Office常用办公工具技巧大全.docx

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Office常用办公工具技巧大全

Office常用办公工具技巧

本章以OfficeXP为例介绍常用办公工具技巧，绝大多数技巧在Office的其他版本中同样适用。

2.1Word使用技巧

Word2002为OfficeXP的文字处理程序。

最新版本的Word2002中文版在Word2000中文版的基础上增加了许多功能，如改进界面、增强Office剪贴板功能、增强对中文进行拼写和语法检查、网页功能等。

第45招快速清除Word文档多余空行

用户有时要从其他程序或文件中向Word文档中导入或粘贴文本，很多时候粘贴过来的文本中含有多余的空行，用手工的方式删除很是麻烦，如不删除打印出来又很浪费纸张，这时可以采用以下方法：

打开Word的“编辑”菜单→单击“替换”，在弹出的“查找和替换”窗口中→“高级”按钮→将光标移动到“查找内容”文本框→然后单击“特殊字符”按钮→选取“段落标记”→我们会看到“^p”出现在文本框内→然后再次输入一个“^p”→在“替换为”文本框中输入“^p”（如图2-1所示），即将“^p^p”替换“^p”→选择“全部替换”。

这样，多余的空行就不见了。

图2-1

第46招使Word打印更快捷

在Word中打印文档一般有两种方法：

使用“文件”菜单下的“打印”命令，或“常用”工具栏中的“打印”按钮，前者将弹出对话框让用户进行详细的打印设置，后者则默认为打印全部页面。

在实际应用中用户有时只需打印当前页面，但Word却没有提供这种情况下的快捷键。

但用户可以通过编辑宏和自定义工具栏的方法，建立了一个“打印当前页”的命令按钮。

方法如下：

（1）鼠标单击“工具”菜单，选择“宏”选项中的“宏”，这时会弹出“宏”对话框，在“宏名”文本框中输入宏名“打印当前页”，单击“创建”，弹出VisualBasic编辑器，在“代码”窗口中“Sub打印当前页（）”和“EndSub”两行之间输入以下命令行

Application.PrintOutRange:

=wdPrintCurrentPage

输入完后按“Alt+Q”返回Word编辑环境。

（2）建立命令按钮，方法如下：

单击“工具”菜单中的“自定义”，Word会弹出的“自定义”对话框，在“类别”框中选择“宏”，右边“命令”框中有一个名为“Normal.NewMacros.打印当前页”的宏，将其拖入“常用”工具栏中“打印”按钮的后边位置，这时出现一个以“Normal.NewMacros.打印当前页”命名的按钮，如图2-2所示。

图2-2

（3）不要关闭“自定义”对话框，右击“打印”按钮，选“复制按钮图标”。

然后用鼠标右击“打印”刚才拖入的命令按钮，选“粘贴按钮图标”，再次右击并选中“默认样式”，这时按钮的样式变成了普通的样式了（如图2-3所示）。

最后单击“自定义”对话框中的“关闭”按钮。

图2-3

完成以上工作后，“常用”工具栏上出现了两个打印机图标，在“打印预览”左边的是新生成的“打印当前页”命令按钮，鼠标悬停于该按钮，会出现“打印当前页”的提示。

单击此按钮，不会出现“打印”对话框，而是直接将当前页发送到打印机。

第47招修复Word损坏文档

有时试图打开一个Word文档时，计算机没有响应，大部分原因是由于该Word文档已经损坏了。

但下次启动Word时，Word会自动使用文件恢复转换器来恢复损坏文档中的文本，也可使用“工具”中的“修复损坏文本”功能。

打开损坏文档后，可将它保存为Word格式或其他格式。

段落、页眉、页脚、脚注、尾注中的文字将被恢复为文字。

如果要直接打开已损坏的文档，还要对Word进行设置：

单击“工具”菜单→“选项”→“常规”选项卡，确保选中了“打开时确认转换”复选框（如图2-4所示），然后单击“确定”按钮。

单击“文件”菜单中的“打开”按钮，点击“文件类型”框中选择“从任意文件中恢复文本”。

图2-4

注意：

本技巧不能恢复文档格式、图形等其他非文本信息。

第48招去除文档的自动超级链接

Word可以给输入的网址加上一个超链接，比如在文档中键入了一个网址或E-mail地址后，Word会自动将其转换为一个超级链接域，这时按住Ctrl键并单击该超链接即可访问该链接的网址。

但有时并不需要这一功能，那么就可以采用下面的方法了：

A、在输入网络路径自动转换为超链接域后，立即按下BackSpace键或Ctrl+Z组合键，则可取消Word的该自动转换。

B、先选中要取消的超链接域，选择“插入”菜单中的“超链接”，在弹出的对话框中单击右下方的“删除链接”按鈕，最后点击“确定”按钮（如图2-5所示）。

图2-5

C、如果要暂时禁止该自动转换功能：

单击“工具”→“自动更正”→“键入时自动套用格式”选项卡，取消“Internet及网络路径替换为超级链接”复选框（如图2-6所示），单击“确定”退出对话框。

图2-6

这之后，当你再输入网址或E-mail地址时，Word就不会自动将其转换为超级链接域了。

D、在以上提到的选中“Internet及网络路径替换为超级链接”复选框的情况下，如果想把文档中某个超级链接域转换为正常文本，只需按住Ctrl键，同时单击该超级链接，然后按下Ctrl+Shift+F9组合键即可。

第49招Word绘图技巧

Word提供了绘制常用图形的功能，下面就介绍几个用Word绘图的小技巧。

A、画直线的技巧

如果要画0、30、45、75、90度角的直线，只要固定一个端点然后按住Shift键，拖动鼠标确定另一端点，合适后松开Shift键和鼠标即可。

B、画弧的技巧

画弧时，按住Ctrl键可画出从起点向两侧延伸的弧线，按住Shift键拖动鼠标可画出45度圆弧，同时按住Ctrl键和Shift键可画出从起点向两侧延伸的45度弧线。

鼠标拖动的距离决定弧线的长短，拖动的方向决定弧线开口的方向。

C、画椭圆的技巧

画椭圆时，按住Ctrl键可画一个从起点向四周扩张的椭圆形，按住Shift键可画出一个正圆形，同时按住Ctrl键和Shift键可画出从起点向四周扩张的正圆形。

D、画矩形的技巧

画矩形时，按住Ctrl键可画一个从起点向四周扩张的矩形，按住Shift键拖动鼠标会画出一个正方形，同时按住Ctrl键和Shift键可画出从起点向四周扩张的正方形。

E、多次使用同一绘图工具

通常，单击某一绘图工具后可绘制相应的图形，但只能使用一次。

如果要多次连续使用同一绘图工具，可在相应的绘图工具按钮上双击，此时按钮将一直处于按下状态，当你不需要此工具时，可用鼠标单击该工具或按“ESC”键。

F、文本框和垂直文本框的互换

文本框和垂直文本框的区别在于框中文字的排列方式，事实上，无论哪一种文本框，选中后单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“正文排列”，可以通过在对话框中选择改变文字的排列方式，从而实现文本框和垂直文本框的互换。

G、图形对象的选择技巧

选择所有图形对象可用Ctrl+A。

如果不选择全部图形对象，则先单击绘图工具栏上的“选择图形对象”按钮，然后再选择。

选择多个图形对象的方法是按住Shift键后用鼠标逐个选择所需对象。

第50招Word文档的安全保护

很多用户常常需要确保Word文档中的信息不被其他未授权用户看到或者避免误操作、宏病毒及系统崩溃等各种原因造成文档文件损坏，那么这时就要对这些文档进行保护了。

A、给文档设置密码

如果不希望XX的用户使用看到你的Word文件的内空，可以给他们设置密码。

打开“工具”菜单→“选项”→“安全性”标签，在密码栏中输入密码，确认输入后即可（如图2-7所示）。

图2-7

Word中提供了两种密码，第一个是“打开权限密码”，这是用于限制XX的用户打开文档，打开文档时只有输入正确的密码才能打开改文档；另一个是“修改权限密码”，该密码用于限制XX的用户对文档作修改，没有修改权限密码的用户只能以只读方式打开文档。

这两种密码是相互独立的，可以根据自己的需要分别设定，密码最大长度为15个字符，并区分字母大小写。

B、宏病毒防范

Word提供了对宏病毒的保护，用户可以选择“工具”→“宏”→“安全性”命令，在弹出对话框中设置各种安全级别（如图2-8所示）。

建议设置为“中”以上，使Word禁止不可靠来源文档中宏的运行，或在运行前给出警告提示。

图2-8

注意：

Word只能有限度地预防宏病毒而不能杀毒，要真正杜绝宏病毒，应该使用防病毒软件。

C、文档的自动保存

有时由于死机、断电等突发事件导致文档未能保存，会让你的工作都付之东流，其实我们可以利用Word提供的“自动保存”功能来避免损失，方法是：

打开“工具”菜单→“选项”→“保存”标签中设定“自动保存间隔时间”（如图2-9所示）。

图2-9

设置好后，以后再遇到因突发事件未能保存的情况，Word在下次使用时启动恢复功能自动打开恢复文件，该恢复文件中包含了最后一次自动保存功能对文档所作的修改。

另外Word中还提供了备份功能，方法是在刚才打开的窗口中选中“保留备份”复选框（如图2-10所示），在将当前的修改内容保存到原文档的同时，Word会自动保留一个备份文档，备份副本以.WBK为扩展名，与原文档保存在同一文件夹中。

图2-10

D、隐藏文档记录

打开Word后，点击“文件”菜单，默认情况下会列出最近使用过的4个文件。

这样，别人无需查找就可以轻易发现前面编辑过的文档。

如果不想让别人看到自己最近编辑过的文档，只要在“工具”菜单→“选项”→“常规”标签中，不选中“列出最近所用文件”即可（如图2-11所示）。

图2-11

另外在Windows的“开始”菜单中“文档”中也会列出用户最近使用过的所有文件，用户可以通过单击“开始”→“设置”→“任务栏和开始菜单”→“开始菜单”标签→“自定义”→“清除”按钮（如图2-12所示，此图是WindowsXP操作系统为例，其他版本Windows类似）。

图2-12

第51招给Word文档减肥

通常Word生成的文字文档相对较小，每页约20KB左右，但当在文档中添加图片后，文档的大小就大在增加了。

但如果我们在文章中插入了图片之后，文件的大小就会大大增加了，这种情况无疑会对存储、复制转移带来很大的不便，因此有效减小图片的大小，从而减小Word文档的规模是很必要的，以下就简要介绍一下操作方法：

A、转换图形文件格式

同样一幅图片，采用不同的图形文件格式存储，其容量大小有一定的差距，最多可以相差几倍以上。

因此，在向Word文档中添加图片时，应该尽量选用容量最小的文件格式。

例如：

BMP格式的图片所占的空间就比较大，因为它是非压缩的格式，而JPG、GIF这些格式占用的空间就相对较小，对有些图片前后甚至相差数倍，因此用户在Word中插入图片时可适当转换一下图片的格式，很多软件如Photoshop、Coreldra、ACDSee都可以转换支持多种图形文件格式。

B、采用选择性粘贴

有些用户在向Word文档中插入图片时，通常直接从别的软件中或网页直接复制图片再粘贴到Word中。

但这样操作除了插入了图片本身，还有许多该软件或网页有关的信息，从而增加了文档的大小，因此插入时可以先将该图片保存成文件，直接在Word中该图片本文件。

C、对图片进行处理

图片的质量和图片所占大小是成正比的，图片质量越高，文件越大。

所以，如果我们对图片质量要求不是很高可以对适当减低图片分辨率，如果我们只是普通的黑白打印，我们就可以把彩色图片变成灰度图片，这样打印出来的效果相同，但Word文档本身会缩小很多。

这些操作可以借助于Photoshop、ACDSee等软件来实现。

D、用“另存为”命令

用户在对一个Word文档进行编辑后，在该文档中也记录了很多在Word用户编辑信息，这些信息可帮助用户撤消以前的操作等，但同时也增大的文档的大小。

我们可以例用“文件”菜单中有一个“另存为”命令，将该文档另存为新的文档，在新文档中不再