呼叫中心系统功能解决方案.docx
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呼叫中心系统功能解决方案
呼叫中心系统功能解决方案
电话服务中心系统
解决方案
上海纽顿兰信息技术有限公司
一、项目分析
该公司电话呼叫中心系统设计为**外线，配置**个人工座席服务。
实现任务：
1、所有用户均可通过电话进入本系统进行所需服务。
2、客户拨打电话进来若遇坐席忙线，系统将转换自动排队系统。
3、每次客户拨打电话进入本系统，系统将自动录音，并可进行查询。
二、客户服务中心概况
早期的客户服务中心实际上就是今天我们常说的热线电话，通常公司指派若干经过培训的业务代理专门负责客户的订购、咨询与投诉，顾客只需拨通指定的电话就可以与业务代理直接交谈。
这种服务方式可以充分利用业务代理的专长，因而在提高工作效率的同时大大的提高了顾客服务质量。
然而，随着业务量的不断扩大，原有的客户服务中心越来越难以满足客户的要求：
与此同时，技术的飞跃发展向人们提供了更快更好的现代化通讯和信息处理手段，人们迫切需要一种能与技术发展保持同步的客户服务中心。
充分的利用电信资源与计算机技术的客户服务中心，为客户与公司的交流创造了前所未有的高效通道：
拨入客户服务系统的客户，首先由自动语音应答导航：
“您好，欢迎您使用……”，客户听到的是专业播音员的录音，语音清晰、亲切，避免了由于业务员情绪不佳等因素对客户的影响。
有利于减少投诉，提高企业形象。
客户可按自己的意愿选择自动语音播报及人工座席应答；对于新客户可以选择自动语音播报，了解服务中心的业务情况、如需人工帮助可转入相关人工座席。
对于大量重复性的信息可引导到自动语音播报系统，这样就可使业务代理从大量的重复性劳动中解放出来；从而可以减少人工座席数量，并为客户提供更专业，周到的服务。
与热线电话相比，客户服务中心运营成本更低，服务质量更高。
客户服务系统可通过自动语音播报与自动传真提供7×24小时全天候服务。
呼叫路由采用智能呼叫分配（ACD）,由多种条件选择路由。
……
三、shCBcc2005系统简介
1．系统主界面
图例说明：
通道尚未加载流程
通道已经加载流程，但尚未启用
通道挂机空闲中
通道正接收到来电，振铃中
通道正摘机后拨号中
通道回铃中（等待对方摘机）
通道通话中
通道被保持（HOLD）中
等待通道挂机
通道正在收发传真
通道电话线已经断开
通道已经有座席员工通过座席电话机登录，并且当前空闲中
通道已经有座席员工通过座席电脑登录，并且当前空闲中
座席已经通过座席电脑登录，现在正暂停中
通道正在振铃中
通道正摘机后拨号中
通道回铃中（等待对方摘机）
通道正在通话中
通道被保持（HOLD）中
2．参数设置界面
3．系统详细说明
请参见《电话语音平台—安装使用维护手册》。
四、系统结构
1.客户服务中心工作过程
客户服务中心是集语音和数据为一体的综合性电话服务系统，如图2-1客户服务中心结构。
客户通过客户端设备访问客户服务中心，客户根据自动语音导航，选择所需的服务；呼叫控制中心根据客户的输入信息，选择并控制呼叫路由，将客户的呼入连接到服务端。
图2-1客户服务中心结构
图2-2系统硬件结构
图2-3客户服务中心数据流图
A）客户选择了自动语音服务，自动语音应答（IVR）模块根据客户的输入，自动播报客户所需的信息，该信息可以是事先录制好的语音信息，也可以是通过数据库接口工作站访问中心数据库获取信息，经过时时的文语转换（TTS），将信息转换成语音，播报给客户。
B）客户的请求是传真，呼叫控制中心将客户呼入路由转到传真服务器，并启动传真服务，回复传真。
C）自动语音/传真服务无法满足客户需求，或客户需要人工服务，呼叫控制中心将客户的呼入转接到人工坐席，由业务代理为客户服务。
业务代理可以是业务代表，专家、专家组；业务代理不但要通过访问信息中心为客户提供信息，而且要搜集客户信息存入信息中心。
2.客户服务中心系统结构
呼叫中心由四个部分组成：
客户端、呼叫中心、坐席端、中心数据库。
A）客户端与呼叫中心的关系不大，只需要向电信局申请中继线，就可将客户端接入呼叫中心。
目前，国内常用的中继线是：
模拟中继线、ISDN中继线（2B+D），E1中继线（30B+D）。
B）呼叫中心部分是客户服务系统的核心，呼叫中心部分决定了服务系统的性能。
呼叫中心部分采用板卡方式。
可实现智能呼叫分配、自动语音应答、坐席转接等功能。
该客户服务中心采用先进的可编程智能语音平台建立客户服务中心系统，利用语音平台软件可方便的控制呼叫分配、自动语音应答、人工坐席转接等。
呼叫中心的主要功能有：
语音的录制，语音文件的编辑与修改；
系统流程的编辑与修改；
传真文件的编辑与修改；
客户访问的统计与分析；
业务代理受话的次数，以及服务时间统计；
对业务代理与客户通话的录音、监听、查听；
中心数据库管理；
客户服务中心系统维护
C）坐席端是为客户提供人工服务的终端设备，通常由坐席电脑和坐席电话组成，由于在打电话的同时，操作电脑很不方便；因此坐席员多使用耳机，并通过电脑控制电话操作。
将电话和电脑集成在一起使用，既方便操作电话又方便使用电脑。
D）中心数据库是客户服务中心的信息来源，也是信息存储器，客户服务中心之所以在各个行业得到广泛应用，与中心数据库有很大的关系。
由于中心数据库所存储的信息的不同，使客户服务中心的内容更加丰富多彩。
能更好地满足客户的不同需求。
五、系统功能
1．自动语音应答（IVR）
自动语音应答（IVR）实际上是一个自动的“业务代理”。
通过IVR模块，客户可以利用双音频话机，通过电话按键从该系统中获得预先录制的数字语音信息或系统通过TTS（TextToSpeach）技术动态合成的语音信息。
本功能可以实现全天候自助式服务。
通过系统的交互式应答服务，客户可以很容易的通过电话机键盘输入他们的选择，从而得到24小时的服务。
自动语音应答功能是由IVR模块来完成的，该模块由三部分组成：
A、自动语音播放：
用户通过电话呼入客户服务系统，系统启动自动语音应答，播放语音，引导用户自动完成用户所需的服务，如果自动语音服务无法满足用户需要，可转接人工坐席，由坐席代表为用户提供服务。
B、自动语音流程编辑：
lIVR摸块的流程编辑功能非常强，通过对流程表的编辑，可以方便的实现各种业务流程。
在同一个系统中可以有多个流程，每个流程可以完成不同的功能。
在该系统中，你不但可以为用户提供咨询服务，也可以作为销售中心，为用户提供电话购物。
C、自动语音的录音：
所有在自动语音应答中播放的语音，都可以利用本系统录音，录音过程不影响客户服务系统的工作，录音过程是动态的。
按录音确认键后，录音立即生效。
2．智能选择座席（ACD）
自动呼叫分配系统（ACD）是客户服务中心有别于一般的热线电话系统的重要部分，在一个客户服务中心中，ACD成批的处理来话呼叫，并将这些来话按指定的转接方式传送给具有相关职责或技能的各个业务代理。
ACD提高了系统的效率，减少了客户服务中心系统的开销，并使公司能更好的利用客户资源。
ACD可以实现多种排队方式，即可以按话务量平均分配，也可以按技能或分组分配话务量。
还可以根据客户需要由客户自己定制。
3．自动传真功能（IFR）（可选）
自动传真。
客户可以通过电话按键选择某一特定的传真服务，传真服务器会自动根据客户的输入动态生成传真文件（包括根据数据库资料动态生成的报表），并自动发送传真给客户，而不需要人工的干预。
电脑传真。
如果业务代理在与客户交谈时需要立即为客户发传真，她可以启动座席电脑上的桌面传真，则当前客户的资料如客户名、传真号等就会自动调出，再选择客户所需的传真内容，然后业务代理就可以点击发送按钮把传真发送出去了。
4．人工座席应答
根据客户的需要，将进行自动语音应答（IVR）的话路转接到人工座席上，客户将和业务代理进行一对一的交谈，接受客户预定、解答客户的疑问或输入客户的信息。
另外，辅导员也可以将查询的结果采用自动语音播报给客户。
人工座席一般分为：
班长席，普通座席。
普通坐席完成的功能主要有：
人员登记
人工来话应答
临时闭席
来话转接/会议
呼叫/紧急呼叫
资料查询
了解话务记录及概括
咨询旁听
班长坐席完成的功能主要有：
（包含普通座席功能）
监听/插话
转外线或坐席
控制坐席员话务
了解一线话务员记录及概括
三方通话/会议
5．来电号码的显示与客户资料的自动弹出
务代理面对大量的客户，迅速的获悉来电客户的身份、背景资料以及历史资料在很大程度上决定了其服务质量。
通过自动被叫号码证实及自动主叫号码证实，客户服务中心将在建立路由的同时检索与其相连的中心数据库，将客户资料同步的显示在业务代理的计算机上（Pop-Screen）。
方便业务代理的输入，提高了效率与正确率。
6．客户资料的电脑查询与录入
人工座席可以询问客户问题，然后运行座席电脑上的专用查询软件，到数据库中查找相应数据，客户代理可以参考找到的结果，和客户进行轻松交流，同时也可以将查到的数据转化成语音，让客户自己倾听所需资料。
此部分同时提供数据采集功能，当座席人员和客户通话时或通话后，根据系统的提示，将必要的通话结果输入到数据库中，留作将来的数据挖掘之用。
7．查询统计
需要有效的测定客户服务中心的数据，因此，客户服务中心需要能够对呼叫及响应的时间进行实时的存储、统计、输出，并且具备生成各种报表的功能。
强大的统计分析功能包括对各时期（实时、天、月、年）的话务特征的统计，对各时期、各专项业务特征的统计，对各辅导员的工作特征的实时或历史的统计，对统计数据的分析。
系统可以根据客户自动查询时，查询的内容，查询的时间生成节点查询数据表，积累客户喜好数据；同时可以统计每个业务代理的话务量，通话时长，以此分析业务代理的服务质量等。
8．预留电子商务处理接口
系统开放的WEB接口实现了与因特网服务器交换信息的功能，这就使通过INTERNET浏览网页的客户能与客户服务中心服务系统进行交互。
通过客户服务中心采集生成的数据资料，可以和通过Internet获取的客户资料共享，也即客户可以通过电话访问部分因特网信息；客户也可通过电话提出问题，而通过网络浏览问题的解答。
9．多路数字录音系统基本功能
VR呼叫记录管理系统主要是为呼叫中心管理有关中继线、业务代表队列路由选择及信息，以协助管理员有效地管理资源，呼叫中心的管理人员可以通过互连网的信息查询系统，查询呼叫中心各个呼叫的通讯记录。
VR提供的管理单元如下：
中继线路状态监控
座席线路状态监控
软件模块运行日志
呼叫记录（CDR）
统计话务总量和分组话务总量
分析分组的利用率
统计系统接通率，放弃通话的次数和放弃通话的清单、主叫、时间、等待时长
座席利用率
10．VA多路语音信箱系统基本功能
语音信箱服务
音信箱服务是一种口头讯息的服务，每一个信箱使用者都拥有一个附有信箱号码的个人语音信箱，每一个来话者都可以通过电话语音的引导给任何一个语音信箱留言，信箱使用者通过外线或内线分机拨入系统，输入密码后可以听取该信箱中的留言。
系统本身提供每一步操作的语音提示来引导信箱使用者完成系统的各项功能，具体如下：
听取留言：
信箱主人可在任何时候听取自己的留言，在听完一条留言后，您可以重新听这条留言，也可以听下一条留言，也可以删除这条留言。
信箱留言：
系统提供让来话方留言的个人信箱，来话方可根据语音提示完成留言操作，信箱主人可以随时听取留言，每个信箱对所能接受的留言数目（由信箱等级决定）都有限制，当信箱留言数已满时，系统会语音提示信箱已满。
录信箱问候语：
每个信箱主人都可为自己的信箱，录一条问候语，以便提示留言的来话者。
修改信箱密码：
系统允许信箱主人随时修改信箱密码。
特殊按键：
按“9”键可返回上一层菜单；按“0”，转座席人工服务。
11．系统配置
设备最低要求建议配备
操作系统WindowsNTWorkstationWindows2000/XP/2003
CPUPentium700MHzPentium4或同等级及以上
主存储器128MBytes256MBytes
硬盘空间20G80G及以上
输入装置鼠标、键盘、麦克风
输出装置VGA兼容显示器、耳机或喇叭
其他光驱、USB接口
六、技术支持及售后服务
1．服务追求
领先的技术，永恒的支持，是我们的服务理念。
技术含量越来越高的系统所面临的最大问题之一就是维护问题。
因为它不像传统的硬件或通用型软件产品那样，一般的工程人员即可完成维护工作，因此及时维护一直是个难以解决的难题。
我们每一位经验丰富的工程师，随时准备奔赴现场，为您解决每一个疑难问题，聆听您的每一个需求。
我们的业务集成人员，可以免费为用户提供各种业务集成的范例，与具体集成方案，为用户出谋划策，从而可以避免走业务集成中的弯路。
我们实施准确、快捷、实用的行动，让我们的客户享有高质量、多元化、个性化的服务。
为运营商节省投资、运营成本，提高服务质量，拥有扩展空间。
所有服务，一年内全部免费。
一年后，如果是系统本身的缺陷，免费解决。
如果是用户功能扩展方面的开发要求，按具体开发情况收费。
在不需要我方参与开发的功能扩展方面，我方免费提供技术支持，如果需要技术人员现场支持，则需收取技术人员交通费、工时费。
2．说明文档
买方有权复印我方所提供的资料，作为买方的维护管理使用。
我方如果需要对硬件、软件进行修改，均向买方提供一份更改的文件，其内容包括：
设备可能受到的影响、更换的内容及理由、对设备的改进建议
我方保证向买方提供一张包括全部技术文件在内的清单，所有技术文件标有完整的编号。
各种设备的详细操作方法和维护要求；各种设备的安装方法。
技术文件：
系统概述；安装、验收测试和维护；系统配置；软件用户手册；各功能模块的说明文档。
以CD的方式提供完整可再次安装的软件系统，说明帮助文档。
3．技能培训
我方同意对买方技术人员进行培训，培训地点为上海。
主要进行交换系统培训，时间另行协商，培训内容包括：
呼叫中心原理，呼叫中心硬件、呼叫中心数据库，呼叫中心日常维护，并实际上机操作。
软件的流程、软件结构、各种业务脚本的定义及使用等基于各业务平台的培训。
七、其它相关说明
部分内容因项目要求不同而有所不同。
1．系统的管理方法
WIN98、WINNT、WEB等图形化管理界面，网络化远程集中管理分散的服务系统。
CTI服务器、人工坐席的运行方式，管理（启动、配置、停止等）都是在网络的管理工作站上进行。
管理工作站必须以TCP/IP的方式与服务器系统连接。
管理工作站是指装上管理软件的一般计算机。
可以放在班长台上或系统管理员的计算机上，也可以设置专门的计算机作为管理工作站。
2．工作环境
防静电地板、避雷接地、空调、220V交流电。
3．工程实施
由于整个呼叫平台（客户服务系统）是一个成熟的系统平台，因此，如果用户不作二次开发的话，则整个工程实施一般在两周内（含呼叫平台具体业务集成）即可完成。
呼叫平台具体业务的集成：
本系统要求公司提供其软件接口，我方在得到软件接口后一般在两周即可完成。
如果涉及用户业务端的二次开发，本系统具备可视化开发组件，可以让二次业务开发组快速完成。
由于整个呼叫平台系统功能全面、完整，几乎包含了所有可能用到的功能。
并且采用多层次设计，因此不管后台连接的是什么业务，整个呼叫平台系统不会有什么改动。
也就是说，呼叫平台系统部分实施工期一般只需两周时间。
工程特点
所有本工程作为大型系统集成项目，涉及到交换平台安装、调试、各种功能平台模块的软件开发、调试以及对用户网络信息系统的访问和更新，包括交换技术、网络技术、网络数据库技术、语音处理技术等众多领域，技术复杂，涉及多套不同的系统。
根据工程实际，按照从基本到复杂，最终逐步完善的原则，决定了此次工程应分阶段、有步骤进行。
实施人员
根据本工程具体特点，实施人员由我公司该项目经理统一协调负责。
完成硬件安装、数据库的编写和整个交换系统的调试。
实施步骤
签署合同后，我公司立即开始此合同相关设备的采购、生产测试，该平台软件开发组立即进行软件的前期开发工作，包括CTI平台软件、ACD平台软件、席位服务器软件的合同适应性开发。
4．系统割接
系统割接应在新系统各模块都已正常运行，系统整体运行稳定后进行，为把割接过程对用户业务的影响减至最小，选择深夜电话业务量最少时进行。
割接工作分两个步骤进行：
开通与电信公网的中继线路,测试呼叫是否能正常接入。
全部割接、开通席位，通过席位接听业务来话。
5．系统开通的准备条件
提供系统设备安装调试的场地、电源、网络。
提供与系统相关的服务器和坐席等硬件设备。
八、附录
版权申明
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保留所有权利。
文档中可能包含技术或其他因素引起的差错、疏漏或印刷错误，NTTM保留在事先不作通知的情况下更改的权利。
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商标
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IBM、OS/2和OS/2Wrap是InternationalBusinessMachinesCorporation的注册商标。
Zip是IomegaCorporation的注册商标。
本手册中提及的其他产品名称是其各自所属公司的商标或注册商标，特此声明。
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