采购管理第09章.ppt

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第九讲第九讲采购合同履行采购合同履行一、采购组织和人员管理一、采购组织和人员管理二、订单管理二、订单管理三、货款支付三、货款支付四、质量管理四、质量管理五、需要关注的领域五、需要关注的领域一、采购组织一、采购组织（一一）采购组织管理采购组织管理任何一个企业均有相应的采购任何一个企业均有相应的采购组织，当然由于企业的性质不组织，当然由于企业的性质不同，企业的采购组织形式也是同，企业的采购组织形式也是不一样的。

不一样的。

在在工业企业中，原材料的采购通常由一个专家工业企业中，原材料的采购通常由一个专家组（或称采购委员会）完成，他们直接向董事组（或称采购委员会）完成，他们直接向董事会汇报。

会汇报。

在一些中小企业中，采购可能是总经理独有的在一些中小企业中，采购可能是总经理独有的责任。

责任。

因此，采购的组织极大地依赖于公司的特点和所因此，采购的组织极大地依赖于公司的特点和所购买的产品特点。

购买的产品特点。

采购部门在企业中的隶属关系当采购部门的主要职责是协助生产工作顺利运行时，采购部门属于生产副总经理。

是获得较佳的价格和付款方式，以达到财务上的目标时，采购部门在企业中隶属于财务副总经理。

当企业的生产规模不大，但物料或商品在制造成本或销货成本所占的比率比较高时，采购部门直接隶属于总经理。

（发挥降低成本作用）当企业对物料需求管制不易，需要采购部门经常与其他相关单位沟通、协调时，采购部门隶属于资材部。

（配合生产制造与仓储部门，达成物料整体补给作业）总总经经理理销销售售企企划划采采购购生生产产工工程程人人事事财财务务图2-1采购部门隶属总经理关系图采购部门直接归总经理督导，提采购部门直接归总经理督导，提升了采购人员的地位和执行能力，主升了采购人员的地位和执行能力，主要目的是发挥降低成本的效能，使采要目的是发挥降低成本的效能，使采购部门真正成为公司利润的第二来源。

购部门真正成为公司利润的第二来源。

适合于生产规模不大，材料在制造成适合于生产规模不大，材料在制造成本所占比率较高的情况。

本所占比率较高的情况。

总经理总经理销销售售财财务务企企划划采采购购生生产产工工程程人人事事企企划划副副总总经经理理副副总总经经理理图2-2采购部门隶属资财部门关系图生产生产销售销售工程工程财务财务人事人事企划企划总经理总经理物流物流采购采购物料计划仓物料计划仓管管图2-3采购部门隶属生产部门关系图采购部门归属生产部门，其主要采购部门归属生产部门，其主要职责是协助生产顺利进行。

适合于职责是协助生产顺利进行。

适合于“生产导向生产导向”的企业，其采购功能比较的企业，其采购功能比较单纯，且材料价格比较稳定。

单纯，且材料价格比较稳定。

生产生产销售销售工程工程财务财务人事人事行政行政企划企划总经理总经理采购采购物流物流物料计划仓管物料计划仓管图2-4采购部门隶属行政部门关系图说说明明企业的组织机构是一个不断调整的动态过程企业的组织机构是一个不断调整的动态过程采购的组织定位受以下因素影响：

采购的组织定位受以下因素影响：

在最终产品的成本中采购成本所占在最终产品的成本中采购成本所占的份额；的份额；公司的财务状况；公司的财务状况；公司对供应商的依赖程度公司对供应商的依赖程度目前，许多跨国公司，同时设置多个与采购相关的部门，搞权力分立，如设立：

需求计划部门；采购部门；供应商管理部门（资源部）；）；供应物流部门；这种四权分立的组织模式在外企中非常常见，并且国内也在效仿。

采购部门职责采购部门的基本职能采购业务管理跟单管理票据处理档案管理废料处理运输管理作业层面的职责产品品质交货价格其他（如：

供应商关系）管理层面职责采购经理职责采购科长职责采购员职责采购助理职责采购部门与其他部门的关系11、分权型采购组织分权型采购组织特点分权型采购组织指的是与采购相关的职责和工作分别由不同的部门来执行。

例如，物料或商品需求计划可能由制造部门或者销售部门来拟定；采购工作可能由制造部门或者销售部门来掌管；库存责任则可能将成品归属销售部门、将制品归属制造部门；原料或零件归属于物料或仓储部门。

（二）

（二）采购组织的基本类型采购组织的基本类型分权型采购优缺点分权型采购优点速度和回应理解特殊的操作性需求产品开发支持所有权问题分权型采购缺点各部门之间有重叠的工作项目权责不清，由于整个物料管理的功能细分化，工作显得零乱复杂，个别部门之间的职责也变得不明确沟通不畅，相互冲突图2-7分权型采购组织架构示意图分权型采购适用范围分权型采购组织对于拥有经营单位结构的跨行业企业特别有吸引力，每一个经营单位采购的产品都是唯一的，并且与其他经营单位所采购的产品有显著的不同。

在这种情况下规模经济只能会提供有限的优势或方便。

22、集权型采购组织集权型采购组织特点将采购相关的职责或工作集中授予一个部门执行，这是为了要建立综合的物料体系，因而设立一个管理责任一元化的组织体系。

这个体系称为物料管理部门或资财部，其主要工作包括生产控制（生产计划、物料控制）、）、采购（包括采购事务及跟踪和催货）及仓储（收发料、进出货、仓储、运送）等。

集权型采购的优缺点集权型采购的优点协调采购量减少重复性的采购工作协调采购计划和战略协调和管理整个公司的采购系统开拓专业技能配合企业财务状况，建立广泛的供需关系集权型采购的缺点常有推诿，无法全面有效配合现象发生请购程序太过复杂，常因审批人不在场而影响工作，遇有紧急采购时无法机动配合有些物料因受场地的限制而不利于集中工厂是分散布置时，集中采购后再分运，对仓储管理不便图2-8集权型采购组织架构图集权型采购适用范围：

这种结构适合于几个经营单位购买相同产品，同时该产品对于其具有重要战略意义的情况。

33、混合型采购组织混合型采购主要特点在公司一级的层次上存在着公司采购部门，同时独立的经营单位也进行战略和具体采购活动。

在这种情况下，公司的采购部门通常处理与采购程序和方针的设计相关的问题。

此外，它也会进行审计，但一般是在经营单位的管理层要求它这样做的时候。

混合型采购优缺点中心采购部门会对战略采购品进行详细的供应市场研究，经营单位的采购部门可以通过定期发布的小册子、公告或局域网利用这些研究结构。

另外，公司的采购部门还可以作为促进或解决部门或经营单位之间协调的工具，但它并不进行具体采购活动，具体活动完全由部门或经营单位的采购组织实施。

企业在推行集中采购时，可将部分作业合理、分散执行，例如一些小额采购、地区性采购等，要给予下属工厂较大的执行权，不但可以提高采购效率，而且还可以降低采购成本。

图2-9混合型采购组织架构图（三）采购管理组织设立步骤

（一）考虑采购管理职能

（二）考虑采购任务量（三）确定采购管理组织机构（四）设计管理作业流程（五）设定岗位（六）为各个岗位配备合适的人图2-10采购组织设立流程二、订单管理

（一）采购订单管理流程设计采购订单管理设计流程目标与原则现有流程分析编制流程管理文件订单管理的目标与原则目标：

目标：

方便管理，减少冗余工作，降低成本方便管理，减少冗余工作，降低成本基本原则：

基本原则：

符合逻辑、符合实际；简捷、实用、符合逻辑、符合实际；简捷、实用、规范；利于部门协作、便于与供应商规范；利于部门协作、便于与供应商的信息交流。

的信息交流。

案例：

海默公司采购订单制定执行流程再造设计案例：

海默公司采购订单制定执行流程再造设计在IT技术和网络技术广泛应用于采购中的现在，采购管理流程设计就是：

采购人员流程管理理念采购人员流程管理理念+软件上技术设计软件上技术设计基于基于ERP的采购订单管理的采购订单管理

（二）订单管理工作的监督

（二）订单管理工作的监督1、建立制度：

、建立制度：

对订单进行编号，并完整对订单进行编号，并完整保存；核查订单是否得到授权人的签字；保存；核查订单是否得到授权人的签字；专人复查订单的编制过程和内容。

专人复查订单的编制过程和内容。

2、确定监控点：

订单的审批、订单的询价、确定监控点：

订单的审批、订单的询价、订单的登记、订单的付款、订单的验收、订单的登记、订单的付款、订单的验收、订单的审核、订单的记账。

订单的审核、订单的记账。

3、审查相关单据和记录：

审核单据的真实、审查相关单据和记录：

审核单据的真实性，账目的完整性和，记录的保密性。

性，账目的完整性和，记录的保密性。

三、货款支付

（一）常用的支付方式:

买方直接付款：

订货付现，见单付款银行托收：

光票托收，跟单托收信用证：

可分为可撤销和不可撤销的，保兑的和非保兑的，即期和远期的等。

支付方式的比较支付方式手续费用供应商风险大小采购商风险大小资金负担银行费用提供信用方式汇付订货付现简单小最小最大不平衡最小商业信用见单付款最大最小托收稍多稍大中中不平衡中商业信用信用证最多中小大较平衡最大银行信用不同的支付方式对贸易伙伴的双方所产生的负担和风险不同，因此有不同的选择组合。

1、支付方式的选择的依据：

（1）根据贸易伙伴的资信情况灵活选择；

（2）根据货物的市场行情选择支付方式；（3）根据贸易条件的性质选择支付方式。

2、单一的支付方式3、信用证与汇付相结合4、信用证与托收相结合5、汇付与银行保函或信用证结合6、汇付、托收、信用证三者相结合以上支付方式适应不同的货物采购，交易双方强弱势的不同地位也影响支付方式。

（二）支付手续1、采购中的预付账款，目的主要是为了获得稳定的供应，有时也是为了解决供应商周转资金短缺问题。

2、采购中的分期付款这是生产周期长、原材料昂贵或专门为买方加工生产的一些大型机器设备、工程项目等交易中经常使用的一种支付方式。

3、采购中的延期付款通过提供中长期信贷以推动出口，尤其是机器设备出口的一种支付方式.质量与采购质量的概念质量质量是反映实体（产品、过程或活动等）满足明确或暗含的需要的能力的特征总和。

四四、采购质量管理采购质量管理质量是产品质量是产品“好好”的程度（的程度（Goodnessofaproduct）-Goodnessofaproduct）-休休哈特（哈特（Shewhart）Shewhart）质量是产品适用性（质量是产品适用性（Fitnessforuse）-Fitnessforuse）-朱兰朱兰（Juran）（Juran）质量是质量是“社会损失社会损失”（CosttoSociety）-CosttoSociety）-田口田口质量是产品的质量是产品的“使用价值使用价值”产品、体系和过程的一组固有特性满足顾客和其它相关方产品、体系和过程的一组固有特性满足顾客和其它相关方要求的能力要求的能力-ISO9000-ISO90002、质量6大特性性能-反映了使用方和社会对产品所规定的功能可信性安全性适应性经济性时间性采购质量定义采购质量就是指一个组织通过建立采购质量管理保证体系，对供应商提供的产品进行选择、评价、验证，从而确保采购的产品符合规定的质量要求全面质量管理TQM概念是指通过组织机构内所有层次和所有职能的积极参与，组织机构所提供的产品和服务的质量能得到持续不断的改进和提高的综合管理理念。

核心内涵（5个全面）全面的质量全过程的质量全员参与的质量全企业的质量全社会推动的质量管理PDCA循环Plan计划Do实施Check检查Action处置特点：

大环套小环阶梯式上升循环往复，永不停止PDCAPDCA循环循环物流企业质量管理的管理方法质量管理质量管理ActionActionPlanPlanCheckCheckDoDo采购质量管理概念采购质量管理就是对采购质量的计划、组织、协调和控制，通过对供应商质量的评估和认证，从而建立采购管理质量保证体系，保证企业的物资供应活动。

采购质量管理对于企业的作用有利于提高企业产品质量;有利于保证企业生产有节奏、持续进行;有利于保证企业产品生产和使用环节的安全。

采购质量管理的内容采购部门的质量管理物料采购的质量管理物料采购的组织工作物料采购供应的协调工作物料采购供应的控制工作供应商认证与评估（详见第5章）产品检验采购质量管理的基本原则5R建立采购质量管理体系为了获取满意的产品，买卖双方需要共