展会操作流程标准.docx

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展会操作流程标准

展会操作标准流程

为了更好的举办我们的每一次展会，2011上海R+T各负责人针对预算、交通食宿、物流、物资、动态展示，销售及人员分布、展台设计搭建7个方面做出各部分突发状况的原因分析及解决方法，希望可为下一次的展会规避不必要的状况，更加完美的做好下一次展会。

一．预算

项目

解决办法

1.预算

1.申请预算要有余地；

2.将应急费用纳入预算；

3.没有纳入预算的费用可以先由个人先行垫付。

2.二级负责人

1.总费用负责人安排二级负责人，如食宿负责人、交通负责人等，由个人临时支付的费用向二级负责人清算。

只有二级负责人可以向总负责人领用预算；

2.二级领导人可以保管一部分费用，做好使用明细，整理所有票据一次性向总负责人清算。

3.二级负责人每天精确计算用餐人数及住宿人数，合理规划食宿费用，杜绝浪费。

4.人员较多时可以分组安排，由组长领取适当费用统一行动，统一支出，节约成本。

二．人员安排

1.开展前

1.部门协调：

与相关部门确认好展会要参加的人员（销售部，技术部）。

2.人员统计：

驻展人员（展会至始至终都在展位）和流动人员（随机参加），安排好交通及酒店，哪些人乘什么交通工具去，酒店每个房间住那些人提前安排好（驻展人员的房间固定住）

2.展会中

1.早晨会：

统计好驻展人员+流动人员的数量以便为午餐的份数提供参考数据，

2晚总结：

统计好驻展人员+流动人员住宿的人数，安排好交通（乘坐出租车或者公司的车辆）及食宿

3.展会结束

撤展当天上午统计回撤人员总数，有多少人统一回撤，多少人自己安排回程；离杭州空间距离远的城市，则要在展会开始前统计统一回撤人员人数，提前订好火车票（机票）

三．交通及食宿

1.交通

1.以小组为单位，任命组长，并由组长安排好交通；

2.出行前组长提前了解并安排行程；

3.最好找到固定的车负责小组人员的出行；

2.午餐

1.各个交通组长确定各组人员，在统一呈报给负责人；

2.临时增加的人员与总负责人报道，午餐负责人再跟总负责人沟通；

3.住宿

1.房间数量

固定房间的数量容易确定下来，流动的部分就要有所预留，以免发生人多房间不够的情况；同时可以提前查好附近的稍微便宜的酒店，避免临时订不到房间的情况；

2.房间房卡分配

固定房间的房卡应由固定房间中的一人进行保管，直到展会结束由负责人将房卡收回办理退房；流动房间房卡应由总负责人保管，根据当天需要增加或减少的房间数量分发房卡，在每天部分房间退房之前收回放开办理退房手续；当天展会结束后的总结会议上，总负责人安排并通知人员的房间安排；

3.房间人员分配

固定人员固定房间，流动人员房间根据流动人数具体而定，避免因房间临时调整给同事造成的换房间搬行李，换房卡等一系列问题；流动人员房间也应有层次的进行分配，及时跟进管理，确定人数；

4.负责住宿的人员与人员管理负责人积极沟通及配合，跟进确定人数；

四．物流

1.物资存放，发运

1.物资提前入库，由仓库划好专门的展会物资存放区域；

2.各部分负责人与总物资负责人沟通，整理物资清单，清单上标明箱号，及每箱中物资的种类和数量。

3.物资发运人为相关业务员。

4.定做两个小型的木箱以存放阳蓬，卷帘等动态演示产品，以防发运途中及回运途中损害。

5.发运物资时，备放一定数量的纸箱和泡沫纸以包装回运物品。

2.物资运回

1.物资打包后，尽量准备物资清单；标明箱数和种类数量。

2.物资总负责人需要与仓库人员及时沟通；

3.回运收货人为仓库，物资到达仓库后，相关人员凭领料单领取所需物品，仓库做好登记。

五．静态展品及其他

1..静态展品准备

1展示样品最好有多余，避免遗失；

2静态展示区的样品不要动，准备一份备用的样品，为顾客展示，可以在洽谈桌上放上我们的发射器或其他，方便展示。

3展示的开合帘，同样需要轨道，下单时必定需要定轨道，长度及类型，同样需要安装配件；

4要给RC101明盒下单，以便安装展示；

2.物资发运及接收

1.发货人与收货人一同查验发货，熟悉物资的安排；

2.收货人准备好物资清单，在卸货时列好清单并安排物资位置，如画册，文具，样品分类分地方摆放；

3.补充物资准备清单，交由总负责人一份以及相关二级负责人一份；

3.物资看管与维护

1.安排总的物资负责人看管所有的物资，周期性清点物资，尽量使物资在应该在的地方；

2.划分区域，安排区域的专门看管人员看护物资，前台负责人，吧台负责人，样品负责人（电机与控制器分开），

3.确定不用的物资及时清理或退回；

4.在搭建和撤展时，安排固定的人员负责把握全局的物资，不做其他的事情，只是负责看管与协调；同时确保物资不会被拿走；

4.工具及文具

1.用固定的箱子来装特定的工具或是文具（如：

工具箱，文具箱等），并加以区别，可以从大小，颜色或标识等各方面加以区别，醒目并简单易懂；

2.使用人员将用过的物资放在固定的箱子内，可以准备几个工具箱放在常用的地方，用完后将工具放在工具箱内，确保工具总是在其中一个工具箱内；

5.水，食品

1.水果，饮料等物资尽量在展会当地购买，提前做好物资清单，安排人员在展会地购买；

2.内部人员喝水尽量用水杯，写上各自的名字，避免浪费；

6玻璃制品及桌椅

1.杯子，盘子等易碎物品包好，在箱子上注明易碎轻放；

2.贵重物品尽量不要托运，包装好后，自己运送；

3.准备泡沫纸，用作桌椅，玻璃制品的的包装；

6.扫帚，小吸尘器，接线板

1.自己准备，建议现场地毯的清扫使用硬一点的扫帚；