材料设备供应商选择与管理流程.docx

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材料设备供应商选择与管理流程

（项目公司）

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审核人

批准人

1目的

选择合格的优质的材料设备供应商,保证采购的材料设备在符合质量及工期要求的基础上价格合理，有效控制建设工程的成本。

2适用范围

适用于集团开发建设项目中，项目公司采购权限范围内的甲购及甲定乙购材料设备供应商的选择与管理。

3术语和定义

3.1招标小组：

3.1.1招标小组设组长一名，由项目公司总经理担任。

3.1.2招标小组成员由工程主管副总、工程部经理、成本部经理。

3.1.3招标小组决策方式：

采用综合评分法。

3.2采购方式

3.2.1对于一次采购材料设备价格在3万—30万的项目，可以进行招标或议标。

3.2.2对于一次采购材料设备价格在3万及以下的项目，可以进行直接委托。

3.2.3对于一次采购材料设备价格在30万以上的项目，由集团采购管理部负责。

4职责

4.1成本部

4.1.1负责编制《项目材料设备采购计划（项目公司）》；

4.1.2初步确定入围单位；

4.1.3负责整合招标或议标文件；

4.1.4组织发标、答疑及开标工作；

4.1.5负责填写《定标审批表》，并提交；

4.1.6负责组织材料设备采购商务谈判，签订采购合同；

4.1.7负责合同的交底工作，合同执行过程中的跟踪检查；

4.1.8负责编制招标项目的《甲定乙购材料设备采购通知单》给工程部；

4.1.9负责材料设备供应商资料库的建立、维护；

4.1.10配合集团采购管理部对其权限范围的招标项目组织发标、收标、发放中标通知书等事宜。

4.2工程部

4.2.1负责编写招标或议标采购中技术部分要求；

4.2.2提供项目材料设备进场计划，含数量；

4.2.3配合材料设备供应商考察；

4.3招标小组

4.3.1负责材料设备招标采购的评标、定标工作；

4.4项目公司总经理

4.4.1审核采购计划及方式；

4.4.2审批招标或议标采购入围单位；

4.4.3审核招标文件或议标文件；

4.4.4审批直接采购。

4.4.5审批招标议标中标单位。

5工作程序

5.1采购计划编制

5.1.1工程部根据《项目施工总体进度计划》，编制《项目材料设备进场计划》（含材料名称、规格型号、数量、进场时间等），经工程主管副总审核、项目公司总经理审批，在施工图设计完成后10天之内提交给成本部，作为项目采购计划的编制依据。

5.1.2成本部依据《项目材料设备进场计划》、《项目材料设备采购计划（集团）》，编制《项目材料设备采购计划（项目公司）》，计划的编制要遵循服从施工总进度计划的原则,工程部应当参与采购计划的编制，保证计划的可行性。

由成本部提交工程主管副总审核、项目公司总经理审核，集团采购分管副总裁审批后作为采购工作组织实施的依据。

5.1.3若《项目施工总体进度计划》发生变化，工程部应及时将调整后的《项目材料设备进场计划》提交给成本部，成本部应及时调整《项目材料设备采购计划（项目公司）》，并经项目公司总经理审批后实施。

5.1.4每个月25日前，由成本部组织编制下个月的《项目材料设备采购计划（项目公司）》（含招标、议标及直接委托部分），经工程部确认，项目公司总经理审批后正式生效。

并纳入成本部下月的部门工作计划中。

5.2招标采购程序

5.2.1成本部负责按计划组织进行招标的技术准备工作，具体包括：

a）收集材料设备供应商信息。

信息来源包括但不限于已经和公司有过良好合作的供方，公司相关部门推荐的资质、产品、信誉良好的供方，主动和公司联系的资质、产品、信誉良好的供方，公司主动联系社会上有良好信誉的供方以及媒体、展会宣传中有适合本公司产品的供方，以上信息经整理进入供应商资料库。

b）组织对备选的供应商进行考察，且备选单位不少于5家。

在考察时工程部根据专业需要派代表参加。

备选单位的资质应基本符合公司要求：

含营业执照、税务登记证、资质证书、企业简介、产品的技术资料、近三年业绩、近三年资产负债表等。

c）对备选单位进行初步询价工作。

d）根据考察情况和初步询价情况，填写《材料设备供应商考察报告》，经项目公司总经理审批通过才能进入供应商资料库。

e）成本部参照公司的要求对经过考察的备选单位进行资质审查，确定资质合格单位。

f）成本部根据考察报告和资质审查结果，初步确定不少于3家的资质合格单位作为投标入围单位，并报项目公司总经理审批。

g）工程部根据招标项目的技术要点组织编写技术部分要求。

5.2.2成本部负责整合招标文件，填写《招标文件审批表》，经项目公司总经理审批生效。

（招标文件应含技术要求、付款、结算、工期、违约责任等要点，详见《招投标管理作业指引》规定。

）

5.2.3发标、答疑

a）成本部负责组织发标和答疑，并通知招标小组成员和入围单位；

b）成本部负责整理《答疑会记录》，并发送给招标小组成员和投标入围单位；

c）配合集团采购管理部对其权限范围的招标项目组织发标。

5.2.4收标

a）成本部负责在规定的时间内接收投标单位编制的投标文件，并按要求将投标文件投入指定的投标报价箱内；

b）配合集团采购管理部对其权限范围的招标项目组织收标。

5.2.5开标、评标和定标

a）成本部按招标文件规定的时间组织召开开标会，并通知招标小组成员；

b）开标会结束，形成《开标记录表》，与会各方在《开标记录表》上签字确认；

c）招标小组依据投标人投标情况，进行对比分析，形成《投标情况对比分析表》；

d）招标小组对技术要求和商务要求分别进行评标，根据招标文件规定的评标办法（具体可参照《招投标管理作业指引》）和《投标情况对比分析表》，对投标人进行评分，初步选定第一和第二中标人；

e）根据评标实际情况，成本部组织初步中标单位进行合同条款商务谈判，工程部参与。

f）根据谈判结果，成本部填写《定标审批表》，并提交项目公司总经理审批，审批通过则确定中标单位。

《投标情况对比分析表》作为《定标审批表》的附件一并提交；

g）成本部向中标单位发放《中标通知书》，并通知未中标单位；

h）配合集团采购管理部对其权限范围的招标项目组织开标、定标事宜。

5.2.6废标的处理

出现（但不限于）以下情形，成本部组织填写《废标审批表》，经过审批后宣布原招标为废标，向所有投标人发出《废标通知书》：

a）开标后标底发生变更、需新增投标人；

b）多个投标人放弃投标或者投标人有弄虚作假、串通压价等行为。

c）如收标阶段无意向合格投标单位，则需重新组织招标。

d）配合集团采购管理部对其权限范围的招标项目进行废标处理。

5.2.7合同签订阶段

a）属于甲购材料设备的，由成本部按照公司《合同管理作业指引》与中标单位签订采购合同。

b）属于甲定乙购材料设备的，由成本部根据开标结果，填写《甲定乙购材料设备采购通知单》与中标通知书和投标报价书一起传至工程部。

工程部再将《甲定乙购材料设备采购通知单》发给承包单位；

c）成本部负责对合同的履行情况进行跟踪并组织成本部、工程部一起对合同情况进行交流。

5.3议标采购程序

5.3.1成本部负责按计划进行议标的准备工作，具体包括：

a）初步选择入围议标的供应商（入围单位不得少于三家）并进行询价；

b）工程部负责材料设备的选型定板工作；

c）成本部根据资质审查结果和询价情况确定议标入围单位，并报项目公司总经理审批。

d）工程部负责技术要求的编写；

5.3.2成本部负责整合议标文件，组织工程部对议标文件进行审核，根据审核意见对议标文件加以完善，报项目公司总经理审批；

5.3.3成本部向入围供方发放议标文件后，入围单位报价回标；

5.3.4成本部组织与入围单位进行商务谈判，工程部参与谈判；

5.3.5成本部根据议价情况，推荐中标单位，报项目公司总经理审批确定中标单位。

5.4直接委托程序

5.4.1成本部在合格材料设备供应商资料库中选择合适的直接委托单位，或收集新的具备相应资质要求的材料设备供应商信息，提出直接委托建议；

5.4.2工程部负责材料设备的选型定板；

5.4.3项目公司总经理对直接委托建议进行审批，确定直接委托单位。

5.5资料管理

5.5.1成本部将已合作过的和未合作过的材料设备供应商（需进行资质预审，合格方可入库）的相关资料编入《材料设备供应商资料库》，作为初始建立。

公司相关部门均可提出推荐性的符合资质要求的供应商资料。

5.5.2成本部负责材料设备采购过程中形成的各类文件的收集、整理、归档、保管工作。

5.6供应商的评价与管理

5.6.1合同履约管理。

合同履行过程中，对于集团权限范围内选定的材料设备类承包商，项目公司成本部组织项目公司工程部根据承包商配合及服务情况填写《材料设备类承包商履约评价表》将承包商合同履行情况进行记录，交集团采购管理部审核，采购分管副总裁审批。

对于项目公司权限范围内选定的材料设备类承包商，项目公司成本部组织项目公司工程部根据承包配合及服务情况填写《材料设备类承包商履约评价表》将承包商合同履行情况进行记录，交工程主管副总审核，总经理审批。

5.6.2年度评价。

成本部负责组织工程部每年对备选的或合作的材料设备供应商进行评定。

评定内容包括：

备选单位投入的人力、物力、经济实力、交期、施工配合、保修服务等，评定结果为判定该备选单位是否能满足我方的要求，并记入《年度材料/设备供应商评定一览表》。

经评定合格的单位，由成本部于每年3月1日前将合格的供应商清单编入《合格材料设备供应商资料库》。

6支持性文件

6.1HRZY-WI-CB06合同管理作业指引

6.2HRZY-WI-CG01招投标管理作业指引

7相关记录

7.1.《材料设备类供应商考察报告》

7.2.《材料设备类招标文件审批表》

7.3.《材料设备类答疑会记录》

7.4.《材料设备类开标记录表》

7.5.《材料设备类投标情况对比分析表》

7.6.《材料设备类定标审批表》

7.7.《中标通知书》

7.8.《甲定乙购材料设备采购通知单》

7.9.《年度材料设备供应商评定一览表》

7.10.《材料设备类供应商资料库》

7.11.《材料设备供应商入围资格》

材料设备类供应商考察报告

表格编号：

HRZY-OP-CG01-B-QR001

日期：

年月日

考察单位名称

考察内容

基本情况

（成立日期、注册资金、企业性质、组织规模、资质等级、营业执照等有关证书）

技术经济情况

（人员状况、技术力量、加工设备、产品质量、固定资产、净资产、负债、流动资金等）

近三年业绩

（主要客户、合同金额、重大工程配套情况）

其他情况

（信誉、交期、价格、售后服务等）

参与考察

人员签名

是否具备入围资格的审查意见

工程部

成本部

项目公司总经理

材料设备类招标（议标）文件审批表

表格编号：

HRZY-OP-CG01-B-QR002

项目名称：

记录编号：

项目名称__类别__年__月__日__序号

招标经办人

招标项目

招标文件

要点

（技术要求、价格、付款、结算、工期、违约责任、质保售服等）

计划发标时间

计划发标地点

回标截止时间

招标文件审批意见

成本部

工程部

项目公司总经理

备注

材料设备类答疑会记录

表格编号:

HRZY-OP-CG01-B-QR003

项目名称：

记录编号：

项目名称__类别__年__月__日__序号

时间

地点

人员

招标项目

答疑纪要

其它疑问

及解答

投标人签

字确认

姓名

单位

联系电话

招标人签

字确认

姓名

部门

材料设备类开标记录表

表格编号:

HRZY-OP-CG01-B-QR004

项目名称：

记录编号：

项目名称__类别__年__月__日__序号

招标项目

记录人

投标人

投标报价

让利优惠

参与开标成员签字（日期）

成本部

工程部

项目公司总经理

材料设备类投标情况对比分析表

表格编号:

HRZY-OP-CG01-B-QR005

项目名称：

记录编号：

项目名称__类别__年__月__日__序号

开标项目

招标人

开标时间

开标地点

废标（或建议废标）单位

废标原因

投标单位

投标情况

技术要求要点

经济标要点

企业承诺

技术要求准

产能安排

投标报价

让利优惠

交期承诺

售后服务

技术措施

组织计划

资金承诺

材料设备类定标审批表

表格编号:

HRZY-OP-CG01-B-QR006

项目名称：

记录编号：

项目名称__类别____月__日__序号

招标人

招标项目

招标范

围内容

招标方式

公开招标邀请招标议标

直接委托

开标时间

开标地点

评标人员

项目

投标单位

有效性

价格

综合排名

备注

有效标

废标（原因）

投标

报价

优惠

条件

评标结果

审批意见

成本部

工程部

项目公司总经理

中标通知书

致单位：

：

贵单位提交的《××××投标书》经过我司招标小组评定，确定你单位为×××××××项目的中标单位。

中标范围：

中标价格：

合同交期：

请于XX年XX月XX日前来与我公司XXX部门签订合同。

特此通知！

XX公司

年月日

甲定乙购材料设备采购通知单

表格编号:

HRZY-OP-CG01-B-QR007

工程名称：

合同编号：

NO：

第页，共页

序号

材料名称

用途说明

生产厂家

/供应商

品牌

规格型号

数量

单位

单价

总价

进货时间

备注

经办人

成本部经理

工程部经理

日期

年度材料设备供应商评定一览表

表格编号:

HRZY-OP-CG01-A-QR008

填表人：

日期：

第页，共页

序号

供应商

名称

资质

等级