《成本档案管理办法》.docx
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《成本档案管理办法》
文化集团成本档案管理办法
本办法依据《文化集团行政管理制度》编制。
1范围
1.1范围：
目标成本、供方、采购、合同、变更、结算等成本管理过程中形成的有保存价值的文字、图纸、声像等文件。
1.2适用部门：
涉及成本业务的所有部门。
2密级
类别
保管期限
等级
目标成本
永久
绝密
采购、合同、补充协议
固定资产、车辆、大型设备仪器、工程建设中大宗物资采购
永久
秘密
工程承包、监理、设计、勘察、测绘、造价、咨询、代理、检测
永久
秘密
经营、设计、策划等技术密集型服务
30年
秘密
其他
10年
秘密
变更
10年
秘密
结算
10年
秘密
供方
10年
公开
3权责
类别
人员
权责
成本部经办
成本负责人
对成本档案审核并负全责
目标成本由本人保管，不得泄露
经办人
整理资料、移交行政部前保管
业务部门经办
业务负责人
审核并负全责
经办人
整理资料、移交至成本参与人
成本参与人
督办、审核、接收、移交行政部前保管
4时限
4.1资料整理完成
类别
时限
目标成本
签批完成当天
供方资料
审批完成一周内
采购
招标
定标完成一周内
直接委托
审批完成一周内
零星、紧急采购
签批完成一周内
合同
合同签订一周内
变更
签批完成一周内
结算
签批完成一周内
4.2移交至行政部：
完成合同结算后当月。
5要求
5.1封面：
包含公司名称、项目名称、档案编号、归档日期、经办部门等信息，并需经办人、审核人签字，见《附件一：
档案封面》。
5.2目录：
内容应涵盖所有工作节点、所有流程附件，见《附件二：
档案目录》，附件提供了供方、招标、直委、合同、结算存档目录，其他未提及资料参考执行。
5.3内容：
与目录对应，审批OA存打印件，会签、盖章类资料存原件，采用招采平台的供方、招标资料不需线下存档。
5.4文件按形成时间顺序叠放，成册档案需胶装。
6编号
成本档案编号由财务成本部统一管理，移交至成本档案员前与成本档案管理员确认编号，基本格式如下：
构成
全宗号
年度
业务号
分类号
案卷号
示例
【YX】———【2015】———【CB】————【ZB】————【YX-001】
释义
公司简称字母
例如：
院线
资料归档
年度
成本
招标
部门简称字母-流水号
例如：
营销-001
固定不变
按归档
年度
固定不变
目标成本：
MBCB
供方：
GF
招标：
ZB
直接委托：
ZJWT
零星采购：
LXCG
紧急采购：
JJCG
变更：
BG
合同：
HT
结算：
JS
流水号按时间顺序
7保管
7.1成本档案按所经办部门分类存放。
7.2档案借阅、销毁执行文化集团人力行政相关制度规定。
附件一：
档案封面
档案编号：
移交部门：
移交时间：
##事项
工
作
档
案
公司
经办人（手签）：
审核人（手签）：
附件二：
档案目录
【】类供方档案目录
序号
工作节点
归档资料
备注
1
供方评审小组
审批OA
2
资格预审文件
1、审批OA
2、资格预审文件
盖章原件
3
资料评审
1、资格预审文件评审表
2、资格预审申请文件
原件
4
考察阶段
1、考察计划审批OA
2、考察计划手册（如有）
3、现场考察评分表、供方评定意见表、评分汇总表
4、考察照片
考察照片存电子版，其他为原件
备注:
适用于线下采购
附件二：
档案目录
【】类供方基本信息
序号
供方名称
供方资质
法定代表人
注册资金
固定电话
传真
公司地址
业务联系人
业务联系人电话
备注
备注:
适用于线下采购
附件二：
档案目录
【】招标档案目录
序号
工作节点
归档资料
备注
1
招标计划、招标小组
审批OA
2
入围单位、招标文件
1、审批OA；
2、合格供方审批OA
3、投标邀请函、投标承诺函
4、招标文件
5、招标文件领取登记表
6、图纸及技术标准、要求移交OA（如有）
除OA流程，其他为原件
3
招标答疑
1、审批OA
2、投标质疑文件
3、答疑回复文件
除OA流程，其他为原件
4
评、定标
1、回标（回标记录表）
2、开标（技术标开标记录表、商务标开标记录表）
3、初评（初步评审审批表、符合性和完整性评审意见表）
4、技术标评审（技术标评审表、答辩打分表、样品评审及技术标汇总表）
5、商务标评审（商务标评分表、标函分析）
6、清标（审批OA、清标问卷回复）
7、定标（综合评分表、定标审批表、审批OA）
8、中标通知书、感谢函
除OA流程，其他为原件
备注:
适用于线下采购
附件二：
档案目录
【】直接委托档案目录
序号
工作节点
归档资料
备注
1
直委计划、小组成员
审批OA
直委比价发出文件
2
直接委托申请及合同审批
审批OA
合格供方相关OA
直委报价文件
直委拆封记录
谈判会议纪要
直委价格依据
除OA流程，其他为原件
备注:
适用于线上及线下采购
附件二：
档案目录
【】合同档案目录
序号
工作节点
归档资料
备注
1
合同/补充协议签订
1、审批OA
2、合同/补充协议文件
3、谈判记录（如有）
原件
附件二：
档案目录
【】结算档案目录
结算名称：
序号
类别
名称
备注
01
封面
结算资料封面
02
审批资料
工程结算审批表
原件
03
结算报告
二审结算报告（工程结算造价确认书、结算编制说明、结算汇总表、结算明细表）
原件
一审结算报告（工程结算造价确认书、结算编制说明、结算汇总表、结算明细表）
原件
04
结算依据
工程结算资料交接单
原件
开工报告（如有）
原件
竣工验收表/合同履约完成证明资料
原件，依据合同约定验收条件执行
变更签证（包括审批单、确认单及相关附件）（如有）
原件
设备材料进场验收单/退货单（如有）
复印件
甲方出具的无相关索赔的证明文件（如有）
原件
用于结算的图纸（要求为乙方单位、相关经办部门、成本部签字）
原件，可单独装盒
竣工图纸（如有）
原件，可单独装盒
合同及补充协议
原件
招标文件、答疑文件、清标文件
复印件/电子版
合同合作单位上报的结算资料
原件
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