万科工程文件资料管理指引.doc
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成都万科房地产有限公司
CHENGDUVANKEREALESTATECO.,LTD.
编号：
VKCD-WI-PR041
版号：
A/0
页码：
第5页共5页
工程文件资料管理指引
编制
工程管理部
日期
2003－11－10
审核
日期
批准
日期
修订记录
日期
修订状态
修改内容
修改人
审核人
批准人
工程文件资料管理指引
1、目的
在工程管理及项目施工全过程中，妥善处理和保管由工程管理部、项目经理部管理的工程文件，以便于归档、收发、查阅、结算及移交。
2、适用范围
工程管理部、各项目经理部工程文件资料管理。
3、术语和定义：
3.1、工程文件统一编号方法：
项目名称缩写文件分类缩写
例：
文[城花]-SJ-TJ-001
专业分类缩写文件顺序号
3.2、工程文件目录：
序号
文件类别
编号方案
备注
施工图纸
文[__]-TZ-
1、前一个空格为项目代码，各项目为城花（城市花园）、金色（金色家园）；新项目参照公司同意代码；
2、后一个空格为专业，区分为TJ（土建），DQ（电气）、SB（设备）；
3、之后为序列号。
设计变更
文[__]-SJ-__-
业主变更
文[__]-YZ-
经济签证
文[__]-QZ-__-
工作联系单
文[__]-LX-
工程合同副本/复印件
文[__]-HT-
联合通知
文[__]-LT-
会议纪要
文[__]-JY-
施工计划
文[__]-JH-__-
各种指导书
文[__]-ZD-
公司内部往来文件
文[__]-GS-
向政府部门的申请报告
文[__]-ZF-
政府部门来文
文[__]-ZL-
公司规范
文[__]-GF-
施工组织设计/图纸会审纪要
文[__]-SG-
限价单
文[__]-XJ-__-
招投标资料
文[__]-ZB-__-
供应商资料
文[工程]-DY-__-
工程招投标履行表
文[__]-LX-__-
工程/材料验收单
文[__]-YS-__-
分户质量档案/竣工图
文[__]-ZL-__-
施工单位来文
文[__]-LW-SG-
监理单位来文
文[__]-FW-SG-
甲方发给施工单位的文件
文[__]-LW-JL-
甲方发给监理单位的文件
文[__]-LW-JL-
工程施工单位、材料供应单位、材料质量等定期评估报告
文[__]-PG-
4、职责
4.1、工程管理部
4.1.1、负责本制度的制定、实施、运行和改进。
4.1.2、督促、检查和指导工程口的文件管理工作。
4.1.3、不定期检查项目经理部的工程资料存档情况。
4.2、项目经理部
4.2.1、需设文档管理员负责本部门的文件传递、管理工作。
4.2.2、保管本部门的指定范围的文件资料。
4.2.3、对变更、作废的文件及时做好标识。
5、工作程序
5.1、有以下情况之一的文件为不合格文件：
5.1.1、没有及时注销的旧版本图纸；
5.1.2、编号不连续；
5.1.3、文件为传真件；
5.1.4、模糊不清；
5.1.5、文件资料不全、缺页；
5.1.6、签字、盖章不全、无授权负责人批准。
5.2、文件应分类装订成册，并在每册文件夹的首页编制该册文件目录,同时，该目录应录入公司办公自动化软件档案系统以实现共享，目录每周更新一次。
5.3、作废的图纸、文件应及时销毁，部分需留做凭证的，需在明显位置加盖作废章后予以保留，确认销毁的，须经项目总经理签字确认。
5.4、文件资料的归档、收发、移交（包括向公司移交政府批文）必须在事情结束后的第一时间办理。
5.5、文件资料收发、查阅、借用、调用须办理登记手续，比较重要的文件资料调用前，须复印留底。
5.6、部门指定的文件管理责任人调离本岗位前应同新指定的责任人办理业务交接，指定文件管理责任人的名单应报公司办公室专职档案管理员备案。
5.7、每项业务经办人应将经常查阅的有关批文、文件的副本或复印件自行存档，调离本岗位前同文件管理责任人办理移交，由文件管理责任人根据正本存档情况进行对照后存档或销毁。
5.8、工程管理部负责人或负责人授权人有责任不定期检查工程资料存档情况，检查结果在每月《项目评估报告》中通报。
5.9、工程竣工后，结算资料按公司相关规范执行。
5.10、工程移交后，各项目应在十个工作日内书面通知物业公司办理相关文件资料移交，移交文件资料内容应得到项目总经理批准。
5.11、工程移交后，各项目应在一个月内向公司办公室办理其余原始文件资料移交（包括向物业移交文件资料的清单及移交记录）。
6、支持文件
无
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