；如IC等项目类采购，则项目经理审核技术条款；最后运营副总裁徐芳审批；

（2）商务条款审核：

采购合同，财务部梁成菊负责审核包括付款条件、发票要求、公司账号，是否符合销售合同范围，是否符合采购需求审批单

（3）服务条款审核：

针对售后服务条款由运维部尹刚统一审核

（4）特殊情况采购必须徐总审批，原则上销售合同不到不可以启动采购；

2.采购合同签订后交予财务部门存档，并在OA系统上录入详细信息。

3.采购合同执行过程中如有，须签订补充协议，补充协议签订审批程序同主合同。

（4）采购合同执行跟踪

符合生产条件的，商务部要及时跟踪供应商的生产制作进程，按照项目要求交期跟踪进度，让供应商拍摄生产进程的照片或视频，确保产品能按时保质保量的生产完毕

（5）发票及付款：

（1）发票

采购合同签订后，要根据合同约定与供应商索取合法发票，原则上须要供应商提供增值税专用发票，不能提供的须在采购合同签订时向财务反馈。

（2）付款

如有首付款，须按照采购合同约定向财务部提交付款申请（附件四），首付款申请需由财务部审核签字，运营副总裁签字，必要时要由公司总裁签字，尾款遵循以下原则

1）按照合同约定的付款条件，由采购部申请，财务梁成菊进行复核是否符合付款条件；

1、如果是项目销售的采购付款审核，尾款的付款需要项目经理确认

2、如果是产品销售、维保采购的付款审核，尾款付款需要运维部经理尹刚确认；

3、如果是售前采购的付款审核，尾款需要项目负责人确认

4、如果是自用采购的付款审核，尾款需要申请人确认货物没有问题；

5、如果是京东采购，则付款是前付款后收货，采购付款以采购审批单为依据可付款；

（6）货物验收及运输

1.货物生产完毕后，如货物在北京，则由商务部人员发出发货检测单（附件五）,提前通知售后部安排现场验货事宜；如货物在外地，有办事处的地方，由商务部人员向办事处同事发出发货检测单，由办事处同事协助完成验货；如货物生产地没有公司人员，视产品的重要程度可发照片或视频给项目人员确认或者安排售后部同事出差现场验货。

2.货物验收合格后，须有验货同事的书面签字确认或项目相关人员邮件确认，确认后方可进行后续发货事宜。

3..发货前如有尾款事宜，由商务部向财务提交付款申请单，尾款的付款申请单需有验货人员和项目经理的签字，财务部的审核确认，公司领导的签字确认方可支付。

4.联系物流公司，凡是涉及到玻璃，液晶屏，亚克力面板类产品，内包装须由厂家提供照片，外包装均是木架或木箱包装。

5.货到现场后，通知现场实施人员第一时间打开包装验货，如货物有损坏，及时拍照留证，并现场告知物流，包装如不拆，拒签字确认收货。

6.物流运输尽量由厂家负责，减少运输风险。

（7）售后

1.产品到现场后，商务部须请现场同事第一时间确认产品状况，符合需求且产品无破损须及时告知；产品有瑕疵或错误也请实施人员第一时间反馈，并拍照发邮件告知

2.产品有瑕疵或有误差或破损，商务部得到反馈后须第一时间与供应商联系，发送邮件说明情况，附上图片或视频，请对方在反馈后的一个工作日内给出回复，确定处理的办法。

3.供应商有了处理办法后第一时间告知现场实施人员，请其配合。

4.供应商对到货产品的瑕疵、误差及破损处理完毕后，再次请现场实施人员确认验货。

5.产品在保期间出现故障，应在售后部反馈后1个工作日联系供应商处理，售后问题处理失效保证在1周内解决，除重新生产或疑难问题外。

6.采购合同内约定售后问题的处理时效及费用承担，明确违约责任。

4、供应商管理制度

1.对于供应商，采取互利，平等，双赢的态度，与其合作。

2.供应商的选择要考虑供应商资质，产品价格，生产能力，账期，售后服务条款，交货期，地理位置，合作经历等因素综合考核。

3.建立供应商信息库，对于供应商的信息，要尽可能详细的填写，具体见供应商信息表，该信息表每半年一更新，必要时要去供应商公司实际核对信息，确保信息的真实性。

4.供应商评级一年一审，综多种因素对供应商进行评级，我公司的供应商级别分为ABCD四级。

I其中A级代表可经常合作，优质供应商；B级代表有需要改进的地方，可酌情合作；C级为备选供应商，改进余地很大，如在一年内还未改进，第二年可直接从供应商库中删除，D级为不合格供应商，可直接淘汰见附件供应商评分表

5.重大项目的不合格供货经历或对售后服务承诺严重不遵守，均可直接及时降低供应商评级

6.对于优质供应商可签订年度战略采购协议，降低采购成本，并上升与供应商的合作档次

7.一类产品至少有2-3家供应商，不过度依赖某一供应商

8.与供应商采取丰富的合作形式，比如独家供货，战略合作，及互相产品推销合作等。

5、出入库管理

1.销售类采购及维保类采购货物到货后需先在OA系统上做入库，然后再发货给对应的销售合同。

2.员工办公电脑需要在OA平台上录入个人名下，作为固定资产，员工入离职在OA平台上做相应的出库入库手续，并让员工签字确认

3.对于库存货物，要在每个季度的最后一个月盘点一次，准确掌握公司的物料储备情况，对于常用的库存紧缺物料做到及时备货，备货邮件发送公司领导审批。

6、突发事件处理

1.项目突发的采购需求，如果涉及到项目验收等情况，相关的采购程序可简化，向项目经理及公司领导确认后即可进行采购。

2.棘手售后事件的处理，可向公司领导申请特殊处理，具体情况具体处理。

7、采购奖惩制度

为了规范采购人员的日常行为，激励和提高采购人员的工作积极性和责任心，特制订以下奖惩制度，本制度适用于商务部全体人员，采购部及职能部门负责执行此文件，财务部及人事部等相关部门负责监督本文件执行

（1）奖励条例

1.在同等或更低价格中找到更好质量的供应商，根据产品使用量与金额酌情奖励100元-200元/次

2.在原供应商的基础上主动将价格商谈到更低，并保证商品质量的情况下，根据差价及使用情况，酌情奖励100元-200元/次

3.对供应商的付款方式可货到付款、首付款比例更低，尾款周期更长等付款方式改进的，根据该供应商的合同金额酌情奖励100元-200元/次

（2）惩罚条例

1.采购人员不能及时完成采购任务或者处理事情不及时且没有向上级汇报的酌情处罚100元-200元

2.采购单不全不对，价格错误，交期错误，付款方式错误，税率错误，，数量错误等，根据损失情况酌情处罚100元不等/次

3.当供应商供货质量异常，不能及时督促及调整而导致对生产质量或生产周期造成影响的视影响程度的大小和事后的处理态度综合考虑，酌情处罚100-200元/次。

4.在审批过程中或核查中发现采购价格高于市场价格20%，一次性罚款200元。

（3）免责事项

1.若因其他部门的原因导致采购计划落后而延误交期的，采购部门不应受到处罚。

2.若因其他部门申报清单出错，并没有及时变更导致采购错误、延期的，采购部不应受到处罚。

3.若因生产中，清单发生临时变更未及时给予通知导致采购错误的，采购部不应受到处罚。

4.采购部应履行‘授权签字确认单’进行采购，若其他部门进行的临时性采买，如出现采买错误的，采购部不应承担任何责任及处罚。

5.若因生产进行中出现的突发采购计划，采购部应尽力保证以‘为公司节约成本的理念’进行采购，若在急需的采购中价格略高于市场价的，公司应以实际情况考虑，不应对采购部进行惩罚。

6.若因供应商未能按时供货或其它不可控原因造成供货滞后或耽误交期的，且未提前预警的，采购部并应配合其他部门以合理的方式协调处罚供应商，尽力为公司减少损失。

7.对于公司其他部门或客户指定了品牌或供应商的，如价格已超出市场价的，采购部不应承担任何责任，但必须在采购信息审批表备注。

8、采购人员行为规范

1.采购人员应本着质优价廉的原则多方比价及询价后选定合适供应商，以为公司降低成本，提高采购质量为准则。

2.采购人员应尽职尽责，恪守职业道德，不应接受供应商任何形式的馈赠、回扣及贿赂；若因严重失职或违反原则作出不当行为者，给予警告处理，更严重者，做辞退处理。

9、本制度经公司董事长批准后正式实施

10、本制度附件如下：

1.附件一：

《采购审批单》

2.附件二《备货申请单》

3.附件三：

《询价单》

4.附件四：

《合同审批表》

5.附件五：

《付款申请单》

5.附件六：

《发货检测单》

6.附件七：

《供应商评分表》

7.附件八：

《供应商年度考核评分表》

1．附件一：

采购审批单

采购审批单编号：

<2015050701>

采购类型

销售采购□维保采购□自用采购□备货采购□售前采购□

申请人

申请日期：

采购原因

期望到货日期

最终用户/客户

销售合同编号

产品名称

规格参数

数量

金额

备注

需求部门

技术审核

商务审核

财务审核

公司领导

审核人：

审核人：

审核人：

审核人：

审核人：

备注

2．附件二：

询价单

询价单

询价人：

报价公司：

联系方式：

报价人：

主题：

联系方式：

询价日期：

报价日期：

***公司您好：

我公司有以下产品想与贵公司合作，请贵公司在1个工作日内报出产品的优惠渠道价格，谢谢！

序号

产品名称

图例

规格参数

数量

价格

备注

注：

1.报价要含增值税专用发票

2.报价请注明付款方式，交货周期，及质保期，必要的话请附上贵公司的售后

条款

北京智华信科技股份有限公司

2015年4月21日

3．附件三：

合同审批表

合同审批单

销售类型

产品销售□IC项目销售□维保服务□

报价审批单

采购类型

销售采购□维保采购□自用采购□

备货采购□售前采购□

采购审批单编号

申请人

提交日期：

最终用户/客户

合同编号

技术条款审核

服务条款审核

商务审核

财务审核

公司领导

审核人：

审核人：

审核人：

审核人：

审核人：

合同标准条款变更细则

2、

序号

条款类别

变更说明

4.附件四：

付款申请单

付款审批单

付

款

信

息

申请人

日期

采购审批单编号

最终用户/客户

采购合同编号

采购物品

收款单位

付款内容

首付款□中间付款□尾款□全款□其他付款□备注：

付款方式

转账□支票□现金□刷卡□备注：

付款金额

人民币（大写）

￥

审

批

区

财务审批要素

付款时间□开具发票□销售合同回款□

符合□不符合□

项目经理/运维经理审批

财务审批

公司审批

5.附件五：

发货检测单

发货检测单

合同信息及客户需求<商务部填写，最好电话和销售确认>

合同编号

销售人员

硬件检测员

最终客户名称

联系人\电话

到货/安装日期要求

检测日期

硬件范围/内容及要求

系统/软件开发范围

项目实施要求

硬件检测明细<质检员填写>标★项必须通过，不通过不发货；通过√，不通过X

检测结论

可以发货□推迟发货□机器重做□备注：

检测类

检测科目

检测项

检测1

结果

检测2

结果

备注

主机★

硬件配置

网络唤醒

定时开关机

接口

是否松动?

USB\音频\网口\VGA

系统★

休眠设置

显示关闭设置

硬盘关闭时间设置

电源按钮设置

旁加载

系统激活

防火墙

软件

是否预装

软件类型

软件功能

软件版本

硬件外观

漆面平整度

是否磕碰

接缝处缝隙

颜色一致性

是否摇晃

颜色要求

黑色□白色□灰色□银色□

是否有音箱

备注

6.附件六：

供应商信息登记表

供应商信息登记表

一、公司基本信息（所有供应商）

公司名称

总部所在地

业务范围

服务区域

网址

公司地址

二、业务联系人员信息（所有供应商）

人员角色

姓名

公司职务

电话/手机号码

传真

Email

法人代表

董事长/总经理

商务联系人

业务统一接口人

财务联系人

其他联系人2

其他联系人3

三、国内银行信息（正式供应商）

账户名称

开户银行名称

币种

开户银行行号

银行帐号

备注

以下请供应商确认：

□以上信息完全正确。

□以上信息部分需要更新，我司将按华为要求提供变更信息申请。

公司名称（盖章）：

年月日

7.附件七：

供应商年度考核评分表

供应商

基本情况表

名称

承接/代理公司产品

厂址

涉及加工工艺过程

联系人

职务

电话

传真

考核项目

分值

评分标准

最高分

最低分

得分

质量状况

60

60×不合格批数（数量）／总交货批数（数量）

交付情况

20

20×迟交批数（数量）／总交货批数（数量）

服务质量

10

配合度（积极、一般、差）、送样速度、纠正措施回复和实施、超额运费处理、合同条款执行等

价格水平

10

售价合理度及主动依市场调整性

总得分

不合格：

85分以下差：

86～90分

良：

91～95分优：

96分以上

评价说明

A：

优先采购并可加大采购量；认定为特别优秀的供应商的物料可享受免检待遇

B：

合格供应商可正常采购，但要求其对不足之处予以改善

C：

备用供应商，应暂停采购，并通知供应商提高供货能力，改进供货工作

D：

不合格供应商，应予以淘汰

评价单位信息

评价部门/人员

评价意见

签字

日期

部门主管意见：

日期：

年月日

副总经理审批意见：

日期：

年月日

供应商年度考核评分表