文件管理控制程序24页.docx

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文件管理控制程序24页

24．文件管理程序

1．目的及范围：

建立公司文件制作、审核、批准、发放、回收及更新、保存等程序，确保公司文件得到及时准确的处理和安全有效的运转。

该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。

2．职责：

2.1总经理室负责公司文件管理的总协调及总监督，并受理各部门有关文件延误的投诉；

2.2各部室资料员负责文件管理的具体工作，即收发、登记、传递、用印、立卷、归档和销毁等。

3．工作流程：

3.1文件分类：

3.1.1通用文件：

指公司在生产经营活动中普遍使用的文件，分为内部文件、外来文件和外送文件。

A.内部文件：

即公司制作的只在公司内部使用的文件。

如请示单、报告、工作联系函、通知、会议文件、周记、制度文件等

B.外来文件：

即公司收到的由外单位制发的文件。

如法律法规、政府来文、供方来文、顾客来文、公共事业单位来文等

C.外送文件：

即公司制作的对外发出的文件。

如对政府、供方、顾客、公共事业单位发出的文件等

3.1.2专用文件：

指只在公司一定工作部门或业务范围内使用的专门文件。

分为技术文件、财务文件、人事资料、合同文件和签价单和决算资料等。

A．技术文件：

即以图纸为核心的工程建设专用文件。

如报批文件、标准图集、内业资料、图纸等。

B．财务文件：

即在公司会计工作中形成和使用的会计核算专业材料。

如会计凭证、帐簿、报表及相关的财务报告等。

C．人事资料：

即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。

D．合同文件：

即在公司生产经营活动中与外单位签定的具有法律效力的文件。

如各类工程合同、设计合同、售楼合同等。

E．签价单：

即审计核算部在签价认价时专用的文件。

F．决算资料：

即审计核算部在办理工程结算审核过程中产生的文件。

3.1.3记录：

即公司各项质量活动留下的记录，是一种特殊类型的文件。

如合格供应商名录、培训记录、各类签到表、登记表等

3.2总要求：

3.2.1文件处理必须做到及时、准确、安全。

3.2.2内外行文要求做到格式统一、要素完整、文号分明。

对外行文采用国家公文格式，内部行文按公司惯例采用英文格式。

（格式及具体规定详见第三层次文件《融侨集团文件处理办法》之第二章“文件格式”）

3.2.3各部室资料员为公司文件流转的进出口，文件不允许由拟写人直接送领导者个人，因特殊情况必须越过传递的，应于事后按程序补办登记。

3.2.4各部室资料员要做好文书立卷工作。

每年年初，根据以往本部门文件的运转情况，预计当年可能形成的文件，拟制或修订立卷类目。

3.2.5各部室资料员要建立本部门的文件清单。

即根据3.2.4订立的立卷类目，将空白的文件清单置于该类目的最前面；随时将已发放完毕的文件按已编好的类目归入卷内，并按文件收进顺序填写文件清单。

3.2.6文件的管理一般要经过如下几个环节：

A．编制：

文件由相关部门或个人拟写，所在部室资料员进行编号登记；若以公司名义对外行文则由总经理秘书编号。

B．批准：

文件内容和发放范围由相应的批准人审核签发；需要多个部门批准的，须进行会签，签发时须注明签发时间；应用软件的使用权限需报送总经理批准。

C．登记：

收发文（除便条、介绍信、回执等）应登记在相应的收文发文登记本上或直接在文件上签收并及时整理文件目录。

来图加盖受控分发号。

D．用印：

公司印章由总经理秘书保管，部门公章由各部室资料员保管。

用印时，应以相关部门主管签发的文字或经部门经理签字的盖章联系单为依据。

E．发放：

各部室资料员根据批准的发放范围进行分发。

制度文件换版时，由总经理室或相关部门根据发放清单发出新版文件。

F．传阅：

分为张贴传阅和传递传阅。

张贴传阅指知晓性文件由发出部门的资料员在公司布告栏上予以张贴，各部门资料员在所在部门布告栏上张贴；传递传阅指需要传阅的文件由资料员加盖阅文章，填写需传阅人员名单，传阅人员阅毕签字。

G．更改：

技术文件需要更改时，应由发布该文件的个人或部门提出，并填写《文件更改申请单》，通过资料员报原审批人批准，并由原文件发布部门按原发放范围下发，同时作好登记。

H．版本公布：

制度文件换版时，由总经理室主任编制最新版本号；总经理室于每年6月份汇总各部室上交的法律法规清单及制度文件版本情况并给予公布。

I．回收：

文件持有人因离职或工作调动不再符合持有资格时，所在部门资料员负责及时收回。

J．归卷：

各部室资料员要做好平时归卷和定期归卷工作。

平时归卷即随时将发放完毕的文件按事前编制的立卷类目归入卷内；定期归卷即一个较长时间段后，对手头的所有文件进行清理，对无存档价值的文件材料可备文件夹单独存放。

联合办理的文件原件由主办部门归卷，其他部门保存复印件。

涉及付款的合同和请示单原件由财务计统部保存。

K．借阅：

文件需要借阅或复印时，借阅人应填写《文件借阅登记表》或《图纸借阅登记表》。

公司文件不外借给其他单位，如遇特殊情况，需经部门经理批准。

L．保护：

文件不管处于使用或是保存状态，都要注意保持字迹清晰、份数完整。

归卷时，复写件、圆珠笔书写件或传真件等均应重新复印。

M．归档：

各部室按规定的归档时间将整理过的有保存价值的文件向图书档案室移交，无归档或存查价值的文件，经鉴别和主管部门领导确认后销毁。

3.2.7在文件处理时限方面，一般文件2个工作日，加急文件1个工作日（加急文件可加盖加急章）。

若超过时限，必须先通知文件发出部门，并说明原因和预计文件处理完结时间。

牵涉到较大审核工作量的文件在审计核算部、财务计统部等控制性部门的处理时间可根据实际需要合理延长，但必须将延长的时限告知文件发出部门。

部门之间也应加强横向联系，发文部门应对已明显延误的文件进行追踪。

3.2.8在文件处理权限方面，部门经理和副经理之间因应进行合理分工。

在正职经理出差或病假或因其他原因未能及时履行处理、签发文件职责时，由副经理替代，必要时可通过电话向正职经理请示，有若干个副经理的部门应明确指定常务副经理。

3.2.9总经理室指定专人将正式合同与会签的合同草案进行核定并签认，以省略各部室二次重复会签的环节。

（具体做法参见《合同管理制度》）。

3.2.10总经理室负责对文件的传递、执行情况进行督查，受理各部室有关文件延误的投诉，并定期向总经理汇报；

3.2.11各部室可根据实际需要制定各类表单，但必须根据本程序提供的相应表单样式及要素进行调整；若需要增设程序以外的表单，在部门内部使用的需经部门经理审批同意，涉及其他部门的需经涉及部门主管同意并报总经室。

3.2.12电子邮件及传真收发时应进行登记和存盘，如需要电话确认的应在备注栏做好确认记录。

3.3分类管理：

3.3.1通用文件：

A．内部文件：

a．请示单：

即各部室请求总经理指示意见或批准事项时使用的陈述性文件，以固定的表单形式出现。

经办人有时限要求的需在文中注明，各级审批人无法实现的需及时向经办人反馈。

报告：

即各部室向总经理汇报工作情况时使用的陈述性文件，在我司，可视为请示单的补充形式。

a）知晓性报告：

b）执行性报告：

通知：

即总经理室或人力资源部要求全公司或相关部室了解或办理事项时使用的文件，一般公司层面的、指示性质的通知由总经理室发出，周知性通知由人力资源部发出。

a）总经理室发文：

b）人力资源部发文：

d．工作联系函：

即公司部门之间进行的一般日常工作联系时使用的告知性函件。

有反馈需求的，须在文末写明此种需求和反馈时限。

如有抄送部门，对方反馈时应同时将反馈情况函告抄送部门。

e．会议性文件：

即记载公司经理例会、专题例会、工程监理例会等会议的主要精神、主要情况及议定事项的一种文件。

文件流程详见《会议制度》。

f．周记：

即各部室每周的工作总结及计划、存在问题的文字记录。

g．

制度文件：

即公司对某项工作或某一方面活动所制定的要求，具有约束力。

制度文件作为一种规范，其编制、批准、发放、评审、更改、换版等均须严格受控。

如质量手册由总经理批准，管理制度和程序文件由管理者代表批准。

各部门内部使用的制度文件（第三层次文件）由各部室主管批准。

B.外来文件：

a．法律法规：

b．外部来文：

如政府来文、供方来文、顾客来文等

C．外送文件：

如对政府、供方、顾客等发出的文件

3.3.2专用文件：

A．技术文件：

a.图纸：

具体管理详见《设计过程管理程序》

b.施工专用文件：

具体管理详见《施工管理程序》

B．财务文件：

具体管理详见《财务管理制度》

C．人事资料：

具体管理详见《人力资源管理体系》之《人事档案控制程序》

D.合同文件：

具体管理详见《合同管理制度》

E．签价单：

具体管理详见《工程造价管理程序》

F．决算资料：

具体管理详见《工程造价管理程序》

3.3.3记录：

记录归档前的管理严格按本程序执行，归档后则按《档案管理程序》管理。

4.相关文件：

4.1《融侨集团文件处理办法》（见第三层次文件《融侨集团档案工作手册》之《文件处理办法》）

4.2《设计过程管理程序》

4.3《施工管理程序》

4.4《财务管理制度》

4.5《合同管理制度》

4.6《工程造价管理程序》

5.相关表单：

5.1发文登记表

5.2收文登记表

5.3文件清单/移交清单

5.4请示单登记表

5.5文件借阅登记表

5.6工作请示单

5.7工作联系函

5.8工作周记

5.9盖章联系单

5.10图纸收发登记表（见《设计过程管理程序》）

5.11图纸作废通知单（见《设计过程管理程序》）

5.12图纸借阅登记表（见《设计过程管理程序》）

5.13文件更改申请表

编制：

包秋霞

日期：

2002.4.22

审核：

林立强、陈卫斌

日期：

2002.4.28

批准：

林权

日期：

2002.4.30

融侨/元洪房地产有限公司

发文登记表

类目名称：

页号：

页号

文件编号

责任者

日期

文件名称

签收

融侨/元洪房地产有限公司

收文登记表

类目名称：

页号：

页号

文件编号

责任者

收到日期

来件部门

文件名称

备注

融侨/元洪房地产有限公司文件清单/移交清单

部门名称：

类目名称：

页号：

页号

文件编号

责任者

文件名称

日期

备注

移交人：

移交时间：

接收人：

接收时间：

融侨/元洪房地产有限公司

请示单登记表

页号：

页号

来件编号

日期

请示内容

签收部门

经办人签收

备注

页号：

借阅日期

借阅部门

借阅人名称

文件名称

份数

用途

归还日期

签收人

备注

工作请示单

请示

部门

请示部门

经理签字

呈送

部门

请

示

内

容

附件

部

室

会签意见

批

复

意

见

融侨（福建）房地产有限公司

工作联系函

致：

由：

日期：

事关：

融侨/元洪房地产有限公司

工作周记

融/元周记[200]号

部门：

年月日至月日

本周

工作

主要

情况

存在问题

及

改进意见

下周

主要

工作

计划

注：

星期一上午报总经理室一式四份，各部（室）自己留存一份。

签名：

融侨/元洪房地产有限公司盖章联系单

日期

文件编号

盖章内容

发出部门

发往单位

份数

经办

部门经理

备注

融侨/元洪房地产有限公司盖章联系单

日期

文件编号

盖章内容

发出部门

发往单位

份数

经办

部门经理

备注