晋铁项目部内控缺陷自查报告.docx

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晋铁项目部内控缺陷自查报告

晋铁项目部内控缺陷自查报告

一、规章制度控制环节

项目部虽制定完备的规章制度，但缺乏执行力，各职能部门在具体的工作中未能执行项目部的规章制度。

二、计划经营控制环节

（一）成本控制

由于项目自身的历史原因，无法安排成本计划进行成本分析并达到成本控制的目的。

此项工作从项目开始以来，一直都无法实施。

（二）工程分包控制

1、分包招议标

项目部所有主体工程项目采用“大包”模式，未进行招议标程序，其余零星工程采用议标。

2、分包评审

除了“大包”形式的主体工程项目，其余零星项目部分承包给个人（地方村镇），部分分包商实施进场前资质评审或资质评审程序。

3、分包合同管理

项目部分为隧道分部和路桥涵分部，隧道分部（一、三、四分部）在西南公司接手前，股东与隧道各架子队（个人）签订施工承包合同，2012年2月28日全部接手以后，项目部拟定新合同，但只有10个隧道架子队已签订，其余队伍暂未签订新合同。

路桥涵分部（二分部）于2011年2月份与西南公司签订总包合同，目前还在履约期内。

其他零星合同均经过项目部各职能部门评审后签订，并建立合同台账。

4、分包结算管理

项目部分包结算按《项目部对架子队验工计价管理办法》实施，分包结算工程量通过分包工程部、安质部及项目部工程部、安质部审核，每月25日出结算报表。

（三）工程变更处理

1、变更设计申请

根据施工进度及结合现场实际，及时组织四方（业主、设计、监理、施工）现场会勘，提出有关项目的变更申请，现场完成会勘纪要。

2、变更项目清单管理

建立变更项目清单台账，专人收集、整理及管理，和业主提交的变更项目清单与现场实际情况相符。

3、变更跟踪程序

对提出变更申请的项目，及时、有效地与业主沟通，提交变更申请资料，并及时跟踪变更资料的审核、审批情况。

（四）分包单位监管

隧道分部分包队伍体系监管不够全面，分包施工顺利履约存在很大风险，路桥涵分部（二分部）下属分包队伍，主要依靠原二分部股东对其进行监管，分包施工顺利履约存在一定风险。

（五）民工监管缺陷

1、民工施工安全管理

（1）进场安全教育培训

我部严格要求所有民工进场，必须经过进场安全教育培训，培训考试合格后方可上岗作业。

（2）定期进行安全技术交底

项目部及分部定期开展危险源辨识活动，识别出的危险源，由安质部现场对民工进行安全技术交底，让民工知其危险源的名称、部位、可能产生危害的程度、防护方法、应急措施。

（3）定期对民工作业场所、生活区进行安全检查

项目部及分部定期对农民工作业场所、生活区进行安全检查，检查内容包括施工用电、高空作业、消防安全、生活用电等。

（4）劳保用品检查

项目部定期由安质部对民工的劳保用品的发放、佩戴情况（安全帽、安全绳、安全带、电焊手套、目镜等）进行检查，确保安全生产措费费用投入到实处，并起到其应有的作用。

2、民工工资保证金管理

（1）按施工合同要求，项目部2010年6月在业主指定的银行中行太原国际部开立“农民工工资保证金”专用账户，存入100万农民工资保证金，到目前仍本息专款专存。

（2）2011年通过结算扣留四个分部架子队工资管理费158.43万元，用作农民工管理风险防范。

（3）项目部高度重视农民工工资管理工作，及时处理农民工工资诉求，切实保证农民工本身利益。

①项目部成立了农民工管理办公室、“农民工“工资卡”重办领导小组”等管理机构，具体负责督促、协调、解决民工工资问题。

②加强对架子队政策法规教育，签订保证农民工工资的承认书。

③优先保证农民工工资和基本生活费用，严格落实农民工工资保障制度，监督并代发农民工工资。

三、财务控制环节

（一）不兼容岗位设置

晋铁项目部设总会计师1人、副总会计师1人，财务部4人（部长1人、出纳1人、会计员2人）。

隧道分部、桥梁分部各有1名兼职经费核算员。

项目部严格执行葛股财[2009]003号《关于加强财务会计资金管理岗位职责的通知》，明确分工。

做到①出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管、银行账户核对、银行存款余额调节表编制和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。

严禁由一人办理货币资金流通业务的全部过程。

②财务专用章应由财务部长保管，个人名章由出纳保管。

印鉴保管人员临时出差应由财务部门负责人指定他人代管，严禁一人保管收付款项所需的全部印章。

③明确网银付款授权程序、授权额度、客户证书、交易密码、数字签名的管理，应即时获得每笔支付的信息，网银操作卡由出纳保管，网银授权卡由付总会保管。

④定期和不定期地对现金进行盘点；会计人员根据银行提供的对账单，每月至少核对银行存款一次，并由指定的其他会计人员复核。

（二）资金管理

1、资金计划管理

⑴.2013年3月起，项目部做到了结合项目部实际情况每月召开资金委员会，并按月编制资金计划。

资金计划编制相对合理。

⑵.资金计划报分公司备案

2、预付账款管理

（1）预付账款占应付款的比例较大。

（2）2013年4月份起预付工程款依据内部结算表办理。

3、结算支付票据管理

项目部存在问题:

施工队提供发票不及时。

措施：

结算支付时要求施工队提供票据，适度控制支付。

4、库存物资核算

财务核算反映物资库存情况或反映情况真实，财务部每月都对物资部的原材料收、发、存台账进行稽核，及时与架子队对账，能做到账账相符。

5、履约保证金管理

按合同约定执行，由于2012年项目部已经全面接管，行使自营管理的职能。

（三）财务基础工作管理

1、会计凭证原始附件齐全；

2、会计凭证都有记账、复核、出纳等人员的签字等，做到先做凭证后支付，坚持过程控制。

3、存在的管理缺陷：

分部在核算时，由于物资采购环节没有按时收取发票，存在发票引起的风险隐患。

现在正在督促解决，落实整改措施。

四、设备物资管理环节

（一）设备采购（租赁）审批

1、设备采购报审

2012年，未采购设备。

2、设备租赁报审

（1）2012年，设备租赁全部发生在二分部（桥梁分部）。

（2）按照施工承包合同约定，设备租赁由二分部与出租方签订合同，项目部合同部存档。

（二）物资采购

1、物资采购计划管理

（1）根据各分部需求计划及汇总。

即符合职责分离原则，由各分部工程部按各施工部位生产计划，核定理论消耗量后，制订物资需求计划报物资部物资部门汇总，形成材料需用量计划。

（2）分部物资设备部盘点材料库存，在材料需用量计划中予以核减，形成材料采购计划。

（3）审批。

项目部物资设备部汇总各分部材料采购计划，报项目部总工程师审签字后行文执行。

（4）材料实际的采购数量与计划采购数量基本一致。

（5）由于充分理解采购合同，积极追踪市场行情和中南铁路通道材料招投标信息，项目部与供应商谈判后，签订补充合同下调了水泥、粉煤灰、土工布、三向土工格栅的到货单价。

与原采购合同的到货单价相比较，减少采购资金8271893.58元。

2、材料进口管理

无

3、物资招议标采购审批

项目部物资设备部采购的材料为甲供材料和甲控材料，均由业主组织或监督招标采购。

4、物资供应商资质管理

（1）通过考察和长期的合作关系，建立了完善的合格供应商花名册，并及时更新供应商的信息。

5、物资验收

（1）项目部物资设备部采购材料在施工现场进行数量验收，然后委托分部试验室或项目部中心试验室做质量检验。

必要时由中心试验室送出做外委检验。

（三）设备管理

1、设备调拨手续

（1）设备调拨方单位与调入方单位的各种验收手续齐全。

（2）设备的各种调拨手续都经过分公司审批后才执行。

2、特种设备检查执行

（1）建立了完整的管理体系，制定了管理制度和应急预案，建立了特种设备台账。

（2）在吕梁市质量安全监督局办理了特种设备使用许可证，确保特种设备合法使用。

（3）项目部和分部实行了巡检和周检，保证特种设备安全运行。

（四）物资存放管理

1、库存物资保管

（1）建立了专门的物资仓库，严格按照相关物资保管技术规范，按产品性能和保管要求，对入库的物资分区、分类堆放，做到堆放整齐、标识齐全、过目成数。

（2）负责建立了健全的各种台账，做到了帐、卡、物相对应，并负责保管好各类物资技术证件。

（3）对有防潮要求的材料，按规定进行防潮处理，并做好日常的检查工作，发现问题，及时处理。

2、库存物资标识

（1）库存物资都根据其类别进行分类编号进行标识。

3、仓库危险源管理、防火防盗管理

（1）按公安部门要求的标准建立炸药库。

（2）项目部由总经理助理专管，制定了严格的管理制度，落实了各项防范措施

（3）对易燃、易爆、化学危险品，按规定对其编号、标识、专人保管，严格按程序领用和退库火工材料。

（五）物资发放（领用）

1、外协队使用周转材料的管理

（1）由外协队根据实际的需要，提出周转材料的采购计划，由工程部负责任进行审核并签字，然后交由物资部进行审核，审核无误后物资负责人签字授权采购。

（2）发料人员根据各外协队上报的周转材料计划，点发材料，双方查验材料无误后，发料并签字，签字后扣取相应的工程材料款。

2、外协队领用甲供材料的管理

（1）严格根据工程部提供的工程量计划，并由工程部负责人进行审核并签字，然后交由物资部进行审核，物资部负责人审核无误后签字授权，进行统一采购。

（2）发料人员根据各外协队上报的甲供材料计划，点发材料，双方查验材料无误后，发料并签字，对外协队领用甲供材料实施了有效的监管。

（3）并定期、及时与业主进行甲供物资计划的编制与采购、核销对账，并每月定期盘点各个外协队的库存，及时掌握外协队领用甲供材料的情况。

3、材料发放控制

（1）物资的发放严格按照计划和定额进行控制，最大限度的控制材料成本支出，严格无审批、无计划用料。

（六）机电物资基础工作管理

1、人员管理

（1）在平时的物资管理工作中，经常轮岗运行，使物资人员熟悉不同岗位的工作，即使其它岗位的人员进行调用，也可以马上有候补人员安排上岗，以至于不影响工作的正常开展。

2、报表报送

（1）认真做好了物资部各种报表的编制、汇总和上报工作，参与项目材料成本核算和材料成本分析。

物资方面存在的缺陷：

1、未改变管理体制前造成的大量遗留问题需要妥当处理。

2、按程序报批，并请求分公司大力支持，妥当处置属项目部产权已摊销或未摊销的工程项目剩余物资设备。

五、施工生产控制环节

（一）项目策划控制

由于本项目历史原因，项目开工时未进行项目策划，直至2011年3月份由分公司接收项目部后，由分公司牵头进行初步项目策划。

（二）工程履约控制

1、工程进度控制

目前我标剩余工程量大，项目杂、节点多、难点突出。

截目到5月底主要剩余工程量是：

路基土石方填挖97.26万m3、浆砌防护9.6万m3；简支桥梁16座剩余1294.15成桥米；9座连续梁剩余1259.87m；涵洞剩余11座320.83m横延米；隧道剩余开挖282m，二衬1531m，折合成洞583.79m。

按业主新调整后铺架施组工期要求，我标剩余工程施组工期安排是：

3座隧道在6月底前贯通，隧道全部工程在8月底前完成；11座涵洞在8月底前完工；路基填筑及简支桥梁在9月底前完成（防护11月底前）；9座连续梁和青龙河特大桥在10月底前完成，工期总体计划满足新调整后的铺架工期要求。

（三）施工现场管理

1、施工现场监管

（1）对分包商的责任、义务督促不到位，现场控制不力；

（2）施工队未按照技术方案进行施工，相关管理部门能及时核查、制止，并要求其限期整改，严格按照技术方案施工。

2、工作沟通

有关部门之间能及时核对现场发生的工作量，各部门统计的工程量数据保持一致。

3、施工记录

每个工点均配备专业人员，施工日志及施工过程控制记录按规范要求及时填写，并整理归档。

4、文明施工

进入2013年以来，由于我部大部分隧道已基本完工，桥梁方面简支梁大部分已施作完毕，余下工程主要为9座连续梁和3座未贯通隧道。

因工作面