采购付款循环内控.docx

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采购付款循环内控

東翰電子科技（昆山）有限公司

採購及付款循環

目錄

文件編號

文件名稱

發行版次/日期

A

B

C

D

E

PR-01

供應商評估與管理作業

PR-02

請、採購、驗收作業

PR-03

應付款項作業

文件編號：

PR

編號

作業項目

作業程序及控制重點

依據資料

PR-01

供應商評估與管理作業

1.目的：

確保供貨來源及品質，避免因產品不良而影響公司營運，特訂定本作業。

2.範圍：

本作業適用於一般事務性用品/原物料/生財器具供應廠商之評估及選定等程序。

3.內容：

3.1.流程圖號：

PR-01-01F。

3.2.程序說明：

3.2.1.對公司經常所須之設備及用品，採購單位應隨時進行市場調查及搜集相關資料，以作為日後採購之依據。

3.2.2.新的供應商應請供應商填具〝供應商基本資料卡〞同時應向供應商取得營業執照、稅務登記證及各項認證通過的證明文件。

3.2.3.對於採購新產品前需請供應商提供樣品，取得樣品後填「供應商送樣連絡書」請技術或品保單位進行檢驗，檢驗後技術或品保在「供應商送樣連絡書」填具檢查結果，並出具「檢查成績書」轉給採購。

3.2.4.送樣合格的廠商若為海外廠商，由採購單位將供應商基本資料登錄到「合格供應商名冊」。

若為國內公司，則到供應商廠內進行實地審查及書面審查，審查結果填到「供應商評鑑表」，評審合格後才登錄至「合格供應商名冊」。

3.2.5.對合作之供應商每年進行二次評鑑，依品保單位記錄之「供應商交付品質鑑控表」及平時供應商之退換貨、折讓、交期等資料，必要時再進行實地審查，評估審查結果記錄在「供應商評核表」、「供應商評鑑表」中，若評鑑結果不合格應通知供應商改善，若限期內不能改善，則應自「合格供應商名冊」中刪除。

3.3.控制重點：

3.3.1.經常往來之供應商應建立檔案資料，並適時更新。

3.3.2.長期配合之供應商應評估其配合情況，以作為後續是否繼續合作之依據。

附件：

參考文件：

編號

作業項目

作業程序及控制重點

依據資料

PR-02

請、採購作業

1.目的：

確立一般事務性用品/原物料/財產/委外加工/圖面外包之請、採購程序，使有效地執行請、採購，以符合使用單位之需求。

2.範圍：

2.1.本作業適用於一般事務性用品/原物料/財產/委外加工/圖面外包之請購、詢、比、議價及訂購之處理。

2.2.分類

2.2.1.事務用品

包含文具用品、無須列管之事務性用品設備、器具等。

2.2.2.原物料

用於公司產品生產之所有原料、物料、零件等。

2.2.3.資產

屬於列管性之設備、器具、財產等。

2.2.4.委外加工

包含所有設備限製無法於廠內生產之部品零組件等。

3.內容：

3.1.流程圖號：

PR-02-01~PR-02-04

3.2.程序說明：

事務用品請購

3.2.1.各申請單位依實際需求填寫〝請購單〞一式三聯，由需求部門主管核准後,交資材主管及管理部主管審核,審核完畢之「請購單」交于採購人員辦理對外採購。

（註：

辦公用品等消耗性用品，由需求單位寫物料移轉單向資材領用，資材統計當月需求若庫存不足支應，再寫請購單進行請購）

資產請購

3.2.2.各相關單位評估設備使用之需求填寫「設備評審表」經主管同意後，填寫〝請購單〞經呈權責主管核可後由管理部負責對外採購；若管理部在查明後發現有資產可調度使用或整體評估尚不需購買時，於請購單註明原因後退回請購單位。

重大設備之增設由公司高層根據市場前景或公司需求研究決定後提出。

原物料請購

3.2.3.生管單位根據制令工單之生產需求及庫存狀況，提出〝請購單〞會簽資材主管及管理部主管核可後，由採購人員對外採購；

模具制作之原料由金型部依生產需求及庫存狀況，提出〝請購單〞會簽資材主管及管理部主管核可後由採購人員對外採購；

3.2.4.物料之請購由生管等單位依安全庫存設定及日常領用狀況決定請購數量，請購時由申請人員提出〝請購單〞會簽資材主管及管理部主管核可後由採購人員對外採購；

採購作業

3.2.5.採購人員接到〝請購單〞後，確認品名、規格、數量等，依交期的緩急，並參考市場行情及過去的採購記錄或廠商提供的資料，多家參考、分析、比較並議價。

若客戶指定之供應商、採購品項有固定配合或簽訂長期供貨合約之廠商者，可不必每次採購需經過比議價程序，而直接向該供應商訂購。

3.2.6.採購單位應根據核准之〝請購單〞編製〝訂購單〞附上詢比議價資料，經呈核後向供應商訂貨；

委外加工

3.2.7.模具製作過程有委外加工需求時，由金型部生管填寫〝托外申請單〞，經權責主管核准後交由採購編製〝托外訂購單〞委外生產；

若有整組模具委外生產，由技術部依金型部或成型部實際工作量，衡量成本、交期及品質等因素後提出〝托外申請單〞，經權責主管核准後交由採購編製〝托外訂購單〞，並呈核後聯繫加工廠加工。

3.2.8.塑膠部品類之委外加工由營業部生管依生產情形開立〝托外申請單〞，經呈核後送採購單位編製〝托外訂購單〞，經呈核後發給加工廠加工。

委外加工若有任何存料控制之條件應於採購單上加註說明。

採購變更

3.2.9.採購作業若有價格、交期、交貨地點、數量等變動時，採購人員用原單號開立新的〝訂購單〞並在舊的訂購單上註明「取消」字樣，或將原單據作廢重開新單據，唯採購變更內容仍需經核可後始得對外通知；

3.2.10.請購單分四聯：

第一聯：

請購單位

第二聯：

採購

第三聯：

資材

第四聯：

財務

訂購單分三聯：

第一聯：

採購

第二聯：

資材

第三聯：

財務

托外申請單分二聯：

第一聯：

請購單位

第二聯：

採購單位

托外訂購單分三聯

第一聯：

採購

第二聯：

資材

第三聯：

財務

3.3.控制重點：

3.3.1.請、採購應由權責主管核准後辦理。

3.3.2.採購前應確實查詢財產狀況進行審核，以達公司資源之有效運用。

3.3.3.採購時應依公司規定進行詢、比、議價，以確保採購價格之合理。

3.3.4.請購單位應定期檢查未結案之請購單，追查採購情形。

3.3.5.採購單位應定期檢查未結案之採購單，對異常之情形加以追蹤。

附件：

參考文件：

編號

作業項目

作業程序及控制重點

依據資料

PR-02

（續）

驗收作業

1.目的：

制訂一般事務性用品/原物料/財產之驗收程序，以確保所收之項目、數量及品質項均符合需求。

2.範圍：

本作業適用於採購之事務用品交貨時的驗收程序。

3.內容：

3.1.流程圖號：

PR-02-05~PR-02-09

3.2.程序說明：

事務用品

3.2.1.倉管人員接收供應商送貨時，應將供應商之送貨單據與採購人員所編之〝訂購單〞進行比對，確認供應商送貨之物品之品名、規格、數量與採購人員下單內容是否相符，確認無誤後填〝進料驗收入庫單〞，並交由採購單位作請款之用。

資產

3.2.2.資材課收料人員接收供應商送貨時，應將供應商之送貨單據與採購人員所編之〝訂購單〞進行比對，確認供應商送貨之資產品名、規格、數量與採購人員下單內容是否相符，確認無誤後填〝進料驗收入庫單〞，並送交採購單位作請款用；若為固定資產之機器設備（含品保儀器）或建築工程類，採購單位應會同廠商及申請單位對相關項目進行驗收，確認合格後記錄於〝設備驗收報告〞，並送交採購單位作請款用。

原物料

3.2.3.倉管於貨物送達公司點收並與訂購單比對無誤後填〝進料驗收入庫單〞，並分送品保及採購等單位；品保單位收到〝進料驗收入庫單〞後針對非免驗貨物進行檢驗，將檢驗情形記錄於〝進料檢驗報告〞，並於〝進料驗收入庫單〞中填具合格數量。

金型原物料由金型測量室檢測並填具「金型部品檢查記錄表」。

若製程中品保判定為材料不良之貨物退回資材後，經採購通知供應商退貨確定後，由倉管單位開立〝退貨單〞，採購單位通知供應商拉回處理。

3.2.4.若驗收不合格採購單位依據驗收結果向廠商聯繫辦理退換補貨事宜。

貨物應留置於特別區域，不得辦理入庫。

委外加工物品

3.2.5.若屬模具委外加工品，金型部人員驗收後填具「進料驗收入庫單」辦理驗收，因委外加工品尚屬在製品，收貨後直接投入生產，故不入資材倉庫；

若屬整組模具委外加工，為確認模具合格，技術部應將經客戶檢定合格之〝型檢定書〞後一份給資材，資材比對實物與託外訂購單無誤後據以開立「進料驗收入庫單」辦理入庫；

若為塑膠部品委外加工，以原物料採購入庫方式辦理。

3.2.7.進料驗收入庫單分四聯：

第一聯：

資材（金型）

第二聯：

採購

第三聯：

財務

第四聯：

品保（金型）

設備驗收報告分四聯

第一聯：

申請單位

第二聯：

管理部

第三聯：

採購

第四聯：

財務

退貨單分四聯：

第一聯：

資材

第二聯：

供應商

第三聯：

採購

第四聯：

財務

其他表單為一聯，若各部門有需求以複印件給付。

a.

b.

（2）

a.

b.

c.

3.3.控制重點：

3.3.1.特殊商品之驗收應會同請購單位及相關單位辦理。

3.3.2.列管財產驗收合格後應依規定編列財產編號。

3.3.3.發票及送貨文件所載內容應與〝採購入庫單〞及〝請購單〞、〝採購單〞等資料一致。

附件：

進料驗收入庫單（ERP用採購入庫單）

收貨單

設備驗收報告（生產用設備用）

工程驗收報告

退貨單（ERP用

採購檢驗退貨單）

參考文件：

固定資產循環取得建檔作業

存貨循環－入庫

應付款項作業

退換補貨管理作業

產品防護作業程序（TH27-12）

制程設備管理作業程序（TH26-02）

不合格品管理作業程序（TH28-05）

進料檢驗作業程序（TH28-03）

編號

作業項目

作業程序及控制重點

依據資料

PR-03

應付款項作業

1.目的：

為有效控管公司權益，審核驗收合格單據，並予以立帳。

2.範圍：

本作業適用於原物料、加工費、財產及事務用品及其他費用等各種應付款項之處理。

3.內容：

3.1.流程圖號：

PR-04-01F~PR-04-06F

3.2.程序說明：

3.2.1.廠商應按本公司規定定期請款，並連同開立之發票隨貨或定期送本公司採購單位。

1.

2.

採購單位接到廠商之請款資料，應彙總核對後填具〝請款單〞，連同相關憑證依核決權限呈核後送交會計單位。

會計單位接到採購單位送來之請款資料製作傳票。

3.2.2.財務接到請款資料後應核對相關資料無誤後立應付帳。

3.3.控制重點：

3.3.1.各項請款憑證應符合規定。

3.3.2.各項交易應即時入帳。

附件：

參考文件：

編號

作業項目

作業程序及控制重點

依據資料

PR-05

付款作業

1.目的：

為確保支票支出及匯款支付之安全與正確性，特制定本作業。

2.範圍：

本作業適用於支票或取款條之開立及支票之交付、匯款作業。

3.內容：

3.1.流程圖號：

RF-05-01F

3.2.程序說明：

3.2.1.會計單位產生付款傳票，

財務單位收到會計單位之傳票及相關帳證，經核對無誤後開立支票或取款條。

3.2.2.財務單位開立之支票／取款條，應併同上述付款傳票呈請權責主管核准並辦理支票／取款條用印後，付款傳票及相關單據由會計單位依傳票編號歸檔存查；支票／取款條則交財務單位送交廠商或至銀行辦理匯款。

3.2.3.支票若通知廠商前來領取，宜取得客戶簽收之收據存查。

3.2.4.支票若採郵寄方式寄交廠商，應以掛號信件寄出，並將掛號執據由財務單位依日期歸檔存查。

3.2.5.會計單位應定期依據銀行對帳單及相關資料，編製銀行調節表，並呈權責主管核閱。

3.3.控制重點：

3.3.1.非月結付款之項目，應為必要之提前支付項目。

3.3.2.付款之簽收程序應確實完成。

3.3.3.應注意應付票據之票期有無不當提前或延後情事。

（1）

（2）

（3）

（4）

（5）

（6）

（7）

3.3.4.經管空白票據及公司大小章，不得同時由一人擔任。

3.3.5.款項支付後，應於請款憑證上加蓋「付訖」章，以避免重覆付款。

3.3.6.票據簽發完成至交付前應經適當之控管。

附件：

應付帳款明細表

立帳明細表

參考文件：

應付款項作業