国外项目管理手册.docx

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国外项目管理手册

国外施工注意事项

1．前期准备

□详细阅读合同文本，一般条款和特殊条款

对于任何一个工程项目，合同的重要性都是第一位的。

合同文件是约束双方合同义务的规定，也是行为规范。

详细和全面的了解合同内容，特别是特殊条款的内容对于项目经理和其他管理人员非常重要。

在阅读合同文件时必须系统的进行了解，要对标书和招标过程中包括业主答疑和各种正式信函全面掌握，避免在实施过程中由于缺乏对合同文件的了解而造成的误会和损失。

考虑到翻译的水平和专业限制，有条件的要尽量阅读原文，对译文的模糊段落，要求澄清。

□熟悉合同技术规范，寻找规范中文译本

规范是工程项目施工，验收和检验的唯一标准。

业主对于技术规范的要求是非常严格的，有时可以说是苛刻的。

技术规范的包含内容非常广泛。

详细的了解规范要求是项目经理和主管人员在施工前必须做到的任务之一。

□了解当地法律规定，特别是税法，劳工法

项目开工前，项目经理必须收集与项目有关的当地税法文件。

一般项目所在国的税法都是公开发售的。

除了对有关进口关税，临时进口税，所得税（包括预扣所得税），增值税，销售税，资源费等的了解之外，特别要注意劳工法的有关规定。

这可能涉及到劳务的来源和成本。

税收资料的收集也可以通过当地会计师事务所协助解决。

□了解合同有关保函条款，复印存档

做为项目经理和财务管理人员必须将项目有关的保函条款吃透并将保函文件或复印件存档。

□办理项目经理部主要人员学历、技术职称证书、无不良行为（如果当地要求）公证

项目经理部的主要人员（指经理，总工）应办理学历公证。

其他人员可以根据要求决定。

□办理项目经理授权书及公证和使领馆认证

项目经理的授权书必须进行翻译（最好在原件上使用英文）和领事以及项目所在国使领馆认证。

考虑到部分国家使领馆的认证费用偏高，可以考虑由中国驻当地使领馆盖章认证，但是必须事先了解其可行性。

□办理焊工，电工等有关证书

我国行业部门颁发的资格证书必须进行翻译和认证。

为了避免不必要的考核，应尽量在国内办理国际认可的证明文件。

□项目人员体检（由于部分国家和地区对外来劳务办理工作许可证时要求体检，所以对结核病和肝病患者必须替换）

大多数国家对外来人员都有体检要求。

除了血液检查外，许多国家对结核病和肝病患者有严格控制。

为了减少入境后的麻烦，必须严格和细致的对派出人员进行体检。

□办理项目人员出国政审和护照申请

□每个工作人员至少携带1寸和2寸照片各20张

由于许多国家都对外来务工人员要求办理长期签证，劳工证，医疗证的要求，所以项目派出人员应在国内准备足够的照片，以免到现场后临时办理。

照片的规格尺寸应向当地有关部门咨询。

□（如果需要）办理项目人员国内人身保险

2．入场准备

□选定营地位置（特别注意上下水和供电便利）

□向业主申请施工和营地用地许可或其他有关手续。

施工和临建（包括营房）的用地必须得到业主或其他部门的书面正式批准。

现场和临建的边线应用图纸明确规定。

业主或政府部门的用地批准文件应保存在现场以备检查。

□向业主申请施工许可证。

尽管合同已经签署，现场已经移交给承包商，但是承包商在开工前必须得到业主的施工许可，所以在现场移交前，项目经理部必须正式书面要求业主颁发许可证书并保留在现场以备检查。

□向业主申请我方劳务指标

合同签署后立即向业主申请我方工作人员的长期签证和工作许可指标。

有许多国家都对外籍务工人员有较为苛刻的限制条款，项目经理部必须认真研究当地的劳工法规，提前动手，以免误事。

□向当地有关部门申请水电供应及营地排污

项目经理部应在开工前向当地的水电部门申请接水，电和排污。

随着环境保护意识的不断提高，许多国家在施工环保上也有具体要求。

项目经理部必须向有关部门申请排污。

营地的生活排污也必须按照规定妥善安排，不得明排，以免发生罚款。

另外项目的施工排水，特别是在城区必须得到书面许可。

□向当地水、电和电话通讯部门索要施工现场和营地区域的地上和地下设施图纸，并将现有设施情况报告业主要求迁移（如果合同没有规定承包商负责）

施工现场的地上和地下设施应该予以特别关注。

特别是地下电缆，通讯线路和管线。

一旦发生事故，罚款金额往往是惊人的。

在接收现场后，项目经理部应该立即致函水电和通讯部门要求提供在施工场地的地下设施布置。

在了解地下设施布置后，应该按照标书规定予以保护，对于需要迁移的应该立即书面通知业主。

由于许多国家的水电和通讯设施都是由专门的施工队伍负责，所以我方不得擅自进行移动。

由于这个问题涉及到工程工期的索赔，所以项目经理部必须给予高度重视。

□考察联系当地医院

项目经理部在正式开工前应对营地和工地附近的医院位置，功能和作息时间进行了解。

同时将其电话号码标注在电话机上。

通常合同中都有现场救护器材要求。

必须严格执行。

□拜会当地警察或治安部门

项目经理部在施工前应到附近管辖的警察或治安进行拜会和通报项目基本情况，这样在今后必要时可以直接联系并提供服务。

项目经理部也应将警察或治安以及救火部门的电话号码标注在电话机上，以备急需。

□与项目开户银行进行会晤并建立联系，建立银行账号。

开设银行账号必须出具授权书。

对于一些国家还要与税务部门联系并提供税号。

向业主提供工程款收取的银行账号，没有特殊情况，这个账号不宜经常变动。

□按照合同规定（如果指定保险公司）办理项目有关保险

项目一般都规定办理工程全险（CAR）和第三方险。

保险公司大都要求承包商提供现场人员，设备清单。

多数国家对本国保险公司实行保护措施。

最好多做比较后确定。

□办理我方人员的当地工作许可证和医疗证

一般国家都对外籍务工人员有办理工作许可证要求。

项目经理部必须参照执行。

如果为了避免遗失而对工作许可证实行集中管理的话，人员外出时必须携带原件或复印件。

集中保管的许可证必须在一个容易提取的地点，以便急需。

按照当地规定决定是否部分或者全部办理我方人员医疗保险。

3．临建

□绘制并向业主报送营地、临建场地平面图

营地和场区临建平面布置图必须事先经业主批准。

否则不能开工。

□按照合同要求制作工程标牌并安装在指定地点

工程标牌的式样必须实现报请业主批准方可加工。

□严格按照合同要求建设业主办公室并配备办公用具

合同中对业主的办公室用具配备都有详细规定。

定货前应将产品样本提供业主并正式批准。

尽量不要贪图小利而引发今后维修麻烦。

也不必为协调关系而超标准配置。

□将我方营地与办公区域分隔

由于生活习惯不同，我方的营区必须与办公区隔离。

生活区尽量使用围墙或护拦。

生活区道路必须考虑交通安全。

□配备和建立现场紧急抢救设施和急救箱，我方医护人员（如果配置）只准进行现场救护，严格禁止对外方人员进行诊治或处方以及药物注射。

许多国家对医疗许可有严格的规定。

除紧急处置外，不能出于任何原因对现场的外籍人员提供医疗，处方，开药和诊治服务，否则会引起极大麻烦。

□为全部营房和办公室配备灭火器和集中消防设施并定期检查

营房和办公区的灭火器和消防器材必须配置并摆放在明显区域。

□联系清洁公司或按照当地规定处理生活垃圾

□严格按照当地的卫生和环保规定控制生产性和生活性排污和食堂，卫生设施的卫生

由于生活习惯和工人素质问题，中国公司的厨房，食堂和卫生间的卫生保持是个难点。

这反映一个企业的素质并且容易引发矛盾，必须予以持久的检查和督促。

4．项目采购

□设备材料采购

对于一些特殊专业的项目，设备材料采购的工作难度非常大，特别是一些初次到国外施工的企业，经常发生不知道到哪里定货的事情。

设备材料采购必须下手早，除了使用网络寻找以外，目前在一些英美国家还有一些专业的采购公司可以使用。

在一些地区里的西方国家和美国的商务处也能够提供类似信息。

5．现场开工

□会晤当地法律顾问或专业索赔公司，了解注意事项并决定是否聘请项目索赔顾问

对一些大型和综合复杂的工程，项目经理部应该考虑是否雇佣当地法律顾问和专业索赔公司。

在施工过程中，不论发生工伤还是意外，法律顾问都是不可缺少的。

法律顾问的聘请费用一般都是一笔固定的年费。

发生诉讼费用另议。

由于对于合同条款的理解，语言能力以及处理技巧等诸多原因，我们的整体索赔水平较低。

索赔事项的提出，佐证文件的收集，整个文件的编制都处于一种低级水平。

而国外的专业合同管理（索赔）公司大都是由一些有过承包商和业主经验的人员或公司组成，能力和水平较高。

但是收费也比较昂贵。

晚请不如早请，最好合同管理公司在项目开始时就介入，这样在索赔文件的初级准备和资料积累方面可以给项目经理部提供强有力的协助。

□会晤并选定会计师事务所，制订较详细的税务安排，按照当地纳税法律规定做外帐

税收是国外工程项目的一个关键环节。

必须依靠当地的会计师事务所协助做账。

税收问题比较敏感，必须小心处理。

对待税收问题必须全面考虑，不要计较小利，更不要寄希望于亏损退税。

在有能力的时候应该适当纳税，避免税务部门的纠缠。

税务问题是个复杂问题。

由于其时间上滞后的特点，所以税务部门对一些问题有追索权，一个项目引起的麻烦可能会波及其他项目或业务。

要特别注意妥善处理，不留后遗症。

□按照当地的实际工、料、机等修改完善成本控制计划

按照当地的实际情况对成本控制计划进行调整。

□将合同签字文本和施工许可证书的复印件保存在办公室备查

□（如果需要）通过业主向当地无线通讯管理部门申请步话机或其他通讯设施使用许可

许多国家的无线电管制规定非常严格。

项目经理部必须实现进行了解。

对于有规定的国家要严格办理许可证。

□向业主报送项目经理部组织机构图及相应管理人员简历，（要特别注意设置安全和质量控制负责人）

项目开工前应向业主报送项目经理部的管理机构图。

管理机构的框架应该简单，直接和有效。

这种机构设置不能是应付差事，必须具有实用性并参照执行。

对项目经理和主管人员要报送简历。

简历的内容不要过于烦琐，主要内容应包括学历，过去承担的主要项目和职务。

项目质量控制和安全人员的简历也要报送

□建立档案制度，将双方来往函电，设计、材料、施工方案报批和工程款申请等不同文件分别编号存档并将我方文号正式通知业主，以便双方协调

应该承认，工程承包公司的文件管理水平是比较低的。

项目经理部习惯于采用流水登记，时间一长或当事人不在，其他人无法处理。

另外我们的文件编号比较混乱或者没有，特别不利于查找。

项目经理部应该在开工后立即与业主沟通，双方指定文件编号。

将施工方案，材料报批，图纸，工程款等分类编号，以便工作。

项目经理部要保留全部原件，经办部门只留复印件。

文件的保管和交流显示公司的管理水平，应给予高度注意。

□建立双方文件签收制度并严格遵守

必须严格要求文件签收制度。

签收文件时不要加备注，更不要拒绝签收，这种做法没有实际意义，反而引发不良后果。

□严格周会记录，充分表明我方意见并认真组织落实

由于周会记录是在会后整理的，所以可能发生出入。

一旦发现与会议讨论内容不符内容应在下次会议上要求更正。

□现场主要管理人员变动和离场必须事先通知业主并明确代理人，项目经理长时间离场必须事先得到业主批准

项目经理和主管人员长时间离开现场前必须书面通知业主并要求批准。

申请上要说明事由，时间和临时负责人。

避免发生不必要的麻烦。

□向业主报批现场原有设施保护方案

对全部原有的现场地上和地下设施的保护方案必须事先得到业主批准。

□按照当地劳工法要求，与经理部全部外籍雇员签定雇佣合同，特别注意个人所得税，政府规定福利、食宿、交通、试工期、年假、医疗和解聘事宜

一定要与当地法律顾问探讨雇佣协议的内容并与每个项目经理部自行雇佣的当地或其他国的雇员签定协议。

避免麻烦

6．施工阶段

□严格开工通知制度，在现场任何一项工程开工前必须事先通知业主并得到批准

这一点非常重要。

项目经理必须明确的了解在施工现场任何一项工程的开工必须实现得到业主批准。

□按照合同要求，与业主制定工程款申请单格式

工程款申请格式应该与业主的格式一致，避免混乱。

□现场不接受任何口头指令（特别是有关工程变动或影响公共设施的工作），业主必须给予书面指令或事后立即确认

对于一些非关键问题可以采用现场备忘录形式予以事后确认，对于停工命令应立即执行。

除了抢险以外，对于涉及到公共设施的指令必须要求业主书面确认，不得含糊。

□注意保存全部现场施工验收单

现场签署后的验收单必须专档保存。

□制定现场安全操作，防火和交通管理规程并严格遵守

指定切实可行的现场安全操作规则并适用于包括业主在内的全部人员。

按照合同规定的最低付款额规定，尽快申报首批工程款，以便了解支付程序和打通业主付款渠道

任何一个政府项目的首批付款都是耗费时间的。

因为新项目的付款要通过各个部门，还没有成为惯例。

所以要一个一个部门和一个一个人的签署。

因此，通过首批付款而打通付款渠道变得非常重要。

□按照当地税法规定和会计师的要求编制外帐

外账的编制是个日积月累的工作，还要准备应付税务部门的突然检查。

所以项目的外账处理必须及时，稳妥。

要保持与会计师事务所的定期联系。

对于会计师事务所的选择非常关键。

对于一些著名的会计师事务所，由于其业务量和规模较大，所以税务部门对其出具的外账通常比较容易通过。

对于一些规模小和收费低的会计师事务所的文件审核就比较麻烦了。

所以项目经理必须综合考虑，根据需要而选定。

□现场发生任何事故或灾害，立即书面通知保险公司并进行拍照和现场抢救，对抢救工作所用设备和人力做记录

□建立项目索赔档案，安排项目经理部专人负责项目索赔工作

这项工作对合同管理经验，商务运做技巧，语言水平和工程知识的综合素质要求比较高，最好由项目经理和核算师亲自负责。

7．项目后期

□向业主移交备品备件

备品备件的移交必须有书面确认

□向业主报批退场计划

包括分包商在内的人员和设备退场必须事先通知业主并得到许可。

□在业主批准退场计划后，通知船运代理办理设备退场

对于临时进口设备要注意收取临时进口保函。

必须研究当地法律规定，避免由于出售部分废旧设备而引发海关检验麻烦。

□竣工图纸和资料移交

□工程款决算

□收取予付款保函、履约保函和保留金

项目经理部要专人负责各种保函回收。

□现场施工材料和垃圾清理

必须按照合同要求处理，不要挖埋或随意抛弃，以免业主使用单位索赔。

□争取咨业主出具工程证明和推荐信

这项工作不能勉强，尽量通过公关解决。

如果业主证明中涉及到项目的延期，应尽量说服对方加注对我方有利的说明。

尽量不要索取业主对个人的评价，以免造成对方反感。

□清场和复原

□办理税收申报

必须妥善和全面的处理，不留后遗症。

□收取项目尾款