沟通管理制度.docx

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沟通管理制度

沟通管理

受控状态：

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发放编号：

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生效日期：

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生效日期准核审更改页次/章节版本/修改次第批编制

A/00

目的1.

制定本程序的目的在于规范公司对内、对外的沟通渠道，理顺执行程序和沟通程序，确保公司各项工作高质量、高效率地完成。

2.范围

本程序适用于各部门之间及公司对外的沟通。

3.定义

沟通：

公司内部部门之间、专业之间、岗位之间为完成特定工作而发生的指令、需求、联络、磋商、回复等；公司与外部的联络等。

4.职责

本规定由行政部负责监督，各部门负责执行。

5.程序

对内沟通5.1.对内沟通方式分为口头沟通和书面沟通。

5.1.1.正式沟通与重大事项沟通必须采用书面形式（见《通知》、《沟通联络单》、《呈报审批件》），并有双方责任人的签字。

5.1.2.所有书面沟通必须有正式的回执，回执内容主要包括沟通事项落实情况、落实时间、所提供材料的清单及责任人的签字，详见《沟通联络回执》。

5.2.对内沟通流程

需求部门提出需求。

重大事情填写《沟通联络单》送交相关部门，呈请总经理的文件用5.2.1.

《呈报审批件》。

相关部门必须保质、保量、高效落实会议决定或领导意见。

5.2.2.

5.2.3.《呈报审批件》、《沟通联络单》、《沟通联络回执》由收、发部门各保留一联。

各部门间收发的文件必须按照公司规定进行编号。

无编号或编号错误、不清的发文，收文部门有权拒收。

提案5.3.

提案的范围5.3.1.对于公司的各项规章制度、管理办法提出具体改善建议，有助于经营管理效能提高者。

5.3.1.1.

5.3.1.2.对于公司各项作业方法、程序、报表等，提供改善意见，具有降低成本、简化作业、提高工作效率的功效者。

5.3.1.3.对于公司未来经营的研究发展等事项，提出研究报告，具有采纳价值或效果者。

5.3.1.4.有关机器设备使用、维护保养方法的改善、革新者。

5.3.1.5.废料、废品的回收利用。

5.3.1.6.促进安全作业，预防灾害发生等。

5.3.2.提案内容如属于下列范围，为不适当提案，不予处理：

攻击团体或个人的提案。

5.3.2.1.诉苦或不适当地要求改善待遇者。

5.3.2.2.

5.3.2.3.与曾被提出或采用过的提案内容相同者。

5.3.2.4.与法律法规抵触者。

5.3.3.提案的过程，提报行政部或、提案人或部门应填写规定的提案表，如《呈报审批件》《合理化建议单》相关部门。

提案受理部门应尽快予以批复。

对采纳的提案，应回复《合理化建议采用通

知单》，并给予提案人或部门适当的奖励。

5.4.投诉

商场设立总经理投诉信箱，用于受理商场内部、外部各种投诉，由行政部每日查收一次，5.4.1.

上报总经理。

5.4.2.公司内部投诉应按照逐级投诉的原则，重大事件及疑难事件方可投诉至行政部及总经理处。

5.4.3.对于外部投诉事件，由行政部牵头，其他相关部门协助调查，快速果断地给予处理，并将处理结果上报总经理。

6.记录

《通知》，由相关部门负责保存，保存期限为16.1.年。

《沟通联络单》，由相关部门负责保存，保存期限为6.2.1年。

《沟通联络回执》，由相关部门负责保存，保存期限为1年。

6.3.

《呈报审批件》，由相关部门保存，保存期为1年。

6.4.《合理化建议单》，由行政部保存，保存期为1年。

6.5.

《合理化建议采用通知单》，由行政部保存，保存期为6.6.1年

相关文件7.《文件管理》。

8.附录

附录一《通知》

《沟通联络单》附录二

附录三《沟通联络回执》

附录四《呈报审批件》

附录五《合理化建议单》

附录六《合理化建议采用通知单》

附录一：

通知

编号：

A/00版本号：

编号：

发文部门代号-年份流水号（5位）内部编号：

200//页数：

第页/总页

收文部门招商企划部

财务信息部物业保安部沟通管理

商管部

页次/总页数批准：

行政部

7/11

签收人日期抄送

收文部门签收人号编号：

本版

主题：

关于XXXX的通知

各部门：

（部门）

（日期）

拟编:

审核：

批准：

附录二：

沟通联络单

编号：

A/00版本号：

页页/总页数：

第-编号：

发文部门代号-收文部门代号年份流水号（5位）

日期□抄送缓□急紧急程度□加急

主题：

关于

（部门）

（日期）:

拟编．审核：

批准：

A本号编号：

版00修改次第附录三:

沟通联络回执

编号：

版本号：

A/00

页位）-年份流水号（5/页总页数：

第收文部门代号编号：

发文部门代号-

收文部门

签收人日期对应源文件编号抄送

主题：

关于

（部门）

（日期）

拟编:

审核：

A00修改次第沟通管理8/11

页次/总页数

:

附录四呈报审批件

号：

编

版本号：

A/00

:

呈报：

主题：

页/总页第位）（-编号：

发文部门代号年份流水号5页数：

内容:

（部门）

（日期）

编号：

版本号A

00修改次第沟通管理9/11

总页数/页次．

附录五:

合理化建议单

编号：

A/00版本号：

目标：

编号：

提议部门/

人：

事由及改善建议：

（提议人签章）

A

00修改次第沟通管理页次10/11

/总页数

:

附录六

合理化建议采用通知单

A/00版本号：

编号：

建议书提案人提案内容编号

提案人所在部门

提案人电话

姓名

上列合理化建议方案已于年月日第次评定会议决议采用，请尽速实施，有关设备改善请开设备申请单，改善方法细节请联络提案人说明。

此致

行政部

年月日

版本号A

00修改次第沟通管理总页数/页次11/11