采购与付款业务.ppt

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采购与付款业务小组成员：

一、采购业务企业内部控制应用指引第7号第二条本指引所称采购，是指购买物资（或劳务）及支付款项等相关活动。

第三条企业采购业务至少应当关注下列风险：

（一）采购计划安排不合理，市场变化预测不准确，造成库存短缺或积压，可能导致企业生产停滞或资源浪费。

（二）供应商选择不当，采购定价机制不科学，可能导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈。

（三）采购验收不规范，付款审核不严，可能导致采购物资、资金损失或信用受损。

二、企业内部控制应用指引第7号相关条文第二章购买第五条企业的采购权限应当集中，避免多头采购或分散采购，以提高采购业务效率，堵塞管理漏洞。

企业应当根据具体情况对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换。

重要和技术性较强的采购业务，应当组织相关专家进行论证，实行集体决策和审批。

企业不得由同一机构办理采购业务全过程。

第六条企业应当建立采购申请制度，依据购置商品或服务的类型，确定归口管理机构，授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序。

企业可以根据实际需要设置专门的请购部门，对需求部门提出的采购需求进行审核，并进行归类汇总，统筹安排企业的采购计划。

具有请购权的机构对于预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续；对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续。

第七条企业应当建立科学的供应商评估制度，确定合格供应商清单，定期对供应商提供商品的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行综合评价，根据评价结果对供应商进行合理选择和调整。

企业对于新增供应商，可委托具有相应资质的中介机构进行资信调查。

二、企业内部控制应用指引第7号相关条文第二章购买第八条企业应当根据市场情况和采购计划合理选择采购方式。

大宗采购应当采用招标方式，合理确定招投标的范围、标准、实施程序和评标规则；一般物品或劳务等的采购可以采用询价或定向采购的方式并签订合同协议；小额零星物品或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。

第九条企业应当建立采购物资定价机制，采取协议采购、招标采购、询比价采购等多种方式合理确定采购价格，最大限度地减小市场变化对企业采购价格的影响。

大宗采购等必须采用招投标方式确定采购价格，其他商品或劳务的采购，应当根据市场行情制定最高采购限价，并对最高采购限价适时调整。

第十条企业应当根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况拟订采购合同，准确描述合同条款，明确双方权利、义务和违约责任，按照规定权限签订采购合同。

企业应当根据生产建设进度需要和采购物资特性，选择合理的运输工具和运输方式，办理运输、投保等事宜。

二、企业内部控制应用指引第7号相关条文第二章购买第十一条企业应当建立严格的采购验收制度，由专门的验收机构或验收人员对采购项目的品种、规格、数量、质量等相关内容进行验收，出具验收证明。

涉及大宗和新、特物资采购的，还应对其进行专业测试。

验收过程中发现的异常情况，负责验收的机构或人员应当立即向企业有权管理的相关机构报告，相关机构应当查明原因，及时处理。

第十二条企业应当加强物资采购供应过程的管理，依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况，对有可能影响生产或工程进度的异常情况，应出具书面报告并及时提出解决方案。

企业应当做好采购业务各环节的记录，实行全过程的采购登记制度。

二、企业内部控制应用指引第7号相关条文第三章付款第十三条企业应当加强采购付款的管理，严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等相关内容，审核无误后及时办理付款。

企业应当重视采购付款的过程控制和跟踪管理，发现异常情况的，应当拒绝付款，避免出现资金损失和信用受损。

企业应当合理选择付款方式，防范付款方式不当带来的法律风险，保证资金安全。

第十四条企业应当加强预付账款和定金的管理。

涉及大额预付款项，应当定期进行追踪核查，综合分析预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等情况，发现有疑问的预付款项，应当及时采取措施，尽可能避免预付款项资金风险和损失。

二、企业内部控制应用指引第7号相关条文第三章付款第十五条企业应当加强对购买、验收、付款业务的会计系统控制，详细记录供应商情况、请购申请、采购合同、采购通知、验收证明、入库凭证、商业票据、款项支付等情况，确保会计记录、采购记录与仓储记录核对一致。

企业应当指定专人通过函证等方式，定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。

第十六条企业应当建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等做出明确规定，及时收回退货货款。

涉及符合索赔条件的退货，应在索赔期内及时办理索赔。

三、企业案例讲述以晋城蓝焰煤业股份有限公司为例三、企业案例讲述晋城蓝焰煤业股份有限公司（以下简称晋城煤业）采购与付款管理制度1.采购管理的组织机构和职责i.股份公司财务部的相关职责ii.股份公司财务部计划部门相关职责iii.股份公司秘书处下属法律工作室的相关职责iv.股份公司设备租赁部相关职责v.供应分公司采购部门的相关职责vi.供应分公司财务部门的相关职责vii.供应分公司监控办的相关职责viii.各矿物资供应部门的相关职责ix.各矿财务部门的相关职责三、企业案例讲述采购管理岗位分工原则要求单位应当建立采购与付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。

采购与付款业务不相容岗位至少包括：

请购与审批；采购与付款；采购合同的订立与审计（评审）；采购、验收与相关会计记录；付款的申请、审批与执行。

三、企业案例讲述单位不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程。

单位应当配备合格的人员办理采购与付款业务。

办理采购与付款业务的人员应当具备良好的业务素质和职业道德。

单位对于重要和技术性较强的采购业务，应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而造成严重损失。

严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务。

单位应当按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单（或采购合同，下同）、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。

三、企业案例讲述2.授权审批规定I.单位应当对采购与付款业务建立严格的授权批准制度，明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职责范围和工作要求。

II.审批人应当根据采购与付款业务授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。

III.经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理采购与付款业务。

对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。

IV.授权审批内容可以参见下表：

三、企业案例讲述审批部门及人员审批部门及人员审批事项审批事项矿矿运供应分公司运供应分公司股份本部股份本部高管层高管层董事会董事会供应科供应科财务科财务科分管副矿长分管副矿长矿长矿长采购部采购部财务部财务部设备租赁部设备租赁部机电部机电部财务部财务部分管副总经理分管副总经理总经理总经理总经理办公会总经理办公会董事长董事长全体成员全体成员年度材料采购计划年度材料采购计划提出提出审核审核审核审核汇总汇总审核审核审核审核审议审议审批审批月度材料采购计划月度材料采购计划年度采购计划内年度采购计划内提出提出审核审核分管领导审批分管领导审批年度采购计划外金额在年度采购计划外金额在5050万元人民币以内万元人民币以内提出提出审核审核审核审核主管领导审批主管领导审批年度采购计划外金额在年度采购计划外金额在5050万元万元100100万人民币之间万人民币之间提出提出审核审核审核审核审核审核审核审核审批审批年度采购计划外金额在年度采购计划外金额在100100万元万元500500万人民币之间万人民币之间提出提出审核审核审核审核审核审核审核审核审核审核审批审批年度采购计划外金额在年度采购计划外金额在500500万元万元30003000万人民币之间万人民币之间提出提出审核审核审核审核审核审核审核审核审核审核审核审核审批审批年度采购计划外金额在年度采购计划外金额在30003000万人民币以上万人民币以上提出提出审核审核审核审核审核审核审核审核审核审核审核审核审批审批年度设备配件采购计划年度设备配件采购计划提出提出审核审核审核审核汇总汇总审核审核审核审核审核审核审议审议审批审批月度设备配件采购计划月度设备配件采购计划年度采购计划内年度采购计划内提出提出审核审核审核审核审核审核分管领导审批分管领导审批年度采购计划外金额在年度采购计划外金额在5050万元人民币以内万元人民币以内提出提出审核审核审核审核审核审核审核审核主管领导审批主管领导审批年度采购计划外金额在年度采购计划外金额在5050万元万元100100万人民币之间万人民币之间提出提出审核审核审核审核审核审核审核审核审核审核审批审批年度采购计划外金额在年度采购计划外金额在100100万元万元500500万人民币之间万人民币之间提出提出审核审核审核审核审核审核审核审核审核审核审核审核审批审批年度采购计划外金额在年度采购计划外金额在500500万元万元30003000万人民币之间万人民币之间提出提出审核审核审核审核审核审核审核审核审核审核审核审核审核审核审批审批年度采购计划外金额在年度采购计划外金额在30003000万人民币以上万人民币以上提出提出审核审核审核审核审核审核审核审核审核审核审核审核审核审核审批审批采购合同签订、变更审采购合同签订、变更审批批单项合同额单项合同额5050万元人民币，且属于业务单位采购范围的万元人民币，且属于业务单位采购范围的比价比价审核审核审批审批单项合同额单项合同额5030003000万元人民币万元人民币主管领导审查主管领导审查主管领导审查主管领导审查审核审核审议审议审批审批预付款审批预付款审批5050万元以下，且属于业务单位采购范围的万元以下，且属于业务单位采购范围的审批审批5050万元以下，且属股份公司采购范围的万元以下，且属股份公司采购范围的主管领导审批主管领导审批审核审核5050万元以上万元以上主管领导审核主管领导审核审核审核审批审批付款审批付款审批业务单位采购项目业务单位采购项目提出提出审议审议审批审批股份公司材料采购项目股份公司材料采购项目审议审议审核审核审核审核股份公司设备配件采购项目股份公司设备配件采购项目审议审议审核审核采购付款审批权力矩阵采购付款审批权力矩阵三、企业案例讲述3.采购与付款管理内控程序图：

采购计划的制定与实施内控程序1.公司各业务单位根据公司的生产计划、基本建设计划、更新及大修等专项资金计划、库存管理、厂商情况等编制需用计划，经主管领导审批后，根据物资采购主体的不同分别报业务单位采购部门、股份公司设备租赁部和供应分公司。

三、企业案例讲述2.供应分公司汇总各业务单位的材料需用计划，形成公司的材料采购计划；设备租赁部汇总各单位的设备、配件需用计划，报股份公司财务部的计划管理部门形成公司的设备、配件采购计划；各业务单位的供应部门汇总本单位自购物资的需用计划，形成自购材料采购计划；所有采购计划经主管领导审批后交由采购人员实施采购。

3.供应分公司、设备租赁部、各业务单位的供应部门根据采购项目、金额不同，分别实施比价、邀请招标和公开招标的采购。

4.供应分公司、设备租赁部、各业务单位的供应部门负责与供方签订订货合同，并按照合同管理办法实施审批和备案。

5.对到货物资，由仓储部门实施验收，并出具验收报告，对验收不合格的物资要协同相关部门进行处理。

6.采购部门每月汇总、上报应付款项目，财务部门进行审核，对验收合格，符合付款手续的项目编制付款计划，在付款计划经过审批后执行付款结算。

三、企业案例讲述4.需用