用友U8培训手册培训操作技巧.docx
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用友U8培训手册培训操作技巧
第1章系统管理
一、进入系统管理
在应用服务器端,运行程序组-用友ERP-U8-系统服务-系统管理,进入系统管理界面。
以系统管理员admin身份注册,可以完成建立新帐套、帐套的输出导入、帐套的备份及用户权限的设置等功能;以帐套主管的身份注册,可以完成帐套的修改、年度帐的建立、输出及引入等功能。
二、增加角色及操作员
角色管理:
在系统管理中,建立若干个角色,一个角色相当于一个用户组:
双击一个角色,可以选择属于该角色的用户。
一个角色可以包括若干用户,具有相同的权限,从事相同的工作。
用户管理:
在系统管理中,用户管理可以建立若干用户,包括使用系统的所有用户:
双击一个用户可以修改该用户的口令,设置该用户所属角色,一个用户可以属于多个角色,具有多个角色的权限:
三、建立帐套
建立新帐套:
打开“创建帐套”向导;根据向导提示,键入单位帐套信息(企业类型、行业性质、帐套主管、辅助核算),单击“完成”按钮。
单击帐套下的新建菜单,进入新建帐套的功能:
输入新建的帐套号及帐套名称后,单击下一步:
输入企业的相应信息后,单击下一步,选择企业类型、行业性质、账套主管,及是否要预置科目:
选择相应的选项后,单击下一步,设置存货、客户及供应商是否要分类管理,以及是否有外币核算:
勾选后单击完成,系统开始新建帐套,然后进行编码方案的设置:
保存后进入数据精度的设置:
单击保存后,进行功能模块的选用:
功能模块选用后,新帐套建立完毕。
四、分配使用权限
设置角色和用户的权限可以针对具体帐套和年度帐。
针对每一个模块的具体信息的新增、修改、删除、查询等功能设置。
执行“权限→权限”命令,打开“操作员权限”界面;选中相对应的帐套及会计年度,再选中一个操作员(操作员列表),在“权限”栏中会显示该操作员的明细使用权限。
选中要设置期限的操作员(操作员列表),单击工具栏上的“修改”按钮,系统弹出“增加和调整权限”界面,双击“产品分类选择”栏中的模块名称,则会增加对应模块的所有明细权限;双击“明细权限选择”栏中的所属模块的明细权限,可以只增加明细权限。
权限设置很灵活,可以自由设置。
五、修改帐套
打开“系统管理”窗口;执行“系统→注册”命令,系统弹出“注册〖控制台〗”界面,在用户名栏中键入【帐套主管】编码并输入密码,单击“确定”按钮。
执行“帐套→修改”命令,系统弹出“修改帐套”向导,可以根据修改向导修改已启用帐套的信息。
六、备份账套
用Admin的身份登陆系统管理,执行“帐套→输出”命令,系统弹出“帐套备份”界面,选择要输出的帐套,单击“确定”按钮即可(备份到硬盘的路径自己选择)。
设置自动备份计划:
执行“系统→设置备份计划”命令,系统弹出“备份计划设置”界面;单击工具栏上的“增加”、“删除”、“修改”按钮可以进行自动备份计划设置。
单击“增加”按钮,录入计划编号、计划名称、备份类型、发生频率、开始时间、保留时间等信息,在“请选择帐套和年度”列表选中要备份帐套和年度前面的复选框,再单击“增加”按钮。
七、恢复账套
用Admin的身份登陆系统管理,执行“帐套→引入”命令,系统弹出“恢复账套数据”对话框,找到硬盘备份路径,选中备份文件,单击“打开”按钮。
八、建立年度帐
用【帐套主管】的身份登陆系统管理,执行“年度帐→建立”命令,系统弹出“建立年度帐”界面,单击“确定”按钮,系统开始传输基础数据建立新年度帐,单击“确定”建立年度帐成功。
用【帐套主管】的身份登陆系统管理,执行“年度帐→输出”命令,系统弹出“输出年度帐”界面,单击“确定”按钮,系统开始输出年度帐(也可以删除年度帐)。
用【帐套主管】的身份登陆系统管理,执行“年度帐→引入”命令,系统弹出“引入年度数据”界面,选中备份路径中备份文件,单击“打开”按钮。
九、清除异常任务
由于错误操作或者不正常关机,系统会产生一些异常运行状态,导致不能录入期初余额、填制凭证、反记账、报表查询等工作。
请用Admin的身份登陆系统管理,执行“视图→清除异常任务”命令,清除异常状态;执行“视图→清除单据锁定”命令,清除单据锁定状态。
第2章基础设置
进入企业应用平台,输入“用户名”(用户编码)和“密码”进入对应帐套。
点击[基础设置]进行系统应用前相关基础设置。
一、基本信息
执行“基础设置→基本信息→编码方案”命令,打开“分类编码方案”界面,根据企业的实际需求更改分类编码方案,修改完成后,单击“确定”按钮进行保存即可。
编码方案主要是设置相关基础设置的级次以及每一级的位长。
如会计科目设置为4-2-2,代表在设置会计科目档案时最多可以设置为3级,第一级的长度是4位,第二级是2位,第三级也是2位,如10020101。
执行“基础设置→基本信息→数据精度定义”命令,打开“数据精度定义”界面,根据实际需求修改数据精度后,单击“确定”按钮进行保存即可。
二、机构设置
执行“基础设置→基础档案→机构人员→部门档案”命令,打开“部门档案”界面,键入“部门编码”、“部门名称”等信息,单击工具栏上的“保存”按钮进行保存即可。
执行“基础设置→基础档案→机构人员→人员档案”命令,在“人员档案”界面,选择部门后直接增加职员即可。
三、客商信息
执行“基础设置→基础档案→客商信息→客户分类”命令,打开“客户分类”界面,键入“类别编码”、“类别名称”等信息,单击工具栏上的“保存”按钮进行保存即可。
执行“基础设置→基础档案→客商信息→客户档案”命令,在“客户档案”界面,单击工具栏上的“增加”按钮增加客户档案;单击“设置”按钮可以设置客户档案显示内容。
供应商分类的设置、供应商档案的建立过程同上,不再重复说明;执行“基础设置→基础档案→客商信息→地区分类”命令,可以根据需要增加往来单位的区域划分设置。
四、财务
执行“基础设置→基础档案→财务→会计科目”命令,打开“会计科目”窗口,单击工具栏上的“增加”、“修改”、“删除”按钮完善会计科目设置,或进行科目辅助核算设置。
执行“编辑→指定科目”命令,在“指定科目”界面将“现金”指定到“现金总账科目”;“银行存款”指定到“银行总账科目”,现金流量科目根据单位需要设置。
会计科目设置了“金额式、外币金额式、数量金额式、数量外币式”4种帐页格式;提供了“部门核算、个人往来、客户往来、供应商往来、项目核算”及16个自定义项作为辅助核算。
执行“基础设置→基础档案→财务→凭证类别”命令,打开“凭证类别预置”界面,选择“分类方式”中所列的单选按钮,例如“记账凭证”再单击“确定”按钮即可。
执行“基础设置→基础档案→财务→项目目录”命令,打开“项目档案”界面,单击工具栏上的“增加”按钮,选中“现金流量项目”单选按钮,单击“下一步”按钮即可。
【注意】:
指定现金流量科目,增加现金流量项目后填制凭证时会提示采集现金流量数据(或单击“流量”按纽,手工增加现金流量数据);其他会计科目设置“项目核算”辅助核算后,在“项目档案”界面进行“项目分类定义”增加“项目目录”才能正常使用,例如“在建工程”科目。
执行“基础设置→基础档案→财务→外币种类”命令,打开“外币设置”界面,录入“币符”、“币名”、“折算方式”、“汇率小数位”及“外币最大误差”信息,单击“增加”按钮。
五、收付结算
执行“基础设置→基础档案→收付结算→结算方式”命令,打开“结算方式”界面,录入常用的“结算方式编码”、“结算方式名称”信息,单击工具栏上的“增加”按钮。
执行“基础设置→基础档案→收付结算→付款条件”命令,打开“付款条件”界面,录入“付款条件编码”、“信用天数”、“优惠率”等信息,单击工具栏上的“增加”按钮。
执行“基础设置→基础档案→收付结算→开户银行”命令,打开“开户银行”界面,录入“编号”、“开户银行”、“银行帐号”信息,单击工具栏上的“增加”按钮。
六、常用摘要
执行“基础设置→基础档案→其他→常用摘要”命令,录入“常用摘要编码”、“常用摘要名称”、“相关科目”信息,单击工具栏上的“增加”按钮即可。
第3章总账系统
一、选项设置
执行“业务工作→财务会计→总账→设置→选项”命令,切换至“选项”界面的“凭证”标签页,设置“制单控制”、“凭证控制”、“凭证编号方式”等功能,请根据单位具体需要进行设置。
二、录入期初余额
执行“总账→设置→期初余额”命令,打开“期初余额录入”界面,录入相应会计科目的余额及发生额数据;录入期初余额完毕,一定要单击“试算”按钮验证是否试算平衡。
三、填制凭证
在“总账”流程导航界面,点击“填制凭证”图标打开“填制凭证”窗口,单击工具栏上的“增加”按钮(或直接按下
键),选择“凭证类别”、修改“制单日期”、录入“附单据数”信息,再录入“摘要”、“科目名称”、“金额”(辅助核算)等信息,单击“保存”按钮即可。
【即时查询余额】:
填制凭证时,录入相关会计科目,单击工具栏上的“余额”按钮,系统会显示该科目“最新余额一览表”以方便即时查询科目的最新余额。
【插入/删除分录】:
填制凭证时,单击工具栏上的“插分”按钮可以在2条分录之间插入一条空白分录;单击“删分”按钮可以删除一条有数据的会计分录。
【生成红字冲销凭证】:
填制凭证时,执行“制单→冲销凭证”命令,打开“冲销凭证”界面,选择1帐记账的凭证,单击“确定”按钮会快速生成红字冲销凭证。
【生成常用凭证】:
填制凭证时,执行“制单→生成常用凭证”命令,打开“生成常用凭证”界面,录入“代号”、“说明”信息,单击“确定”按钮生成常用凭证。
【调用常用凭证】:
录入凭证界面,执行“制单→调用常用凭证”命令或
快捷键,打开“调用常用凭证”界面,键入“常用凭证代号”单击“确定”按钮生成凭证。
四、修改凭证
没有进行出纳签字、主管审核的凭证,直接修改保存即可;使用“客户往来”等辅助核算凭证,光标放至相应会计分录,点击“备注”栏辅助信息,进行相应修改即可。
【作废/恢复凭证】:
填制凭证窗口,点击“上张”、“下张”方向箭头找到要作废/恢复凭证,执行“制单→作废/恢复凭证”命令,可以作废/恢复单张凭证。
【删除凭证】:
先执行“制单→作废/恢复凭证”命令作废凭证,然后执行“制单→整理凭证”命令,选择凭证期间,打开“作废凭证表”单击“全选”按钮,最后单击“确定”按钮即可删除作废凭证;单击“是”按钮整理凭证断号,反之单击“否”按钮。
【注意】:
只有主管未审核、出纳未签字、未记账前的凭证可以修改;已经审核、签字、记账的凭证,只有在反结账、反记账、取消签字和审核状态后才可以修改凭证。
五、审核凭证
点击“总账→凭证→审核凭证”,在“审核凭证”界面选择要审核凭证月份,单击“确定”按钮;在“凭证审核”列表,双击打开一张凭证,单击工具栏上的“审核”按钮审核单张凭证;执行“审核→成批审核凭证”命令,成批审核未审核凭证。
单击“取消”按钮取消审核单张凭证;执行“审核→成批取消审核”命令,成批取消审核。
【注意】:
审核凭证与取消审核凭证必须是同一操作员,制单与审核不能为同一操作员。
六、记账
点击“总账”流程导航界面的“记账”图标,打开“记账”凭证列表,根据向导单击“下一步”按钮,单击“记账”按钮进行试算平衡,单击“确定”按钮进行记账。
执行“总账→期末→对帐”命令,在“对帐”界面同时按下
+
键,系统弹出“恢复记账前状态功能已被激活”提示信息,单击“确定”按钮;执行“总账→凭证→恢复记账前状态”命令,选择恢复方式,单击“确定”按钮;输入账套主管口令,单击“确定”按钮进行反记账。
七、月末转账
执行“总账→期末→转账定义→期间损益”命令,打开“期间损益结转设置”界面:
首先选择凭证类别,接着选择本年利润科目(一般是3131),最后单击“确定”按钮(初始化工作)。
点击“总账”流程导航界面的“月末转账”图标,打开“转账生成”界面:
选择“结转月份”、“期间损益结转”、“结转类型”单击“全选”按钮再单击“确定”按钮。
八、月末结账
点击“总账”流程导航界面的“结账”图标,打开“结账”向导,单击“下一步”按钮,单击“对帐”按钮(试算对帐),单击“下一步”按钮,单击“结账”按钮进行月末结账。
结账逆向操作,打开“结账”向导,选中最后1个已结账月份,同时按下
+
+
按钮,输入账套主管口令(只有账套主管有权限反结账),单击“确定”按钮反结账。
第4章财务报表
财务报表可以完成制作表格、数据运算、图形制作、打印等电子表的所有功能,适用于各行业的财务、会计、人事、计划、统计、税务、物资等部门(自定义报表)。
一、术语说明
【关键字】:
是游离于单元之外的特殊数据单元,可以唯一标识一个表页,用于在大量表页中快速选择表页。
从用友软件帐务系统、业务系统取数报表必须设置关键字。
系统共提供了6种关键字,关键字的显示位置在格式状态下设置,关键字的值则在数据状态下录入,每个报表可以定义多个不重复的关键字:
◆单位名称:
字符(最大28个字符),为该报表的表页编制单位的名称;
◆单位编号:
字符型(最大10个字符),为该报表的表页编制单位的编号;
◆年:
数字型(1980~2099),反映该报表的表页的年度值;
◆季:
数字型(1~4),反映该报表的表页的季度值;
◆月:
数字型(1~12),反映该报表的表页的月份值;
◆日:
数字型(1~31),反映该报表的表页的日期。
【格式状态】:
在格式状态下设计报表的格式(行高列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字)及报表的单元公式(计算公式)、审核公式、舍位平衡公式。
在格式状态下所做的设置对本报表所有的表页都发生作用,但是不能进行数据的录入、计算等操作;只可以看到的是报表的格式,报表的数据全部都隐藏了。
【数据状态】:
在数据状态下管理报表的数据,如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、做图形、汇总、合并报表等。
在数据状态下不能修改报表的格式。
在数据状态下时,所能看到的是报表的全部内容,包括格式和数据:
◆表头:
表头的涵义就是来反映这张报表的性质。
例如:
资产负债表、损益表等。
◆表体:
是由很多单元格组成的。
单元是组成报表的最小单位,单元名称由所在行、列标识。
行号用数字1-9999表示,用字母A-IU表示的是列标。
【单元公式】:
在格式状态下,执行“数据→编辑公式→单元公式”命令,可以根据“定义公式”向导使用“帐务函数”及“数学运算符”编辑报表单元的数据公式。
【审核公式】:
用于审核报表内或报表之间的勾稽关系是否正确,需要用“审核公式”菜单项定义。
执行“数据→编辑公式→审核公式”命令,编辑报表间勾稽关系。
【组合单元】:
在格式状态下,执行“格式→组合单元”命令,可以将同一行/列相邻的几个单元(多行多列的平面区域)组合为一个大的单元。
组合单元的名称可以用区域的名称或区域中的单元的名称来表示。
例如把B2到B3定义为一个组合单元,这个组合单元可以用“B2”、“B3”、或“B2:
B3”表示。
【区域画线】:
在格式状态下,执行“格式→区域画线”命令,可以将同一行/列相邻的几个单元(多行多列的平面区域)画上“网线”、“横线”、“竖线”等方式显示。
【格式设计】:
在格式状态下,执行“格式→表尺寸”命令,可以设置表的行数、列数;执行“格式→行高/列宽”命令,可以设置表的行高、列宽;单击“确认”保存。
【单元属性】:
在格式状态下,执行“格式→单元属性”命令,可以设置单元类型、字体图案、对齐方式、边框的显示方式(在设置自定义报表时非常有用)。
【报表计算】:
格式状态下定义好单元公式,进入数据状态后,当前表页的单元公式将自动运算并显示结果;当单元公式中引用单元的数据发生变化时,公式也随之自动运算并显示结果。
执行“数据→表页重算”命令,重新计算所有表页的单元公式。
二、生成报表
执行“文件→新建”命令,选择“模板分类”及行业报表模板(例如:
新会计制度行业、资产负债表),单击“确定”按纽,打开财务报表模板,切换至“数据”状态。
执行“数据→帐套初试”命令,选择“会计年度”及“帐套号”单击“确定”按纽;执行“数据→关键字录入”命令,录入关键字单击“是”按纽生成财务报表数据。
生成财务报表数据后,执行“文件→另存为”命令,另存到专门的财务报表文件夹;调整报表行高、列宽、单元属性等格式,执行“数据→关键字偏移”命令,调整关键字位置;执行“文件→打印设置”命令,调整打印位置并“打印”出财务报表。
三、自定义报表
制作一张自定义报表,例如“主营业务利润明细表”要求有数量、单价、成本。
1单击“新建”按纽,新建一张空白报表;执行“格式→组合单元”命令组合行所在列,录入表头:
“主营业务利润明细表”并居中显示。
2组合第二行所在几列,录入单位名称:
北京嘉昌盛融石化有限公司;执行“数据→关键字→设置”命令,增加“年”和“月”关键字,必须设置。
3执行“格式→区域画线”命令,将表体单元区域画上网线,录入表体显示文字;执行“数据→编辑公式→单元公式”命令,根据向导设置单元取数公式。
4执行“数据→帐套初始”命令,指定取数的帐套及会计年度信息,单击“确定”按纽;执行“数据→关键字→录入”命令,录入关键字单击“确认”生成报表。
5执行“文件→页面设置/打印设置”命令,调整打印页面及打印相关设置,单击“打印”按扭打印报表;执行“文件→另存为”命令保存自定义报表。
第5章凭证账簿
一、查询凭证、账簿
【查询凭证】:
执行“业务工作→财务会计→总账→凭证→查询凭证”命令,单击“确认”查询凭证。
【查询账簿】:
执行“业务工作→财务会计→总账→账簿查询→总账”命令,查询总账、余额表、明细账等账簿;执行“总账→辅助查询→个人往来清理”命令,查询“个人”、“部门”账簿。
执行“往来→账簿→客户余额表→客户余额表”命令,查询“客户往来”、“供应商往来”账簿;或在“往来管理”流程导航的“工作台”进行相关账簿查询。
执行“现金→现金管理→日记账→现金日记账”命令,查询“现金银行”出纳账簿;或在“现金银行”流程导航的“工作台”进行相关出纳账簿查询。
执行“项目→账簿→项目总账→项目科目总账”命令,查询“项目管理”项目账簿;或在“项目管理”流程导航的“工作台”进行相关项目管理账簿查询。
二、打印凭证、账簿
使用新式配套耗材的用户,执行“业务工作→财务会计→总账→设置→选项”命令,切换至“账簿”标签页,选中“凭证、账簿套打”复选框,选择“非连续”单选按纽,单击“确定”按纽。
执行“总账→设置→总帐套打工具”命令,使用该工具调整凭证、账簿打印效果。
【打印凭证】:
执行“总账→凭证→打印凭证”命令,单击“打印”打印凭证。
【打印账簿】:
执行“总账→账簿打印”命令,打印总账、余额表、明细账、多栏帐、日记账;执行“总账→辅助账簿打印”命令,打印部门多栏明细账、个人明细账。
执行“往来→打印”命令,打印客户往来明细账、客户往来多栏帐、供应商往来明细账、供应商往来多栏帐。
执行“现金→账簿打印”命令,打印现金日记账、银行日记账。
执行“项目→打印”命令,打印项目三栏明细账、项目多栏明细账。
【注意】:
使用针式打印机的用户,在“账簿”标签页,选中“凭证、账簿套打”复选框,选择“连续”单选按纽,也可以通过总账套打工具调整凭证、账簿打印效果。