项目档 案管理规定.docx
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项目档案管理规定
公路大中修工程档案管理实施细则
上海城投高速公路运营管理中心
二〇一五年十二月
第一章总则
第二章立卷归档工作管理与职责
第三章文件材料的收集
第四章文件材料的整理
第五章档案的审查、验收与移交
第六章附则
公路大中修工程档案管理实施细则
第一章总则
第一条为加强上海城投高速公路运营管理中心（以下简称“运管中心”）公路大中修工程档案管理，确保档案的完整、准确、系统和有效利用，参照集团公司《建设项目（工程）档案管理办法》及《上海市路政局档案管理办法（试行）》，根据公路大中修工程建设管理的实际情况，特制定本实施细则。
第二条本细则适用于公路大中修工程文件材料立卷归档管理工作，专项工程可参照执行。
第三条本细则所指公路大中修工程文件材料是指工程立项审批至竣工验收全过程产生的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。
本细则所称公路大中修工程档案，是指按照工程档案组卷要求，经系统整理并归档的公路大中修工程文件材料。
第二章公路大中修工程立卷归档工作管理与职责
第四条工程竣工文件材料立卷归档工作应纳入工程合同管理，纳入监理工作内容，按照“谁形成谁负责”原则，由文件材料的形成单位或部门负责，并在规定时间内完成档案验收及移交工作。
凡工程档案验收不合格，工程不得交（竣）工验收，财务不予结算。
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第五条运管中心的工程档案工作由中心总工程师分管，养护
技术部负责档案管理日常工作，并配备专职档案员，各分中心配备兼职档案员。
中心所属各部门、各分中心以及设计、施工、监理、设备材料供应等单位应根据各自承担的工作范围和职责，将工程文件材料立卷归档工作与工程建设同步收集、同步整理、同步归档，保证工程文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统和安全。
第六条养护技术部职责
1．负责对相关人员进行归档工作的业务培训，指导各设计、施工、监理单位做好各自形成的文件材料的归档工作。
2．负责接收与工程相关的各类文件材料并做好立卷工作。
3．负责编制工程竣工档案（包括工程电子档案及档案片的拍摄）。
4．负责工程竣工档案的验收工作。
5．负责向各档案接收部门做好竣工档案的移交工作。
第七条计划协调部职责
1．负责收集在工程招投标（包括报建）过程中形成的各类文件、合同及决算、审价文件等。
2．负责收集财务监理工作过程中产生的相关文件材料。
3．在工程招投标工作完成后，按工程项目将文件材料移交养护技术部归档。
第八条各分中心（大修指挥部）职责
根据工程文件材料归档范围，负责对施工过程中形成的文件材料的内业质量把关，确定单位工程划分原则，统一规范施工技术材
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料表式，保证档案材料的完整、准确、系统。
督促、指导、检查各
施工、监理单位所形成的施工技术文件、竣工文件、竣工图、声像档案及监理文件材料的归档工作。
协同养护技术部做好施工、监理合同标段工程档案验收和移交工作，工程竣工档案的汇编工作由各分中心（大修指挥部）组织完成。
第九条设计单位职责
1．负责提供设计阶段设计文件、工程设计计算书及说明等相关文件材料。
2．负责提供设计变更文件及设计变更文件汇总表。
第十条施工单位职责
1．按照签订的合同条款，负责收集、整理施工过程中形成的文件材料归档、移交工作。
2．编制完成的标段工程（单项工程）竣工文件，经监理审核通过后，报请养护技术部组织预验收工作，验收通过整改完成后办理移交手续。
第十一条监理单位职责
1．按照签订的合同条款，负责收集、整理监理过程中形成的文件材料归档、移交工作。
2．负责对施工单位编制的竣工文件（包括竣工图）进行审核、签认。
第三章公路大中修工程文件材料的收集
第十二条公路大中修工程文件材料收集归档范围见附件1。
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1．各有关单位应按照收集范围，建立健全公路大中修工程文件
收集归档和立卷制度，按照工程建设程序不同阶段文件材料产生的自然过程，分别做好立卷工作。
2．收集归档的工程文件材料应为原件。
其中，工程立项审批等文件，原件保存在工程主管单位的，运管中心可将复印件归档保存；供货商提供的原材料及产品质量保证文件为复印件的，须在复印件上加盖销售单位印章并注明原件存放处后归档保存。
复印件应清晰，测量基础资料、施工记录须是现场原始记录。
3．公路大中修工程档案一般编制不少于二套。
运管中心1套原件（须同时提交一套工程电子版档案），路政局1套原件（若需要），养护接管单位1套复印件。
4．档案保管期限分为永久、30年、10年。
工程立项、设计文件一般为永久；施工、监理文件及声像材料一般为30年；竣工文件、竣工图为永久。
第十三条竣工图编制要求
1．竣工图由施工单位负责编制，应能全面、准确、清晰地反映工程竣工时的实际情况，一般以设计施工图为基础，各种设计变更文件是补充、修改的依据。
2．按图施工没有变动的，应由负责施工的单位在原施工图上加盖竣工图章后作为竣工图；一般性变更及符合杠改或划改要求的，可在原施工图上修改，并加盖竣工图章作为竣工图；凡结构、工艺、平面布置等重大变更及图面变更面积超过10%的，须重新绘制竣工图。
3．不同构筑物、建筑物重复使用的标准图、通用图应根据图纸
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目录分别编制竣工图。
4．竣工图应由编制单位逐张加盖竣工图章（见附件2），竣工
图章使用不褪色的红印泥盖印，加盖在蓝图右下角设计图签的上方或周围不压盖图形文字的地方；并应由施工单位、编制人、技术负
责人签字确认，应经监理单位审核，总监理工程师签字认可。
各栏目签名用碳素墨水笔书写，不允许盖章，不得代签。
第十四条竣工图的修改、注记应符合下列规定：
1．文字和数字的修改应采用杠改法；对于少量修改的图形，应采用叉改法；对于较多修改的图形，应采用圈改法；并应注明修改依据，修改依据应注明修改依据文件的名称、日期、编号和条款号（见附件3图例一、二、三）。
图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其他线条。
2．有关施工技术要求或材料明细表等有文字修改的，应在修改变更处进行杠改，当更改内容较多时，可采用注记说明。
新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。
3．竣工图必须使用新的蓝晒图，修改、注记应做到图形清晰、字迹工整及使用黑色碳素墨水笔。
第十五条工程设计变更依据性文件及汇总表应符合下列规定：
1．设计变更通知单、技术核定单、业务联系单、工程会议纪要等各种设计变更依据性文件应注记其原始编号或日期。
2．工程设计变更依据性文件汇总表（附件4）应有施工单位盖章和技术负责人签字，监理单位盖章和总监签字，确认工程变更情况。
第十六条声像档案编制
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1．工程声像档案是工程档案的组成部分，总投资在人民币1亿
元及以上的工程，除应制作工程照片档案外，还应制作工程录像档案。
应反映工程从开工到竣工全过程的照片和录像材料，即工程开工前的原址、原貌、工程开、竣工仪式、重要施工工艺和重要节点施工情况及竣工后的新貌。
2．照片档案应由照片、底片和文字说明三部分组成，文字说明求简短、完整，其内容包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素，并要求编制照片总说明。
照片档案的整理应符合国家档案局《照片档案管理规范》（GB/T11821—2002）要求。
使用数码相机的，须先冲印成7寸照片后再制作成光盘保存。
3．录像档案必须图象清晰，录像带须使用专业带，盒上需标简要文字说明，内容包括工程名称、录制人、审核人及批准人，必须是原版原件。
4．声像材料（含磁盘、光盘）的背面或装具上必须逐件编号。
第十七条工程电子档案的编制
工程电子档案的收集、整理办法详见《上海市建设项目（工程）
档案编制技术规范》（DG/TJ08-2046-2008）。
第四章公路大中修工程文件材料的整理
第十八条公路大中修工程文件材料应按照自然形成过程并保持其内在有机联系，进行系统化整理组卷，做到分类科学，便于保管和利用。
1．立项审批阶段文件材料根据审批事项内在联系分别整理组
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卷；设计阶段文件材料按设计不同阶段和专业分别整理组卷；招投标及合同文件材料按招投标工作程序和合同内容分别整理组卷。
2．变更文件以合同段为单位按照变更文件编号依次汇总整理组
卷；施工日志按照合同段结合时间集中整理组卷。
3．施工文件材料：
（1）原材料质量保证文件、配合比设计文件属单位（分部、分项）工程专用的，按单位（分部、分项）工程分别集中整理组卷。
除此之外，可以合同段为单位分别集中整理组卷。
原材料质保单及复试报告汇总表式见附件5。
（2）施工原始文件，应按照分项（分部、单位）工程，结合施工工序，归入相应部分分别整理组卷。
（3）竣工图按照单位工程组卷，单位工程内按专业、图号组卷。
4．监理文件：
监理管理文件以监理合同段为单位分别整理组卷，旁站记录按施工合同段整理组卷，监理日志按照监理机构和形成时间整理组卷。
监理的复测、检测文件材料均与施工单位相应文件材料放在一起，监理只需归监理检测资料汇总表（附件6）。
第十九条装订要求
1．文件材料的规格为A4幅面（297mm×210mm），小于规格的要进行托裱，文件材料的右边和底边必须与托裱纸的右边和底边贴齐，托裱时不可将文字、图表等数据盖住，留2.5cm装订边；如整卷的文件材料均为国家通用16K型（260mm×185mm）幅面时，可以不必托裱。
2．文件材料书写必须工整、字迹清晰、格式统一，严禁使用圆珠笔、铅笔和其他彩色笔书写，签批一律用碳素墨水笔为书写工具。
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3．凡易褪色的纸张，如传真纸等形成的并需要永久和30年保存的文件，应附一份复印件。
4．除蓝图及成册文件材料外，按照三孔一线方式进行装订，装订前，应去除塑胶、塑封、金属物等易老化腐蚀纸张的封面或装订材料，装订后的文件材料要求下边对齐、右边对齐。
5．文件材料立卷厚度一般应小于3厘米（200张），立卷时应标明页号，正面标在右上角，背面标在左上角，空白页不应标页号，托裱的文件标号标在原文件上。
如一页托裱几张文件时，则每张文件按顺序都要编号，但复印件则只要编一个号，号码机使用黑色的印油。
6．竣工图应按A4幅面（297mm×210mm）的规格折叠，图面朝里，图标外露。
图纸折叠方法见GB/T10609.3。
7．每卷文件材料装订排列格式为：
案卷封面—卷内目录—文件材料—备考表（封底）。
第二十条表式规定
1．竣工档案表式按《上海市建设项目（工程）竣工档案编制技术规范》（DG/TG08-2046-2008）或相关规定执行。
2．施工技术资料表式统一使用工程质量监督部门认可的表式（如公路表式、市政表式、建筑A、B、C、D表式、水利表式、绿化表式等）。
第二十一条公路大中修工程案卷由案卷卷盒、封面、卷内目录、卷内文件材料及备考表（封底）组成。
档案装具及照片相册到上海市城建档案馆（宋园路10号）购买，并按规定要求执行。
第二十二条案卷封面的填写内容应符合下列规定：
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1．档号：
依据工程档案分类编号方案填写。
2．档案类别：
根据档案分类规定，建设单位保存的应填写“基建档案”。
3．案卷题名：
应简明、准确地揭示卷内文件的内容，应包括工程名称、单位工程（单项工程）名称、起讫里程及文件材料名称。
4．编制单位：
应填写对竣工档案进行收集、整理、组卷的单位。
5．编制日期：
应填写竣工档案编制完成的日期。
6.保管期限：
填写划定的保管期限。
7．密级：
根据有关保密规定确定并填写。
第二十三条案卷备考表的填写内容应符合下列规定：
1.文字：
应填写已编号的文字材料的具体数量。
2.图样：
应填写已编号的图纸材料的具体数量。
3.其他：
应填写已编号的照片、光盘等的具体数量。
4.合计：
应填写以上所有材料的总数。
5.说明：
有说明时应填写需要说明的内容。
6.立卷人：
应填写案卷立卷责任人。
7.审核人：
应填写案卷立卷质量审核人。
第二十四条经系统化排列和编号的案卷须编制案卷目录（含电子版）（见附件7），填写内容应符合下列规定：
1.顺序号：
应按案卷排列的先后顺序从“1”开始依次填写。
2.案卷号：
由档案类别、工程代号、阶段代号、案卷流水号等组成。
3.案卷题名：
应与案卷封面中的案卷题名相一致。
4.卷内页数：
应分别填写案卷中文字材料、图纸材料和照片等
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其他材料的总数。
5.备注：
需说明时应填写需要说明的内容。
第二十五条卷内目录需编制纸质目录及电子目录（见附件8），构成如下：
1.顺序号：
应按卷内文件排列的先后顺序从“1”开始依次填写。
2.案卷号：
应与案卷目录中对应的案卷号保持一致。
3.文件（图纸）名称：
应填写文件标题或图纸名称的全称。
4.文件（图纸）编号：
文件应填写原有的文号即文件的发文号或文件的编号，图纸应填写原有的图号。
5.页数：
应填写一份文件所有页数的总数。
6.图幅：
应填写文件或图纸的尺寸，应用国家标准图幅标示。
7.页号：
卷内文件均应按有书写内容的页面编号，每一案卷从“001”开始依次编号，一份文件的首页填入起，末页填入止。
只有一页，起、止为同一个数。
8.备注：
需说明时应填写需要说明的内容。
案卷目录及卷内目录空格内文字字体为宋体，大小为五号字。
第二十六条案卷号的构成如下
DX-X-X（X）-X/X
工程总流水号
阶段中保管单位流水号
标段工程（单项工程）代号
阶段代号
工程代号
大修档案代号
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第二十七条案卷总目录（零零卷）的编制：
经系统化整理和排列的所有案卷需汇总编制案卷总目录（含电子版）及工程档案编制说明。
（一）《标段（单项工程）档案编制说明》由各施工合同段总包单位负责编写，主要内容如下：
1．工程概况：
包括工程情况概述、占地面积、建筑面积、工程主要技术指标参数、主要工艺设备、主要生产能力，单位工程划分、
重大变更情况，合同造价、开竣工日期，参建单位等。
2．编制依据：
包括依据性文件、文号、档案分类原则及档案编制情况说明等。
3．档案数量：
总卷数，文件卷数、页数，图纸卷数、张数，照片卷数、张数，工程录像盒数、光盘数等。
4．档案套数以及各套档案移交单位、编制人员名单、编制单位、编制日期并加盖公章。
5．档案收集、整理过程中需要说明的其他问题（其中竣工图编制情况要详细说明）。
6．案卷总目录中包含案卷目录和卷内目录各一套，其中案卷目录按单位工程顺序连续编写。
（二）《工程档案编制说明》由工程建设单位负责编写，工程档案的编制说明主要内容如下：
1．工程概况：
包括工程概述、可行性研究报告、初步设计、建设工程规划许可证等批准单位名称和文号、工程总投资、总占地面积、总建筑面积、主要工艺设备、主要生产能力，开竣工日期，参建单位，标段（单项）工程划分等。
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2．编制依据：
包括依据性文件、文号、档案分类原则及档案编制情况说明等。
3．档案数量：
总卷数，文件卷数、页数，图纸卷数、张数，照片卷数、张数，工程录像盒数、光盘数等。
4．档案套数以及各套档案移交单位、编制人员名单、编制单位、
编制日期并加盖公章。
5．档案收集、整理过程中需要说明的其他问题。
6．绘制施工范围平面布置图一张。
7．案卷总目录中包含案卷目录和卷内目录各一套，其中案卷目录按整个工程档案流水号顺序连续编写。
第五章公路大中修工程档案的审查、验收与移交
第二十八条工程档案的审查
1．施工单位（工程总承包单位）对标段工程（单项工程）竣工档案进行自查。
2．监理单位对施工单位（工程总承包单位）竣工档案审查。
3．运管中心对施工、监理单位竣工档案进行审查，并报请上级有关档案部门参加。
第二十九条工程档案的验收
标段工程及工程档案交（竣）工验收前，由运管中心报请上级有关档案部门对工程竣工档案进行预验收及终验收。
第三十条工程档案的移交
1．汇编成套的工程档案经终验收通过后，在工程竣工验收六个
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月内分别移交各有关单位。
2．各施工单位、监理单位的竣工档案经验收并整改合格后办理档案移交手续（附件9），财务部门凭各档案接收单位出具的档案移交收据给予结算工程款。
第六章附则
第三十一条本细则自下发之日起试行。
第三十二条本细则由运管中心负责解释。
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