会议营销操作流程.docx

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会议营销操作流程

一、会议营销流程定义说明

会议营销指的是在长春学大每个个性化学习中心举办的招生讲座，以达到吸引家长和学生，提高转化率，促进招生的目的；

本流程适用于各学习中心进行15-30人的讲座时使用；

讲座的目的主要是：

a）通过听讲座提高每个学习中心总转化率，促进家长签约；

b）上门咨询但没能当场签单，可通过讲座再次邀请上门再次转化；

c）通过讲座邀请电话咨询者上门；

d）通过讲座造成会场的火爆人气，增加学大教育的知名度和影响力；

e）固化招生规范，增加招生手段。

参加人：

校区市场专员，咨询师若干，市场部人员，心理咨询师，主讲人

二、分流程及操作规范

1.讲座计划

1）讲座计划拟订

规范：

市场部负责在“市场部每月宣传计划”中安排讲座时间、频次、主题、是否外请嘉宾等，分公司总经理负责审核；

根据月咨询量安排讲座频次；

讲座具体时间根据每个学习中心平均来访人数最多的日期和时间段确定。

标准：

市场部月度讲座计划至少在上月25号前完成，并报分公司总经理审批，审批时间不得晚于上月的28日；

月总咨询量在180以上的至少每周进行讲座

月总咨询量在100~180之间的可视情况本月不得少于2次讲座；

月总咨询量在100以下的每2周进行1次讲座；

讲座时间建议：

夏天安排在周六上午10:

00开始，其他季度安排在周六下午2:

00开始；

每月采取固定的讲座主题，并按公司制作好的讲座模版讲解；

常规讲座：

参加人员为分公司及各校区的人员；

特别讲座：

主讲人员为邀请总部专家或外部专家；邀请外部专家应在讲座时间一周前确定，以备熟悉演讲模板。

2）广告投放建议

规范：

广告投放可视情况采取立体式发布：

报纸、派单、户外活动、网站等。

标准：

报纸广告选择主流媒体每周效果好的时段投放，周三（含周三）前为正常招生广告，周三后为附带讲座信息的招生广告，若一周只投放一次广告则应放在周三或以后；广告模板一律采用公司制定的广告模板，只是添加讲座信息；

配合讲座的单页发放，可以在讲座前一天发放，若讲座在下午进行则增加上午的发放，单页应包含讲座信息。

网站讲座信息发布须提前一周，同时应详细介绍讲座主题、内容、主讲人、时间、地点等。

3）重要物品准备

规范：

市场部负责在“市场部每月宣传计划”中要求提供讲座用会场或报告厅，完备的多媒体设施；

配合讲座所需的横幅、易拉宝；

分公司宣传片等，宣传彩页。

标准：

能容纳30人的教室1个，空调、投影仪、电脑、音响、麦克等设施完备且运转正常；

横幅1条（建议使用突出讲座主题的条幅或表示欢迎光临的条幅）、易拉宝4个（为总公司模板）；

足够的宣传材料。

2.前期准备

1）咨询准备

规范：

市场部通知广告发布情况和通知所有与会人员。

2）确定讲座团队及工作人员

规范：

确定讲座团队及工作人员；

邀请主讲人（邀请嘉宾）。

标准：

第一主讲人：

可为特邀的嘉宾、总部老师、咨询师；

第二主讲人：

咨询师、心理辅导师；

主持人：

可为咨询师。

3）广告投放

规范：

按照讲座月计划进行广告投放及确定本周广告投放时间和频次。

标准：

讲座信息发布渠道：

单页、报纸、网站、户外活动等方式，

报纸投放频率在月计划指导下可根据当周具体情况及有无知名主讲人来讲座进行临时调整；

若为特邀行业内知名专家，可在附带讲座信息的广告中予以突出，以吸引家长和学生的眼球和激发我们目标对象聆听讲座的热情。

4）预订座位

规范：

咨询师进行电话咨询，并邀请其上门咨询，对不能上门的家长和学生告知其讲座信息并邀请其进行预订；

市场专员根据咨询师上交的咨询表，统计预订人员名单及基本信息。

标准：

咨询师按照咨询规范做电话咨询、当面咨询，按要求填写电话咨询表、当面咨询表，并在表中注明咨询者预订讲座座位的信息；

讲座活动一天前的咨询量，尽量先邀请上门咨询，以便提前转化；

采取的方法：

a）了解家长和学生的基本信息；

b）邀请家长和学生上门咨询，不刻意谈到讲座（提前上门提前转化，减轻讲座时的转化压力，从而提高咨询转化率）；

c）如果咨家长和学生答复专为预订座位而咨询并不想提前上门也不想了解更多信息则咨询师留下对方基本信息并为其预订座位；

d）告知咨询者先期上门咨询可了解一些基本知识，有助于理解老师的讲座（总之能先期上门的尽量约上门，因平时咨询师有充足的时间进行单独转化）。

讲座前一天内的咨询量，咨询师应直接邀请其听讲座并做好预订，而不要详细回答家长和学生所问的讲座内容以外的问题，告知家长，专家、老师在讲座中都会涉及到这些问题，并且家长和学生可在讲座现场和讲座会后当面请教专家、老师。

5）电话回访

规范：

电话回访邀请以前咨询过的家长参加讲座；

要求咨询师、校区市场专员将拟邀请名单整理成册；

分配咨询师、咨询助理电话邀请任务；

咨询师、市场专员分别记录电话邀请结果；

标准：

符合回访的家长为：

1）没有明确表示孩子不需要一对一辅导；2）没有在咨询学大教育后选择其他辅导机构；3）以前没有拒绝电话回访；4）没有迁移到其他城市；

电话邀请需利用非咨询时间；

对于以前没有听过讲座的家长和学生，强调本次讲座的主要内容以及带给他们的价值；

对于以前听过讲座的家长和学生，强调本次讲座的主要内容和主讲人与以前讲座的不同。

6）预订确认

规范：

咨询主任统计所有预订演讲的家长和学生名单；

咨询师分别再次电话确认属于自己接待的预订家长和学生；

咨询师再次统计所有预订确认的家长和学生名单，打印为《讲座登记表》；

标准：

周六的讲座，周五下午必须经过电话确认；

其主要作用在于提醒家长和学生，另外可使家长得到受尊重的感觉；

用电话或短信方式确认预订讲座座位的家长和学生能否按时到场并再次确认是否知道如何到达讲座地点及讲座时间等；

使用的语言与理由可参考：

电话为“家长，您好！

您预订了我们学大讲座的座位，虽然后期预订的人很多，我们还是给您保留了，请您按时到场，可以吗？

”；短信为“您预订的讲座明天某某时间开始，学大某某个性化学习中心欢迎您准时到达！

如不能到场，请回复。

中心详细地址、车次”（短信若1小时后未回复则转为电话确认）；

7）讲演前检查

规范：

市场部指派主持人与行政人员一起试用：

投影仪、电脑、空调、音响等设备以及礼品、用品，确保讲座的正常举行。

标准：

确定设备和物品完好无损、功能正常；

主持人要掌握如上设备的使用方法。

8）演练

规范：

市场部在演讲前一天，组织与会工作人员进行演练：

a）各部分PPT预演；

b）主持人串词预演；

c）各参加人员的衣着、化妆安排；

d）人员分工：

市场部负责总协调和总监控；

主持人:

布置会场；协助行政人员进行设备调试与检查；播放宣传片；迎接与陪同先期入场的家长和学生；主持讲座；主持测试；

市场专员：

布置接待室；整理备齐的宣传资料；准备好讲座登记表；指导前台整理接待台内务；

前台：

接待咨询者并指导登记；讲座过程中接待临时上门者；

咨询师：

每个参加讲座的家长，咨询师都要做当面咨询；讲座开始后根据当面咨询的判断对家长和学生进行分组，在《讲座登记表》上做标记，《讲座登记表》在第二演讲人讲演时由主持人收回；带领主持人分派的家长和学生到自己的咨询室进行当面咨询，签单，完成后再回到会场引领第二批家长和学生。

3.演讲前准备

1）环境布置及检查

规范：

演讲开始前一个半个小时，主持人再次检查讲座环境，确保无误。

标准：

外围环境

在校区门前或校区所在写字楼入口处放置一易拉宝引导家长和学生进入校区。

校区环境

a）讲座当日，前台整洁，并有专人负责接待听讲座的家长和学生，并引领其去会场；

b）校园干净整洁；

c）教学区井然有序的进行教学，走廊无学生滞留，保证讲座周围环境安静，无人围观；

d）卫生间清洁无异味。

会场环境

a）预留2位演讲人和主持人座位；

b）相对封闭的会场，有窗帘或百叶窗，隔音效果好；

c）讲台上摆放笔记本电脑，有条件的校区可以放扩音话筒；

d）会场内后墙悬挂讲座标题横幅，左右墙壁张贴学生喜报或优秀教师的展示板，以及学大的宣传画。

宣传画和展示板内容要定期更新或更换；

e）室内空调开放，温度适宜，光线良好；

f）提前调试好投影仪和电脑，教室座椅摆放整齐，前后左右位置适当，坐上去感觉舒适；

2）肃整礼仪

规范：

人事部检查与会员工着装及精神状态。

标准：

员工着工装、佩工牌；

员工均不得挑染头发，男员工头发不得盖过耳朵、不得蓄胡须，女员工必须着淡妆；

员工应精神饱满，使家长和学生对学校产生良好的第一印象。

3）接待咨询者

规范：

全部家长和学生在前台由前台人员接待填写《讲座登记表》并登记后，都要被引领到咨询室，由咨询师对其进行当面咨询，咨询结束后由咨询师带到讲座会场；（这个环节是整个讲座的关键环节。

通过这个环节，咨询师基本上能判别重点家长和非重点家长，以备讲座结束后咨询师有选择地分批咨询）。

主持人在会场接待家长和学生，可适当寒暄并陪同观看宣传片。

4）播放宣传片

规范：

在讲座正式开始前30分钟播放宣传片；

标准：

确保最后一排也能清晰地听到音响的声音；

确保最后一排也能清晰的看到ppt所演示的内容。

4.演讲实施

1）致欢迎辞

规范：

根据当时家长和学生的到场情况，讲座可以推迟15到20分钟开始；

主持人宣布讲座开始，致欢迎辞；

主持人简要介绍讲座内容和第一主讲人；

欢迎第一主讲人上场。

标准：

第一主讲人在开始前10分钟，进入会场，落座主讲嘉宾席（第一排）；

宣读讲座纪律（如手机调到振动或关闭，不要随便走动，不要打电话等）；

主持人致欢迎辞；

介绍第一主讲人；

主持人带头鼓掌欢迎第一主讲人上场；

主持人退下，落座会场嘉宾位；

2）第一主讲人演讲

规范：

主讲人上场进行主题讲演；

讲毕，下场，回到主讲嘉宾位落座；

第二主讲人入场。

标准：

第一主讲人根据制作好PPT做演讲；

讲演倒数第三张PPT，主持人通知第二主讲人准备，在门外引领进场，落座预留嘉宾席。

3）主持人致承接辞

规范：

主持人上场致承接辞；

介绍第二位主讲嘉宾,并鼓掌欢迎；

主持人下场，离开会场到前台领取作好分组标记的《讲座登记表》，拿到后轻轻返回会场。

标准：

承接辞

带领听众鼓掌3－5秒；

主持人离开会场必须轻轻关门，以免影响到听众。

4）第二主讲人演讲

规范：

第二主讲人上场进行讲演。

标准：

第二演讲人按照制作好PPT模版讲演；

5）感谢致辞

规范：

第二主讲人演讲结束，主持人上台致感谢辞。

标准：

主持人带着《讲座登记表》走上讲台；

主持人出场总结第二主讲人演讲，再次引领家长和学生鼓掌，并对所有主讲人表示感谢。

5.咨询

对咨询者分组

规范：

咨询师对家长和学生分组：

咨询师根据当面咨询的判断和讲座填写资料，将家长和学生分为A、B、C三组：

A组为最早进入当面咨询，咨询师迅速签单后，再对其他组的家长和学生进行咨询；B组为其次进入当面咨询的对象；C组为最后进入当面咨询的对象；

在第二主讲人讲演开讲时，主持人离开会场到咨询师处获得分组名单；

主持人返回会场。

标准：

A组划分标准：

A组最早进入当面咨询，咨询师迅速签单后，再对其他组的家长和学生进行咨询；

按每个咨询师1—3名的人员分配，合计一组人数为咨询师数量X（1-3）；

a）经过当面咨询的人员，咨询师按谁接待谁分组；没有经过当面咨询的家长和学生，咨询师协商决定划分范围；

b）家长和孩子一起来或者家长来听讲座的咨询者；

c）经过当面咨询后，咨询师判断最有可能签单的家长；

d）组内的人尽量保证情况接近

e）通过咨询师在讲座现场观察家长和学生的反应，判断有报名倾向的家长和学生；

f）综合考虑以上因素，判断组内人员名单。

B组划分标准：

B组为其次进入当面咨询的对象，按每个咨询师1—3名的人员分配，合计一组人数为咨询师数量X（1-3）；

a）为咨询师判断其是否报名具有一定难度或者需要咨询时间比较长的家长和学生；

b）A组人数超过3人以上，定为B组；

c）与A组中的多数人情况差距较远，不适合分在同一组进行一对多咨询。

C组划分标准：

C组为最后进入当面咨询的对象，将A、B组挑好后剩下的划为C组。

6.讲座总结

规范：

全体参加讲座的工作人员，对讲座进行总结。

标准：

最后一名家长走后半个小时；

参加人：

全体工作人员；

咨询师对整个活动过程进行总结；

总结的内容：

a）实际出席人数与讲座会定座人数差异，分析影响因素；

b）中途离开人数，分析具体原因；

c）已咨询过的家长和学生的具体情况分析，针对性制订响应对策；

d）定位未到人员统计，分析具体原因；

e）分析不同宣传手段带来的咨询量及有效性；

f）总结值得发扬的优点和需要改进的地方；

g）针对有可能报名的家长和学生设计回访计划。

7.回访

规范：

对未到场的家长和学生和在讲座时未签约但有意向的家长进行电话回访。

标准：

讲座结束的二天内回访预订讲座座位未上门的家长和学生；

讲座结束的两天内必须将参加讲座的家长回访完毕；

咨询师在回访时确定家长再次上门的时间；

咨询师回访时一定要微笑；