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某集团入伙流程作业指导书

某集团入伙流程作业指导书

金地集团上海公司程序文件

文件编号

版本号

1.0版

生效日期

2007.10

入伙流程作业指导书

修改状态

修订情况

修改人

修改日期

起草

职务

日期

核对

职务

日期

审核

职务

日期

签发

职务

日期

金地上海公司入伙流程

一、目的

1.规范和统一项目入伙的工作流程，确保项目的入伙工作顺利、高效完成。

明确各职能部门在项目入伙期间的工作。

2.通过规范统一的工作流程提升金地的品牌价值。

3.为业主更好的服务，提高客户中意度。

二、适用范畴

　适用于金地集团上海公司各个项目及各都市公司。

三、

入伙流程图

四、流程框架及责任部门说明

入伙步骤

责任说明

责任部门

开始时刻

物业前期工程介入

工程主管与查验工程人员聘请到位

查验收全部工程接管情形

对查验出的问题跟进地产整改

物业项目治理部

入伙前6个月

项目发出入伙会议通知

由入伙项目向各个职能部门发出入伙通知

入伙项目工程部

入伙前3个月

物业客服中心筹建

治理处班子建立，各项制度建立

要紧治理人员聘请到位

一线职员开始聘请

物业项目治理部

入伙前3个月

实测报告出台

办理交付使用许可证

实测报告出台并办理完成交行客户服务中心及物业治理处

项目工程部报批报建

入伙前3个月

图纸预备及制作〝两书〞

图纸预备〔建筑、结构、强电、弱电、水〕

图纸审核

项目工程部

入伙前3个月

两书购买

项目工程部

两书样板内容确认

项目设计部

〝两书〞完成

物业治理处

项目自检

项目中心对工程进行自检

项目工程部

入伙前3个月

面积补差

面积差和房款差运算

面积统计后与客户提早沟通〔提早化解矛盾〕

项目营销部

入伙前2个月

面积差、房款差复核

复核表格盖章、交客户服务中心

财务部

物业费运算

物业费运算

物业治理处

入伙前2个月

物业费复核并将运算表格盖章交客户服务中心

物业财务部

业主文件预备

«装修指南»、«业主临时公约»完稿＼确认

文件预备〔钥匙收条等〕

物业项目治理部

入伙前2个月

«业主手册»完稿

«装修指南»、«业主临时公约»、«业主手册»印刷完成

项目营销部

工程移交

房屋移交完成〔给物业〕

公共区域移交〔给物业〕

入伙物品（钥匙等）交给物业治理处

工程档案移交给物业治理处（竣工验收单等）

智能化系统移交给物业治理处

项目工程部

入伙前2个月

网上楼栋信息输入

电子密码的申领交项目营销部

信息输入

项目营销部

入伙前2个月

修理基金缴纳

修理基金备案

修理基金缴费及凭证的取得〔指小业主需要缴费条〕

项目工程部报批报建

入伙前2个月

入伙收取费用清单

物业收费提交给客户服务中心〔费用告知单〕

物业治理处

入伙前2个月

地产收费提交给客户服务中心

项目工程部

可办理入伙的业主名单

给客户服务中心提供名单

客户分批（规避问题客户）

项目营销部

入伙前2个月

入伙答客问汇编

物业相关问题收集及答案

物业治理处

入伙前1个月

营销相关问题收集及答案

项目营销部

工程相关问题收集及答案

项目工程部

审核后培训

客户服务中心

规避投诉风险

组建现场投诉快速反应小组及人员安排

项目工程部

入伙前1个月

销售承诺清理（所有楼书、销售人员口头承诺及其他销售宣传资料中内容清理）

项目营销部

入伙期间人员组织方案

物业入伙工作人员安排提交客户服务中心

物业项目治理部

入伙前1个月

全体入伙工作人员安排（各部门入伙人员安排汇总整理）

项目工程部

保修流程及相关责任人

流程编制及责任人确定〔公司模版基础上编制流程〕

项目工程部

入伙前1个月

寄出入伙通知书

«入伙通知书»的填写

客户收件地址的确认

是否收到收楼通知的确认

项目营销部

入伙前10天

寄出通知

物业治理处

封楼开荒

封楼开荒完成

物业治理处

入伙前10天

入伙现场布置

现场布置方案

现场布置完成

现场导示牌及公示内容

项目营销部

入伙前7天

入伙预演

全体入伙工作人员预演

项目工程部

入伙前7天

入伙当天

按照分工，及时快速的完成入伙工作

各参加入伙部门

入伙当天

五、入伙当天流程

5.1入伙当天对所有参加入伙人员的要求：

5.1.1所有参加入伙人员须在入伙开始前半小时到达入伙现场并做好预备工作。

5.1.2所有工作人员对待业要紧热情细心，关于业主提出的问题要予以耐心解答。

5.2入伙当天对现场布置的要求：

5.2.1在入伙现场的入口处须要有明确的指示牌公示当天入伙流程并告知业主在收楼之后依旧享有的权益。

5.2.2在入伙现场的入口处须要有明确的指示牌明确业主的投诉渠道。

5.2.3在入伙现场的入口处须公示«住宅交付使用许可证»和«面积实测报告»。

5.3入伙现场流程图

接待

引导业主进入交房流程。

物业公司

身份验证

严格核对合同、托付书、身份证等相关文件。

项目中心营销部

项

缴纳公共修理资金

提供修理基金交纳凭证，并详细告知业主交纳时刻和地点。

项目中心营销部

结清房款

提高效率幸免误差，缩短业主等待时刻。

财务部

交纳物业治理费及相关费用

提高效率幸免误差，缩短业主等待时刻。

物业财务部

签约

认真说明相关文件，清点所移交物品。

物业公司

领取钥匙及相关物品

按单据移交钥匙等相关文件认真清点核实。

物业公司

验房

认真、如实、耐心的记录所验房屋中实际存在的问题，。

物业公司

收楼终止

将整改问题提交项目中心及客户服务中心，并作好追踪记录。

物业公司

六、附件：

6.1：

标准表单

6.2：

物业接管验收作业指导书

物业接管验收作业指导书

1目的

　规范新建物业的交接验收工作，确保交接物业的工作顺利、高效完成。

2适用范畴

　适用于地产公司新建并移交物业公司治理的项目。

3定义

3.1接管验收：

项目中心与物业公司之间按规范所进行的新建房屋、附属设备设施和产权资料转移的验收工作。

3.2物业接管小组：

由物业公司针对小区〔大厦〕的物业接管工作临时成立的工作小组。

4职责

4.1项目中心在入伙前6个月向物业公司发出前期工程介入通知。

4.2地产公司项目中心工程经理组织相关人员，整理楼盘的维保单位明细、资料明细以及实物〔如房屋本体、设施设备、绿化等〕清单。

4.3物业公司成立接管小组，负责接管楼盘的维保单位联系方式〔人/座机号码〕、相关资料及实物清单并清点。

5流程

5.1接管验收的预备工作。

5.1.1项目中心在预备小区〔大厦〕竣工验收资料时，为物业公司的接管移交工作同时预备一套资料，并对预备移交的小区内所有设施设备列出明细清单。

5.1.2物业公司成立接管小组，通常在竣工验收后入伙前3个月左右着手预备接管验收工作；

5.1.3接管验收前的预备。

5.1.3.1项目中心组织会议，确定交接事项、交接进度、双方接口人等；

5.1.3.2项目中心列出移交的资料、维保单位联系人〔方式〕及房屋本体、设备设施等工作打算、分工模板，在入伙前2个月交物业公司接管小组；

5.1.3.3物业公司接管小组提早派人参与物业竣工验收和机电设备最终安装、调试工作；

5.2接管验收标准和验收方法。

5.2.1接管验收要紧是观感验收和使用验收，它侧重观感是否合格、设施设备的使用是否符合业要紧求，减少交房时业主的集中投诉。

5.2.2执行本程序负责工程接管验收的技术成员，须熟悉工程竣工验收方面及物业治理方面等相关的法律、法规和规定。

5.2.3验收标准为建设部«房屋接管验收标准»及业主生活的合理、优化要求。

5.2.4验收方法为观感验收法和使用验收法。

5.3接管验收合格的项目除填写«接管验收表»外，还需在«物业接管验收汇总表»上做好汇总记录。

5.4接管验收整改问题的处理。

5.4.1整改问题的登记确认。

5.4.1.1对资料验收中发觉的资料不全、不真实、不合格等问题，接管验收小组应当将问题逐项记录在各«接管验收表»中并交地产项目中心相关人员签字确认；

5.4.1.2对物业硬件设施接管验收中发觉的不合格等问题，接管验收小组应当将问题逐项记录在各«接管验收表»中，并请地产项目中心相关人员签字确认，并确定整改时刻。

5.4.1.3对资料整改的问题，接管验收小组应当积极同地产项目中心联系补齐；

5.4.1.4除对维保单位的联系方式、联系人及对应的维保范畴等信息接管外，接管小组还应从移交小组处取得维保单位对所负责的维保对象之工作打算〔维保频次、维保深度、维保期限、响应时刻等〕，物业公司与维保单位签定相关协议。

5.4.1.5对物业硬件设施、设备整改问题，一样问题地产项目中心应当在两周内解决；重大问题：

项目中心应当在一个月内解决。

5.4.1.6对项目中心已整改完成的项目，由项目中心及时向物业接管小组发出通知，物业接管小组人员对项目进行再次验收工作，并填写各«接管验收表»，验收合格物业正式移交，物业接管小组那么在«物业接管验收汇总表»上做好记录。

5.4.1.7关于不能解决而阻碍物业治理的问题提交客户服务中心，接管小组应当以备忘的形式将问题登记后交物业公司和地产公司进行备录。

5.4.2全部表单及备忘录一式两份，物业公司和项目中心各执一份。

6支持性文件

6.1«物业治理条例»中华人民共和国国务院令第３７９号

6.2«建设工程质量治理条例»中华人民共和国国务院令第279号

6.3«房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收暂行规定»建[2000]142号

6.4«房屋接管验收标准»建设部建标（1991）第69号

6.5«资料移交名目»

7附件

7.1«维保单位联系人联系方式汇总表»

7.2«整改报修流转单»

7.3«房屋公用部位及设施移交清单»

7.4«室外给排水验收单»

7.5«公共机电设备接管验收单»

7.6«公共建筑/小型设施接管验收单»

7.7«房屋附属设施设备移交清单»

7.8«楼宇给水接管验收记录»

7.9«楼宇电气接管验收记录»

7.10«楼宇建筑接管验收记录»

7.11项目接管验收汇总表

7.12资料移交清单与验收情形

7.13交接问题处理单

6.3：

资料移交名目

1项目建设资料

1.1«国家建设征用土地通知书»及红线图。

〔复印件〕

1.2同意使用土地通知书。

〔复印件〕

1.3建设用地批准书。

〔复印件〕

1.4固定资产投资许可证〔复印件〕

1.5建设工程规划许可证。

复印件

1.6市规划局«建设工程报建审核书»。

〔复印件〕

1.7规划报建图。

〔复印件〕

1.8建筑设计防火审核意见书。

〔复印件〕

1.9物业各分项工程设计方案。

〔复印件〕

1.10建设工程规划验收合格证。

〔复印件〕

1.11建设工程竣工验收质量认定书。

〔复印件〕

1.12建筑工程竣工消防审核意见书。

〔复印件〕

1.13单位工程质量综合评定表。

〔复印件〕

1.14工程建筑埋放线、验线、验收意见书。

〔复印件〕

1.15公共安全技术防范工程设施使用证。

〔复印件〕

1.16通信管线等各分项工程竣工验收书/验收报告。

〔复印件〕

1.17供水协议书。

〔复印件〕

1.18供用电合同。

〔复印件〕

1.19同意供电通知。

〔复印件〕

1.20申请门牌呈批表。

〔复印件〕

1.21通邮申报表。

〔复印件〕

1.22其它相关资料。

2物业产权资料

2.1拆迁资料。

〔复印件〕

2.2销售资料〔业主、产权、位置、建筑面积等〕。

〔复印件〕

2.3其它相关资料。

3

建筑工程技术资料

3.1地质勘察报告。

〔复印件〕

3.2工程合同及开、竣工报告。

〔复印件〕

3.3建筑施工图〔结构、建施、水施、电施、防雷、弱电等〕。

〔原件〕

3.4图纸会审记录。

〔复印件〕

3.5工程设计变更通知（包括质量事故处理记录）。

〔复印件〕

3.6隐藏工程验收签证。

〔复印件〕

3.7沉降观看记录。

〔复印件〕

3.8竣工验收证明书。

〔复印件〕

3.9要紧建筑材料质量保证书〔钢材、水泥等〕。

〔复印件〕

3.10新材料、构配件的鉴定合格证书。

〔复印件〕

3.11砂浆、混凝土试块试压报告。

〔复印件〕

3.12建筑竣工图〔包括总平面图、建筑、结构、水、电、防雷、弱电、设备安装、附属工程及隐藏管线等〕。

〔原件〕

3.13其它项目竣工图〔绿化、景观、二次装修等〕。

〔原件〕

3.14各分项工程施工单位资料〔复印件〕。

必须提供修理承诺书，所提供的报修如有变更应及时通知物业。

3.15各分项工程/隐藏工程验收表/测试报告。

〔复印件〕

3.16其它相关资料。

4设备资料---供电系统

4.1供电系统设备购买、安装合同。

〔复印件〕

4.2供电系统设备制造、安装单位、爱护单位资料。

〔复印件〕

4.3供电系统设备产权所有者及用户的名称和地址。

〔复印件〕

4.4高低压配电柜、变压器、直流操纵屏等设备参数〔型号、数量、重量、额定电压、电流、频率等〕。

〔原件〕

4.5高低压配电柜、变压器、直流操纵屏等设备随机资料〔安装使用说明书、技术图纸、机房布置图、产品合格证、安装配件清单等〕。

〔原件〕

4.6高低压配电柜、变压器、直流操纵屏等设备要紧配件资料〔生产单位、技术参数、说明书、产品合格证等〕。

（原件）

4.7高低压配电柜、变压器、直流操纵屏等设备试运行检验记录、许可证。

（原件）

4.8配电箱、电缆、插接母线、电表等资料〔生产单位、技术参数、说明书、检测报告、产品合格证等〕。

（原件）

4.9灯具、末端用电器具资料〔生产单位、技术参数、说明书、产品合格证等〕。

（原件）

4.10配套装置、外表、电度表资料〔检验记录、测试报告、原始数据记录等〕。

（复印件）

4.11其它相关资料。

5设备资料---给排水系统

5.1给排水系统设备购买、安装合同。

（复印件）

5.2给排水系统设备制造、安装单位、爱护单位资料（复印件）

5.3给排水系统设备产权所有者及用户的名称和地址。

（复印件）

5.4水泵等配套设备参数〔型号、额定功率、扬程、编号等〕。

（原件）

5.5设备随机资料〔安装使用说明书、爱护保养手册、机房布置图、产品合格证、随机配件清单、要紧配件资料等〕。

（原件）

5.6设备运行检验记录、管道水压及闭水试验记录、给水管道的冲洗及消毒记录。

（原件）

5.7要紧材料和制品的合格证或试验记录。

（复印件）

5.8配套装置、外表、水表资料〔检验记录、测试报告、原始数据记录等〕。

（复印件）

5.9水、暖、卫生器具检验合格证书。

（原件）

5.10其它相关资料。

6设备资料----电梯系统

6.1电梯设备购买安装合同。

（复印件）

6.2电梯制造、安装单位、爱护单位资料。

（复印件）

6.3电梯产权所有者及用户的名称和地址。

（复印件）

6.4电梯设备参数〔型号、数量、额定载重、额定速度、乘客数、电梯行程、层站数、轿厢及对重的质量、机器编号等〕。

（原件）

6.5随机资料〔安装使用说明书、爱护保养手册、电梯机房井道布置图、产品合格证、随机配件清单、要紧配件资料等〕。

（原件）

6.6设备安装调试记录。

（原件）

6.7电梯设备检验记录、运行许可证。

（原件）

6.8国家特种设备档案。

〔复印件〕

6.9其它相关资料

7消防系统

7.1消防设备购买安装合同。

〔复印件〕

7.2消防设备制造、安装单位、爱护单位资料。

〔复印件〕

7.3消防设备产权所有者及用户的名称和地址。

〔复印件〕

7.4消防自动报警、消防广播、消防栓、消防喷淋等设备参数〔型号、数量、水泵额定功率、扬程等〕。

〔原件〕

7.5随机资料〔安装使用说明书、爱护保养手册、机房布置图、产品合格证、随机配件清单、要紧配件资料等〕。

〔原件〕

7.6设备、外表调试运行检验记录、管道冲洗、水压及闭水试验检验记录。

〔复印件〕

7.7消防系统要紧材料和制品的合格证或试验记录。

〔复印件〕

7.8消防验收合格证书。

〔复印件〕

7.9其它相关资料。

8设备资料---弱电系统

8.1弱电系统设备购买、安装合同。

〔复印件〕

8.2弱电系统设备制造、安装单位、爱护单位资料。

〔复印件〕

8.3弱电系统设备参数〔系统、型号、规格、数量〕。

〔原件〕

8.4弱电系统随机资料〔安装使用说明书、爱护保养手册、产品合格证、随机配件清单、要紧配件资料等〕。

〔原件〕

8.5弱电系统设备调试运行检验记录、安装检验合格证书、智能化等设备国家许可使用证明。

〔原件〕

8.6宽频接入协议。

〔复印件〕

8.7有线电视及协议。

〔复印件〕

维保单位联系人联系方式汇总表

编号：

GI-GK-GK1-09-01

工程名称：

序号

施工〔维保〕单位

施工〔维保〕范畴

地址、

负责人

报修〔手机/座机〕

备注

施工〔维保〕单位如负责人和有变动，须及时通知物业更新

编制人：

审核人：

日期：

注明：

此表单为总汇表，各维保单位须提供详细的、、负责人等，并盖章确认。

整改报修流转单

编号：

GI-GK-GK-09-02

报修编号：

NO：

报修人

报修内容：

地址

弄号室

联系

接待人

保修时刻

年月日

估量修理日期：

月日接单人：

月日

整改完成自检完成工程负责人：

月日

保洁完成保洁负责人：

月日

复核完成物业工程负责人：

月日

验收完成物业工程负责人确认：

月日

结单时刻：

年月日

〔三联：

第一联客服部；第二联业户；第三联项目中心〕

楼宇电气接管验收记录

编号：

GI-GK-GK-09-03

楼宇名称：

验收组人员：

日期：

单

元

可视对讲机

电源箱

等电位接地盒

照明

灯具

开关

插座

有线

电视

紧急

按钮

插座

网络

插座

楼

层

座

详情记录：

复查人：

复查结果：

单

元

可视对讲机

电源箱

等电位接地盒

照明

灯具

开关

插座

有线

电视

紧急

按钮

插座

网络

插座

楼

层

座

详情记录：

复查人：

复查结果：

单

元

可视对讲机

电源箱

等电位接地盒

照明

灯具

开关

插座

有线

电视

紧急

按钮

插座

网络

插座

楼

层

座

详情记录：

复查人：

复查结果：

说明：

本验收要紧是设施点收及设施表面缺陷检查，最终检验以业主收楼检查为准。

项目中心：

物业公司：

楼宇给排水接管验收记录

编号：

GI-GK-GK-09-04

单

元

浴缸、洗手盆、花洒、等

大便器

水箱配件

卫生间地漏

厨房地漏

阳台地漏

水龙头

热水

器

洗菜

盆

煤气

楼

层

座

详情记录：

复查人：

复查结果：

单

元

浴缸、洗手盆、花洒等

大便器

水箱配件

卫生间地漏

厨房地漏

阳台地漏

水龙头

热水

器

洗菜

盆

煤气

楼

层

座

详情记录：

复查人：

复查结果：

单

元

浴缸、洗手盆、花洒等

大便器

水箱配件

卫生间地漏

厨房地漏

阳台地漏

水龙头

热水

器

洗菜

盆

煤气

楼

层

座

详情记录：

复查人：

复查结果：

楼宇名称：

验收组人员：

日期：

说明：

本验收要紧是设施点收及设施表面缺陷检查，最终检验以业主收楼检查为准。

项目中心：

物业公司：

楼宇建筑接管验收记录

编号：

GI-GK-GK-09-05

单

元

大门落地门

猫眼、门锁、门碰等

窗户窗台

粉刷墙面

粉刷顶面

空调机位

地砖地面

外墙

面

栏

杆

台面

楼

层

座

详情记录：

复查人：

复查结果：

单

元

大门落地门

猫眼、门锁、门碰等

窗户窗台

粉刷墙面

粉刷顶面

空调机位

地砖地面

外墙

面

栏

杆

台面

楼

层

座

详情记录：

复查人：

复查结果：

楼宇名称：

验收组人员：

日期：

说明：

本验收要紧是设施点收及设施表面缺陷检查，最终检验以业主收楼检查为准；

项目中心：

物业公司：

公共机电设备接管验收单

编号：

GI-GK-GK-09-06

楼宇名称：

验收组人员：

日期：

设备名称：

数量

安装位置：

型号及要紧技术参数：

现场实测技术性能及数据：

随机专用附件、工具名称、数量：

保修期终止时刻：

年月日

验收结论：

验收人签名：

项目中心：

移交人：

年月日

物业公司：

接收人：

年月日

说明：

1、大型设备可作更详细补充记录。

2、本记录经双方盖章签字后可作为验收凭证。

公共建筑/小型设施验收单

编号：

GI-GK-GK-09-07

楼宇名称：

验收组人员：

日期：

设施名称

数量

安装位置

备注