资金开支及财务报销制度.docx
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资金开支及财务报销制度
阿瓦提县新源天然气有限责任公司
资金开支及财务报销制度
第一章、总则
第一条为进一步强化阿瓦提县新源天然气有限责任公司（以下简称公司）财务管理，完善财务管理制度，合理控制资金开支及费用支出，规范公司的会计核算工作和财务报销行为，使公司财务管理制度化、规范化和可控性，发挥财务在公司生产经营管理中的作用，以保障提高公司的经济效益，依据公司制定的《财务管理制度》，特制定本制度。
第二条凡涉及公司日常物资（包括零星材料、辅助材料、设备配件、固定资产、低值易耗品、办公用具、设备仪器及工具等）采购、税费支出、日常办公费用、招待费用、差旅费用、车辆费用、职工劳保及福利费用以及其他涉及费用支出项目的报销或资金开支均按此制度要求执行。
第三条所有费用及资金开支实行预算管理办法。
每个单位或部门应在每月25日向财务部报送该单位或部门下个月的资金费用预算，经财务部初审汇总并报财务总监审核后，每月28日前提交公司法人审议，财务部按审议通过后的预算方案并结合公司实际资金状况进行资金预算开支。
第二章、资金开支及费用报销的原则、审批流程及责任
第四条资金开支及费用报销原则
1、资金开支及费用报销实行预算管理，财务部应按预算范围进行审核报销或开支。
2、资金开支及费用报销实行公司法人“一支笔”的审批原则，即：
所有费用报销或资金开支均须法人批准后方可报销或资金开支，否则，不得报销或资金开支。
法人外出或遇紧急情况时，应电话或邮件通知法人，得到许可后才可进行报销或开支，但财务人员应在其单据上标注“法人已同意，待补签”字样，待法人返回后，提请法人补签名。
3、所有的报销均遵循“谁开支、谁报销”的原则。
4、严禁报销虚假、“非公”及假借他人的名义报销自己费用等行为，严禁白条入帐、费用支出项目与所附票据不符及其他违规行为。
5、每办一次业务，应该填写一张《费用报销单》。
笼统地在《费用报销单》上写上“×月”的费用，或多次业务单据分不清的，财务部可不予受理。
6、所有费用开支，应“先申请、后开支、再报销”的流程，杜绝“先斩后奏”的现象。
资金开支时应先填写一张《付款申请单》等相应审批单据，待开支报销时再填写一张《费用报销单》。
如果资金由经办人垫付的，在报销时只需填写一张《费用报销单》。
7、报帐时限：
上月26日后至当月25日期间的费用必须在当月报销，差旅费用必须在返回后5个工作日内报销。
逾期单据，财务部原则上可以不再受理，由此造成的损失，由经办人自行承担。
因单据不合要求，被退回按规定可以重新报销的，应在7个工作日内处理完毕，并在报销单的附件上说明“上次退回重新填列”，以区别在正常报销时限内的单据；特殊延期的，需提出说明。
不合规而被退回的单据不得再次重新报销，否则，一经发现，将严肃处理。
销售人员或不单设独立财务核算的办事处的费用报销时限可适当延长，但一般不得超过3个月。
8、跨年度的费用必须在次年1月15号之前报销完毕，年终结算后不管何种原因均不得报销上年度费用（销售人员或不单设独立财务核算的办事处亦须遵守此规定）。
9、大额（指500元以上，下同）支付款项必须使用转帐支票或其他银行结算方式。
超过500元而需现金支付的，报销时必须详细说明原因，经财务部审核后方可支付，无正当理由的，一律退回。
10、从出纳处领取报销款时，报销人（领款人）须签名确认。
对于领款不方便时可由他人代领的，但报销人（领款人）应该出具书面代理书，指定代理领款人，由代理人在相关报销单证上签字领款，出纳把代理书附于领款表后。
无书面代理书，其他人不得代领，出纳有权拒绝支付，否则造成的纠纷及责任由出纳负责。
财务经理（或财务总监）应不定期抽查款项是否如实发放等情况。
第五条资金开支、费用报销流程及要求
1、一般的流程（预算内）：
经办人（报销人或收款人，以下简称经办人）→站长审核→会计审核→法人审批→出纳支付。
2、特殊的报销流程（预算外或超预算）：
预算外或超预算的费用及资金开支，原则上不予以报销或支付，但确属公司正常经营和发展需要而发生的，其报销或开支审批流程：
经办人填制单据并补申请报告→站长审核→会计审核→法人审批→出纳支付。
3、不得逾越流程。
一般情况下，不得未经站长审批，直接提交公司法人审批；不得未经会计审核直接提交公司法人审批。
4、报销经办人取得审批齐全的《费用报销单》等审批单证后，应在2个工作日之内送交财务部，办理报销或付款手续。
5、出纳须凭已经法人、站长、会计签名后的《付款申请单》等审批单据支付资金，一旦发现违规操作，将按公司相关制度执行。
6、在付款时，出纳应对《费用报销单》等审批单和相关凭证进行审核，重点看报销单证是否有涂改、计算是否正确、后附的发票是否齐全、审批手续是否齐备，出纳在审核无误后方能付款。
如发现有问题的，出纳不得付款，应立即告知会计进行处理。
7、财务审核后在报销单后附的原始单据上加盖附件章，出纳在付款时，根据付款方式须在原始单据上加盖“现金付讫”或“银行付讫”章，同时出纳须在付款凭证上加盖出纳的个人名章。
第六条资金开支、报销、审批的职责
资金开支及费用报销审批职责的原则：
实行预算管理、分级负责、层层把关。
由各部门负责人负责本部门人员费用报销或资金开支的真实性、合理性、必要性、客观性的一级审查；由会计和站长对报销票据本身的合法性、合规性进行二级审查；由公司法人进行最后把关的审核批准。
其具体职责是：
1、经办人：
因公办理业务前，应填写《付款申请单》等审批单并经批准后从财务部支取款项；办理业务时，须向对方（收款方）索取相应合法、真实的且与业务内容相符的原始单据；经济业务发生后须在每张原始凭证的右下角签名，及时准确的填写《费用报销单》等单证，经办人对经办的经济业务及提供的发票等原始单据的真实性、合法性、合理性负有直接责任，有责任及时向公司内部相关审批人员提供审批所需的相应文件等资料。
2、站长：
对本部门或公司分管职责内发生的经济业务进行确认及对经办人提供的发票等原始单据进行审核，对报销业务真实性、合法性、合规性、合理性负有直接审核责任，有责任协助财务会计的审核工作。
3、财务会计：
审核报销的经济业务是否符合公司制度规定、所提供的发票等原始单据是否符合相应的要求和规定、报销单据是否按要求填写齐全、前级审查是否已完成等项目。
对不符合要求的报销单据、原始单据及填写不规范的行为提出相应的整改等处理意见，如果经办人不履行处理意见，站长有权拒审该报销业务，否则将承担审核责任。
4、公司法人：
主要从资金支付或费用报销单据的形式要素上进行审查，看报销审批程序和相关人员的签字是否齐全、其业务内容是否真实、是否合理。
公司法人审查无异议后，在资金支付或费用报销单据上签署审批意见并签名，公司法人对公司所有资金支出或报销有审核批准权利并承担相应责任。
第三章、提供原始凭证和报销单填写的要求
第七条因公发生经济业务时，经办人须向对方索取包括（但不限于）发票、收款收据、清单等原始单据。
未取得原始单据或虚假的原始单据一律不予报销。
第八条原始凭证应具备的主要内容：
1、原始凭证名称；
2、填制凭证的日期；
3、填制凭证单位的名称或填制人的姓名；
4、经办人的签名或盖单；
5、接受凭证的单位名称；
6、经济业务的内容；
7、数量、单价和金额；
8、各种发票、收据必须符合《中华人民共和国发票管理办法》和实施细则的规定，只有符合《中华人民共和国发票管理办法》和实施细则的规定的发票、收据方可作为费用报销的原始凭证。
从外单位取得的原始凭证必须盖有填制单位的公章（财务专用章或发票专用章）,从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名及身份证号码；对外开出的原始凭证，必须加盖单位公章，其中办理收款业务的加盖公司财务专用单，对外开出发票的要加盖本公司的发票专用章。
第九条对原始凭证的技术性要求：
1、凡填有大小写金额的原始凭证，大写与小写必须相符；
2、购买实物的原始凭证，必须有手续完备的交验证明。
需入库的物资，必须填写入库验收单，保管员按计划或合同对实物验收后，在验收单上填写实收数额并签章。
不需入库的物资,除经办人在凭证上签章外，必须交给保管员或使用人员进行验收，并在凭证上签章；
3、支付款项的原始凭证，必须有收款单位或个人的收款证明以及签字，有审批人签字，并有付款的依据；
4、职工因公出差等业务而借款的《借款单》，必须附在记账凭证上。
收回款项时应另开收据冲帐，不得退还原《借款单》；
5、预付性汇款，由经办人填制的《付款申请单》等单据作为其中之一的原始凭证，不得以汇款回单代替；
6、属于现金发放性质的原始凭证，原则上应由本人领取签名。
委托他人代领的，按第五条第10款执行，一人代领多人的，须逐个签章，不得通栏划大括号签一个章；
7、自制原始凭证应设计科学、格式规范、计算清楚。
如计提折旧、职工福利基金等，要列名称、计提基数、提取率、提取额等。
分配工资及费用时，要列分配标准、分配率、分配额；
8、凡凭证内容不全、字迹模糊不清、与经济业务本身内容不符者，应予退回或重新补正。
第十条各种业务类型（如：
交通费、住宿费、餐饮费、招待费、办公费、日常物品采购费等；车辆费用按养路费、加油费、保养费、过路过桥费、停车费等）的发票应该分开、整齐粘贴，并在粘贴单上标出共××张，金额××元，经办人应在每张原始凭证右下角处签名，票据粘贴混乱，不注明张数、金额的单据，财务审核人员有权退回要求其整改。
第十一条原始单据遗失的，须取得出票单位的原单据复印件并盖上出票单位公章（财务专用章或发票专用章），会计签署意见后方可按程序报销。
第十二条报销单上所有内容均须用蓝/黑墨水钢笔或碳素笔完整填写，严禁用圆珠笔、铅笔或红色墨水笔填写，单据严禁涂改，审批单据的“经办人”务必由本人亲笔签名。
第四章借款及预付款管理规定
第十三条借款是指公司内部员工因公务需要或特殊情况的临时性借款；预付款是指因公司业务需要，需预先支付的购买材料、货物及各项需要预先支付的款项。
借款时需先填制《借款单》，预付款时需先填制《付款申请单》等审批单据。
第十四条借款管理规定
1、出差借款：
出差人员凭审批后的《出差申请单》在财务部办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。
2、其他临时借款：
凡涉及公司费用性其他支出项目（如日常办公费用、招待费用、车辆费用等），经办人凭审批后的《借款单》办理借款；经办人在业务办理完毕后应及时报帐，除周转金外其他借款原则上在结清欠款后方可再次借款。
3、公司内部个人因特殊情况的临时性借款：
经办人按借款审批流程和审批权限办理《借款单》手续后，在财务部借款。
4、单次现金借款金额超过3000元应提前一天通知财务部备款。
否则，财务部视其情况有权拒付超出借款金额。
5、借款人所填《借款单》须注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、借款时间等内容。
第十五条、预付款管理规定
1、采购固定资产、材料物资等事项应与对方签订合同，原则上只有签订合同方可预付款。
2、各项工程预付款:
凡涉及公司固定资产（房屋建筑物、机器设备、工具等）建设、安装、维修等需要支付预付款，由经办人依据合同之规定及金额填写《项目资金支付审批表》等审批单据，按审批程序批准后办理财务付款手续。
3、日常零星物资、材料采购预付款：
凡涉及公司各项物资、材料采购需要提前预付货款时，由经办人依据公司物资采购相关规定填写《材料物资采购申请单》按审批流程批准后办理财务付款手续。
4、办理各项预付款时，经办人须向财务部提供与对方签订的合同和经审批程序批准的《材料物资采购申请单》等凭证，方可按合同规定和审批单证全额办理预付款支付手续。
5、公司各项预付款、物资采购资金的支付应使用银行转账、电汇或网银方式支付，若因特殊情况需要现金支付的，须经会计和公司法人批准。
6、所有购入的物资须与检验员、库管员办理检验及入库等手续，开具入库单。
采购完成后3个工作日内办理报销或还款冲帐手续。
该手续包括（但不仅限于）发票、合同或协议、《材料物资采购申请单》、入库单。
第十六条出纳支付款项时，须在支票、汇票、电汇单等付款凭证上详细、准确、完整地填全时间、收款单位、金额（大小写相符）、用途等，汇票、电汇单等凭证上还须填写收款人开户银行及帐号等，用支票支付的，收款人须在支票头的“收款人”处签名或盖章。
出纳须建立《支票领用登记簿》，对所支付的每张支票均须在《支票领用登记簿》按日顺次明细登记，以便备查。
第十七条凡涉及公司经济业务需要领用空白转账支票的，出纳须在支票存根上写明日期、用途及限额，由经办人在支票存根上和《支票领用登记簿》上签收，同时，出纳须根据其大约开支额（一般以审批单所示金额为准）的前一位数上用“￥”限定最高开支限额；经办人在支付时须完整填写支付日期、收款单位、用途及大小写金额，并在当日告知财务人员具体付款日期、收款单位和金额。
任何人不得将空白支票交给其他单位或个人，作废支票要及时交回财务部出纳处留存。
如遇支票遗失，领取人必须在第一时间告知财务出纳，并按规定和程序汇同财务人员及时办理银行挂失等手续，若遗失支票已被支付，领取人须按被支取金额向公司全额赔偿。
第十八条公司所有借款及预付款，原则上应在前帐结清之后方可再借或再付，确因业务需要而来不及结清前帐的，经相关程序审批同意后方可再借或再付。
第十九条公司经办人须在单项借款业务办理完毕后5个工作日内凭有效票据报销并结清借款或预付款（特殊情况下的预付项目资金、固定资产付款可视其合同期限适当延长）。
凡无正当理由未按规定期限结清借款或报销者，财务部应及时告知该经办人及时还款或报销，在告知后3个工作日内仍未结清借款或报销的，财务部应向该经办人签发《借款/报销费用催办单》，在《借款/报销费用催办单》规定的期限内仍未结清借款或报销的，财务部有权从该经办人工资中扣除借款或预付款，并依据实际超出天数按当期银行贷款利率计收利息和滞纳金等。
财务部签发的《借款/报销费用催办单》应加盖财务专用章，《借款/报销费用催办单》由财务部直接签发给所属部门的负责人（或公司分管领导），由该部门负责人（或公司分管领导）让该经办人当面签名后返还给财务部留档保存。
如该经办人拒不签名，不影响公司向其催还款的法律效力。
第五章差旅费用报销管理规定
第二十条本规定所指的“差旅费”是指公司员工因受公司派遣，到公司办公或生产地城市以外的其他地区，因履行公务而发生旅途的开支。
第二十一条出差申请及审批
1、公司员工出差前应严格履行报批手续，在获取审批完整的《出差申请单》后方可执行。
2、因特殊原因未能及时办理《出差申请单》的，出差前应以电话、邮件等方式获得相关审批人员的同意，出差返回后补办相关手续。
3、《出差申请单》审批权限：
附表：
1出差申请审批权限表
出差人员出差期限
站长
财务人员
一班工作人员
3日及以内
公司法人批准
公司法人批准
公司法人批准
4日及以上
公司法人批准
4、对于同一部门一次多人共同的出差，《出差申请单》须由其中级别最高者申请（注明随同人员），其他人员可不用另外申请。
5、对于未经批准而自行“出差”的，所发生的相关费用由其本人自行承担，公司不予报销。
6、获取审批后的《出差申请单》应根据需要，复印多份并传递或以邮件形式发送到相关部门，作为代购交通购票、人事考勤等事宜的依据。
7、《出差申请单》是出差人员办理财务借款和借款挂账的原始凭证。
第二十二条出差费用报销标准
附表：
2国内出差住宿、伙食补贴报销标准表
职位
（级别）
一类地区
二类地区
三类地区
可乘交通
工具
住宿标准
伙食
补贴
住宿标准
伙食补贴
住宿标准
伙食补贴
公司法人
凭发票实报（节约原则）
120元/天
凭发票实报（节约原则）
100元/天
凭发票实报（节约原则）
90元/天
飞机、火车、汽车、轮船
站长
260元/天（凭票报销）
90元/天
210元/天（凭票报销）
80元/天
130元/天（凭票报销）
70元/天
火车（硬卧及以下、汽车、轮船
一般员工
180元/天（凭票报销）
80元/天
160元/天（凭票报销）
70元/天
130元/天（凭票报销）
60元/天
火车（硬卧及以下）汽车、轮船
1、一类地区包括北京、上海、广州、南京、深圳。
2、二类地区是天津、重庆、青岛、大连、秦皇岛、苏州及其他省会城市。
3、三类地区是指除上述两类之外的国内其他地区。
4、如果飞机票与火车票票价相同的情况下，我们可以采用飞机票欲与报销。
第二十三条出差人员的交通购票一般由公司财务部统一订购，财务部应凭已审批后的《出差申请单》方可购买。
第二十四条伙食补贴确认标准及规定
1、伙食补贴按实际出差天数计算。
实际出差天数是以所乘交通工具出发时间到回公司办公地的时间计算，14：
00以后出发（或14：
00以前到达）以半天计，14：
00以前出发（或14：
00以后到达）以一天计。
2、伙食补贴原则上按标准额度给予补贴。
3、宴请客户需由公司法人批准方可报销招待费，同时按比例（早餐20％、午餐晚餐各40％）扣减出差人员当日餐次的伙食补贴。
4、对于一次需在多个不同伙食补贴标准地域的出差，在计算伙食补贴时，应以旅途中当次实际用餐所在地的补贴标准进行计算。
5、出差人员在出差期间，相应的餐费不是由自己最终负担的，出差人员不享有相应餐次的伙食补贴（参照本条第3款比例扣除）。
主要包括（但不限于）以下几种情况：
①出差期间在公司的分/子公司里已享用相应工作餐的；
②外出学习、培训、参加会议、办理公务等，由集体统一（或由他方）安排伙食的；
③出差期间发生有业务招待费且最终需在公司报销的；
④乘坐飞机期间，飞机上已提供餐饭的；
⑤宾馆、酒店住宿费已含餐费的（如：
早餐）。
第二十五条住宿的具体规定
1、出差人员的住宿费应在住宿标准范围内据实凭发票报销，超支部分自己承担。
2、住宿费用只能包括：
住宿费、（IDD须附清单）、若发票上只有总金额，需附相应的明细单；非特殊情况，酒店其他费用不得报销。
3、对于外出学习、培训、参加会议等，由集体统一安排住宿的，按其统一安排标准报销。
4、公司员工随同上级人员一同出差，对于相同性别者，一般须两人共同使用一个房间，此时，其住宿标准可按上级人员相应标准报销。
第二十六条乘火车及轮船的具体规定
1、符合《国内出差住宿、伙食补贴报销标准表》及以下条件的，乘坐火车时可以购买卧铺（硬卧，下同）票：
①白天出差（7:
00时至当日19:
00时）连续乘座车在6小时以上的；
②需要在夜晚期间段（19:
00时至次日7:
00时）乘座火车的；
③由于火车站的原因，仅可购得卧铺票的（报销单上应予以说明）；
2、乘坐高铁或动车的，一般不得购一等（或特等）车票，如有购买，只能按二等座的票价报销。
3、对于不符合购买卧铺票条件的，但购买了卧铺票的，应仅按硬座票价予以报销。
4、轮船的具体规定参照上述执行。
第二十七条乘汽车的具体规定
1、一般情况下，部门经理级别以下人员（不含部门经理级别）在出差地只能乘坐公共汽车、地铁；特殊情况可以乘坐出租车，但在报销时须在出租车票上注明往返地点及事由。
2、对于员工驾驶私家车或公车到外地出差办公的，经上级领导批准同意，可以按行车里程及标准油耗报销汽油费（需填写《自驾车费用明细表》），但报销时须附不小于报销金额的汽油发票（若发票有抬头，需填写公司名称）。
3、出差人员选择长途汽车的，按实际票面值凭票据实报销。
第二十八条乘飞机的具体规定
1、公司站长乘坐经济舱，若有特殊原因需改乘其他舱，需获公司法人的批准，但在满足工作必需的前提下,原则上尽量乘坐火车、汽车等交通工具。
2、站长及以下级别人员出差，对于有以下情况的，经公司法人批准（在《出差申请单》上签字），可以乘坐飞机（仅限于经济舱）：
①工作任务紧急，时间上要求必须乘飞机的；
②机票打折幅度大，折后的机票价格仅高于火车硬卧票价格在100元以内的。
③报销机票费用时，除应附飞机票外，还应附登机牌作为报销凭证。
第二十九条有关差旅费的其他规定
1、出差期间因办理公务而发生其他杂费（如：
包裹寄存费等），须取正规单据和发票报销。
2、公司各部门应严格控制出差人数，充分考虑其完成任务的期限，确定合理出差日期。
3、员工出差途中，经公司法人批准在顺道的情况下可回家探亲，但回家探亲的交通费自行负担，在家期间不享受伙食补贴。
4、涉及交通费用的报销，《差旅费报销单》须按日详细列明事由及起讫地址。
5、因特殊情况需延长出差期限或增加出差地点的，出差人员应及时向原审批人报告并获得同意，在返回后须在原《出差申请单》上补填该项内容。
6、工作完成后应及时返回公司，不得无故逗留，否则将不准报销其当次所有出差费用。
7、员工出差回来须按照公司正常作息时间上班，有事须履行请假手续，否则按公司人事管理等制度处理。
8、所有出差费用的报销均须据实凭发票（“伙食补贴”除外）及相关单证按本制度规定标准报销，节约部分不补，超支部分自行承担。
9、特殊情况下，超本制度规定标准的报销须经公司法人批准方可办理。
10、未按规定乘坐交通工具所发生的费用，公司只报销规定标准的交通费用，其余费用自理。
11、出差人员在出差期间，发生非工作需要开支的一切费用，由个人自理。
12、出差人员在报销凭证上弄虚作假，按所报销金额5倍罚款，并通报批评，严重者开除，如给公司造成其他损失的，公司将追究其他责任。
1、公司为管理人员提供工作必须的固定电话，由公司统一支付话费。
公司办公电话严禁员工打私人电话。
2、办公电话费及网络使用费依据财务部、行政部核定的各职能部门电话费标准进行交纳和报销。
3、移动通讯费：
为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据员工不同岗位、工作性质和职位而设定不同的报销标准。
第六章公关及业务招待费报销规定
第三十条公关及招待费是指公司管理人员及各职能部门在社会关系和业务往来中因公司业务需要，与相关单位、团体或个人之间发生的费用，业务招待费包含（但不仅限于）：
1、招待来访客人的茶叶、水果、饮料等费用；
2、宴请客人（包括工作餐）的用餐、食品、酒水等费用；
3、赠送客人、客户的纪念品等费用。
公关及业务招待费报销原则上实行“事前申请，确认标准，按标准报销”的控制程序，对超出标准的招待费原则上公司不予报销，由经办当事人承担。
第三十一条公司所有公关及业务招待应由经办人填写《公关及业务招待费用申请单》，经逐级批准后，方可办理。
特殊情况，在外办事期间需发生公关及业务招待而无法填写《公关及业务招待费用申请单》，需电话请示并做好备注，在发生公关及业务招待后及时补齐手续。
第三十二条公关及业务招待经办人可凭已批准的《公关及业务招待费用申请单》按《借款单》审批程序到财务部办理借款手续。
公关及业务招待费用凭《公关及业务招待费用申请单》和相应发票报销，经办人及证明人应在该张发票背后签字。
无批准《公关及业务招待费用申请单》的或发票背面无经办人和证明人同时签字的不予报销。
第三十三条为了规范公关及业务招待费的支出，各职能部门当月累计发生的公关及业务招待费用，不得超出当月预算指标，超预算总额的开支需按预算管理制度报批后方可开支。
第三十四条所涉及购买外送公关礼品及用品等应由行政部汇同财务部2人及以上人员统一购买，并登记造册，由行政部向关公经办人员发放，并备注其用途及经办人等相关信息。
登记表须由专人妥善保管，并视为公司最高商业机密严格保密，不得对外泄露，如有泄露，将按公司保密制度的相关规定处理。
第三十五条公司公关及业务招待的消费场所、购置的礼品及用品应定点和市场询价，本着“价廉物美”和长期合作的原则，尽量
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