行政文书管理制度.docx

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行政文书管理制度

行政文书管理制度

公司名称：

单位：

部门领导：

编制：

XX年XX月XX日

公文管理规定

第一条本公司公文，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。

第二条本公司公文，实行统一管理。

公文的管理，要做到规范、准确、及时、安全。

行文单位，要克服官僚主义和文牍主义。

1.各部室、各单位及各有关人员，对公文中涉及国家、政府或本公司应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。

2.公文保密等级分为：

绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。

绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。

绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。

秘密文件由阅文人妥善保管。

第三条文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。

第四条公司发文的程序为：

拟搞、审核（部门领导）、签发（公司领导）打印、发文、

催办、立卷、归档、销毁等。

第五条公司收文的处理程序为：

收文、分文、传送、催办、立卷、归档。

第六条草拟公文应注意以下事项：

（一）内容要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法令及地方性行政规章。

（二）反映情况要客观，实事求是。

（三）文字要准确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范。

（四）人、地、物名、引文及时间要具体、准确。

第七条各级领导对送来的公文要及时阅批，急件的，当天批复；一般文件的，三天内批复。

第八条各级领导阅、批公文应仔细认真，阅完后要签名并注明日期，不得圈阅。

需要签署具体意见的，要明确、具体。

第九条公司所有发文，发文单位应有存档，并将文件原稿（经领导签字）审核稿件连同正本二份送总裁办档案室存档。

有领导指示的，还应附批复件。

第十条收文由总裁办公室统一负责。

总裁办收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。

阅示完毕后，由总裁办收回归档。

第十一条所有文件发放，一定要有登记、签收手续。

第十二条公司发文，一定要由总裁办统一编号：

（一）以公司名义对外发文，一律×××字（××年）××号；

（二）公司党总支发文，用××党字（××年）××号；

（三）以工会、共青团、妇联名义发文，用××政字（××年）××号；

（四）公司监事会发文，用××监字（××年）××号；

（五）董事局发文，用××董字（××年）××号；

（六）董事局委员会发文，用××董×字（××年××号；

（七）董事局委员会所属机构发文，用××董××字（××年）××号；

（八）其他管理部门的发文，用×××字（××年）××号。

第十三条董事会机构及经营管理部门除经对方同意，一般不对外发文。

第14条红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等，其他文件一般用公司信笺印发。

企业报刊、邮件、函电收发制度

第一条全厂公私报刊、外来邮件、外发公启、函电由厂收发室负责收发。

第二条外发函、电要求

1.各部门因公需外发函、电，经办人员应于每天下午××点以前将函件、电报底稿送到收发室，分别填写挂号、平信、电报外发登记表。

2.每天下午××点以前，厂收发室应将当月外发函、电清点，累计送交邮局寄发。

第三条外来邮件管理

1.外来邮件一律经厂收发室签收分发。

2.凡挂号、纸包、包裹单、汇款单、货运单等由收发室通知收件人到收发室当面签收。

3.一般公启函、电和厂内职工私人信件，由收发室开具清单分放到各单位信报箱内。

4.私人不明平信一律放到信架（信袋）内，由个人自取。

5.不论公私邮件收发室应随到随清，及时分发，不得丢失损坏，搁置延误，对国外来函应检封口、邮戳，如发现拆封或邮票被撕应拒绝签收，并向邮局反映，查明原因。

6.凡挂号信、汇款单、包裹单、货运单等的收件人，在收发室通知发出后，应随即到收发室领取邮单，并及时去邮局取款取件。

超期罚款，收发室概不负责。

第四条报刊订购

（1）订购时间：

上半年

下半年

（2）订购手续:

不论单位和个人，均需先到收发室查阅报刊目录，再将需要订购的报刊代号、名称、出版日期、单价、订购份数、期数填写清楚交收发员核对算价，确认无误后，当面缴款开票。

公费订购报刊由收发员持订单到财务部门办理付款托收手续。

归口管理报刊公费订购的单位除按上述要求填写预订单外，尚须填写报刊分发清单，详细写明各种报刊分发到哪些单位或领导。

2.报刊收发

（1）收发员每天对邮局送来的报刊应对照邮局分送清单分类清点，发现有差错应及时登记并要求补缺退余。

（2）收发员收到邮局送来的报刊后应及时分发，不得耽搁延误。

收发员清点分发报刊时间为××小时，任何人不得进入收发室。

（3）每天分发到各单位信报箱的报刊应随附分发清单。

（4）各单位应固定专人按时领取报刊和公启函电、领取时，要对照分发清单点检实签名，发现差错，应当面向收发员提出增补退换要求，并进行差错登记。

当面未提出，则视为分发无差错。

第五条收发员应坚守工作岗位，节假日、星期日应有人值班，休星期日应采取换休形式。

第六条收发室内外应经常保持整齐清洁。

第七条收发室由××部门负责管理，其工作质量由××部门进行检查、考核、并承担责任与收发。

公文处理实施细则

□总则

第一条为了使公司公文处理工作规范化、制度化，结合公司的实际情况，特制定本实施细则。

第二条各部门的公文，是传达贯彻党和国家的方针政策、请示和答复问题、指导和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具，必须认真做好公文处理工作。

第三条各单位应发扬实事求是，认真负责的工作作风，克服形式主义和文牍主义，提高公文处理的效率和质量。

第四条公文处理必须做到及时、准确、安全。

公文统一由办公室文秘人员收发、分办、用印、立卷。

第五条各单位的公文处理工作，必须实行严格的保密制度，确保国家机密。

□公文种类

第六条公文种类主要有：

（一）请示

请上级指示和批准，用"请示"。

（二）报告

向上级机关汇报工作，反映情况，用"报告"。

（三）指示

对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，用"指示"。

（四）布告、公告、通告

对公众公布应当遵守或周知的事项，用"布告"。

向国内外宣布重大事件，"用公告"。

在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用"通告"。

（五）批复

答复请示事项，用"批复"。

（六）通知

传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用"通知"。

（七）通报

表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用"通报"。

（八）决定、决议

对某些问题或者重大行动作出安排，用"决定"。

经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用"决议"。

（九）函

平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题，用"函"。

（十）会议纪要

传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用"会议纪要"。

□公文格式

第七条公文格式一般包括：

标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送（抄报）单位、公文字号、主题词等。

（一）公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。

除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。

（二）向上级请示的公文，一般只写一个主送单位；如果需要上报另一个上级单位时，可以用抄报的形式。

（三）发文时间，以领导签发日期为准；联合行文，以最后单位签发的日期为准。

（四）公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。

几个单位联名发文，只标明主办单位的公文编号。

（五）公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前，注明附件的名称和件数。

（六）收、发文单位应写单位全称或规范化简称。

联合发文，应将主办单位排列在前。

（七）文字一律从左至右横写横排。

第八条公文纸一般用16开，在左侧装订。

"通告"等用纸大小，根据实际需要确定行文关系。

第九条对上级单位组织的请示或报告，用单位组织名义发文。

第十条对市政府及政府各部、委、局，对市局及市局处室的请示或报告，与不相隶属单位协商工作等，用行政名义行文。

第十一条内部行文，可按问题的种类和性质，用分公司或部门名义行文。

分公司、各部门不得联合行文，部门之间不要用发文形式解决一般性的问题。

第十二条各单位一般不得越级行文。

因特殊情况，必须越级行文的，应当抄报越过的单位。

第十三条向上级请示的公文，应一文一事，主送一个单位，不要同时抄送下级单位，不要直接送领导者个人（除领导直接交办外）；向下级单位的重要行文，可以抄报直接上级单位。

第十四条按照一级抓一级的管理原则，公司行文原则上只发到各分公司和各部门，不直接发到下属子公司。

第十五条发文应根据需要确定主、抄送单位，不得滥发。

□公文处理程序

第十六条收文处理。

一般包括登记、分办、拟办、批办、催办等程序。

（一）上级发来的文件及注有密级的简报、电报、资料和平级发来的文件，均由文秘人员统一签收、开拆、登记、呈阅、分发并按不同类别进行分类处理。

其中内容重要的急件，及时呈送领导阅批，如领导出差，立即送办公室领导处理。

（二）承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排传阅或办理。

领导人之间不宜直接横向传递，以免积压或传失。

（三）凡需办理的公文，应先送办公室主任签批意见，再分送给有关部门办理或送领导批示后办理。

办公室主任在签批公文时，认为无需送领导阅批的一般性公文，可根据公文内容和性质直接批有关部门阅办。

各单位收到急件时，应在3天内答复并退回文件，一般要办理的文件，一周内应办理并退文件，最迟不能超过15天。

需要研究而不能马上处理的，也要先书面或口头简要回复。

（四）加强公文检查催办工作。

文秘人员对有领导批示的公文及本公司发出的文件，要认真督促、催办，以防积压或漏办。

各分公司、各部门对上级发出的文件，需要汇报贯彻执行情况的，要及时检查反馈。

（五）领导参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件交文秘人员立卷归档。

第十七条发文处理。

一般包括拟稿、审稿、签发、缮印、校对、用印、封发等程序。

（一）草拟公文的要求：

1.要符合国家的方针、政策、法律、法令和上级的有关规定。

如提出新的政策规定，应尽量与原来的有关政策相衔接，并加以说明。

2.情况要确实，观点要明确，文字要精练，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确，篇幅要力求简短。

3.引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间。

4.草拟公文必须使用统一格式的的公文稿纸，文件字迹要清楚，文面应保持整洁，凡是文面凌乱不清的，要重新清稿。

5.数字的写法。

正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写。

6.章节序数的写法。

一般应按下列顺序排列：

第一层为：

"一"，第二层为"

（一）"，第

三层为"1"，第四为"

（1）"。

7.不要滥用简称。

年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称。

（二）公文审核。

公司的文稿在送领导签发前，应由起草文件部门负责人审核后送办公室核稿。

以工会、社团名义发文的，由董事会和分管领导审核。

审核的重点：

1.是否需要行文。

2.是否符合国家的方针、政策、法律、法令；与本单位发过的公文是否衔接。

3.提出的要求和措施是否明确具体、切实可行。

4.处理程序是否完备，行文关系、公文格式是否符合规定。

5.文字叙述是否符合文法和逻辑，标点符号是否正确。

审核时如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要的原则性的问题，应退回原承办单位修改，改动过大的，要重新抄正。

（三）公文签发。

公司行政文件，由分管副总经理签署意见后，由总经理签发。

工会、社团的一般性文件，由分管领导签发，重要文件，由最高行政领导签发。

（四）公文拟稿、改稿和签发，一律用钢笔，禁止使用铅笔和圆珠笔。

（五）签发后的公文不得再作任何修改。

若确需修改，必须重新送签。

（六）公文签发后，由文秘室负责打印、盖章、装订、登记、分发。

打印文件要美观大方，符合公文格式。

装订要整齐牢固，不漏页、错页、粘页。

印章盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日，如正文末页无空档，可另起一空白页注上日期盖章，并在该页的左上方标明"此页无正文"字样。

（七）公文校对以原稿为准，非承办人不得擅自改动原文。

校对未发现的差错，由校对人员负责；校对后，打字员没有改正的，由打字员负责。

第十八条公文办理完毕后，要及时送交文秘人员整理立卷，个人不得私自保存应存档的文件。

□文件的管理

第十九条各单位要有专人负责文书的处理管理工作，建立严格的管理制度，加强对相关人员的保密纪律教育，做好文件的管理工作。

严禁将秘密文件带往公共场所或家中。

文件传递过程中，必须办理登记、签收、注销等手续，并按照收文薄检查归档，以防遗漏。

第二十条各单位工作中形成的文书，包括文件、会议记录、决议、照片、图表、录音带、录像带等有保存价值的资料，都必须由承办人收集齐全，分类整理，移交文书或有关人员核对整理后，于次年第二季度送交档案室归档，各单位、各经办人不得越期自行留存应该归档的文件。

第二十一条没有存档价值和存查必要的公文，由档案室鉴别、登记后销售。

本细则从××××年××月××日起施行，过去有关公文处理的规定与本细则不一致的，以本细则为准。

文件的借阅和清退

第一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须经两办主任同意后方可借阅。

第二条借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。

任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划。

第三条两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。

（一般为月底一小清，季末一中清，年终一总清。

）如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

第四条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

发文程序与要求

发文程序规定：

1.各单位需要发文，应事先分别党委、厂部提出申请；

2.党委、厂部同意发文时，主办单位应以党的方针、政策和国法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；

3.草拟文稿必须从全厂角度出，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。

严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；

4.文稿拟就后，拟稿人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印制分数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级；

5.两办应根据党委、厂部的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。

对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；

6.经两办审查修改后的文稿，送部门主管领导核稿（对文稿内容，质量负责）；

7.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟稿部门重新誊写清楚；

8.需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签；

9.文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送党委，厂部领导审定批准签发；

10.经领导批准签发后的文稿交两办机要秘书统一编号送打印室打印；

11.文件打印清样，应由拟稿人校对。

校对人员应在发文稿上签名；

12.文件打字后，由两办派专人按数印刷，再由两办机要秘书分发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，机要秘书应拒绝盖印分发。

企业打字、油印工作制度

第一条凡以厂部或党委名义上报下发的文件、报表工作计划、总结、请示、报告、简报、纪要通知、通报、通告、信函、规章制度、宣传教育材料、任免决定、表彰或处理决定，以及厂领导批准翻印的文件、材料均属打印范围。

第二条由归口部门负责拟订、编写的带有全局性指导意义的全厂性的月（季）生产、工作计划和一个时期全厂性的工作安排以及重要专题会议的纪要等，也应安排打印。

第三条不需上报的各部门的工作计划，临时性工作安排，非全厂性活动讲课提纲，非上报的一般表格、一般技术资料和便函都不属打印的范围。

凡需打印的文件、资料庆将其底稿首页附上“发文单”经主管部门负责人审查同意并经××审核修改、统一编号，有关部门会签，分管厂领导签发，方能交付打印。

第五条打字员接稿后，应认真检查文件签发手续是否完备，书写是否工整，是滞符合文件归档要求等，对发文手续不全，书不符合要求的文件，打字员有权拒绝打印。

第六条打字室要建立打字登记簿，对各类文件材料按规定内容和要求统一登记。

并根据厂安排的轻重缓急次序，进行打字。

打字时要做到快速、准确、排版合理美观、用力均匀。

第七条打字员要严格遵守保密制度，不得将打字的内容向外泄露，与工作无关人员不得进入打字室、油印室。

第八条打字员要爱护打字、油印设备和物品，按规定做好维护保养和物品领用登记费用统计工作。

第九条文稿打完后，打字员要把原稿和打字清样交给两办秘书或拟稿人校对。

校对者校完后庆在原稿上签字，以示负责。

第十条凡是以党委、厂部名义上报下发的文件材料（见第一条范围）分别由两办或拟稿人负责校对，由厂办打字室负责油印、装订，达到字迹清晰、版面清洁、装订整齐。

由两办机要员上报下发。

以部门名义下发的生产工作计划安排，专题会议纪要，由归口部门负责校对，油印、发送。

第十一条两办秘书对文件的差错情况，要进行登记考核。

第十二条油印文件要严格按照审批份数印刷，油印者不得私自增加份数或私自留存，油印底板和废页、余页应及时销毁。

办公用品领用规定

第一条公司各部门所需的办公用，由办公室统一购置，各部门按实际需要领用。

第二条各部门专用的表格，由各部门制度格式，由办公室统一订制。

第三条办公室用品用能用于办公，不得移作他用或私用。

第四条所有员工对办公用吕必须爱护，勤俭节约，杜绝浪费，禁止贪污，努力降低消耗、费用。

第五条购置日常办公用品或报销正常办公费用，由办公室主任审批，购置大宗、高级办公用品，必须按财务管理规定报总经理批准后始得购置。

企业印、信管理制度

第一条全厂的公章、介绍信制发、公章档案的建立分别由××、××负责。

第二条厂党委和党办公章介绍信由××负责管理，厂行政和厂办公章、厂长名章、介绍信由××负责管理，印信管理人员应对印、信使用的正确性负责。

第三条凡以厂党委或厂行政名义上报的各类文件、资料需要盖章，必须由厂长、党委书记或厂领导在发放单上签字或当面指示，机要秘书方能同意使用公章，并应留下底稿和两份印好的以备存档和借阅。

第四条发给各部门的印章及业务专用章，由各单位负责人和专职业务管理，应分别对所管印章使用的严肃性、正确性负责。

第五条公章的销毁，必须经××××批准，有两人以上监销并做好登记。

第六条各部门出差人员需开具介绍信，必须按出差管理的有关规定分别由部门负责人或主管领导签字。

印信管理人员在盖章前，必须认真审核用信用章手续是否完备。

若手续不全，用印、用信领导批准不符或与政策相违背，印信管理人员有权拒绝办理。

第七条严禁开具空白介绍信。

用便函开出的证明必须一式两份经备存查。

第八条印信应严加保管，如有失职、差错、丢失或违章乱用，一经发现，需追查有关人员的责任并按章惩处。

文件的销毁

第一条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，两相要室应定期清理造册，并按上级有关规定,办理申请销毁手续。

第二条经审核同意销毁的文件，应派专车分别由两办机要秘书和正副主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。

文件的立卷与归档

第一条文件的归档范围：

1.凡下列文件统一的分别由两办负责归档；

a.上级机关来文，包括上级对工厂报告、申请的批复；

b.党委、厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报告等；

c.厂党委会、厂长办公会、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录；

d.厂党代会、职代会、工会会员代表大、团代会等一级的党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报，会议记录等；

e.有保存价值的人民来信来访记录及处理结果；

f.参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报发言材料等；

g.上级机关领导电来厂检查视察工作的报告、指示记录，以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料；

h.反映本厂生产、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音、像摄制品;

I.工厂日志和大事记；

j.工厂向上级批复的文件及上报的有关材料；

2.业务科室，各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

第二条产卷要求：

1.文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。

重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

4.上年度形成的文件材料，要求在下年度五月份以前整理完。

六月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份。

（接交单位各留存一份备查）。

文件收发规定

第一条公司文件由指定的拟稿人拟稿，属董事会秘书核稿，属公司文件由办公室主任拟稿。

文件形成后，属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发，属党内的由党委书记签发。

属于秘密的文件，核稿人应该注“秘密”字样，并确定报送范围。

秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。

第二条已签发的文件由核稿人登记，并按“×企、董、党、工、团、妇”等内容编号后，送文印室打印。

第三条文件由文印室负责校对，并送拟稿人核稿人审查合格后，方能复印、盖章。

第四条文件由办公室负责报送。

送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项清楚，并报告报送结果。

第五条经签发的文件原稿送保密（档案）室存档。

第六条外来的文件由办公室专人负责签收。

签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接后即时报送。

文印室管理规定

第一条文印室人员应遵守公司的保密规定，禁止非文印室人员进入文印室，不泄露工作中接触的公司保密事项。

第二条打印文件，应按文件收发规定由主管领导签署，电报、传真、复印由部门主任（部长）签署。

打印文件，发电报、传真、电传，复印文件资料，均需分类逐项登记，以备查验。

文印室人员必须按时、按质、按量完成每项打字、电报、电传、传真、复印任务，不得积压[迟误。

工作任务紧张时，应加班完成。

工作中如遇不清楚的地方，应及时与有关人员校对清楚。

第三条电报、电传、传真、文件、复印件应及时发送给有关人员。

因积压迟误而致工作失误、损失的，追究当事人的责任。

第四条复印机由专人管理，非专管人员不准乱开机复印。

第五条原则上不接受外单位、个人的资料打印、复印，如确定需要，经办公室主任批准后办理登记收费手续。

收费标准按市场价格由计划财务部确定。

收据由计划财务部出具。

所收取的费用按旬上交计划财务部。

第六条文印室应每月统计核算费用上报办公室，同时抄报计划财务部。

第七条文印室人员应爱护各种设备，节约用纸，降低消耗、费用。

对种设备应按规范要求操