信息系统工程监理中项目变更的有效控制.doc

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信息系统工程监理工程师论文

信息系统工程监理中项目变更的有效控制

摘要：

关键词：

变更控制是信息系统工程监理工作中的一项重要内容，变更常伴随着建设合同价格的调整及实施进度的调整，是合同双方利益的焦点，因此，合理确定并及时处理好项目变更，既可以减少不必要的纠纷，保证合同的顺利实施，又有利于业主对工程造价的控制。

变更产生的原因分析

对于项目本身，由于其本身新技术的发展速度较快，采用的技术手段更新速度快，一方面是由于建设单位本身提出的需求根据时代变化在发生变化;另一方面，承建单位也要根据建设单位的要求，适当地调整技术方案，这样就决定了信息系统工程在建设过程中变更的频繁。

不管项目在准备阶段的工作做得如何细致、全面，在项目实施过程中仍然会遇到各种预料之外的变化。

监理对可能发生的变更要保持预控能力，要有防患于未然的应对措施，要对建设单位提出具体的建议，也要对承建单位提出明确的要求。

监理对变更也要具有快速反应能力，以应付各种突然的变化。

相对其他的建设项目，信息系统工程在实施阶段的变更是工作量最大的一个阶段，因此，变更控制主要针对项目实施过程做重点阐述。

项目实施阶段，在变更控制方面加强管理，随时进行变更处理，对可能出现的变更实现有效的控制，达到既定的项目目标。

一般情况下，造成系统工程变更的原因有以下几个方面:

•项目外部环境发生变化，例如政府政策的变化。

•项目总体设计，项目需求分析不够周密详细，有一定的错误或者遗漏。

•新技术的出现、设计人员提出了新的设计方案或者新的实现手段。

•建设单位由于机构重组等原因造成业务流程的变化。

控制项目变更的措施

控制项目变更的基本措施如下：

对变更申请快速响应

项目变更是正常的、不可避免的。

在项目实施过程中，变更处理越早，损失越小;变更处理越迟，难度越大，损失也越大。

项目在失控的情况下，任何微小变化的积累，最终都会对项目的质量、成本和进度产生较大影响，这是一个从量变到质变的过程，因此监理单位在接到变更申请之后，要快速按照变更处理程序进行变更处理，并迅速下达是否可以进行变更的监理通知。

任何变更都要得到三方确认

任何变更都要得到三方（建设单位、监理单位和承建单位）书面的确认，并且要在接到变更通知单之后才能进行，严禁擅自变更，在任何一方或者两方同意下做出变更而造成的损失应该由变更方承担。

明确界定项目变更的目标

变更的真实目的是为了解决问题，如果变更后项目的目标模糊不清，那么在实施过程中就难以确定努力的方向，即使完成了项目，也难以确定完成的目标是否真的达到当时想象中的目标。

防止变更范围的扩大化

对项目变更范围要有明确的界定，而且三方对变更范围的理解上没有任何的异议。

三方都有权提出变更

一般地说，承建单位和建设单位是变更的主要申请方，但是并不是说监理单位就不可以提出变更，监理单位也可以根据项目实施的情况，提出变更，比如在监理过程中发现了前期设计的缺陷，发现原来计划采购的设备有了更新的产品，而且价格下降，这时也要主动提出变更申请。

加强变更风险以及变更效果的评估

变更对项目质量、进度、成本都会产生影响，要多方面评估变更的风险，制定详细的变更风险处理措施，并且要对变更实施过程进行监控，对变更实施效果进行评估，如果发现异常情况，要及时中止变更，对变更重新进行评估。

及时公布变更消息

只有项目的关键人员才清楚和控制着项目变更的全过程，而其他人员未获得项目变更的全面信息，因此在决策层做出变更决策时，应及时将变更信息公之于众，这样才能调整所有人员的工作，朝着新的方向努力。

选择冲击最小方案

项目的目标、预算、项目的进度以及承建单位是决定项目计划的主要因素，做出项目变更时，力求在尽可能小的变动幅度内对这些主要因素进行微调。

如果它们发生较大的变动，就意味着项目计划的彻底变更，这会使目前的工作陷入瘫痪状态。

项目变更处理程序

项目监理机构应按下列程序处理工程变更：

l 设计单位对原方案设计存在的缺陷提出的项目变更，应编制方案设计变更文件；项目建设单位或承建单位提出的项目变更，应提交总监理工程师，由总监理工程师组织监理工程师审查，审查同意后，应由建设单位转交原方案设计单位编制方案设计变更文件。

当工程变更涉及信息安全、知识产权保护等方面时，应按规定经有关单位审批。

l 项目监理机构应了解实际情况和收集与项目变更有关的资料。

l 总监理工程师必须根据实际情况、设计变更文件和其它有关资料，按照实施合同的有关条款，在指定监理工程师完成下列工作后，对项目变更的费用和工期做出评估：

1、 确定变更项目与原项目之间的类似程度和难易程度；

2、 确定变更项目的工作量；

3、 确定变更的单价或总价。

l 总监理工程师应就项目变更费用及工期的评估情况与承建单位和建设单位进行协调。

l 总监理工程师签发工程变更单，工程变更单应符合附录《工程变更审批表》的格式，并应包括：

1、 变更要求；

2、 变更说明；

3、 变更费用和工期；

4、 必要的附件等内容，有设计变更文件的变更应附设计变更文件。

5、 项目监理机构应根据项目变更单监督承建单位实施。

项目变更处理要求

l 项目监理机构处理项目变更应符合下列要求：

1、 项目监理机构在项目变更的质量、费用和工期方面取得建设单位授权后，总监理工程师应按实施合同规定与承建单位进行协商，经协商达成一致后，总监理工程师应将协商结果向建设单位通报，并由建设单位与承建单位在变更文件上签字；

2、 在项目监理机构未能就项目变更的质量、费用和工期方面取得建设单位授权时，总监理工程师应协助建设单位和承建单位进行协商，并达成一致；

3、 在建设单位和承建单位未能就工程变更的费用等方面达成协议时，项目监理机构应提出一个暂定的价格，作为临时支付工程进度款的依据，该项工程款最终结算时，应以建设单位和承包单位达成的协议为依据。

l 项目承建单位处理项目变更应符合下列要求：

l 在总监理工程师签发工程变更单之前，承建单位不得实施程变更；

l 未经总监理工程师审查同意而实施的项目变更，项目监理机构不得予以计算工程量。

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