档案整理规则及方法8.5.pptx

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档案整理规则及方法档案整理规则及方法主讲吕荣海主讲吕荣海园林七分公司园林七分公司山东绿苑市政园林建设有限公司山东绿苑市政园林建设有限公司一、一、一、一、项目项目项目项目档案整理规则档案整理规则档案整理规则档案整理规则

（一）项目档案及管理工作制度

（一）项目档案及管理工作制度

（一）项目档案及管理工作制度

（一）项目档案及管理工作制度

（一）项目档案及管理工作制度

（一）项目档案及管理工作制度1.1.1.1.1.1.相关概念相关概念相关概念相关概念相关概念相关概念项目档案是指从工程项目提出、立项、审批，项目档案是指从工程项目提出、立项、审批，项目档案是指从工程项目提出、立项、审批，勘察设计、生产准备、施工、监理、验收等工程勘察设计、生产准备、施工、监理、验收等工程勘察设计、生产准备、施工、监理、验收等工程建设及工程管理过程形成并应归档保存的文字、建设及工程管理过程形成并应归档保存的文字、建设及工程管理过程形成并应归档保存的文字、表格、声像，图纸等各种载体材料。

立项审批文表格、声像，图纸等各种载体材料。

立项审批文表格、声像，图纸等各种载体材料。

立项审批文件、设计基础材料、设计材料、工程管理文件、件、设计基础材料、设计材料、工程管理文件、件、设计基础材料、设计材料、工程管理文件、施工文件、监理文件、合同文件、生产技术准备、施工文件、监理文件、合同文件、生产技术准备、施工文件、监理文件、合同文件、生产技术准备、设备文件、财务文件、竣工图、竣工验收文件等设备文件、财务文件、竣工图、竣工验收文件等设备文件、财务文件、竣工图、竣工验收文件等121212个部分。

个部分。

个部分。

山东绿苑市政园林建设有限公司山东绿苑市政园林建设有限公司山东绿苑市政园林建设有限公司山东绿苑市政园林建设有限公司2.2.2.2.项目档案的特项目档案的特项目档案的特项目档案的特点点山东绿苑市政园林建设有限公司山东绿苑市政园林建设有限公司3333.项目档案工作的性质和原则项目档案工作的性质和原则项目档案工作的性质和原则项目档案工作的性质和原则项目档案工作的性质项目档案工作的性质项目档案工作的性质项目档案工作的性质山东绿苑市政园林建设有限公司山东绿苑市政园林建设有限公司项目档案工作的原则项目档案工作的原则项目档案工作的原则项目档案工作的原则山东绿苑市政园林建设有限公司山东绿苑市政园林建设有限公司严把验收关，做好项目档案的预验收工作严把验收关，做好项目档案的预验收工作严把验收关，做好项目档案的预验收工作严把验收关，做好项目档案的预验收工作建立健全项目档案管理制度与工作标准建立健全项目档案管理制度与工作标准建立健全项目档案管理制度与工作标准建立健全项目档案管理制度与工作标准4.4.4.4.项目档案工作的基本要求项目档案工作的基本要求项目档案工作的基本要求项目档案工作的基本要求4熟知项目档案工作法规与标准熟知项目档案工作法规与标准熟知项目档案工作法规与标准熟知项目档案工作法规与标准采取措施，加强前端控制与过程控制采取措施，加强前端控制与过程控制采取措施，加强前端控制与过程控制采取措施，加强前端控制与过程控制312山东绿苑市政园林建设有限公司山东绿苑市政园林建设有限公司

（二）项目档案管理职责

（二）项目档案管理职责

（二）项目档案管理职责

（二）项目档案管理职责1.1.1.1.建设单位管理职责建设单位管理职责建设单位管理职责建设单位管理职责山东绿苑市政园林建设有限公司山东绿苑市政园林建设有限公司2.2.2.2.参建单位管理职责参建单位管理职责参建单位管理职责参建单位管理职责山东绿苑市政园林建设有限公司山东绿苑市政园林建设有限公司（三）基建档案归档范围（三）基建档案归档范围（三）基建档案归档范围（三）基建档案归档范围（三）基建档案归档范围（三）基建档案归档范围项目规划、项目规划、项目规划、项目规划、立项及批复立项及批复立项及批复立项及批复,征用土地文征用土地文征用土地文征用土地文件，合同及件，合同及件，合同及件，合同及协议协议协议协议1.1.可行性研究阶段可行性研究阶段工程可行性工程可行性工程可行性工程可行性研究报告及研究报告及研究报告及研究报告及批复批复批复批复、工程工程工程工程概算概算概算概算山东绿苑市政园林建设有限公司山东绿苑市政园林建设有限公司2.2.2.2.招投标文件招投标文件招投标文件招投标文件项目设计、施工、设备材料招投标文件施工、设计、供货合同及变更、索赔等文件山东绿苑市政园林建设有限公司山东绿苑市政园林建设有限公司3.3.3.3.设计文件设计文件设计文件设计文件1112333设计变更、设计变更、竣工图竣工图工程的初步设计文件工程的初步设计文件施工图设计施工图设计、工程预算、工程预算、设计总结设计总结山东绿苑市政园林建设有限公司山东绿苑市政园林建设有限公司4.4.4.4.施工过程管理文施工过程管理文施工过程管理文施工过程管理文件件开工、竣工报告、施工组织设计，土建开工、竣工报告、施工组织设计，土建开工、竣工报告、施工组织设计，土建开工、竣工报告、施工组织设计，土建工程文件材料工程文件材料工程文件材料工程文件材料各分部、分项工程质量评定及质量记录，土建各分部、分项工程质量评定及质量记录，土建各分部、分项工程质量评定及质量记录，土建各分部、分项工程质量评定及质量记录，土建（电气）质量控制记录及报审，建筑及安装工（电气）质量控制记录及报审，建筑及安装工（电气）质量控制记录及报审，建筑及安装工（电气）质量控制记录及报审，建筑及安装工程原始记录、隐蔽工程记录、施工质量事故和程原始记录、隐蔽工程记录、施工质量事故和程原始记录、隐蔽工程记录、施工质量事故和程原始记录、隐蔽工程记录、施工质量事故和永久性缺陷记永久性缺陷记永久性缺陷记永久性缺陷记录录电气设备文件材料，一次、二次设备试验报告，设备电气设备文件材料，一次、二次设备试验报告，设备电气设备文件材料，一次、二次设备试验报告，设备电气设备文件材料，一次、二次设备试验报告，设备安装使用说明书、材料复试报告、设计变更通知单、安装使用说明书、材料复试报告、设计变更通知单、安装使用说明书、材料复试报告、设计变更通知单、安装使用说明书、材料复试报告、设计变更通知单、工程联系单等工程联系单等工程联系单等工程联系单等山东绿苑市政园林建设有限公司山东绿苑市政园林建设有限公司5.5.5.5.监理文件监理文件监理文件监理文件1112333监理通知单、协调会议纪要、监理通知单、协调会议纪要、监理月报、工作总结监理月报、工作总结监理规划、监理大纲、监理实监理规划、监理大纲、监理实施细则及审批文件施细则及审批文件工程量、安全质量控制记录，工程量、安全质量控制记录，分包单位资质报审表分包单位资质报审表山东绿苑市政园林建设有限公司山东绿苑市政园林建设有限公司6.6.6.6.竣工、验收文件竣工、验收文件竣工、验收文件竣工、验收文件1112333监理工作总结、决算文件监理工作总结、决算文件工程竣工验收会议文件及启动方案、工程竣工验收会议文件及启动方案、竣工报告、验收缺陷处理及整改报告、竣工报告、验收缺陷处理及整改报告、系统调试报告、遗留问题等系统调试报告、遗留问题等竣工图（主系统及所用电系统、电补竣工图（主系统及所用电系统、电补偿、二次、通信、自动化、建筑物总偿、二次、通信、自动化、建筑物总的部分、变电站户外构架等）的部分、变电站户外构架等）山东绿苑市政园林建设有限公司山东绿苑市政园林建设有限公司二、项目档案归档二、项目档案归档方法方法整理组卷的要求整理组卷的要求整理组卷的要求整理组卷的要求1111立卷原则立卷原则立卷原则立卷原则1.11.1立卷应遵循工程建设各阶段项目文件材料的自然形成规律，保立卷应遵循工程建设各阶段项目文件材料的自然形成规律，保持卷内文件材料的有机联系，便于工程项目档案的保管和利用。

持卷内文件材料的有机联系，便于工程项目档案的保管和利用。

1.21.2项目文件材料由形成单位进行分类组卷项目文件材料由形成单位进行分类组卷，具体参照，具体参照工程项目工程项目文件归档范围、分类、保管期限参照表文件归档范围、分类、保管期限参照表进行分类。

进行分类。

2222卷内文件的排列卷内文件的排列卷内文件的排列卷内文件的排列2.12.1文字材料按时间、专业顺序排列。

同一事项的请示与批复、同文字材料按时间、专业顺序排列。

同一事项的请示与批复、同一文件的主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，主件在一文件的主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

前、附件在后的顺序排列。

2.22.2图纸按图号顺序排列。

图纸按图号顺序排列。

2.32.3既有文字材料又有图纸的案卷，既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

文字材料排前，图纸排后。

有有译文的外文资料，译文在前，原文在后。

译文的外文资料，译文在前，原文在后。

山东绿苑市政园林建设有限公司山东绿苑市政园林建设有限公司3333案卷的编目案卷的编目案卷的编目案卷的编目3.13.1编制卷内文件页号编制卷内文件页号3.1.13.1.1装订成册的案卷卷内文件均按有书写内容的页面编号，装订成册的案卷卷内文件均按有书写内容的页面编号，单单面书写面书写的文件在的文件在右下角右下角，双面书写双面书写的文件，的文件，正面在右下角，背面正面在右下角，背面在左下角在左下角，每卷单独编号，页号从，每卷单独编号，页号从“1”1”开始。

开始。

3.1.23.1.2印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。

目录，不必重新编写页码。

3.1.33.1.3竣工图每册自成一卷，不必重新编写页号，竣工图每册自成一卷，不必重新编写页号，每件须盖档号每件须盖档号章章，样式见模板。

原，样式见模板。

原“工程图纸目录工程图纸目录”作为该案卷的第一件。

作为该案卷的第一件。

3.1.43.1.4案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

3.23.2案卷排列顺序：

案卷封面案卷排列顺序：

案卷封面卷内目录卷内目录文件材料文件材料备考表。

备考表。

档号序号200101-8400-0101归档章样式：

归档章样式：

归档章样式：

归档章样式：

山东绿苑市政园林建设有限公司山东绿苑市政园林建设有限公司3.2.13.2.1编制卷内目录编制卷内目录

（1）序号：

以一份文件为单位，用阿拉伯数字从“1”依次标注；

（2）责任者：

填写文件的直接形成单位（即盖公章的单位）或个人，有多个责任者时，选择主要责任者，其余用等代替；竣工图的“责任者”应填写竣工图章上的施工单位，如设计院重新出图，则填写设计单位；合同协议类需填双方（或三方）责任单位；（3）文件编号：

填写工程文件原有的文号或图号；（4）文件材料题名：

填写文件材料的全称；（5）日期：

填写文件形成的日期；（6）页次：

填写文件在卷内所排的起始页码，最后一份文件填写起止页码；（7）页数：

填写该份文件的页数。

示例：

单份文件装订、整卷装订山东绿苑市政园林建设有限公司山东绿苑市政园林建设有限公司3.2.23.2.23.2.23.2.2编制卷内编制卷内编制卷内编制卷内备考表备考表备考表备考表（11）卷内备考表主要标明：

卷内文件的件数、总页数、）卷内备考表主要标明：

卷内文件的件数、总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明；说明；（22）立卷人应由该案卷组卷人员签名；）立卷人应由该案卷组卷人员签名；（33）立卷日期应填写该案卷组卷完成日期；）立卷日期应填写该案卷组卷完成日期；（44）检查人应由案卷质量审核者签名；）检查人应由案卷质量审核者签名；（55）检查日期应填写审核的日期；）检查日期应填写审核的日期；（66）互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管）互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档