档案业务知识培训.ppt

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档案业务知识培训2017年6月一、领导重视二、业务能力三、附加分一、领导重视

（一）、学校建立档案管理三级网络要有三级网络图，并上墙公布分管领导：

档案员：

党支部校长室教导处总务处工会

（二）、学校实行规范化的收发文制度机关通用文件的分类：

（1）根据主要传递方向的不同，文件可以分为上行文、下行文、平行文三类上行文是指向所属上级领导、指导机关报送的文件。

如基层学校送教育局的文件（党支部、工会换届选举请示、资产报废申请、专项经费申请）下行文是指向所属被领导、被指导的下级机关、部门送达的文件。

如下发到本单位的文件（学校干部任免的通知）平行文是指向同一组织系统或专业系统中的同级机关，或向非同一组织系统或专业系统中的任何级别的机关送达的文件

（2）在一个机关内，根据来源或去向，文件可分收文收文、发文发文两类收文指本机关收到的来自外部的文件。

发文有两种：

一种指由本机关制成发往外部的文件；一种指由本机关制成只发往内部各部门的文件。

公文规定文种行政机关的公文种类主要包括：

命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等，共13种。

二、学校实行规范化的收发文制度1、收文收文要有收文登记，按照收到文件的先后时间登记，最好在收到文件上盖一个签收章，如图：

收文登记格式如下：

收文登记2、发文发文格式：

（1）纸张：

A4，其成品幅面尺寸为：

210mm297mm。

（2）排版正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。

发文要有发文汇编（档案室要有发文的原件一式两份，一份做汇编，一份做案卷）；文号文号应该用六角号，不能用方括号；文种文种不能重复，如请示、报告不能同时出现；文头不能省略，从文头可以看出是上行文还是下行文；主送主送在文头已经体现，不需再写。

上行文下行文发文要有发文登记，发文登记格式如下：

发文要有发文汇编，发文汇编最好是原件，不用复印件（三）年鉴的编写1、年鉴按年度编写2、年鉴条目要清晰，内容详略得当，如大事记，只列出时间、事件即可，不需要把过程写的很详细如：

青浦区档案局写的2009年青浦区大事记2009年青浦区大事记1月份1月1日：

全区各中小学及17个单位的2200多名青浦市民，聚集在青浦体育中心，以健康跑的形式喜迎牛年的到来，副区长陶夏芳参加了这项活动。

1月4日：

上海市纪念改革开放30周年成就展在青浦区科技文化中心展出，人们通过图片所展示的成就，深切的感受改革开放30年以来上海日新月异，翻天覆地的飞速发展。

1月6日：

下午，中国人民政治协商会议上海市青浦区第三届委员会第三次会议在区会议中心隆重开幕。

3、年鉴的格式：

链接年鉴要有编辑说明年鉴要有目录，目录要与内容一一对应，不能有目录没有内容，或者有内容没有目录比如在检查中发现有的单位在目录上写了教学工作，但是在内容上没有体现还有的单位一些报表作为附件的形式付在年鉴的后面，但是目录上并没有注明附件1：

；附件2：

二、档案业务管理

（一）学习中小学归档材料收集范围及保管期限表，中学收集范围及保管期限表

（二）文件整理与归档确定文件的归档范围为了规范文件的归档范围，1983年4月28日中共中央办公厅和国务院办公厅印发的机关档案工作条例第11条规定：

“机关应建立、健全文件材料的归档制度。

凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团以及人事、保卫、财会等工作中形成的文件材料），均由文书部门或业务部门进行整理、立卷，并定期向档案部门归档。

凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的文件均属归档范围确定归档文件的保管期限档案的保管期限，是指档案保管的最长时（年）限。

归档文件保管期限的确定，是指根据文件归档后能满足单位存史与实际工作需要的程度，确定其保管期限的长短。

准确地划分档案保管期限，能使保存的档案反映和维护机关的主要职能活动与历史面貌，便于档案鉴定、保管与利用等工作的开展，符合节约原则。

国家档案局1987年发布的关于机关档案保管期限的规定：

“文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。

长期为16年至50年，短期为15年以下。

”归档文件保管期限的划分文件保管期限的划定文件保管期限的划定永久保管的文件：

凡是反映单位主要职能活动、中心工作和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料，以及在维护国家、集体和个人权益等方面具有永久性凭证价值和文化价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料，定为永久保管。

长期保管的文件主要包括：

本机关一般工作问题文件材料，一般会议的主要文件材料，人事管理工作形成的一般文件材料，直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并要贯彻执行的一般文件材料短期保管的文件主要包括：

本机关一般事务性的文件材料，上级机关和同级机关颁发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料，下级机关报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料。

归档文件的整理原则与质量要求一、整理原则归档文件的整理原则为遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

因此在整理归档文件时必须保持文件之间的有机联系，即按单位工作的规律和联系，根据文件的形成程序和内容上的密切联系，将有本质联系的文件组合（或排列）在一起。

归档文件整理时必须区分不同价值，将不同保管期限的文件分别组卷（或排列），一般在同一案卷内的文件保管期限应大体相同；归档文件价值不同，保管期限也不同。

区分价值便于档案鉴定，及时剔除保管期满的档案，也便于重点保护与管理永久保存的档案；具有查考保存价值的文件的归档目的，无论是存史还是查考，都是为了利用。

如果归档文件经立卷（或排列）难以保管、查找，这样的整理就变得毫无意义，进而使档案得不到妥善保管，并难以利用、难以发挥作用。

为了使形成的档案能很便捷地利用，在整理时必须坚持便于保管和利用的原则。

二、质量要求应归档的文件材料必须齐全、完整是保证档案质量最基本的要求如何确定文件材料的齐全完整：

其一是将归档文件范围与文件登记簿相结合，从总体上检查应归档的文件是否均已收集齐全，对尚未退还的文件应通过催还，尽快收齐。

在收集过程中要注意归档文件在内容上有直接联系的文件是否齐全，例如请示与批复、问文与复文、批转（转发）通知与被批转（转发）的原件等等。

其二是检查已收集齐全的归档文件的完整状况，即对每份归档文件（每一“件”）的完整状况作检查。

保证归档文件在一下诸方面的齐全、完整：

（1）正文与附件；

（2）文件正本与不同稿本；（3）附有领导批示意见的、重要的文件处理单；（4）批转（转发）的通知与被批转（转发）的文件；（5）内容上有直接联系的文件；（6）录音、录像、影照片文件；（7）页面。

归档文件的组卷为了使文件类别清晰，首先要据对档案质量的不同要求将归档文件分类1）按年度分类按年度分类是指根据归档文件形成（或处理）的年度将其区分开来。

机关或单位的行政管理文件一般按自然年度（每年1月1日至12月31日）。

总结、报表、表彰等明显反映针对年度的，归入针对年度我国各机关、单位均按年度进行文件的归档工作，从总体上看，已自然而然地区分了年度，但对于跨年度的文件，在区分年度时应按规定处理，即：

跨年度的请示与批复放在复文年立卷，没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结、决算、报表等，放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；有两个内容的跨年度文件（常见的如同一份文件中既有本年度工作总结，又有下年度工作计划的文件），应视其内容的侧重点，将其归入主要内容所针对的年度立卷；跨年度转发上级文件或批转下级文件，应放在本机关转发、批转的年度立卷。

同一年度的归档文件还需再按组织机构或按问题进行分类。

2）按组织机构分类按组织机构分类是指将文件按其形成、处理部门或承办部门将其区分开来。

一般做法是按机关的内部组织机构将归档文件分类。

日常工作中往往有一部分文件涉及到两个或几个部门，为避免归档文件中出现重份文件，也为今后查找有章可循，对这部分文件分类的原则是以谁的名义发文就由谁组卷，是哪个部门承办（或主办）就由哪个承办（或主办）部门立卷。

在立卷中常用的做法是：

经党委或党组起草或讨论决定，以政府（行政）名义发布的方针政策、规章、制度等文件，划归机关行政办公厅（室）立卷（党政合一的办公室应将其归入行政类）；业务部门起草而以机关名义发文的，一般应归入机关的综合办公部门（如办公室等）；本机关两个或两个以上机构联合办理的文件，般归入主办单位，如主次难辨的，可归入最后承办部门立卷。

联合发文的定稿归主办单位，协办单位如有必要可保存一份副本备查；以机关名义召开的综合性会议形成的文件由办公室立卷，以机关名义召开的专业性会议，由与会议内容对口的专业部门立卷；各部门参加上级机关召开的会议带回的文件，全局性的由办公室立卷，业务性的由业务部门立卷；机关领导人兼任本机关其他领导职务或外机关的不同职务形成的文件，按其不同身份和文件内容分别由机关有关部门或外机关归档。

3）按问题分类按问题分类是指按照单位文件内容所反映的各类问题将文件区分开来如：

教学档案4）按保管期限分类文件的组合文件的组合即文件组卷，亦称为文件立卷，是指在上述分类基础上将同类文件中的单份文件按其共同特征和主要联系组合成案卷的工作。

通过立卷，归档文件由单份组合成案卷，形成了档案保管实体的基本保管单位。

文件的立卷特征就是从文件结构中概括出来的，根据文件本身在结构上具有的共性，概括出文件的六个立卷特征，即作者特征、问题特征、名称特征、时间特征、通讯者特征和地区特征。

选用文件的共同特征，将联系密切的文件组合成一个案卷，这种立卷方法通常称为按照“六个特征”立卷，是我国最基本的组卷方法。

（1）作者特征及其在立卷中的运用。

所谓作者特征，是指制发文件的机关、单位及其内部机构和领导人。

按作者特征组卷，即将同一作者制发的文件组合成一个案卷。

（2）问题特征及其在立卷中的运用。

所谓问题特征，主要指文件的内容所反映的主题。

按问题特征组卷，即将内容为反映同一事件、问题、人物、工作活动、案件等文件组合成一个案卷。

在立卷的实践中，运用按问题特征组卷应注意两个问题：

按问题特征组卷是使用频率最高的立卷特征，但并不是任何文件都能使用的立卷特征，例如有些文件是主题较为分散的综合性文件，还有某些“成套性”的文件不能按问题特征立卷。

1）“六个特征”立卷法应准确划分“问题”。

在划分“问题”时应考虑单位的主要职能和文件的数量等因素。

（3）名称特征及其在立卷中的运用。

所谓名称特征，是指文件的名称，即文种。

按名称特征组卷，即将相同名称的文件组合成一个案卷。

按名称特征组卷应注意两个问题：

按习惯做法，按名称特征立卷在文件不多时可以灵活运用，即将名称相近、保存价值相近的文件合并立卷。

要认真阅读文件，区分同一名称在用法上的不同，不能将用法不同的文件按名称特征立卷。

（4）时间特征及其在立卷中的运用。

所谓时间特征，是指文件形成的时间或文件内容所针对的时间。

按时间特征组卷，即将针对同一年度或同一时期（相同时间段）的文件组合成一个案卷。

（5）通讯者特征及其在立卷中的运用。

所谓通讯者特征，是指因处理业务与工作等问题而产生往复文件的双方单位。

按通讯者特征立卷，即将本单位与某一单位之间就一定问题进行工作联系而形成的问复性函件组合成一个案卷。

按通讯者特征组卷应注意：

按通讯者特征组卷只用于本单位与某一单位之间就一定问题进行工作联系而形成的问复性函件，不能将本机关与某一机关互发的其他文件按通讯者特征组卷；不能将本机关与上下级机关的请示与批复视为按通讯者特征组卷案卷的规范化整理1）调整定卷调整定卷是指立卷部门（人员）在档案部门（人员）的指导与帮助下，将平时已归卷的文件，作全面的检查、调整与必要的修补，最后正式组卷的工作。

调整定卷的具体工作内容为：

（1）检查归卷文件是否齐全完整。

按照立卷范围，对照收发文登记，检查归档文件的份数以及每份文件的页数均是否齐全完整。

剔除重份文件及不需要立卷归档的文件材料。

（2）检查案卷质量。

调整组卷后应检查是否正确地运用了立卷特征，是否保持了文件之间的联系，以及保管期限划分是否准确恰当。

（3）检查卷内文件数量。

在