质量环境管理体系(iso14001)文件编写培训教材.ppt

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ISO9000/14000体系文件编写地址：

深圳市宝安区广场大厦电话：

0755-7756007，7872110传真：

0755-7788279冠智达顾问n目录n一体系文件的重要性-（3）n二体系文件的架构-（6）n三文件的结构-（9）n四流程图绘制-（12）n五编写文件五忌-（16）n六文件的审查、批准-（17）n七质量手册范例-（19）n八程序文件范例-（28）n九工作指导书范例-（41）n十质量环境程序文件清单（参考）-（43）ISO9001/14000体系文件编写冠智达顾问ISO9001/14000体系文件编写n一体系文件编写的重要性一体系文件编写的重要性n体系文件在ISO9000、ISO14000体系建立和运行的过程中扮演着相当重要的角色：

n

（1）符合标准要求n在ISO9001和ISO14001的条文中，均要求组织“建立体系，形成文件，加以实施和保持”。

n

（2）工作的依据n建立体系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循，保持一致和稳定的工作方式，以避免不同的人在操作相同的工作时出现不一致的工作方式和标准，或者由于口头交待沟通工作的方式和方法欠明确和清楚。

冠智达顾问n（3）提升管理技术水平的基础n当所有的工作要求都文件化后，公司即可在此基础上通过日常工作不断地完善管理和技术支持的要求。

n（4）防止经验的流失n书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导致经验的流失，从而造成运作上的困难。

n（5）改善人际关系n由于工作的依据全部在书面上有明确的指令，在执行上大大减少了口头式的命令和沟通，同时降低了同事之间的磨擦的机会。

ISO9001/14000体系文件编写冠智达顾问n（6）增强员工的责任心和荣誉感n执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容，明确了自己的工作范围从而提升了工作的责任心和荣誉感。

ISO9001/14000体系文件编写冠智达顾问n二体系文件的架构二体系文件的架构n

（一）、目前建立的体系文件，一般企业均将其架构分为四个层次，即：

一阶文件：

手册二阶文件：

程序三阶文件；工作指导书四阶文件：

表单或表格n但是，并不是每家企业都必须建立上述架构的体系文件，许多规模较小制程简单的公司往往将文件的结构划分为3个层次，即：

一阶文件：

手册二阶文件：

程序/工作指导书三阶文件：

表单n文件结构的划分完全取决于一间公司的规模、人员的数量同时亦需考虑公司未来的扩充和发展等。

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（二）、文件架构的说明n1手册n对于一个国家来说，宪法是他的根本大法，任何法律的制订都必须依宪法的要求来拟制，而对于一间公司来说，手册即是公司在管理制度上的根本大法，它会叙述公司在体系运行上的大纲要求，简言之，手册即要求我们应该要做哪些工作。

n2程序书n程序即是明确工作进行规定的途径，亦就是说，针对手册要求要做的工作和要求程序需详细描述此工作如何来做。

文件化的程序通常包括在活动的目的和范围；做什么事情和由谁来做；何时、何地和由谁来做；应使用什么材料、设备和文件，如何对活动进行控制和记录等。

ISO9001/14000体系文件编写冠智达顾问n3工作指导书n工作指导书是工作的明确指示，它需详细叙述某一具体的工作如何来执行和操作，很多公司亦称为工作指引或作业标准书。

n4表单n格式化的记录清晰明了，易于保管，所以在编撰文件时，就应适当的设计用以做记录的表格，值得注意的是大量的或设计复杂的表格会令工作复杂化，降低效率，所以设计表格应力求共用，在表达明白的前提下，精简填定项目和内容。

n一般来说，一项工作涉及到多个部门则在编制文件时写成程序，例如采购程序、纠正和预防措施程序等，而工作只和自己部门有关的作业在编制文件时做成指导书的格式，例设备使用指导书、指导书产品检验指导书等。

n一般对于图纸、设备说明书、国内、国际的标准亦归纳为工作指导书类文件。

ISO9001/14000体系文件编写冠智达顾问n三、文件的结构三、文件的结构n一份文件的结构往往视乎文件内容的需要，一份文件一般完整结构有：

n1目的2范围n3权责4定义n5作业内容/文件内容6附件n现将文件结构应叙述的内容做一详细叙述：

n1目的n应叙述编制此文件的作用和目的，即“做这件事是为了什么”？

n2范围n规定此文件应用的场合和时机，范围的界定直接决定文件的功能范围，所以编写时应注意它的涵盖性。

例：

有的公司是有手动和自动的绕线机，而如果文件的内容只针对手动的绕线机却将文件的范围写成“适用于公司所有的绕线机的使用”即是明显的错误。

ISO9001/14000体系文件编写冠智达顾问n3权责n即在文件运行中相关单位及人员所担负的权责，一般在文件叙述时常会就相关人员担负的权责略为叙述，但是亦有公司只叙述和此文件有关的主导部门和相关部门的权责。

n4定义n亦即名词解释，针对文件中用到的专业术语、英文缩写的做明确说明，会令文件内容更清楚明白。

n5作业内容n即工作执行的方法、过程和要求，一般将作业内容的编写分为两个部份。

n

（1）流程图：

以流程图的形式描述工作进行和程序，会更容易了解文件内容，但是并非每份文件都需流程图，完全视乎文件类型。

、ISO9001/14000体系文件编写冠智达顾问n6参考文件资料n用以索引文件中所提到或引用的文件资料，在索引文件时，最好将文件的编号同时附在文件名之后会易查找，但是不可将文件版本附上。

n7附件n一般用以对应文件内容中所提及的记录及所使用的表单，公司所有的表单都应从此而来，最好将表单的编号标在名称后。

n以上是一份文件的完整结构，但是并非所有的文件都应依循此固定的结构，鉴于文件的内容的需要可适当的去除一些不适用的项目，但是为了整齐亦可统一文件结构。

ISO9001/14000体系文件编写冠智达顾问四流程图绘制四流程图绘制n在编制文件的过程中，适当地制作一些流程图，会更容易理解文件内容和加深印象，流程图的制做不拘形式，最主要的是能做到清楚明了即可。

n1流程图书馆常将用的符号ISO9001/14000体系文件编写冠智达顾问n例一：

收货流程供应商送货本公司仓库核对送货单与实物收货ISO9001/14000体系文件编写冠智达顾问n此范例将单位以表示而将执行的工作以来区分，这是一个最简单的流程图，您可以任意发挥。

n例二：

生产流程n执行项目负责人记录n备料备料员材料日用表n加温烘干烤箱操作员材料温度控制表n投料备料员无n设定技术参数技术员成型参数记录表n正常生产技术员产品生产日报ISO9001/14000体系文件编写冠智达顾问n例二流程图将执行项目，负责人及使用的记录分开注明，易看易懂，也是制做流程图的常用方法之一。

n总之，使用流程图的目的就是清晰明了、一目了然，如果有些工作太过复杂和繁琐，当制成流程图时或许不容易看明白，所以应注意流程图使用的时机。

ISO9001/14000体系文件编写冠智达顾问n五、编写文件的五忌五、编写文件的五忌n

（一）、忌简单草率，未将所有的工作要求都纳入体系n

（二）、忌过于弹性化，失去可操作性。

n（三）、忌理想主义化，导致无法实施。

n（四）、忌部门主义化，导致其他部门无法配合。

n（五）、忌咬文嚼字，理解困难。

ISO9001/14000体系文件编写冠智达顾问n六、文件的审查、批准六、文件的审查、批准n一般规模较小的公司，文件制做完成后交回其部门主管或总经理审核后即可颁布使用，但是对于规模较大的公司，这种做法欠妥当，因为部门专业化的一些文件由本部门自行审批可能没有问题，但是非部门专业化涉及诸多部门工作内容的由制做部门核准使用，掩盖了其他部门的要求的意见，在使用中难免会对其他部门造成困扰，甚至引起磨擦，所以对于文件的审查和核准，许多公司规定了不同审查和核准方式，例：

ISO9001/14000体系文件编写冠智达顾问n阳光企业有限公司公司文件审查、核准权限文件类别审查核准手册各部门主管董事长程序各部门主管总经理工作指导书部门主管总经理图纸工程技术人员工程部主管n一般来说结合相关部门主管审查文件最主要的作用是提出适合于其部门的意见，并加以修订补充，以使文件的内容更完善和更具操作性。

ISO9001/14000体系文件编写冠智达顾问n七质量环境手册范例n现以ISO9001&ISO14001标准要求为例，例举质量环境手册的结构和部份内容要求。

n质量环境手册目录0质量环境手册实施令n1前言n2组织机构n3管理层职责（包括最高管理层）n4质量环境管理体系n41总要求（包括质量环境管理体系的范围，任何剪裁的细节与合理性，以及识别过程、确定过程顺序和相互作用）n42文件要求（本组织对质量环境管理体系文件的具体规定）ISO9001/14000体系文件编写冠智达顾问5.管理职责n51管理承诺n52以顾客和相关方为中心n53质量环境方针（说明对质量环境方针的控制要求）n54策划n5.4.1质量环境目标n5.4.2管理体系策划n5.4.3环境因素n5.4.4环境法律、法规与其他要求n5.4.5环境管理方案ISO9001/14000体系文件编写冠智达顾问n55职责、权限和沟通n5.5.1职责和权限n5.5.2管理者代表n5.5.3内部沟通和信息交流n56管理评审6.资源管理n61资源提供n62人力资源n6.2.总则n6.2.2能力、意识和培训n63基础设施n64工作环境ISO9001/14000体系文件编写冠智达顾问7产品实现和运行控制n71产品实现的策划n72与顾客有关的过程n73设计和开发n74采购n75生产和服务的运作n76监控和测量装置的控制n7.7环境运行控制n7.8应急准备和响应ISO9001/14000体系文件编写冠智达顾问8测量、分析和改进n81总则n82监控和测量n8.2.1顾客及相关方满意n8.2.2内部审核n8.2.3过程的监视和测量n8.2.4产品的监视和测量n8.2.5环境的监视和测量n83不符合控制n84数据分析n85改进冠智达顾问ISO9001/14000体系文件编写n9.附件n附录AISO9001:

2000与ISO14001:

1996合并对照表n附录B质量管理体系过程图n附录C公司组织结构图n附录D质量环境管理体系职能分配表n附录E质量环境管理者代表任命书n附录F程序文件清单n附录G年度质量目标和环境目标/指标n附录H重大环境因素清单n附录I质量环境管理方案n附录J质量环境法律法规清单ISO9001/14000体系文件编写冠智达顾问A质量手册范例一.文件控制n10目的n使环境/质量管理系统中所使用之文件有一个明确的处理流程，以确保文件之适切性有效性及各相关部门能适时获得正确之最新文件。

n20范例n本公司环境/质量管理系统使用之内部、外部文件皆属之。

n30权责na文件分发、回收、保管：

文件管制中心nb文件制定审核：

各权责部门ISO9001/14000体系文件编写冠智达顾问40内容na文件应予以统一分类及编号nb文件由各部门指定专人拟案，经权责主管审核后发行nc应定期检讨相关环境/质量管理系统文件之适切性及有效性nd文件修改、增订、发放者得由相关单位提出申请，交原拟案单位研议处理ne文件分发、回收由文件管制中心负责50相关文件n文件资料管理程序（DL-011）nB质量手册范例二.紧急事件准备及应变10目的u建立及时有效的紧急应变措施以减少天然或人为的灾害所造成的环境/质量冲击20范围u各制程活动之紧急情况处理均属之ISO9001/14000体系文件编写冠智达顾问30权责n应变措施之拟定与管理：

环境/质量工作小组40内容na.各种可能重大环境影响之意外均应订立紧急应变计划nb.紧急应变计划系针对紧急情况规模、性质及对环境/质量冲击程度nc.紧急应变计划应拟事故发生时应变方式及处理紧急状况之权责nd.紧急应变计划应明订通报及各项连络作业，例消防、医务-等等ne.紧急应变计划应定期测试其效果50相关文件n紧急应变措施管理程序（DL-014）ISO9001/14000体系文件编写冠智达顾问八程序文件范例八程序文件范例nA论程序文件范例一、文件控制程序10目的此程序文件规范了公司文件和资料的制作、