财务报销制度及报销流程1.docx

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财务报销制度及报销流程1

湖南申众汽车销售有限公司文件

财[2011]1号2011年7月4日

财务报销制度及报销流程

　第一部分总则

　　第一条为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。

　　第二条本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、工程相关支出及专项支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。

　　第三条本制度适用公司全体员工。

　第二部分借支管理规定及借支流程

　　第四条借款管理规定

（一）出差借款：

出差人员凭审批后的《出差通知》按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。

（二）其他临时借款，如业务费、周转金等，凭审批后的《借支单》按批准额度办理借款，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。

个人因特殊情况借款经总经理批准后借额度不得超过上月应付未付工资

（三）预支条件：

个人现金预支2000-10000元（差旅费除外），由总经理审批财务经理核准。

试用期员工因工作需要确需借款和出差的，由所在部门经理代为办理借款和订票并代为办理报销事项。

　　（四）各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。

　（五）借款销账规定：

（1）借款销帐时应以借款单或出差通知为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐；

（2）借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。

　　（六）借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。

　　第五条借款流程

（一）借款人按规定填写《借支单》（附件），注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。

（二）借款审批流程：

1、部门经理审核签字→财务经理复核→总经理审批。

2、单笔借款大于10000元的，报董事长审批。

3、4S店总经理累计现金借支年度内额度不超过20000元

（三）财务付款：

借款凭审批后的借支单到财务部办理领款手续。

　第三部分日常费用报销制度及流程

第六条日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。

（详见成本费用的归集）

　　第七条费用报销的一般规定

（一）报销人必须取得相应的合法票据（相关规定见发票管理制度）,且发票背面有经办人签名。

（二）填写报销单应注意:

根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。

（三）按规定的审批程序报批。

部门经理审核签字→财务经理复核→总经理审批。

　　（四）报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。

　　第八条费用报销的一般流程:

报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单→部门经理审核签字→财务部门复核→总经理审批→到出纳处报销。

　　第九条差旅费报销制度及流程。

（一）费用标准:

国内差旅费标准及报销填单注意事项

岗位

标准

总经理、销售经理、站长、财务经理

职员

交通工具

省外

飞机/火车

火车/汽车

省内

飞机/火车

火车/汽车

住宿标准

省外

400元内

300元内

省内

300元内

200元内

餐饮补贴标准

省外

40元/天

40元/天

省内

30元/天

30元/天

业务招待费

招待费标准范围内按实

交通费（的士费、公交车票）

含在伙食补助中

电话费

经批准后按实

其他

经批准后按实

注：

1.乘坐飞机从长沙出发时，必须预订折扣机票。

若航空代理处不能提供折扣机票，由4S行政人员上网查明并在出差申请单上签字说明；

2.员工与上级一起出差，住宿按各自标准执行，如果是会议指定酒店的，必须附上会议通知。

（二）费用标准的补充说明：

1.住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，不予补偿；超出住宿标准部分由员工自行承担。

　　2.伙食标准、交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数结算，原则上采用额度内据实报销形式，特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴。

3.宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费，

4．交通方式，总经理凭厂家会议长通知可乘坐飞机，其它原因出差经上级主管领导批准后可乘坐飞机；部门经理如特殊情况乘飞机须经总经理批准后可乘飞机经济舱、火车软/硬卧、动车组、高速铁路、轮般二等舱；部门员工经总经理批准可能乘坐火车硬卧或轮船三等舱。

5.出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。

6.出租车费：

经行政经理批准后用于工作的交通费用可以报销，必须在费用报告中写明“出租车费用”及金额、出发地、目的地、原由，并应取得发票作为报销依据，报销时凭发票与行政经理审批的报告单，因私人原因发生的出租车费用不予报销。

（三）报销流程

1.出差申请：

拟出差人员首先到行政部领取《出差通知》。

2.借支差旅费：

出差人员将审批过的《出差通知》交财务部,按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。

　　3.购票:

出差人员持审批过的出差通知，自已购票，或到行政部订票

4.返回报销：

出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写《费用报销单》，部门经理审核签字，财务部审核签字，总经理审批；原则上前款未清者不予办理新的借支。

　　第十条电话费报销制度及流程

（一）费用标准

　　1.移动通讯费：

为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准，具体标准见行政部相关管理制度规定。

　　2．固定电话费：

公司为员工提供工作必须的固定电话，并由公司统一支付话费。

不鼓励员工在上班期间打私人电话。

（二）报销流程

1、部门经理通讯费发票于每月中旬（10日前）归集，财务部根据报销标准审核

3、财务部按日常费用的审批程序集中办理员工手机费报批手续。

4、员工到财务部出纳处签字领款（每月25日前）。

　　5、固定电话费由行政部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报总经理批示处理办法。

　　第十一条市内交通费报销制度及流程

（一）费用标准：

（1）员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，在没有车的情况下经行政部车辆管理人员同意后可以乘坐出租车;

（2）市内因公公交车费应保存相应车票报销。

（二）报销流程

　　1.员工整理交通车票（含公交车票），在车票背面签经办人名字，并由行政部派车人员签字确认，按规定填好《费用报销单》。

　　2.审批:

按日常费用审批程序审批。

　　3.员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续。

　　第十二条办公费、低值易耗品等报销制度及流程

（一）管理规定:

为了合理控制费用支出,此类费用由公司行政部统一管理，集中购置,并指定专人负责。

（二）报销流程

　　1．购置申请:

公司行政部每季度根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算，实际购置时填写购置申请单按资产管理办法规定报批。

2．报销程序：

报销人先填写费用报销单（附出入库单），按日常费用审批程序报批。

单项价值在2000元以内和采购总额在10000元以内的办公用品和设备，由总经理审批，超过额度的经总经理审核报董事长审批。

如办公桌椅、电脑审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。

　　3．费用归集：

财务部按月根据行政部提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。

库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。

　　第十三条招待费、培训费、资料费及其他报销制度及流程

（一）费用标准

1.招待费：

为了规范招待费的支出，大额招待费应事前征得总经理的同意。

招待支出单次300元以内，通过费用报销单报销。

费用报销单的“业务招待费”摘要栏中应详细写明具体时间（午餐、晚餐等）、参与人员名单、支出的必要性，还应随附发票。

单次超过300元以上的必须获得总经理经理批准，由财务部审核

　　2.培训费:

为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司行政门统一管理，各部门培训需求应及时报送行政。

行政部根据实际需要编制培训计划报总经理审批。

　　3.资料费：

在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。

各部门在购买资料前必须先填写《请购单》，在到行政部资料管理人员处进行登记（资料管理人员在资料发票背面签字）。

　　4.其他费用：

根据实际需要据实支付。

（二）报销流程：

　　1.招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。

　　2.培训费由行政部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。

　　3.资料费在报销前需办理资料登记手续，按审批程序审批后的报销单及申请表到财务处办理报销手续。

　　4.其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。

　　第十四条工薪福利支付流程

（一）工资支付流程：

（1）每月20日由行政部将本月经公司总经理审批后的工资支付标准（含人员变动、额度变动、扣款、社会保险及住房公积金等信息）转交财务部；

（2）总经理提供职工月度奖金分配表；（3）财务部根据奖金表及支付标准编制标准格式的工资表；（4）按工薪审批程序审批；（5）每月10日由财务部通过银行代发形式支付上月工资（暂时付现金）；（6）每月20之前员工到财务部领工资条并与工资卡内资金进行核实。

（二）临时工资支付流程同工资支付流程。

　　（三）社会保险及住房公积金支付流程：

（1）由行政部将由公司总经理审批后的支付标准交财务部进行相关的财务处理；

（2）住房公积金由行政部按工薪审批程序申请转帐支付；社会保险金由财务部协助人力资源办理银行托收手续，财务部收到银行托收单据应交人力资源部专人签字确认，若有差异应查明原因并按实际情况进行调整。

　　（四）其他福利费支出由公司行政部按审批后的支付标准填写报销单→经部门经理签字确认→财务经理进行财务复核→报总经理审批，审批后的报销单及支付标准交财务部办理报销手续。

　　第五部分专项支出财务报销制度及流程

　　第十五条专项支出主要包括软件及固定资产购置、咨询顾问费用、广告宣传活动费及其他专项费用等。

　　第十六条软件及固定资产购置报销财务制度及流程。

（一）填写购置申请：

按公司《资产管理制度》相关规定填写《资产请购单》并报批。

（二）报销标准：

相关的合同协议及批准生效的购置申请。

单项价值2000元以内和采购总额在10000元以内的采购同办公费，低值易耗品采购审批标准；单项价值在2000元以上和采购总额在10000元以上的重大采购大宗办，报行政经理和总经理签署意见，报董事长审批后，到行政部登记，由行政部财务部负责统一采购结算。

采取非定点采购流程。

　　（三）结账报销：

（1）资产验收（软件应安装调试）无误后，经办人凭发票等资料办理出入库手续，按规定填写报销单（经办人在发票背面签字并附出入库单）；

（2）按资金支出规定审批程序审批；（3）财务部根据审批后的报销单以支票形式付款；（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。

　　第十七条其他专项支出报销制度及流程

（一）费用范围：

其他专项支出包括其他所有专门立项的费用（含咨询顾问、广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用）支出