干部人事档案管理办法.docx
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干部人事档案管理办法
干部人事档案管理办法
1.总则
1.1.目的和依据
为加强公司本部干部人事档案管理，提高科学管理水平，有效地保护和利用干部人事档案，更好地为人力资源工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》和《企业职工档案管理工作规定》等法规，参照《中国五矿集团公司干部人事档案管理办法》，结合公司的实际制定本办法。
1.2.适用范围
本办法适用于公司本部。
1.3.管理原则
（1）公司干部人事档案是按照党和国家有关政策法规，以及公司的相关规定，在录用、培养、考核、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务技术水平、学识水平、工作实绩、工作变动及薪酬福利等情况的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确使用干部的重要依据，是干部享受各项待遇、参加社会保障的重要凭证，是公司档案的重要组成部分。
（2）公司干部人事档案管理工作，是公司人力资源管理工作的重要组成部分，包括干部人事档案的收集、鉴别、归档和整理、利用、保管、转递等工作。
（3）公司干部人事档案管理，应贯彻执行党和国家有关法规和制度，严格保管，确保干部人事档案的完整、真实和安全。
2.管理体制、机构与职责
2.1.按照干部人事管理权限，公司干部人事档案管理实行集中统一和
分级负责的管理体制。
2.2.公司人力资源部是干部人事档案管理工作的主管部门，负责制定
公司干部人事档案管理的规章制度。
2.3.干部人事档案管理部门的职责：
（1）收集、鉴别、整理、保管干部人事档案材料；
（2）办理干部人事档案的查阅和借阅；
（3）根据工作需要，及时做好干部人事档案接收和转出工作；
（4）熟悉干部人事档案材料，做好档案统计分析工作，为人力资源工作提供档案信息；
（5）认真做好干部人事档案的安全、保密、保护工作；
（6）办理其他涉及干部人事档案的有关事项。
2.4.形成干部人事档案材料的各部门和单位负责向公司人力资源部逐
级移交档案材料。
3.管理范围
3.1.公司干部人事档案管理范围，按照干部人事管理权限，原则上与
公司干部人才管理范围相一致。
根据公司实际情况，公司干部人事档案由中国五矿集团公司相关部门保管或公司人力资源部保管。
4.档案的内容和分类
4.1.干部人事档案分正本和副本，副本根据工作需要建立。
干部人事
档案副本由档案正本主要材料的复印件构成。
4.2.干部人事档案由历史地、全面地反映干部情况的材料构成。
按照
《干部档案工作条例》规定，干部人事档案的内容和分类如下：
第一类：
履历材料（干部履历表、登记表等）。
第二类：
自传材料；报告个人有关事项的材料。
第三类：
考察、考核、鉴定材料；审计材料。
第四类：
学历学位材料；职业（任职）资格材料；评（聘）专业技术职务（职称）材料；反映科研学术水平的材料；培训材料。
第五类：
政审材料；更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料。
第六类：
参加中国共产党、中国共产主义青年团及民主党派的材料。
第七类：
奖励材料。
第八类：
涉法违纪材料。
第九类：
招录、聘用材料；任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、退（离）休材料；辞职、辞退、罢免材料；工资、待遇材料；出国（境）材料；党代会、人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料。
第十类：
处理工伤事故材料；干部人事档案报送、审核工作材料；其他可供组织上参考的材料。
5.档案材料的收集、鉴别与归档
5.1.档案材料收集
（1）各部门和单位应随时收集干部任免、调动、考察、考核、培训、奖惩、工资、经济责任审计等工作中新形成的反映干部德、知、能、愿、绩的材料，充实档案内容。
《公司干部人事档案材料收集范围》（见附件1）。
（2）各部门和单位应在有关干部人事档案材料形成完毕之日起30个工作日内,按要求送交公司人力资源部归档，并填写《移交干部人事档案材料清单》（见附件2），交接双方清点无误后，履行交接手续。
5.2.档案材料鉴别和归档
（1）档案材料归档前，按照《公司干部人事档案材料鉴别标准》（见附件3）进行鉴别，保证归档材料真实准确，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备。
需经组织审查或本人签字的，盖章签字后方能归入档案，干部人事档案材料归档应符合《公司干部人事档案材料归档要求》（见附件4）。
发现与档案记载不一致的归档材料，应及时通知形成材料的部门或单位重新制作，或请具有干部人事管理权限的组织、人力资源部门审核后予以标注。
（2）公司人力资源部对符合归档要求的材料，应尽快归入干部本人档案。
（3）经过鉴别，不属于规定归档范围的材料，不得擅自归档。
下列情况的材料不得归档：
涂改、伪造的材料；未办理完毕的材料；涉及干部违法违纪或其他重要问题，需要查清而未查清的材料；来源、时间不明且未查清或对象不明确的材料。
（4）凡销毁材料，必须详细登记，并报请公司人力资源部主管领导审查批准。
6.档案的整理
6.1.档案材料整理
干部人事档案按照“一人一卷”的原则进行整理。
根据《干部档案整理工作细则》要求，整理档案材料应材料分类准确，排列有序，编号规范，目录清楚，案卷装订整齐。
6.2.档案材料排序
（1）按材料形成的时间排序。
第一类、第二类、第三类、第四类、
第七类、第九类、第十类材料，按档案材料形成时间排序。
（2）按材料的内容以及材料之间的内在联系排序。
第五类、第六类、第八类材料，按档案材料内容的主次关系排序。
第四类、第九类材料排序时，在采用二级分类后的各小类中分别按时间排序。
其中第五类、第八类材料的排列顺序为：
上级批复，结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交待材料等，其证明材料根据每份材料所证明的主要问题相应集中排列；第六类材料，入团志愿书排在入团的其他材料之前；入党志愿书排在入党的其他材料之前，党员登记表可按时间先后依次排序。
6.3.档案材料编目
（1）卷内目录：
每卷干部人事档案必须有详细的档案材料目录。
目录按类编制。
具体要求：
a.按照类内文件排列顺序逐份逐项地编目。
档案目录不能粘贴涂改。
b.卷内目录设置：
序号、材料名称、材料形成时间、页数、备注项。
c.每类目录之前应注明材料类号和类别名称。
d.序号：
填写材料类号和排列顺序号。
序号栏的规范填写方法是：
材料类号用汉字的“一”至“十”，二级分类的类号用
（一）至（四），序号用阿拉伯数字。
e.材料名称：
根据材料题目填写。
无题目或标题不规范，应另拟标题。
材料的标题过长，可适当简化。
拟定或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。
f.材料形成时间：
一般采用材料落款标明的最后时间。
复制的档案材料，采用原材料形成时间。
时间填写要尽量详细、规范，有具体年月日的，必须填写齐全。
g.页数：
按已经编制的页码填制。
登记目录后，要检查核对，做到准确无误。
h.备注：
填写需要说明的情况。
（2）每类目录之后须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。
6.4.档案材料装订
干部人事档案必须装订成卷。
后续零散材料应至少一年集中装订一次。
对纸张破损、幅面不规则，或字迹材料不符合归档要求的档案材料，应进行技术加工。
装订好的案卷装入档案盒（袋），填写盒（袋）面、脊背编号、姓名及籍贯。
公司人力资源部管理的干部人事档案要求统一样式档案盒，并打印档案盒脊背编号、姓名和籍贯。
7.档案的保管与保护
7.1.根据安全保密、便于查找的原则要求，公司人力资源部对管理的干
部人事档案应严密、科学地保管。
（1）建立登记和统计制度，每年全面检查核对一次档案。
（2）建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置专用档案柜。
（3）干部人事档案库房内设置空调、去湿、灭火等设备。
库房的防火、防潮、驻蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施经常检查；保持库房的清洁和库内适宜的温、湿度。
7.2.严禁任何个人私自保存他人的档案。
对伪造、破坏档案材料或利用
档案材料营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处理。
对违犯《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的要依法处理。
8.档案的提供利用
8.1.干部人事档案由公司人力资源部进行查阅。
其他部门和单位因工作
需要查阅和借用干部人事档案，须遵守下列规定：
（1）查阅干部人事档案，需经公司人力资源部主要负责人批准同
意后，方可查阅。
查阅人员须按照查（借）阅干部人事档案的规定办理审批手续，《查（借）阅干部人事档案审批表》（见附件5）。
（2）公司人力资源部根据规定，确定是否提供和提供材料的范围。
（3）凡查阅干部人事档案的部门和单位，应派中共党员到档案查阅室查阅。
（4）任何个人不得查阅或借用本人及其亲属的档案。
（5）查（借）阅档案，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。
查（借）阅人员必须严格遵守保密制度和阅档规定，不得泄露或擅自向外公布档案内容，违者应视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。
（6）查（借）阅档案的单位或个人，不得擅自拍摄、复印、摘抄干部人事档案内容。
需要从档案中取证的，须经公司人力资源部批准后，才能办理复印。
属于假公济私者，按违犯《中华人民共和国档案法》处理。
（7）干部人事档案原则上不外借。
如确需外借，需经公司人力资源部主要负责人审核后在《查（借）阅干部人事档案审批表》上签批意见后，方可办理借出。
借出期间，不得擅自转借他人。
干部人事档案借出期限原则上不超过5天。
特殊需要，可办理续借手续延长借出时间。
档案借出期间，档案安全由借阅人员负责。
档案借出、返还时，档案管理部门和借阅人员要认真核对，做好交接工作。
9.档案的转递
9.1.按照干部人事管理权限，公司人力资源部可以直接转递公司干部人
事档案。
干部调动、职务调整及与公司解除或终止劳动合同的，要在干部办结人事关系后，完成其档案的整理，及时将其档案转出。
9.2.转递干部人事档案应遵守下列规定：
（1）转递档案必须按《干部档案转递通知单》的项目详细登记，严密包封，加盖印章；
（2）转出的档案必须完整齐全，不得扣留材料或分批转出；
（3）人力资源部将干部人事档案转出后，要负责将调档函、档案转递通知单存根和回执单等一并归入文书档案存档。
（4）转递干部人事档案应尽量派专人送达或通过专递方式转递，逾期一个月未接到回执者，应及时催问，以防丢失。
9.3.严格执行转递制度，避免产生“无头档案（即死档）”。
对已出现
的“无头档案”，应认真查转。
10.附则
10.1.本办法由人力资源部负责解释。
10.2.本办法自签发之日起实施，在下一次修订前有效。
附件
附件1：
公司干部人事档案材料收集范围
附件2：
移交干部人事档案材料清单
附件3：
公司干部人事档案材料鉴别标准
附件4：
公司干部人事档案材料归档要求
附件5：
查（借）阅干部人事档案审批表
附件1：
公司干部人事档案材料收集范围
一、履历材料：
履历表和属于履历性质的登记表等材料。
二、自传材料：
自传和属于自传性质的材料。
三、考察、考核、鉴定材料：
考察材料；在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；定期考核材料，年度考核登记表，援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料；工作调动、转业等鉴定材料；后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料。
四、学历学位材料：
高中毕业生登记表；中专毕业生登记表；普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩单，研究生推免生登记表，专家推荐表；学生（学员、学籍）登记表，学习成绩表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明；选拔留学生审查登记表等参加出国（境）学习和中外合作办学学习的有关材料；国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。
五、审计材料：
经济责任审计结果报告。
六、培训、专业技术和反映科研学术水平情况的材料：
为期两个月以上的培训材料；专业技术职务任职资格评审表、申（呈）报表，聘任专业技术职务审批表；干部的创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文（如获奖或在全国性报刊上发表的）目录等。
七、政审材料：
上级批复、审查（复查、甄别）结论、调查报告及主要依据与证明材料；本人对结论的意见、检查交待或说明情况的材料；撤销原审查结论的材料；各类政审表。
八、更改（认定）姓名、民族、籍贯、国籍、入党入团和参加工作时间等材料：
个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复；计算连续工龄审批材料等。
九、党、团组织建设工作中形成的材料：
中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书，中国共产党党员登记表，党支部不予登记或延期登记的决定、上级组织意见；民主评议党员中形成的组织意见，党员登记表，不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料，取销预备党员资格的组织意见，退党、自行脱党材料，恢复组织生活（党籍）的有关审批材料；中国共产主义青年团入团志愿书、申请书，团员登记表；加入或退出民主党派的有关材料。
十、奖励（包括科技和业务奖励）材料：
各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料。
十一、涉纪涉法材料：
处分决定，免予处分的处理意见，查证核实报告，上级批复，本人对处分的意见和检查、交待材料；通报批评材料；甄别、复查报告、决定，上级批复及本人意见；法院审判工作形成的判决书等。
十二、任免、调动、军人转业（复原）安置、退（离）休、工资、待遇、辞职等材料：
干部任免审批表；职务工资变动登记表、定级和解决待遇的审批材料；享受政府特殊津贴的材料；录用和聘用审批表，聘用、续聘审批表，解聘、辞退材料；军队转业干部审批表。
十三、党代会，人代会，政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料：
委员当选通知或证明材料，委员简历；代表登记表等。
十四、录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊断书，确定致残等级材料；非正常死亡的调查报告等。
十五、干部人事档案报送、审核工作材料：
干部人事档案报送单；干部人事档案有关情况说明等材料。
十六、其它材料：
全国普通高校本专科毕业生就业通知书、全国毕业研究生就业通知书；对考察了解使用干部有参考价值的材料。
附件2：
移交干部人事档案材料清单
姓名
性别
出生
年月
政治
面貌
学历
序号
材料名称
转入
份数
转出
份数
页码
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
档案材料移交单位
（单位公章）
经办人：
年月日
档案材料接收单位
（单位公章）
核收人：
年月日
注：
1.此清单由档案材料移交单位填写，加盖公章后装入本人档案；
2.空格部分需用些斜线划掉。
附件3：
公司干部人事档案材料鉴别标准
1.《履历表》所填信息应真实、准确、规范、完整，应有照片、本人签名、填表时间和组织印章。
2.大专以上学历学位材料齐全。
①“文革”以前入学的，档案中须有高校毕业生登记表；“文革”期间入学的，须有高校毕业生登记表或高校选拔学生登记表；恢复高考制度后入学的，大学本（专）科学历须有高校学生登记表，高校学生学习成绩表、高校毕业生登记表；本科毕业的还要有授予学位材料。
②硕士研究生学历须有报考攻读硕士学位研究生登记表、硕士研究生登记表、硕士研究生学习成绩表、硕士毕业生研究生登记表、授予硕士学位决定，参加硕士研究生单独考试的，还应有专家推荐表；
③博士研究生学历须有专家推荐书、报考攻读博士学位研究生登记表、博士研究生登记表、博士研究生学习成绩表、博士毕业研究生登记表、授予博士学位决定；
④同等学历申请硕士、博士学位的，须有学位课程进修成绩表和授予硕士、博士学位的材料，其中，授予硕士学位的还须有国家统考科目成绩合格证书（通知单）复印件；
⑤党校学历须有学员登记表、学员成绩表和学员毕业鉴定表；
⑥在国（境）外取得学历学位的，要经过国家学历学位认证机构出具的相关认证材料；
⑦其他学历，如“五大生”等，须有教育部规定的学籍登记表、成绩单、毕业生登记表等相关材料。
3.参加二个月以上理论、专业、技能等培训的应有培训材料。
4.评聘专业技术、岗位技能职务的应有连续、不同等级的呈报表（评审表）。
5.通过全国统一考试取得会计师、审计师、经济师等专业技术人员职业资格证书的应有相应的《资格考试合格人员登记表》。
6.更改出生日期的，应有个人申请、调查报告、证明材料和上级批复。
7.更改参加工作时间的，应有上级批复或确认其参加工作时间的材料。
8.中共党员应有《入党志愿书》和《党员登记表》。
民主党派成员的入党材料也必须收集归档。
9.获得省部级以上奖励的应有奖励材料，如劳动模范、先进工作者审批表，国家科技奖等科技和业务奖励材料，立功、嘉奖等奖励材料。
10.受过处分的，应有处分决定（包括免予处分的决定）材料；受开除以外行政处分的，解除处分后，还须有解除处分的决定材料。
11.对领导岗位人员进行过审计的应有经济责任审计报告。
12.任初级管理岗位及以上岗位管理职务的应有《干部任免（聘任）审批表》，任免职务应互相衔接。
《干部任免（聘任）审批表》要按规定逐项填写，注明任免职务的批准机关、批准时间和文号，加盖组织印章并粘贴或打印照片。
13.提拔任用公司中层管理关键岗位及以上岗位管理职务的应有考察材料，任期应有考核材料，考察和考核材料应有形成材料的单位（或考察人）和时间。
14.工资材料要齐全，工资额前后要衔接。
附件4：
公司干部人事档案材料归档要求
一、干部人事档案材料是党和国家重要的机要文件，收集归档工作受国家有关法律、法规的保护和监督，任何人不得擅自扣留、保存人事档案材料。
二、干部人事档案材料形成部门，必须按照有关规定规范制作干部人事档案材料，建立干部人事档案材料收集归档机制，在材料形成之日起30个工作日内按要求送交公司人力资源部归档并履行移交手续。
三、归档的材料必须是办理完善的正式材料，审查干部的系列材料必须随同组织结论归档。
四、归档的材料应完整、齐全，注明承办单位或个人署名及形成材料的日期。
规定由组织审查盖章的，须有组织盖章。
署名不得使用同音字或不规范的简化字。
五、归档的材料必须文字清楚，严禁涂改、贴补或其它任何技术处理。
归档材料填写不规范，手续不完备，或材料上的姓名、出生时间、参加工作时间和入党时间等与档案记载不一致的，材料形成部门或单位应当重新制作，或请具有干部人事管理权限的组织、人力资源部门审核后予以标注。
六、凡送交的干部人事档案材料必须符合归档标准和范围的要求。
归档材料应使用16K（26cm×18.4cm）或国际标准A4型公文用纸，材料左边应留出２－２.5cm装订边，其它三边应留出２cm空白。
归档材料的文字必须是打印或用蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。
一般不得用复印件代替原件存档。
证书、证件等特殊情况需用复印件存档的，必须注明复制时间，并加盖材料制作单位公章。
七、档案材料接收后，公司人力资源部对符合归档要求的材料，尽快归入干部本人档案。
八、送交归档的干部人事档案材料必须有严格的登记交接手续。
附件5：
查（借）阅干部人事档案审批表
内容项目
姓名
单位职务
政治面貌
被查（借）阅人
查（借）阅人
查（借）理由
本单位意见
负责人签字：
年月日
公司人力资源部意见
负责人签字：
年月日
备注
公司人力资源部制
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