采购QAD操作流程.docx
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采购QAD操作流程
项次
内容
页次
1
1
2
修定履历
2
3
目的
3
4
适用范围
3
5
权责
3
6
定义
3
7
内容
3-4
8
相关文件
4
9
使用表单
4
10
附件
4
批准
审核
拟制
版别
修订日期
变更页次
更改内容
A-1
新版发行
＊＊＊＊修订履历＊＊＊＊
一、目的：
为明确规范系统中采购维护作业流程
二、适用范围：
适用于采购QAD操作流程。
三、权责：
3.1采购负责编写规范。
3.2各相关部门必须按此办法执行。
四、定义：
4.1功能键说明：
《F1-执行F2-提示F3-插入F4-结束F5-删除F7-重重F8-清除Shif+?
-数量修改》
4.2采购系统操作事务说明
序号
模块
事务码
说明
功能
权责
参考依据
1
供应商维护
供应商模块参数设置
维护
采购
依编码原则
2
价目表维护
1.10.2.1
采购价格金额维护
维护
采购
价目表编码需按下达的供应商编码一致
3
物料计划维护
1.4.7
物料计划维护
维护
采购
采购提前期及
最小订量
4
物料成本维护
1.4.9
物料成本维护
维护
采购
成本价格录入
5
采购控制文本
5.24
采购模块参数设置
维护
采购
6
供应商物料维护
1.19
供应商物料维护
维护
采购
如有按供应商的物料号需转换
7
采购员维护
5.2.1.20
采购员维护
维护
采购
采购订单对应的采购员
8
计量单位
1.13
计量单位维护
维护
采购
单位的换算
9
采购请求维护
5.2.3
计划性生产物料MRP运行
操作
采购
针对计划性生产物料
11
从采购请求建立采购单
申请建立采购单
操作
采购
针对5.2.3完成后建立成采购单
12
采购单维护
5.7
采购单维护
操作
采购
制作采购订单
13
采购订单成本更新
5.19
采购单单位成本更新
操作
采购
采购订单价格更新
序号
模块
事务码
说明
功能
权责
参考依据
14
采购单打印
5.10
采购单打印
操作
采购
15
采购单收货
5.13.1
采购单及委外加工单收货入库
操作
仓库/采购
特殊材料：
芯片/金丝有采购开送货单到仓库由仓库在做送检；其它材料则由仓库做送检
16
采购单退货
5.13.7
采购单退货
操作
品管
17
采购单退货打印
5.13.8
采购单退货打印
操作
采购
18
至今为止为做凭证的采购单收货
采购单对帐
操作
采购
采购月结对帐
19
供应商菜单
2.3.2
供应商查询
查询
采购
20
采购
5.8
采购订单查询
查询
采购
21
采购
5.9
采购订单报表菜单
查询
采购
22
采购
5.13.3
采购订单接收查询
查询
采购
23
采购
2.3.2
供应商查询
查询
采购
23
采购
1.10.2.2
价目表查询
查询
采购
24
采购
1.20
供应商物料查询
查询
采购
25
工程
13.21
物料替代报表
查询
工程/采购
打包件替代料查询
五、内容
5.1供应商维护【系统事代码：
2.3.1】
5.1.1概述：
.采购接到需求部门请购单或物资需求表寻找供应商,若有新增供应商,采购需对新的供货商做调查、评估.；新增的供应商,采购必须将供应商基本资料及供应商调查表传真给厂商,厂商回复后,采购根据厂商提供的相关数据在QAD系统中进行维护。
5.1.2主要字段说明：
序号
字段名称
字段说明
数据提供部门
备注
1
供货商
输入供货商代码
采购
依编码原则
名称
输入供货商名称
采购
地址
供货商之地址
采购
城市
供货商所在城市
采购
国家
供货商所在的国家
采购
联络人
供货商交易负责人
采购
电话
供货商交易电话号码
采购
传真
供货商交易传真
采购
2
采购帐户
供应商处购买项目的采购单所影响的总帐账户信息
采购
应付款帐户
供应商的应付帐账户
采购
发货方式
指该供应商使用的货运方式
采购
3
银行
该供应商付款对应的银行代码信息
采购
货币
指该供应商的使用的货币代码
采购
4
采购员
该供应商对应的采购员
采购
价格表
指对应供应商的价目表
采购
需与供应商编码一致
固定价格
此字段表明该供应商价格是否固定还是可通过价目表更改价格
采购
5
支付方式
指该供应商的支付方式代码
采购
6
应纳税
该供应商是否纳税
采购
纳税区域
指供应商对应的纳税区域设置
采购
纳税类型
供应商征收的税收类型
采购
税用途
税收的用途
采购
含税
指该项目地址价格是否含税
采购
5.1.3操作图示：
详细操作步骤：
采购至系统（2.3.1）（供应商数据维护）中,1、依次进入各字段输入供应商编码、地址、国家传真、电话……执行完上述主要关键字段后，2、输入采购帐户、应付款帐户及发货方式按F1执行下一个画面。
详细操作步骤：
采购至系统（2.3.1）（供应商数据维护）中,3、选择银行及采购该供应商对应付款的货币形式按F1执行下一个画面。
详细操作步骤：
采购至系统（2.3.1）（供应商数据维护）中,4、选择该供应商对应的采购员、价格表（价格表一律对应供应商编码）；完成后按F1执行下一个画面。
详细操作步骤：
采购至系统（2.3.1）（供应商数据维护）中,5、选择该供应商合同确认货款的支付方式；完成后按F1执行下一个画面。
详细操作步骤：
采购至系统（2.3.1）（供应商数据维护）中,6、针对画面提示选择对应应纳税、纳税区域、纳税类型、税用途、含税；完成后按F1执行下一个画面。
详细操作步骤：
采购至系统（2.3.1）（供应商数据维护）中,完成每个画面后按F1执行，即完成后供应商维护环节完成，最后按F4退出即可；查询数据：
供应商数据查询是按照供应商代码查找厂商资料；供应商地址报表是按照供应商代码、名称及邮政代码查找厂商资料；供应商地址主文件报表是按照供应商代码、厂商名称、类型、邮政代码及采购员代码查找厂商资料。
5.2供应商价目表维护【系统事务代码：
1.10.2.1价目表维护】
5.2.1概述：
采购接到请购单时,寻找厂商,产品承认,针对所需求产品询价、比价、议价、定价.
5.2.2关键字段说明：
序号
字段名称
字段说明
数据提供部门
备注
1
价目表
价格单编号
采购员
价目表编号对应供应商编码需一致
2
货币
交易币种（RMB、USD）
采购员
RMB/USD
3
物料号
物料编码
采购员
计量单位
物料的单位
采购员
开始
此价格生效日期
采购员
到期日期
此价格单的有效截止期
采购员
金额类型
选择L型列表
采购员
4
价格表价格
采购订单价格
采购员
最低价格
该物料的最低价格
采购员
最高价格
该物料的最高价格
采购员
5.2.3操作图示
详细操作步骤：
采购至系统画面1.10.2.1（价格表维护）中,1、输入新增物料的价目表（价目表需已采购订单的供应商一致）；2、货币：
选择该物料采购的付款货币方式（USD或RMB）；3、针对要新增的物料号录入、计量单位维护、价目表的要执行的开始日期、到期日期、金额类型（原则上选L列表形式）；4、价格表价格选择确认后的采购定单价格、最低价格（指该物料的最低价格）、最高价格（指该物料的最高价格）执行完上述主要关键字段后，按F1执行完毕，最后按F4退出即可；详细查询系统事务代码：
系统画面1.10.2.2价格表查询,是按照价格表代码查的,方便采购查找所需物料的价格；系统画面1.10.2.3价格表报表,是按照价格表代码、产品类、物料别查找.便于采购作业.；系统画面1.10.2.4价格表报表是按物料排序,此报表是按物料别查找价格。
5.3物料主记录维护【系统事务代码1.4.7】
5.3.1概述：
物料主记录维护采购主要针对以下主要字段说明在QAD系统进行录入即可。
5.3.2主要字段说明：
序号
字段名称
字段说明
数据提供单位
备注
1
物料号
选择要操作的物料号
采购部
2
采购提前期
采购正常或是平均需要的工作天数
采购部
3
最小采购量
该物料最小订购量.
采购部
5.3.3操作图示：
采购至系统画面1.4.7（物料计划维护）中,1、输入要执行的物料号；2、将要操作的物料采购提前期录入3、该物料采购最小订量录入；执行完上述主要关键字段后，按F1,光标回到原点即整个流程操作完成。
5.4物料主记录维护【系统事务代码1.4.7】
5.4.1概述：
物料主记录维护采购主要针对以下主要字段说明在QAD系统进行录入即可。
5.4.2主要字段说明：
序号
字段名称
字段说明
数据提供单位
备注
1
物料号
选择要操作的物料号
采购部
2
价格
指该物料的价格
采购部
主要用于参考价（对价目表为美元的需换算成人民币价格）
税
指该物料价格是否纳税
采购部
主要用于参考价（对价目表为美元的需换算成人民币价格）
纳税类型
纳税类型
采购部
17%、6%等
3
物料
该物料的成本价
采购部
价目表为美元的需换算成人民币价格
5.4.3操作图示：
（采购价格为人民币操作方式）一
详细操作步聚：
1、输入要执行的物料号；2、执行要录入该物料的参考价格/税/纳税类型；3、录入物料成本数据（指不包含税的价格）；执行完上述主要关键字段后，按F1,光标回到原点即整个流程操作完成，最后按F4退出即可（此操作也可以1.4.1
5.4.3操作图示：
（采购价格为美元操作方式）二
详细操作步聚：
1、输入要执行的物料号；2、执行要录入该物料的参考价格/税/纳税类型（如该物料维护价目表为美元的，必须按税率换算成人民币的价格方可）；3、录入物料成本数据（指不包含税的价格，另该物料号维护价目表为美元的，须按税率换算成人民币的成本）；执行完上述主要关键字段后，按F1,光标回到原点即整个流程操作完成，最后按F4退出即可（此操作也可以1.4.1
5.5采购员维护【系统事务代码5.2.1.20】
5.5.1概述：
采购员维护主要针对后续采购请求维护选择相对应的采购人员。
5.5.2主要字段说明：
序号
字段名称
字段说明
数据提供单位
备注
1
采购员维护
在系统中选择可操作的采购员
采购部
5.5.3操作图示
采购至系统画面5.2.1.20（采购员维护）中,针对采购员进行选择，执行完上述主要关键字段后，按F1执行，后整个操作完成，最后按F4退出即可。
5.6计量单位维护【系统事务代码1.13】
5.6.1概述：
物料号如有要换算单位直接到计量单位维护单位换算。
5.6.2主要字段说明：
序号
字段名称
字段说明
数据提供单位
备注
1
计量单位
换算的计量单位
采购部
注：
计量单位如有换算价目表的计单位要同步操作方可在定单上显示价格
替代单位
换算替代的计量单位
采购部
物料号
需换算的物料号
采购部
单位换算因子
换算物料号对应的因子
采购部
5.6.3操作图示
详细操作步聚：
采购至系统画面1.13（计量单位维护）中,对要换算的物料号进行单位换算，执行完上述主要关键字段后，按F1,光标回到原处后整个操作完成，最后按F4退出即可；另相应的价目表维护（1.10.2.1）也需同步进行计量单位维护，制作采购订单才能显示物料价格。
5.7采购请求维护【系统事务代码5.2.3】（不包含替代料流程）一：
5.7.1概述：
需求部门确认请购需求来源:
生产性物料、非生产性物料，生产性物料:
需求来源销售部门的销售订单,即主生产计划需求.非生产性物料:
即非生产用品及生产器具等用品请购（eg:
模具,文具,刀具）等；计划性生产物料:
MRP运行之后,系统会将所有计划性生产物料自动产生计划采购单或由生控部提供物料采购需求单交付采购部门；采购部至系统（5.2.3采购请求维护）进行操作（具体需求数量按生控提交的签核物资需求表为准）,操作后，完成后（5.7）生成采购订单（上述操作不包含替代物料的操作流程，采购人员如购买其他物料替代标准的物料需求操作流程另行写入）。
5.7.2主要字段说明：
序号
字段名称
字段说明
数据提供部门
备注
1
申请号
选择屏幕中所要包含的第一个申请的号码
采购
2
行
筛选要处理的行
采购
5.7.3操作图示
序号
字段名称
字段说明
数据提供部门
备注
3
供应商
要包括在选择屏幕中的第一个供应商号码
采购
需求量
MRP运行之后,系统会自动产生物料需求数
采购
UM
采购计量单位
采购
单位成本
价目表维护后单位成本会直接生成
采购
4
价格表
价格表应直接已所择供应商号码一致
采购
5
截止日期
物料号可用于发货的日期
采购
需求日期
物料号可用于制造的日期
采购
详细操作步骤：
采购至系统画面5.2.3（采购请求维护）中,1、跟据计划性生产物料生控MRP运行过来的申请号进行选择；2、选择要操作的行（注：
一个申请号可能会有几个行要操作，采购人员要对相应行作选择操作）；3、针对物料号选择要下达的供应商；4、对所选物料号选择对应的价目表（注：
价目表需跟供应商代码一致）；
详细操作步骤：
5、选择截止日期及需求日期（来料交期的回复）；全部完成后按F1执行；6、采购请求维护确认无误后按F4光标提示提交该项申请，直接选择YES；在按回车键显示一下个画面；
详细操作步骤：
7、按回车键后光标提示提交给购买选择YES；8、采购员选择要操作执行的采购员代码，全部完成后按回车键即执行完成；
5.8从采购请求建立采购单【系统事务代码5.2.18】
5.8.1概述：
采购审批完后,直接进入从采购请求建立采购单订单。
5.8.2主要字段说明：
序号
字段名称
字段说明
数据提供部门
备注
1
申请号
选择屏幕中所要包含的第一个申请的号码
采购
可选择单一项目操作
供应商
要包括在选择屏幕中的第一个供应商号码
采购
物料号
选择屏幕中所要包含的第一个物料号
采购
需求日期
按需求日期筛选
采购
采购员
可选择要执行的采购员
采购
2
复制
选择要生成采购订单YES即是要处理的
采购
3
采购订单
建立采购订单后自动生成采购订单号
采购
供应商
建立采购订单后自动生成供应商
采购
4
税用途
该供应商是否纳税
采购
纳税环境
指供应商对应的纳税区域设置
采购
纳税类型
供应商征收的税收类型
采购
应纳税
税收的用途
采购
含税
该供应商是否纳税
采购
5
兑换率
指外币转换为人民币的兑换
采购
7
采购订单成本更新
针对建立请求的采购订单价目表为美元，生成5.7采购订单后需做更新方可生生美元价目表
采购
5.8.3操作图示：
（操作方式一）
详细操作步骤：
1、从5.2.3
详细操作步骤：
2、对画面中不同供应商进行操作，同一供应商要建立成同一张采购订单，复制那一栏则选择YES,其它暂不处理的暂实选择NO（注：
如果未做选择的话执行将会把所有信息替换成同一供应商）执行此画面要注意选择供应商；完成后按F1会提示所有信息是否正确，确认无误后选择YES；完成后按F1跳转到下一画面;
详细操作步骤：
3、直接按回车键会自动生成采购订单及物料所对应的供应商，在按F1执行提示所有信息是否正确选择YES，完成后按F1跳转到下一画面；
详细操作步骤：
4、对画面所提示的税用途、纳税环境、纳税类型、应纳税、含税做选择操作，在按F1执行完后即可生成采购订单。
5.8.3操作图示：
（操作方式二）
详细操作步骤：
1、从5.2.3记录一下，在回到第一画面按供应商代码进行选择操作；
详细操作步骤：
2-3、选择要建立订单的供应商代码，执行此画面要注意选择供应商；完成后按F1会提示所有信息是否正确，确认无误后选择YES；完成后按F1跳转到下一画面;
详细操作步骤：
4、对画面所提示的税用途、纳税环境、纳税类型、应纳税、含税做选择操作，在按F1执行完后即可生成采购订单。
5.8.3操作图示：
（操作方式三《美元》）
详细操作步骤：
1-4、从5.2.3
详细操作步骤：
5、完成1-4步聚后按F1光标提示美元及人民币的兑换率直接F1执行，即可完成生成采购订单。
详细操作步骤：
6、从采购请求建立生成5.7采购订单后美元价目表的，只引用成本价还需至5.19采购订单成本更新为价目表价格，即完成美元的采购订单价格。
5.9采购请求维护【系统事务代码5.2.3】主要针对芯片替代料流程二：
5.9.1概述：
MRP运行之后,系统会将所有计划性生产物料自动产生计划采购单或由生控部提供物料采购需求单交付采购部门；采购部至系统（5.2.3采购请求维护）进行操作,操作后产生采购申请单，，完成后（5.7）生成采购订单
5.9.2主要字段说明：
序号
字段名称
字段说明
数据提供部门
备注
1
申请号
选择屏幕中所要包含的第一个申请的号码
采购
2
行
筛选要处理的行
采购
3
物料号
工程打包的打包件物料号
工程/生控
4-5
物料号
物料替代报表打包件所对应的替代物料号
工程
6
物料号
打包件要替换的真实物料
采购
7
供应商
要包括在选择屏幕中的第一个供应商号码
采购
8
价格表
直接已所择供应商一样供应商号码
采购
详细操作步聚：
1、选择要执行操作的申请号；2、选择要操作的行；3、选择工程打包的物料号直接更改成要购买下达采购订单的物料号；
详细操作步聚：
可通过13.21查询打包件的对应的替代物料；
详细操作步聚：
6、把MRP运行的打包件改为可替代购买的物料号；7-8、录入物料号对应的供应商及价格表；全部完成后按F1执行完毕后直接到建立请求维护即可。
5.10采购订单维护【系统事务代码5.7】
5.10.1概述：
采购部根据需求部门提交的已核准的请购单做采购订单。
5.10.2主要字段说明：
【*为可选项，可按默认或选择】
序号
字段名称
字段说明
数据提供部门
备注
1
采购订单
采购单号码（自动带出）
采购
供货商
输入供货商代码
采购
2
到期日期
依订单计划表输入到期日期
采购
*
订货日期
依订单计划表输入当日日期
采购
采购员
采购员自行输入自已的编号
采购
联系人
供应商维护有录入则会自动带出
采购
价格表
产品价格
无
货币
自动带出
采购
支付方式
选择付款条件（自动带出）
采购
3
说明
选择Yes则要对该订单进行说明
采购
4
税用途
该供应商是否纳税
采购
纳税环境
指供应商对应的纳税区域设置
采购
纳税类型
供应商征收的税收类型
采购
应纳税
税收的用途
采购
含税
该供应商是否纳税
采购
5
事务说明
对选择说明Yes的字段做事务说明
采购
6
行
采购单行数
采购
7
地点
送货地点
采购
*
申请号
已批准的采购申请号
采购
8
物料号
需求的物料号
采购
9
已订购量
请购需求数量
采购
10
UM
计量单位
采购
11
成本单价
直接引用价目表
采购
12
截止日期
物料来料的时间
采购
13
类型
直接空白
采购
S（委外）M（非库存）针对办公用品无物料号
14
说明
对该物料做说明
采购
15
税
参考（序号3）字段说明
采购
16
事务说明
对选择说明Yes的字段做事务说明，后选择YES打印在采购单上
采购
5.10.3操作图示
详细操作步骤：
采购至系统画面采购维护5.7中,根据需求部门提交的已核准的请购单制作采购订单；
1、5.7采购订单维护采购订单号直接回车生成新订单号，选择该物料所对应的供应商代码；2、输入截止日期及对应该订单的采购员；3、说明选YES则对对于该张订单做事务说明，选NO则不做事务说明，Enter键，进入下一页面；
详细操作步骤：
4、按Enter键，画面提示采购订单的税收信息按相关信息选择即可；
详细操作步骤：
针对该定单说明选YES做事务说明；
详细操作步骤：
6-7、采购单的行录入及该物料交货的地点进行选择录入；8、请购单物料号的录入；9-11、请购单数量录入、单位录入、单位成本录入；12、对物料截止日期的录入（交期）；13、采购订单类型的选择：
M（针对办公用品类选择）、S（委外加工选择）、空白（非S/M两项则选择空白）
详细操作步骤：
14、说明选YES则对对于该项物料号信息做事务说明，选NO则不做事务说明；
15、按Enter键，画面提示采购订单的税收信息按相关信息选择即可；
详细操作步骤：
16-17、按Enter键，针对说明选YES该项物料号做事务说明，Enter键，进入下一页面；对所录入的事务说明事项看否要选择在相应的报表上体现；
详细操作步骤：
17、F1执行完所有事项后，按F4画面提示是否继续保存，选择YES后则PO1276该张订单执行完成。
5.11采购订单维护【系统事务代码5.7】针对委外加工（类型为S）
5.11.1概述：
采购至系统画面采购维护5.7中,根据生控部提交的委外加工单进行采购作业。
5.11.2主要字段说明：
【*为可选项，可按默认或选择】
序号
字段名称
字段说明
数据提供部门
备注
1
采购订单
采购单号码（自动带出）
采购
升级会员 