纸质档案数字化管理暂行办法1课案.docx

纸质档案数字化管理暂行办法1课案.docx

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纸质档案数字化管理暂行办法1课案

附件：

新疆电力公司纸质档案数字化管理暂行办法

1.数字化处理要求

1.1扫描方式

1.1.1文书档案和科技档案（不包括超大页面）采用黑白二值图像模式扫描，分辨率设置为每英寸300像素。

特殊需要时，根据原件的清晰度可适当调整分辨率，增减的多少以扫描后图像按原尺寸显示是否清晰为准。

1.1.2超大页面（页面大小超过A3幅面）采用黑白二值图像模式扫描，分辨率设置为每英寸200像素。

1.1.3照片档案采用真彩色图像模式扫描，分辨率设置为每英寸300像素。

1.2扫描仪选用

1.2.1文书档案和科技档案（不包括超大页面）应选用高速文档扫描仪。

1.2.2超大页面应选用图纸扫描仪。

1.2.3照片档案应选用真彩色扫描仪。

1.3图像保存

1.3.1文书档案和科技档案（不包括工程图纸）采用双层PDF格式保存，一件保存为一个文档。

PDF（PortableDocumentformat）是一种通用的文件格式，不论什么样的应用程序或平台，都可以保存所有原始文档的文本、多媒体及版式信息。

图像信息位于顶层，文本信息位于底层。

1.3.2照片档案采用JPEG格式保存，一张照片保存为一个文档。

JPEG（JointPhotographicExpertGroup）是联合照片专家组，一种丢失少量信息的压缩格式，尤其适用于屏幕和打印显示，支持所有主要的计算机平台和Web浏览器。

JPEG格式文件小，影像质量多数情况下均可接受。

1.3.3工程图纸采用TIFF格式保存，一张图纸保存为一个文档。

TIFF（TagImageFileFormat）是标记图像文件格式，一种基于标记的无损（不丢失信息）压缩的图像格式，用于在应用程序之间和计算机平台之间交换文件。

因为它存储的图像细微层次的信息非常多，图像的质量也得以提高。

1.4文件命名方式

采用档案实体中的档号（按卷管理的原件可参照档号编制一个唯一标识的号码）命名PDF、JPEG、TIFF文档。

如，实体档案的档号为：

2011-8400-0001，其数字化文件名可命名为：

2011-8400-0001.PDF。

1.5质量要求

1.5.1数字化文件的文件名应与档案实体的档号保持一致。

1.5.2数字化文件的页面应清晰，页面中的杂点、黑边等需清除。

1.5.3数字化文件的图像偏斜角度应小于1度，图像偏斜不超过页面内半个文字。

2.数字化基本流程

纸质档案数字化的基本流程包括档案出库、案卷（件）整理、扫描、图像处理、质量检查、生成文档、存储、装订回库共八个环节，由档案员和数字化处理人员共同完成。

为保证纸质档案的完整性和数字化档案的可溯性，流程中所有环节和手续不能简化。

如档案员负责对纸质档案进行数字化处理的，则档案员需履行数字化处理人员职责，并完成相关工作。

纸质档案数字化基本流程

流程

详细描述

一

档案出库

1.出库前检查

档案员对需要扫描的案卷进行出库前的检查，核对档号是否正确，察看案卷是否完整，有无缺页等

2.填写出库单

档案员填写《档案数字化处理专用出库单》，记录档案的出库时间、接收人、案卷（盒）号，预计回库时间等信息

3.办理出库

将需要扫描的案卷交数字化处理人员，双方履行交接手续

二

案卷（件）整理

1.编制页号（第一次）

数字化处理人员检查案卷（件）的页号编制情况，若无编号，则需以卷或件为单位对案卷（件）的所有页面进行编号

2.分类

去除装订物，将需要和不需要进行数字化处理的档案分开

3.第二次编号

对需要进行数字化处理的档案以卷或件为单位按序编制页号，为区分第一次编号和第二次编号，页号应编制在不同位置

4.取出超大页面

将其中的超大页面取出，另行排放

5.填写加工单

分别填写《档案数字化加工处理单》和《超大页面数字化加工处理单》

三

扫描

1.批量扫描

选择与档案类型相适应的扫描仪对档案原件进行批量扫描

2.建立文件夹并命名

每一份原件建立一个独立的文件夹，文件夹以档案实体中的档号命名，将扫描产生的图像文件按原页码的自然序号命名，保存在该文件夹中

3.超大页面扫描

选择与档案类型相适应的扫描仪对超大页面档案原件进行扫描

4.超大页面插入

把扫描超大页面生成的图像文件按原页码插入到相应的文件夹中

四

图像处理

1.纠偏

对扫描过程中出现的偏斜图像进行整体纠正

2.去污

去除数字图像中的杂质，如黑边、污点等

五

质量检查

1.图像初检

由数字化处理人员对扫描完成的图像质量情况进行检查。

对图像不清楚、有污点、偏斜等不合格的图像做出标记，并填写《图像初检退回处理单》

2.初检纠错处理

按《图像初检退回处理单》内容对图像进行相应的纠错处理

3.复检

对经过重新处理的图像质量情况进行复查，若发现问题，填写《图像复检退回处理单》

4.复检纠错处理

按《图像复检退回处理单》的内容对图像进行相应的纠错处理

六

生成文档

1.保存文档

由数字化处理人员将符合质量要求的图像按规定格式进行保存和命名

2.文档初检

对图像页序混乱、内容不全等不合格的文档做出标记，并填写《文档初检退回处理单》

3.初检纠错处理

按《文档初检退回处理单》对文档进行相应的处理

4.文档复检

对文档初检及相应处理后的数字图像再次进行检查，对不合格的图像进行标记，并填写《文档复检退回处理单》

5.复检纠错处理

按《文档复检退回处理单》对文档进行相应的纠错处理

七

存储

1.保存

由数字化处理人员将生成的符合质量要求的文档存放到相应的载体上，提供利用

2.备份

通过光盘刻录等方式进行备份，防止数据丢失

八

装订回库

1.恢复排列

由数字化处理人员将超大页面的档案恢复原位，根据第二次编号进行检查和调整

2.恢复装订

将完成数字化处理的档案按照第一次编号的顺序整合在一起，恢复原装订，填写《档案数字化专用回库单》

3.清点交接

将完成数字化处理的档案交档案员，经双方检查清点无误后履行交接手续

4.收集表单

档案员收集、整理档案数字化加工处理过程中产生的各种表单，包括《档案数字化专用出（回）库单》、《档案数字化加工处理单》、《超大页面数字化加工处理单》等

5.入库上架

由档案员将完成数字化处理的档案入库、上架

3.附则

3.1本办法由新疆电力公司办公室提出并负责解释。

3.2本办法自印发之日起执行。

附表1：

档案数字化专用出（回）库单

批号

年代

卷（盒）号

页号范围

出（回）库人

时间

备注

附表2：

档案数字化加工处理单

批号

年代

卷（盒）号

页号范围

任务名称

工序名称

工作人员

开始时间

结束时间

备注

附表3：

超大页面档案数字化加工处理单

批号

年代

卷（盒）号

页号范围

任务名称

工序名称

工作人员

开始时间

结束时间

备注

附表4：

图像（文档）初（复）检退回处理单

批号

年代

卷（盒）号

页号范围

退回原因

退回人员

纠错处理

纠错人员

开始时间

结束时间

备注