广西创新港湾财务电算化管理规定修订版.docx

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广西创新港湾财务电算化管理规定修订版

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广西创新港湾财务电算化管理规定修订版

广西创新港湾财务电算化管理制度

二零零三年九月

北大纵横管理咨询公司

第一章总则

根据公司财务工作的特点，结合公司实际情况,为了确保财务管理信息系统的正常运行，保证财务数据的正确性、及时性、安全性，特制订本制度。

本管理制度包括五个方面的内容:

组织管理制度、操作使用管理制度、操作记录制度、帐务系统管理制度、系统维护制度。

第二章财务电算化组织管理制度

为建立与日常运行相适应的组织结构，明确有关人员的职责、设备的配置及分工，明确人机关系、保证人机协作，制定本制度。

一、财务电算化管理职责

根据目前实际情况和实现电算化的需要，财务部需具备如下职责：

系统管理、系统维护、数据录入、数据复核、数据管理。

二、岗位职责

财务部岗位和财务电算化职责对应关系如下:

1、系统管理（财务部经理）

（1）参与制定本公司财务电算化发展规划；

（2）根据财务软件的特点和本单位业务发展实际情况来建立本单位的财务电算化体系和核算方式。

会计科目的设置必须符合会计制度与本单位核算管理的要求，报表数据格式必须符合财政部门和其他有关部门的要求；

（3）负责会计电算化系统的日常管理工作，并保证和监督系统的有效、安全和正常运转，发生故障时应及时查明原因，尽快纠正；

（4）协调系统内各类人员之间的关系；

（5）负责系统运行环境的建立、完善以及系统建立中的各项初始化工作；

（6）负责系统信息资源（包括设备、软件及文档资料等）的调用，提出更新软件的需求报告；

（7）负责管理上机人员的使用权限。

2、系统维护（公司信息管理员）

（1）定期或不定期地检查硬件和软件的运行情况；

（2）负责监督系统的安装和调试工作；

（3）按规定的程序对实施软件的质量性、适应性和正确性进行维护；

（4）除实施数据维护外，不允许随意打开系统数据库进行操作，实施数据维护时不准修改数据库结构。

3、数据录入

（1）执行财务部经理和信息管理员对数据录入的具体指挥和要求；

（2）按规定标准输入手工记帐凭证，以生成机制凭证及帐本；

（3）及时、准确地为领导提供所需数据；

（4）严格执行财务电算化管理中有关操作、使用的各项规定；

（5）发现问题，及时反映给财务部经理和信息管理员。

（6）根据有关财务规定，及时进行对帐、结帐、结转下年等工作

（7）对硬盘上的会计数据和作为正式备份软盘上的会计数据和作为正式备份软盘上的会计数据负责，不允许任何人进行非会计系统许可的任何操作；

（8）注意保管、查阅计算机操作记录，发现问题及时向信息管理员报告并负责操作记录的整理、装订及归档。

4、数据复核

（1）对输入计算机的凭证负责质量把关，保证录入凭证与手工凭证的一致性；

（2）对已录入的凭证及时复核，最迟应在次日复核完毕；

（3）发现凭证错误，分析责任原因，通知有关人员进行修改，总帐会计不得擅自修改；

（4）复核后的凭证要加盖本人印章，并对复核结果负责。

5、数据录入和数据复核的职责由成本会计和总帐会计分担，在成本会计分管的帐户录入输入，成本会计承担数据录入职责，总帐会计承担数据复核的职能，反之依然。

第三章财务电算化操作使用管理制度

操作使用管理

为了避免因误操作而导致数据失真和丢失，保证发生故障时能及时发现、纠正，同时保证财务电算化信息资源正确性、完整性和连续性，现就操作使用制定以下规定：

１、财务部经理、信息管理员、会计以及其他财务部有关人员有权上机操作本系统。

2、上机操作人员必须使用其真实姓名，操作密码注意保密，操作人员要定期修改自己的口令，否则，出现问题，操作人员和信息管理员有不可推卸的责任；

3、上机人员必须按照各自的权限进行操作，不得越权，为防止此类情况的发生，上机人员操作完毕后，必须退出系统；

4、应及时作好各自的备份工作，以防止意外事故的发生；

5、不能使用来历不明的软盘和进行各种非法拷贝工作，以防病毒传入；

6、未经财务部经理和信息管理员批准，不能执行格式化和删除等命令；

7、严禁在微机内安装或运行游戏软件；

8、上机操作注意事项参见附录。

第四章财务电算化操作记录制度

为更好地完成系统维护任务，及时、全面、准确地了解故障发生原因、地点、时间以及处理方法和处理结果等情况，为此规定如下：

一、操作过程中若有问题则应及时登记记录，并向信息管理员报告。

二、信息管理员在维护过程中发现的异常现象和处理方法，处理结果都应有明确记录。

对于严重或重大运行故障，除按规定登记外还须填写运行故障报告单，并向总经理汇报。

第五章帐务系统管理制度

本制度包括操作管理、帐务处理程序、业务标准等内容。

一、操作管理制度

１、日常业务管理

①必须以自己的真实姓名进入帐务系统，工作完毕后要及时退出系统，以免他人利用系统进行其他操作；

②不得将口令泄露给他人，并定期修改自己的口令；

③原始凭证的审核：

数据录入人员在收到原始凭证后，应首先根据公司有关财务制度的规定审查其真实性和合法性，确认无误后，录入系统

④记帐凭证的审核：

财务部经理应及时、认真地审核凭证的规范性、清晰性，会计分录和数据的准确性、合法性。

如无误后再检查凭证科目的平衡关系，审核制单人是否盖章。

要将审核后的凭证及时交会计复核；

⑤凭证录入的管理：

会计录入凭证时应简洁、完整地录入摘要，摘要要反映实际业务情况；

⑦及时进行目录（包括单位、部门、个人及支票）维护；

⑧复核后的记帐凭证必须打印输出，和原始凭证一起装订存档。

２、年度结转

会计应依照《年初帐务工作流程图》在新会计年度开始后的２０天内完成年初结转，根据公司现行财务制度，运用当前在用系统的规则，正确地设置、调整全部级次的会计科目，年初余额在当年记帐以前可以修改，当年记帐以后如有调整，只能通过记帐凭证进行，会计年度中间可以增删会计科目，但对于已制单或记帐的会计科目不得修改或删除，以上操作必须进行书面登记。

３、其他

①任何登记入帐的经济业务都必须填制记帐凭证，摘要应简明规范。

在计算机填制的记帐凭证编号应当连续，编号出现间断时，应中断号后的第一张凭证上注明间断的编号，并在打印输出的该张凭证上注明间断的原因并签字盖章。

②数据复核必须在屏幕上直接对计算机存储的记帐凭证进行复核签字，同时要对打印输出的记帐凭证或代用凭证签字盖章。

同一张记帐凭证，制单和复核不能是同一人，记帐凭证在记帐前，必须打印输出《科目汇总表》，没被汇总的记帐凭证不得登记入帐。

③出纳人员可根据需要设辅助帐。

④信息管理员根据计算机使用和人员分工情况以及工作需要确定每月的记帐期限，每月至少记帐一次，每月月末以前应将当月所有收支及转帐业务全部登记入帐。

⑤每月电算化财务信息都都必须进行数据备份，备份是通过对硬盘上的会计数据建立软盘副本来实现信息存储的。

备份前应填写《备份数据登记簿》，每月备份不得少于一次，此项工作由会计执行。

数据备份实行双备份，备份软盘应分别存入在两个地点，一份交会计，一份密封后交秘书存档。

⑥每年定期对备份数据整理，刻录到光盘上存档保存。

二、严格遵循帐务处理程序

１、日常帐务处理程序见附录１《帐务系统工作流程图》

２、年初帐务处理程序见附录２《年初帐务工作流程图》

三、关于帐簿打印

１、总帐及现金和银行存款帐均可采用计算机打印输出的活页帐装订。

出纳人员每天必须将当日发生的现金收支数据以《库存日报表》的形式打印输出，并在表上签字或盖章后交财务部经理，作为归档正式资料。

２、必须将储存在计算机内的帐簿打印输出为书面帐簿，打印明细帐进，根据各明细帐的业务量满页打印，但每年年末必须将全部明细帐簿打印输出，总帐数据必须每月打印。

３、各业务经办人员负责其分管明细帐及总帐的打印。

会计年度终了时，按档案交接制度及时交会计保存。

４、作为正式的帐簿不能有“查询“字样，否则为非正式帐簿。

５、各种辅助帐的打印可视管理上的需要随时打印。

第六章系统维护制度

为保证系统硬件设备在发生故障时能够及时修复,为增强系统软件功能,提高软件对新环境的适应性而进行修改和扩充,制定本制度。

1、系统维护由公司统一进行,会计不允许修改程序,不允许对数据库进行直接操作;信息管理员不允许进行与系统维护、测试无关的数据操作。

2、软件维护工作应在财务经理的参与和控制下进行,需经执行董事的审批方可进行。

3、维护工作应在不能影响系统正常运行前提下进行,为了确保维护修改的正确性,消除因修改给工作带来的不连续性,应对修改工作持谨慎态度,修改后应进行严格的测试方可正常运行。

4、做好日常维护记录,包括维护目的,内容及出错原因等,为今后的操作提供宝贵的经验。

附录１帐务系统工作流程图

附录２年初帐务工作流程图

附录３业务标准

一、备用金

１、按规定的要求填制凭证；

２、及时进行目录维护，严格控制分户；

３、定期按部门、经办人、金额等打印欠款金额表；

４、按借款不超过一个月为限及时催交报销；

５、当日业务不拖至次日；

６、属普通帐，统一打印。

二、现金

１、认真核对手工凭证与输入计算机凭证的一致性；

２、每天必须结帐，与库存现金核对；

３、严格执行现金管理制度，按库存限额存储；

４、当日业务不拖至次日；

５、每日打印《库存日报表》，一份交财务部经理，一份自己保存，对现金日记帐要求满页打印。

三、支票管理

１、新购入支票首先按整本、分帐户一次录入，待支票使用时修改日期、限额及用途、使用部门及个人；

２、报帐时及时核销支票；

３、月末按部门、经办人提供未核销支票的明细，催交报销；

４、作废支票应随正式支票一起作为凭证附件。

四、银行存款

１、随时录入银行对帐单；

２、根据银行结算单及银行存款的标准摘要，审核未记帐银行明细帐；

３、根据计算机产生的待核银行帐进行对帐，对帐后打印出余额调节表；

４、对于单位未达帐项要求按部门、经办人等明细打印，送交各部门催办；银行未达帐，及时送开户银行查实；

５、当日业务当日录入。

五、预付帐款、应付帐款

１、按制定的标准正确录入；

２、根据往来单位的变化及时进行目录维护，每月整理一次，于每月２８日前交会计录入；

３、根据管理的需要，每月进行一次帐龄分析；

４、随时与经营部核对应收及预收货款，及时、准确地提供欠款单位及金额，通知有关部门清理债权、债务；

５、定期（每月一次）对单位往来帐进行核对；

６、经常与对方单位进行帐目核对；

７、必须进行参照录入，严格控制往来帐户分户；

８、要对每月发生的汇款、汇票等支出进行统计，于次月５日前交财务部经理；

９、属普通帐，统一打印。

六、费用

１、按有关规定正确地录入凭证；

２、及时进行部门目录维护，每月整理一次，并于每月２８日前交数据录入员；

３、根据管理需要，及时进行费用预算分析，按部门、分项目列出节约与超支数额；

４、结合所用电子报表，填好费用分配表，反馈到有关部门；

５、属普通帐，统一打印。

七、固定资产

１、及时与固定资产明细帐进行核对；

２、定期与设备处有关人员核对固定资产增减情况；

３、帐簿打印按普通帐统一打印。

八、在建工程

１、按资金来源及用途及时进行核对；

２、通过所用电子报表，建立专项资金管理报表，反映专项资金使用情况；

３、及时进行工程结转；

４、属普通帐，帐簿统一打印。

九、其它总帐科目

１、严格执行新会计制度、新税制，正确设置会计科目；

２、按标准摘要正确录入，能准确反映各科目的业务内容；

３、及时核对总帐与明细帐，做到帐帐相符；

４、准确反映企业应交及已交款数额；

５、随时提供长期、短期借款科目的来源、金额、期限、偿还时间、支付利息情况；

６、按公司投资的构成，掌握“长期投资”科目内容及投资收回情况；

７、对于普通帐，可统一打印。

附录4上机操作注意事项

一、开机步骤

１、打开电源开头；

２、打开ＵＰＳ电源开关；

３、打开打印机开关；

４、打开显示器开关；

５、打开主机开关。

二、关机步骤

１、关上主机开关；

2、关上显示器开关；

３、关上打印机开关；

４、关上ＵＰＳ电源开关；

５、关上电源开关。

三、每次关机后再一次开机要间隔一至二分钟。

四、停电后ＵＰＳ不间断电源会发出警告声，要及时将数据存盘，通过ＥＳＣ键退出。

五、使用键盘时要轻击，切记不可重打。