公文收发及档案管理制度.docx

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公文收发及档案管理制度

1.公司的文件有办公室拟稿，文件形成后，按级别由分别由董事长、总经理和常务经理签发。

业务文件由相关部门拟稿，分管副总经理审核、签发。

2.属于机密的文件由核稿人登记，按不同类别编号后，按文印规定处理。

3.文件由拟稿人校对，审核后方能复印、盖章。

4.公司的文件由办公室负责报送，送检人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并报告报送结果，机密文件由专人按核定的范围报送。

5.已签发的文件由核稿人登记，并按类别编号后，按文印规定处理。

6.经签发的文件原稿送办公室存档。

7.外来的文件由办公室负责签收，并于接件当日填阅办单，按领导批示的要求送达有关部门，办好文件阅办：

若属急件，应在接件后，即时报送。

8.文件阅办部门或个人，对有阅办要求的文件，应在三日内办理完毕，并将办理情况反馈至办公室。

若三日内不能办理完毕，应向办公室说明原因。

9.所有文印人员应遵守公司的保密制度，不得泄露工作中接触的公司保密事项。

10.打印正式文件，必须按文件签发规定，由总经理签署意见，送办公室打印。

各部门草拟的文件合同、资料等，由各部门自行打印。

打印文件、发传真均需逐项登记，以备查验。

11.文件、传真应及时发送给相关人员，因积压延误而导致工作失误或造成的损失，追究当事人的责任。

12.严格执行公司保密文件的保管制度、安全制度、确保档案机密安全。

13.各部门应明确规定档案责任人，档案责任人（档案员）对本部门的收集、建档、保管、借阅和利用负责。

14.各类规章制度、办法、认识、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划和工作总结以及添置设备、财产权资料由办公室负责归档。

15.各工程项目立项、国土、规划、设计、监理、质监、技术等图纸文字技术资料。

质量资料由办公室负责归档。

16.各类承包合同、商务合同、协议的正本原件由商务部及财务部归档。

副本原件由办公室归档，其他部门备份存档并由办公室实行电脑化管理。

17.各项目申报资料、征地、拆迁批复、国土规划等技术、图纸分别由项目技术部负责归档。

18.归档资料必须符合下列要求：

1）文件材料齐全完整。

2）根据档案内容合并整理、立卷

3）根据档案内容关系、区别保存价值、分类、整理、立卷，案卷

标题简明确切，便于保管和利用

19.档案资料借阅需履行登记、签字手续，重要资料借阅需先请示分管领导

20.加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案

保管工作。

24、文件收发相关文件见附表

文件编号

YJY–WJ–

文件处理卡

文件版本

第1次修订

第页共页

发文部门：

发放日期：

年月日

文件名称

拟办意见

总经理

审阅

常务副总

审阅

副总经理

审阅

财务总监审阅

办公室

财务部

工程部

商务

合约部

其他阅者

文件编号

YJY–WJ–

文件会签表

文件版本

第1次修订

第页共页

日期：

年月日

文件名称

总经理

修改意见

常务副总审阅

副总经理修改意见

财务总监修改意见

办公室

商务合约部

工程部

物资部

文件编号

YJY–WJ–

文件传阅卡

文件版本

第1次修订

第页共页

日期：

年月日

文件名称

总经理

审阅

常务副总审阅

副总经理审阅

财务总监审阅

办公室

商务合约部

工程部

其他阅者